Властивості полів

Для кожного поля можна задавати певні властивості, що залежать від обраного типу даних.

Розмір поля. Ця властивість задає максимальний розмір даних, для яких призначене поле.

Формат поля. Можна задати формат подання даних для вивода на екран або принтер. Наприклад, для дат у такий спосіб: 2/21/94 або Понеділок, Лютий 21,2010.

Число десяткових знаків. Установлює число знаків після крапки (коми). Наприклад, 2.99.

Маска введення. Задається для типів даних Текстовий і Дата/Час. Маску можна побачити на екрані при уведенні даних у поле.

Підпис поля. Напис, що використовується у формах і звітах замість імені поля.

Умова на значення. Можна задати вираз, що при уведенні або редагуванні значення поля завжди повинне бути істинним. Наприклад, < 100 означає, що значення поля повинне бути менше 100.

Повідомлення про помилку. Можна визначити текст повідомлення, що буде виводитися у випадках, коли значення, що вводиться, не задовольняє умові на значення.

Обов'язкове поле. Установлюється для даних, які повинні бути уведені в поле обов'язково.

Індексоване поле. Встановлює додатковий індекс.

Первинний ключ і зв'язування таблиць

Для ефективної роботи в Access кожна таблиця в реляційній базі даних повинна мати первинний ключ. Для вибору першого ключового поля таблиці у вікні конструктора необхідно виділити це поле й натиснути кнопку Ключевое поле на панелі інструментів. На підтвердження того, що ключ заданий, ліворуч від поля з'явиться символ ключа. В якості первинного ключа таблиці повинно бути визначене поле, у якому зберігається унікальний код.

Для вилучення первинного ключа потрібно виділити ключове поле й натиснути кнопку Ключевое поле.

Перевага використання ключового поля :

• швидкість. Використовуючи первинний ключ, Access створює індекси, що дозволяють прискорити роботу запитів й інших функцій.

• упорядкування. Access автоматично сортує записи в порядку зростання або спадання первинного ключа таблиці.

• відсутність збігів. Access не дозволяє користувачеві вводити дані з тим же первинним ключем, який уже встановлено в існуючому записі.

• зв'язки. Access організує зв'язки між таблицями, використовуючи загальний первинний ключ.

СУБД Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко і ефективно обновляти дані, одержувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми. У базі даних відомості з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці.

Обмеження для бази даних

При створенні баз даних повинні враховуватися наступні обмеження :

• таблиця може містити не більше 255 полів;

• таблиця не може мати більше 32 індексів;

• складні індекси не можуть містити в собі більше 10 полів, а загальна довжина полів не може перевищувати 255 байтів;

• загальна довжина рядка таблиці не може перевищувати 2 Кбайта;

• розмір об'єкта OLE не повинен перевищувати 1 Гбайта;

• на число записів у таблиці не існує обмежень, але розмір файлу бази даних Microsoft Access не може перевищувати 1 Гбайт.

При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями.