Завдання складних критеріїв відбору в автофільтрі

При використанні автофільтра можна задавати критерії відбору користувача для відбору записів зі списку. Для цього потрібно у спис­ку значень для поля вибрати пункт Условие.

У вікні Пользовательский автофильтр, яке відкриється, можна задати складні критерії відбору. В першому рядку вибираються умова і значення поля, яке використовується в умові. В другому рядку аналогічно будується дру­га умова. Між рядками можна вибирати перемикач «И» або «Или». Перший означає одночасне виконання двох умов, другий - виконан­ня однієї з умов.

Для відміни встановленого автофільтра потрібно вибрати Фильтр→ Отобразить все.

Розширений фільтр

При використанні розширеного фільтра (рис. 4.18) критерії фільтрації за­даються на робочому листі. Перевага даного методу в тому, що корис­тувач завжди має чітке уявлення про критерії відбору.

Щоб використати розширений фільтр, потрібно задати початковий діа­пазон, діапазон критеріїв та де фільтрувати список (безпосередньо в таблиці або розмістити результат фільтрації в окрему частину та­блиці).

При записі критеріїв знак дорівнює не записують, бо тоді програма сприймає критерій як формулу.

Рис. 4.18 - Розширений фільтр

Кроки використання розширеного фільтра

Пошук розширеним фільтром можна розбити на такі кроки:

1 Викликати базу даних.

2 Сформувати та записати критерій у базу даних, причому критерій записується обов’язково над досліджуваною базою даних і між критерієм та базою даних повинен бути хоча б один порожній рядок.

3 Визначити координати комірок, в яких сформовано критерій.

4 Визначити комірки для виведення результатів пошуку.

5 Поставити курсор у довільну комірку бази даних.

6 Вибрати команду головного меню

Данные→Фильтр→Расширенный фильтр.

7 Ввести необхідні дані:

а) обробка:

• фильтровать список на Листе;

• скопировать результат в другое место;

б) дані для пошуку:

• исходный диапазон;

• диапазон условий;

• поместить результат в диапазон.

8 Натиснути кнопку Ок.

Ще можна проводити пошук за обчислювальним критерієм. Обчислювальний критерій, який вводиться як звичайний критерій під час роботи з розширеним фільтром, може містити формули, аргументами яких є поля бази даних. Формули можуть бути двох видів: формули користувача та формули, які містять функції Excel.

4.11Зведені таблиці

Для більш ефективного аналізу даних великих таблиць та таблиць, які мають різні повторення значень у стовпцях та рядках, в ЕТ використовується такий інструмент, як зведені таблиці.

Зведеною називається спеціальна таблиця, яка підсумовує інформацію з окремих полів списку або бази даних. Зведені таблиці дають змогу представляти великий обсяг інформації у стислому та зручному вигляді підсумкових даних та автоматично розміщувати проміжні та загаліні ітоги у таблицю. Зведені таблиці є «трьохвимірювальні», тому що до стовпців, рядків додається ще атрибут – сторінка.

Створення зведеної таблиці відбувається за допомогою Мастер сводных таблиц (Рис.4.19) командою Данные Сводная таблица

Рис.4.19 - Вікно Майстра сводной таблицы

При створенні зведеної таблиці за допомогою майстра можна задати потрібні поля, структуру таблиці (її макет), тип обчислень, що виконуються. У разі потреби після побудови таблиці можна приховувати або відображати її структурні рівні. Розглянемо основні етапи роботи із зведеною таблицею.

На першому етапі потрібно зазначити, на основі яких даних створюється таблиця. Як правило, це список, тому залиште перемикач в списке или в базе данных встановленим.

Друге вікно майстра, в якому пропонується ввести діапазон, що містить вихідні дані.

На третьому етапі майстра зведених таблиць формується макет (Рис.4.20) нової зведеної таблиці, створюється її структура та визначаються її функції. Для цього натисніть кнопку Макет і перемістіть кнопки з назвами полів у потрібну область рядків, стовпців або даних чи сторінок. Зони Строка, Столбец, Далее повинні мати відповідне поле. Інформація в зоні Далее, як правило, обробляється математично. Тому в ній розміщують числові поля. При переміщенні кнопки поля в область Далее програма вказує тип операції, яку здійснить з даними. За замовчуванням обчислюється сума. Для зміни типу операції слід перемістити кнопку Поля в область Данные і двічі клацнути лівою кнопкою миші на ній - відкриється вікно, в якому можна вибрати потрібну функцію обробки даних. Заповнювати область Страница не обов'язково.

Рис.4.20 - Макет зведеної таблиці

Виберіть місце розташування зведеної таблиці (наявний або новий робочий лист)  кнопка Параметри і введіть назву зведеної таблиці.

Майстер створить таблицю. Відкриється також панель інструментів Сводные таблицы. За допомогою цієї панелі можна змінювати вигляд і параметри вже побудованої таблиці.

До готової таблиці можна застосувати будь-який автоформат, для цього потрібно виконати Формат Автоформат і вибрати відповідний формат таблиці. Якщо виб­раний автоформат не забезпечує потрібного числового форматування, можна змінити числовий формат даних зведеної таблиці. Для цього слід виділити будь-яку клітинку таблиці, на Панелі інструментів Сводные таблицы  кнопка Сводная таблица  Параметри поля  у вікні діалогу кнопка Формат, вибрати потрібний формат  дчі натиснути кнопку ОК.

Зміна розміщення полів. Вигляд таблиці можна змінити, перемістивши кнопки полів в інші зони, а також змінивши порядок відоб­раження поля в області стовпців або рядків зведеної таблиці. Для видалення поля із зведеної таблиці кнопку поля треба перемістити за межі макету.

Оновлення зведеної таблиці. Зведена таблиця динамічно пов'язана з базою даних, яку було використано при її створенні. Якщо значення в базі даних змінилися, треба виконати Данные Обновить данные або натиснути кнопку Обновить данные на панелі інструментів Сводные таблицы. Проте цей спосіб не підходить, якщо в базі даних з'являються нові рядки або стовпці. У цьому разі необхідно повернутися до майстра зведе­них таблиць і зазначити новий діапазон записів, що додаються до таблиці.

Перейменування полів і елементів. Імена полів і елементів, що при­значені майстром зведених таблиць, можна змінити, відредагував­ши їх заголовки у зведеній таблиці.

Сортування елементів. Майстер зведених таблиць упорядковує елементи за їх збільшенням. Якщо треба впорядкувати елементи за їх зменшенням або за значеннями поля даних, необхідно скористатись Данные  Сортировка .

Відображення або приховування елементів поля рядка чи стовпця зведеної таблиці. Можна приховати певні елементи полів у зве­деній таблиці. Для цього слід розгорнути список поля і встановити (зняти) прапорці для елементів, які потрібно відобразити (відповідно приховати).

Відображення або приховування елементів внутрішніх полів. Зведена таблиця для кожного елемента зовнішнього поля повторює елементи внутрішнього поля. Щоб приховати елементи внутрішнього поля, потрібно двічі клацнути на відповідному елементі зовнішнього поля. Щоб вивести на екран елементи внутрішньо­го поля, знову слід двічі клацнути на заголовку зовнішнього поля.

Відображення або приховування детальних даних. Можна побачити детальну інформацію, що використовується для обчислення значення поля даних, якщо двічі клацнути на цьому значенні. При цьому здійснюється копіювання детальних даних на новий аркуш книги.

Групування елементів внутрішнього поля. Майстер зведених таблиць автоматично групує елементи внутрішнього поля для кожного заголовка зовнішнього поля і в разі потреби створює проміжні підсумки для кожної групи елементів внутрішнього поля. Проте іноді зручніше групувати елементи в інший спосіб. Щоб створити групу, слід виділити її елементи і виконати команду Данные  Структура Сгруппировать.

Створення діаграми на основі зведеної таблиці. Діаграму на основі зведеної таблиці можна побудувати так само, як і для будь-яких інших типів даних робочого аркуша, скориставшись кнопкою Мастер диаграмм на Панелі інструментів або Вставка Диаграмма. Щоб досягти найкращих результатів при створенні діаграми на основі зведеної таблиці, дотримуйтесь таких рекомен­дацій:

- видаліть з таблиці проміжні та загальні підсумки;

- прослідкуйте, щоб таблиця мала не більше двох полів у зоні стовпців і рядків;

- приховайте всі зайві елементи