7.5 Інформаційна технологія обробки даних

Інформаційна технологія обробки даних призначена для вирішення добре структурованих завдань, по яких є необхідні вхідні дані і відомі алгоритми і інші стандартні процедури їх обробки.

Ця технологія застосовується на рівні виконавської діяльності персоналу невисокої кваліфікації в цілях автоматизації деяких рутинних операцій управлінської праці, що постійно повторюються. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть приведе до необхідності скорочення чисельності працівників.

На рівні операційної діяльності вирішуються наступні завдання:

• обробка даних про операції фірми;

• створення періодичних контрольних звітів про стан справ у фірмі;

• отримання відповідей на різні поточні запити і оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.

Приклади рутинних операцій: операція перевірки на відповідність нормативу рівня запасів вказаних товарів на складі. При зменшенні рівня запасу видається замовлення постачальникові з вказівкою необхідної кількості товару і термінів, інший приклад, операція продажу товарів фірмою, в результаті якої формується вихідний документ для покупця у вигляді чека або квитанції.

Приклад контрольного звіту: щоденний звіт про надходження і видачу готівкових засобів банком, формований в цілях контролю балансу готівкових засобів.

Приклад запиту: запит до бази даних по кадрах, який дозволить отримати дані про вимоги, що пред'являються до кандидатів на заняття певної посади.

Представимо основні компоненти інформаційної технології обробки даних (рис. 7.2.) і приведемо їх характеристики.

База даних

Збір даних

Обробка даних

Створення звітів

Групування

Сортування

Агрегація

Обчислення

Періо- дичних

По запиту

Дані із зовнішнього середовища

Інформація для використання

Рис. 7.2 - Основні компоненти інформаційної технології обробки даних

Збір даних. У міру того як фірма виробляє продукцію або послуги, кожна її дія супроводиться відповідними записами даних. Зазвичай дії фірми, що зачіпають зовнішнє оточення, виділяються особливо як операції фірми.

Обробка даних. Для створення з даних, що поступають, інформації, що відображає діяльність фірми, використовують наступні типові операції:

• класифікація або угрупування. Первинні дані зазвичай мають вигляд коду, що складаються з одного або декількох символів. Ці коди, що виражають певні ознаки об'єктів, використовуються для ідентифікації і угрупування записів.

• сортування, за допомогою якого упорядковується послідовність записів;

• обчислення, що включають арифметичні і логічні операції; ці операції, що виконуються над даними, дають можливість отримувати нові дані;

• укрупнення або агрегація, що служить для зменшення кількості даних і реалізовується у формі розрахунків підсумкових або середніх значень.

Зберігання даних. Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для подальшого використання або тут же, або на іншому рівні. Для їх зберігання створюються бази даних.

Створення звітів (документів). У інформаційній технології обробки даних необхідно створювати документи для керівництва і працівників фірми, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи можуть створюватися як за запитом, або у зв'язку з проведеною фірмою операцією, так і періодично в кінці кожного місяця, кварталу або року.

Приклади інформаційних систем оперативного рівня: бухгалтерська; банківських депозитів; обробки замовлень; реєстрації авіаквитків; виплати зарплати і так далі.

Найбільше число пакетів прикладних програм створено для бухгалтерського обліку. Серед них можна відзначити "Турбо-бухгалтер", "Инфо-бухгалтер", "Парус", "ABACUS", і ін.

Типовою інформаційною системою оперативного рівня є популярна програма "1C: Бухгалтерія" фірми "1C" для Windows. Ця програма надає широкі можливості маніпулювання бухгалтерськими даними.

Програма "1С:Бухгалтерия" входить в комплекс програм "1 З: Підприємство", який включає також розділи "1С:Торговля+Склад" і "1С:Зарплата+Кадры".

Довідкове і інформаційне забезпечення економічної діяльності представлене наступними пакетами програм: "ГАРАНТ" (податки, бухоблік, аудит, підприємництво, банківська справа, валютне регулювання, митний контроль), "КОНСУЛЬТАНТ+" (податки, бухоблік, аудит, підприємництво, банківська справа, валютне регулювання, митний контроль).