Обробка списків за допомогою форми даних

Для спрощення введення та обробки інформації у списках вико­ристовується діалогове вікно форми даних.

Форма – це вбудований засіб для введення та обробки інформації в списку.

У цьому вікні знаходять­ся кілька полів введення, назви яких відповідають заголовкам полів списку. Для введення вікна форми даних потрібно вибрати Данные→Форма. На екрані з'явиться вікно форми (рис. 9.3). У вікні форми даних можна вести пошук інформації, вводити нові записи в список, видаляти існуючі та редагувати записи.

У заголовку вікна форми виводиться ім'я робочого листа. У ві­кні форми вказана загальна кількість записів списку та номер по­точного запису. Для переходу від одного поля до іншого використо­вується клавіша Tab.

Рис. 4.11 - Вікно форми

У формі можна змінювати значення комірок таблиці. Після натиснення кнопки Закрыть всі зміни будуть відо­бражені в електронній таблиці. Кнопка Удалить видаляє зі списку активний запис. Якщо потрібно вставити в список новий запис, то потрібно натиснути кнопку Добавить. Поля форми стануть порож­німи і в них можна буде вводити дані. Новий запис вставляється за допомогою форми даних лише в кінець списку. Якщо потріб­но вставити новий запис усередину списку, то це можна зробити лише безпосередньо на робочому листі без форми даних, вибравши Вставка→Строки.

Пошук записів у списку

За допомогою форми даних можна виконувати пошук записів у списку. Перед початком пошуку записів потрібно активізувати перший запис списку і відкрити вікно форми даних. Для пошуку за­писів потрібно натиснути кнопку Критерии. В результаті на екрані з'явиться порожня форма без записів. У цій формі задаються кри­терії пошуку. Якщо потрібно знайти запис із точно відомим зна­ченням деякого поля, потрібно задати це значення у відповідному полі. Після цього потрібно натиснути кнопку Далее. У формі відо­бразиться перший запис, що задовольняє зазначені критерії. На­тискаючи кнопку Далее, можна переглянути решта знайдених запи­сів. Щоб повернутися до побудови умов, потрібно натиснути кнопку Критерии. Якщо невідоме точне значення поля, а відоме приблизне (наприклад, потрібно знайти записи, в яких деяке поле починається з букви К), то при заданні критеріїв відбору використовують симво­ли «*» (для заміни довільної кількості невідомих символів) або «?» (для заміни одного невідомого символ). Для пошуку числових зна­чень у критеріях пошуку використовують оператори порівняння

(>, <, = ,<>,<=, >=).

Наприклад, якщо ми хочемо знайти всіх студентів, у яких стипендія 100 грн., то у полі стипендія вікна форми після натискання кнопки Критерии необхідно записати =100, і у списку послідовно з’являться записи тих студентів, у яких стипендія дорівнює 100 грн.

Критерії пошуку

Критерій – це відповідна умова або умови, за якими здійснюється пошук даних у базі даних.

До критерію пошуку може входити одна або більше умов, причому декілька умов можуть накладатися або на один стовпчик таблиці (поле списку) або одночасно на декілька стовпчиків таблиці (полів списку).

За типом критерії поділяють на прості, складні, складені та обчислювальні:

1 Простий критерій – це критерій, що містить тільки одну умову.

2 Складний критерій – це критерій, що містить дві і більше умов, що накладаються на дані з одного стовпчика.

3 Складений критерій – це критерій, де є дві і більше умови, що накладаються на дані із різних стовпчиків.

4 Обчислювальний критерій – це критерій, що містить умову вибірки даних за значенням, що обчислюються за формулою або функцією.

У вікні форми натискається кнопка Критерии і заповнюється шаблон запиту: у відповідному полі записується одна умова – простий критерій, або у декількох полях записується декілька умов – складний критерій. Складений та обчислювальний критерії у формах використовувати не можна.