17.Организация документационного обеспечения гос-го упр-ия.

ДОобозначаетдокументирование любой деят-ти гос-ых органов в любой форме:контроль за качеством и количеством создаваемых документов; обеспечение функционирования технических средств, связанных с созданием, обработкой и хранением документов.Документявляется основанием для принятия управленческого решения, служит доказательством, свидетельством принятых решений и их исполнения, обеспечивает закрепление во времени.

Осн. Док-ми,регламентирующими орг-цию документационного обеспеченияявл-ся:Типовая инструкция по делопро-ву в министерствах и ведомствах РФ,ГОСТ Р 6.30-97 новая редакция 01.04.2000г.,Гос. система документационного обеспечения.Состав управл-их док-ов опред-сякомпетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и хар-ром взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Орг-ия и работа с док-ми охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необх-мой для осущ-ния управл-их действий. Документирование осущ-сяна естественном языке(рукописные, машинописные док), а такжена искусственных языкахс исп-ем новых носителей (флеш - карты, лазерные диски).

Состав документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действийна всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ- это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих инфо, необходимую для управления в определенной сфере деят-ти. Управл.док-ты по наименованию, форме и составу реквизитов должны соот-ать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) орг-ций и другим нормативным документам, содержащим правила доку­ментирования.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ подразделяется напять основных групп:

-организационнаяположение, уставы, инструкции, правила, посредством которых определяется статус учреждения, структурные звенья и порядок их работы;

- распорядительная— постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания — характеризует административную деятельность учреждения;

- справочно-информационнаяписьма, телеграммы, докладные записки и т.д.;

- документация по личному составу приказы по лич. составу, личные дела, карточки;

- документацияпо предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНАХ УПР-ИЯ ВКЛЮЧАЕТ:получение документов, рег-цию, контроль, систематизацию, формирование дел, подготовку их к передаче в архив.

Без рег-ции невозможенообеспечить учет, сохранность, контроль и поиск документов. После регистрации документы передаются соот-щим долж. лицам или в стр-ные подразделения. Кроме того,регистрация фиксируетпоступление и отправление, т.е. юридически подтверждается факт его наличия, а также обеспечивается сохранность от возможной утраты.

Контроль дает возможностьанализировать управл. Деят., сравнивать достигнутые результаты с запланированными, выявлять недостатки, нерешенные проблемы и устранять их. А главное —принимать мерыпо совершенствованию управл. решений. Составление номенклатуры дел и формирование дел обеспечивают правильную систематизацию документов.

В соответствии с действующим законодат. и компетенцией органы управления издают следующие РАСПОРЯДИТ. ДОК-ТЫ: решения, пост., распоряж., приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, пост-ения и приказыиздают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции орг-ции.Распоряжения и указанияиздаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы орг-ций,издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме:приказ, постановление и др. Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы,издаются в форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен)распорядительным документом самой орг-ии или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других орг-ий, должны предварительно согласовываться с этими орг-ми. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения,принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещанияхфиксируются в протоколах.Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (заверяется и хранится вместе с протоколом).

В пределах своей компетенции орг-ии всех уровней упр-ия могут направлять письма при осуще-ии оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими орг-ми и отдельными гражданами.Письма, как правило, должны составляться в том случае,когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания, инструктирование. При необходимости срочной передачи инфо составляются телеграммы и телефонограммы,документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Орг-иина основании положений о них и других актов, опред-их их компетенцию,издают и иные док-ты: планы работ, отчеты, стандарты, уставы, положения, правила. Проект управл.док-та д/б согласован с исполнителями (авторами текста), рук-ми заинтересованных структурных подразделений или орг-ий.

Внутр. и внеш. согласование проекта док-тадолжно проводиться в определенной последовательности очередности:

Управл-кий документ подписывается или утверждаетсярук-лем орг-ции или замещающим его должностным лицом.

ОСН.ПРОБЛЕМОЙ В ДОУ является тотальное несоблюдение требований к документам (полнота информации, определенность, достоверность, законность, информативность, легкость усвоения). Отметим, что очень часто не соблюдаются и общие требования к содержанию документов:

1. Вводная часть — в ней изложены причины составления документа и цель, которую преследует данный документ.

2. Основная часть — содержит описание событий, фактов, указаний, которые необходимы для достижения цели документа.

3. Заключительная часть — формулировка некоторых положений документа.

Анализ практики дает основание выделить следующие ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ (информационные технологии, внедрение специальных программ и т.д.):

1. Повыш. качества подготовки док-ов напрямую связанное с уровнем подготовки гос. служ..

2. Обесп. доступности официальных документов для широкого круга граждан и организаций. («Гарант» и «Консультант»). Направление развития этих систем видится в придании официального статуса документам, хранящимся в базах данных, что позволило бы делать на них официальные ссылки. Следующим шагом является обеспечение полной базы данных по официальным документам в сети Интернет.

3. Орг-ия электронного документооборота внутри ОГВ и МС, что частично реализовано на практике.

4. Организация электронного документооборота между ОГВ и МС, создание единых региональных информационных систем. Создание подобной информационной системы реализуется в ХМАО, в Чел.области.

5. Орг-ия электронного документооб. между ОГВ, МС и гражданами, организациями. Законодательство об электронной подписи создает для этого нормативные предпосылки.

6. Сокращение количества документов и упрощение их форм.