13. Форми і методи документування, обліку й інвентаризації. Документальний облік та дослідження

Щоб зберегти визнані носіями музеальности об’єкти, їх треба вилучити із первинної дійсности, тому вони зазнають суттєвих змін своєї функції. Вони втрачають свій безпосередній взаємозв’язок із дійсністю і стають її автентичними документами. Та щоб їх можна було як таких ще й використовувати, треба зафіксувати і природу самих об’єктів, і відношення до їх середовища, що руйнується під час селекції. Тому історичне значення предметів, які зберігаються в музеях, випливає не із самого їх зберігання, а щойно із їх наукового документального обліку.

Під цим слід розуміти неперервне, об’ємне та систематичне опрацювання та збереження документів і даних, які стосуються предмета документаційного обліку і його колишніх та теперішніх зв’зків Цей предмет – “реальне утворення” , яке заради його доказової здатности було вилучене із функціональних обставин певного існуючого середовища і може давати чуттєво-конкретні та автентичні свідчення.

До цього об’єкта належать неодмінно дані про його походження та супровідні дані. Щойно завдяки цьому він стане повноцінним науковим документом. (Бенеш уникає у цьому контексті загального поняття “збирання”, оскільки воно позначає застаріле уявлення про музейну справу та приватну колекціонерську діяльність, а не, як поняття “музейне збирання”, планомірну та систематичну діяльність сучасного музею.)

При цьому згідно зі Странскі слід розрізняти загальне відношення до об’єкта як до джерела та відношення з погляду музеологічного обліку документації.

У випадку відношення як до джерела оцінюють якість інформації якого завгодно джерела, але не вигляд та загальну природу носія інформації. Музейний документальний облік Відношення з погляду музеологічного обліку документації натомість дає оцінку виглядові (Erscheinung) об’єкта, оскільки це відповідає і загальній природі об’єкта та задокументованій дійсності. Музейна діяльність передбачає виявлення та індентифікування певних документів, віднаходження не будь-яких доказів про дійсність, а лише тих, які є виразними носіями музеальности.

У той час як у загальному документальному облікові використовують інформацію ориґінального документа (документа першого порядку) та фіксують її у формі документа другого порядку, то музейні носії інформації слід відібрати, перш ніж вони зможуть стати документами першого порядку. Оскільки ці об’єкти не існують як такі ізольовано, а завжди у певних взаємозв’язках, потрібно документувати одночасно і їх властивості.

Музейний документальний облік предметів зібрання охоплює “сукупність письмових, графічних, акустичних та електронних даних про музеальні об’єкти, що перебувають у музеальних зібраннях, а саме документ на підтвердження поступлення, вхідна та супровідна документація, етикетаж, протоколи розкопок, звіти експедицій, польові записи, кореспонденція та описи об’єктів зібрання від імені тих, хто їх опрацьовував, а також публікації про об’єкти зібрання, класифікаційна довідка, інвентарні обліки, каталоги, звіти про консерваційні, реставраційні та препараційні роботи”.Оскільки музейна селекція має метою не віднайти які-небудь підтвердження реальности, а відкрити носії музеальности, тому музейний облік і відрізняється від загальних форм: його предметом є ті безпосередні носії інформації, які щойно через селекцію із сукупности явищ стають документами першого порядку.

Музейний облік документації відбувається з огляду на це двома етапами, суттєво відмінними один від одного:облік первинної документації яка складається із морфологічних та матеріяльних даних про музеалії, виражається самим об’єктом і тому є автентичним, основним та безпосереднім. Його доповнюють обліком супровідної документації, яка доступна не безпосередньо та не одразу, а є результатом свідомого відбору тих об’єктів, які найкраще представляють обрану дійсність. Її значення випливає з того, що найвагомішим аспектом дослідження сукупности культури є не зовнішні культурні елементи, а ідеології та вартості, що лежать в основі культури. Не форма та зміст джерел є зрештою вирішальними, а їх місце та взаємозв’язки. Це стосується також фізичного простору, що є органічною складовою речевого образу спільнот. Облік супровідної документації складається з обліку документації огляду об’єкта опис стану речей, яке включає ориґінальний екзистенційний контекст, дану ситуацію, у якій було відкрито об’єкт, обліку профільної документації морфологічний опис об’єкта за правилами профільної наукової дисципліни, обліку документації класифікації , розміщення об’єкта у системі за правилами відповідної базової наукової дисципліни та за музеологічними принципами систематизації конкретного контексту зібрання.

Особливе значення обліку первинної документації окрім його ефективності для пізнання самого об’єкта полягає зокрема й у тому, що він створює можливість налагодити зв’язок із уже існуючим змістом інформації музейного зібрання. Тому слід також встановити єдину мову опису. Бо термінологія вжита на розсуд кожного куратора, який веде опис, виключала б можливість будь-якого порівнювання, а тим самим і синергетичного ефекту внутрішніх взаємозв’язків зібрання.Щоб систематично упорядкувати зібрання, а також зробити його завдяки тому об’єктивно та абстрактно доступним, опис слід робити користуючись таким словниковим запасом, який не містить жодних випадкових, суб’єктивних та суперечливих понять. Якщо це вже вкрай важко робити в межах однієї мови, то в міжнародному контексті очевидною постає потреба перманентної інтер- та мультидисциплінарної співпраці для оптимального використання музеальних зібрань.

облік вторинної документації охоплює усі записи, включно із новим, музеальним контекстом об’єкта. Він використовує дані первинних документів огляду та опису та включає їх до систематизованої структури зібрання. Особливо важливою для подальшого використання фондів зібрання є облік документації самого процесу селекції, який має зафіксувати, чому і за яких обставин було відібрано цей об’єкт чи тип об’єкта. Завдяки цьому об’єкт стає повноцінним науковим документом та відповідає умовам для роз’яснення та демонстрації своїх якостей як музейного свідчення .

Оскільки музеї як іституції для демонстрування музеальности за своїм визначенням завжди є виявом певного часу та культури, тому вони неодмінно мають гібридний характер. Головні завдання діяльности музею не завжди полягали і полягають у негайному очікуваному від них виконанні вимог свого часу та суспільства, а часто у виконанні функцій освітніх закладів, речових архівів, місць кваліфікованої розваги чи науково-дослідних інститутів. Вони однозначно є не лише і виключно одним із цих закладів, а натомість містять елементи їх усіх у різному співвідношенні. З огляду на це, вони також – наукові інституції. На противагу вищим навчальним закладам, які завдяки науковим дослідженням та навчанню мають сприяти науковому пізнанню та готувати академічну зміну, і на відміну від академій наук, які виконують лише науково-дослідні завдання, музеї – це заклади, які займаються дослідженнями поза вищими навчальними закладами та академями і не мають жодних навчальних завдань, зате мають низку інших специфічних завдань Облік і дослідження Придбання становить лише одну частину збиральної діяльности музею і відбувається щойно на пізнішій стадії. Тільки коли об’єкт відібрали, і закінчили його документальний облік з описами, вимірами, інтерв’ю, спостереженнями, фотографіями, авдіозаписами та іншими методами запису в тісному зв’язку з діяхронним дослідженням, надходить момент вирішувати про його придбання.

Системи обліку документів Ж.-П.Пуле (J.-P. Poulet) порівнює центр обліку документації з покладами корсиних копалин або з інформаційною копальнею. Надмір таких центрів відповідає лише першому образові, покладам. При цьому документи збирають і нагромаджують без реального наміру їх впорядкувати і поширти. Це сповільнює інформацію, а повільна інформація швидко вмирає. Тож можна сказати, що такі поклади є радше архівними центрами, аніж справжніми інформаційними центрами. Адже живою є лише добре впорядкована, мобільна інформація. Щоб поділити велику кількість інформації, слід, подібно до гірника, створювати і примножувати шляхи здобуття необхідної інформації. Тут основну роль відіграють комп’ютери, які урізноманітнюють доступ до інформації завдяки чіткому структуруванню. На зміну статичному нагромадженню має прийти живий облік документації, динамічне структурування якої уможливлює швидкий розподіл і комунікацію.Кожна комунікація вимагає старанного визначення понять (тобто термінології), класифікаційних ознак і предметного поділу (класифікації). Це стосується насамперед автоматизованих методів, які використовують лише наперед задані ознаки і не дають можливости до імпровізації під час пошуку. Вживані поняття мовно і предметно визначені та зафіксовані в термінологічних словниках.

Без системи класифікації документи недоступні, їх неможливо розшукати. Її можна організувати двома способами:систематично: кожне поняття отримує чітко визначене місце в системі, яка побудована від загального до специфічного (ієрархічно або одновимірно). Найвідомішим прикладом цього способу є децимальна класифікація. Вона грунтується на десятковій системі цифр, а отже, незалежна від мови і її можна застосовувати всюди, вона прозора і однозначна.

за однотипними, проте взаємоповязаними поняттями, які можна застосовувати окремо або в комбінації (багатовимірно). Системи класифікації за однотипними поняттями або ключовими словами ґрунтуються на алфавітному порядку цих понять, за якими документи класифікують мануально або автоматизованим способом. Передумовою до такої системи є обов’язковий для людини, яка працює з даними, перелік понять, що вказує одночасно на предметні зв’язки, підпорядкованість тощо (словник понять або тезаурус термінології обліку). Такі професійні тезауруси використовуються в усіх технічних методах обліку, передусім в автоматизованих, для яких ці тезауруси конче необхідні.

Системи класифікації можна застосовувати для обох основних функцій обліку документів: для ситуативного опису і нагромадження інформації, для пошуку інформації

Облік музейних збірок охоплює всі письмові, образні, акустичні й електронні документи про об’єкти музеальної збірки. Він містить усю пов’язану зі збіркою кореспонденцію, а також усі документи, нотатки, звіти та інші записи.