Теория организации / Tom_1

Загальний менеджмент

новлять базу для побудови, аналізу і оцінки різних варіантів організаційних структур із взаємозв’язку їх змінних.

Можна назвати декілька основних типів організаційних моделей:

математико-кібернетичні моделі ієрархічних управлінських структур, що описують організаційні зв’язки і відношення у виді систем математичних рівнянь і нерівностей;

графоаналітичні моделі організаційних систем, що являють собою мережеві, матричні та інші табличні й графічні відображення розподілу функцій, повноважень, відповідальності, організаційних зв’язків. Вони дають можливість аналізувати їх спрямованість, характер, причини виникнення, оцінювати різні варіанти групування взаємозв’язаних видів діяльності в однорідні підрозділи, «програвати» варіанти розподілу прав і відповідальності між різними рівнями керівництва і т. ін. Прикладами можуть служити «метасхемні» описи матеріальних, інформаційних, грошових потоків спільно з управлінськими діями;

натурні моделі організаційних структур і процесів полягають в оцінці їх функціонування в реальних організаційних умовах. До них належать організаційні експерименти – заздалегідь сплановані і контрольовані перебудови структур і процесів у реальних організаціях; лабораторні експерименти – штучно створені ситуації ухвалення рішень і організаційної поведінки; управлінські ігри – дії практичних працівників;

математико-статистичні моделі залежностей між вихідними чинниками організаційних систем і характеристиками організаційних структур. Вони побудовані на основі збору, аналізу і обробки емпіричних даних про організації, що функціонують в порівнянних умовах.

Процес проектування організаційної структури управління має бути заснований на спільному використанні схарактеризованих вище методів.

Вибір методу розв’язання тієї або іншої організаційної проблеми залежить від її характеру, а також можливостей для проведення від-

повідного дослідження 6 .

Важливим елементом розробки організаційної структури є оцінка її ефективності, що дає змогу вибрати найбільш раціональний варіант структури або способу її вдосконалення. Ефективність організаційної структури має оцінюватися як на стадії проектування, так і при аналізі чинних структур, з метою вдосконалення організації управління.

161

Глава 7. Організаційні форми і структури управління

Ефективність побудови організаційної структури не може бути оцінена яким-небудь одним показником. З одного боку, критерієм ефективності за порівняння різних варіантів організаційної структури є можливість якнайповнішого і стійкішого досягнення кінцевої мети системи управління при відносно менших витратах на її функціонування, з іншого – наскільки її внутрішня побудова і процеси функціонування адекватні об’єктивним вимогам до їх змісту, організації та властивостей.

Показники, використовувані при оцінках ефективності апарату управління і його організаційної структури, можуть бути розбиті на три взаємозв’язані групи.

1.Група показників, що характеризують ефективність системи управління, виражаються через кінцеві результати діяльності організації, і витрати на управління. При оцінках ефективності на основі показників, що характеризують кінцеві результати діяльності організації, як ефект, обумовлений функціонуванням або розвитком системи управління, можуть розглядатися обсяг, прибуток, собівартість, обсяг капітальних вкладень, якість продукції, терміни впровадження нової техніки і т. ін.

2.Група показників, що характеризують зміст і організацію процесу управління, у тому числі безпосередні результати і витрати управлінської праці. Як витрати на управління враховуються поточні витрати на утримання апарату управління, експлуатацію технічних засобів, утримання будівель і приміщень, підготовку і перепідготовку кадрів управління.

Під час оцінювання ефективності процесу управління використовуються показники, які можуть оцінюватися як кількісно, так і якісно. Ці показники набувають нормативного характеру і можуть використовуватися як критерій ефективності обмежень, коли організаційна структура змінюється у напрямі поліпшення одного або групи показників ефективності без зміни (погіршення) останніх. До нормативних характеристик апарату управління можуть бути віднесені: продуктивність, економічність, адаптивність, гнучкість, оперативність, надійність.

3.Група показників, що характеризують раціональність організаційної структури та її технічно-організаційний рівень. До структур належать ланцюжковість системи управління, рівень централізації функцій управління, прийняті норми керованості, збалансованість

розподілу прав і відповідальності 3 .

162

Загальний менеджмент

Значні за масштабами організаційні заходи обумовлюють необхідність коригування організаційної структури управління.

Керівник може ухвалити рішення про коригування організаційної структури у випадках: незадовільного функціонування підприємства; перевантаженню вищого керівництва; відсутності орієнтації на перспективу; наявність розбіжностей з організаційних питань; зростання масштабу діяльності; розширення асортименту, виходу на нові ринки; об’єднання суб’єктів господарювання; зміни технології управління; зміни технології виробничих процесів; зміни зовнішньої економічної обстановки.

Як показує досвід, процес внесення коригувань в організаційну структуру управління має передбачати:

1.Систематичний аналіз функціонування організації та її середовища з метою виявлення проблемних зон. Аналіз може базуватися на порівнянні конкуруючих або сімейних організацій, що представляють інші сфери економічної діяльності.

2.Розробку генерального плану вдосконалення організаційної структури.

3.Гарантію того, що програма нововведень містить максимально прості й конкретні пропозиції щодо змін.

4.Послідовну реалізацію планованих змін. Введення незначних змін має великі шанси на успіх, ніж великі зміни.

5.Заохочення підвищення рівня інформованості співробітників, що дасть їм змогу краще оцінити свою причетність і, отже, підсилить їх відповідальність за намічені зміни.

Поліпшення організаційних форм нерідко сприяє виробленню нових і досконаліших стратегічних рішень.

Вироблення такого рішення є дуже важким, майже повністю емпіричним процесом. Структура великих організацій стала незвичайно заплутаною через багаточисельні зміни. Швидкість змін настільки збільшується, що шукають не стільки специфічну, постійну структуру, скільки тимчасову, яка відбиває певний етап розвитку організації.

163

Глава 7. Організаційні форми і структури управління

Основні поняття

Керуюча система; структуризація; організаційна структура управління; механістичні структури; адаптивні структури; лінійні організаційні структури; функціональні організаційні структури; дивізіональні організаційні структури; матричні організаційні структури; роектно-цільові організаційні структури; мережеві організації; багатомірні організації; едхократичні організації; партисипативні організації; підприємницькі організації; методи проектування організаційних структур; ефективність організаційних структур управління; коригування організаційних структур управління.

Контрольні питання

1.Чому в процесі еволюції виникають різні форми соціальноекономічної організації?

2.Що являють собою структури організації?

3.Чомуорганізаціюможнауявитиувидісинтезупевнихструктур?

4.Чим обумовлена важливість організаційної структури управ-

ління?

5.Який зв’язок наявний між функціями управління і організаційною структурою?

6.Схарактеризуйте елементи організаційної структури управ-

ління.

7.Чим викликана різноманітність організаційних форм і структур управління?

8.Схарактеризуйте переваги і недоліки різних організаційних структур.

9.У яких випадках раціональним є механістичний підхід до формування організаційної структури?

10.Які чинники обумовлюють вибір адаптивних організаційних структур?

11.Коли виникає необхідність проектування організаційної структури управління?

12.Які чинники впливають на формування організаційної структури управління?

164

Загальний менеджмент

13.Яких принципів треба дотримуватися при побудові організаційної структури?

14.Чому при формуванні організаційної структури необхідно використовувати комплексний підхід?

15.На які стадії можна розбити процес формування організаційної структури?

16.Схарактеризуйте методи проектування організаційних структур управління.

17.Які підходи можна використовувати для оцінки ефективності організаційної структури?

18.У яких випадках необхідне коригування організаційної структури управління?

Література

1.Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Экономистъ, 2006. – 670 с.

2.Герчикова И.Н. Менеджмент: учеб. для вузов / И.Н. Герчикова. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 511 с.

3.Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: учебник / А.Я Кибанов. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 638 с.

4.Мартиненко М.М. Основи менеджменту: підручник / М.М. Мартиненко. – К.: Каравела, 2005. – 496 с.

5.Мескон М.Х. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури; пер. с англ. – М.: Вильямс, 2010. – 672 с.

6.Организационный менеджмент / А.Н. Мардас, О.А. Мардас. –

СПб.: Питер, 2003. – 336 с.

7.Райченко А.В. Общий менеджмент: учебник / А.В. Райченко. –

М.: ИНФРА-М, 2005. – 384 с.

8.Стадник В.В. Менеджмент: посібник / В.В. Стадник, М.А. Йохна. – К.: Академвидав, 2003. – 463 с.

9.Суетенков Е.Н. Основы менеджмента: учебное пособие / Е.Н. Суетенков, Н.И. Пасько. – М.: ФОРУМ; ИНФРА-М, 2005. – 240 с.

165

Глава 8. Комунікації в управлінні

Глава 8 КОМУНІКАЦІЇ В УПРАВЛІННІ

План

8.1.Зміст комунікацій.

8.2.Структура комунікацій.

8.3.Процес комунікацій та його структура.

8.4.Комунікаційні мережі.

8.5.Ефективність комунікацій.

8.6.Комунікації в організаціях.

8.7.Комунікаційні стилі.

8.8.Уніфікація комунікацій сучасних підприємств

Змістом життєдіяльності будь-якої організації є цільовий обмін матеріальними, трудовими, фінансовими ресурсами та інформацією. Будь-який збій в обміні позначається на його результатах. Стосовно управління мова йде про обмін інформацією.

Як налагодити зв’язок всередині організації між організацією та навколишнім середовищем так, щоб інформаційний обмін здійснювався:

1)регулярно;

2)оперативно;

3)за змістом – адекватно меті;

4)повно, але без зайвого.

Це важливі вимоги до обміну інформацією, оскільки будь-яке затримання в її надходженні веде до уповільнення ухвалення рішення, а це, як відомо, втрата грошей. У ринкових умовах будь-яке марнування часу – збитки, запізнювання із розв’язанням проблем організації. Своєчасність сьогодні перетворилась на один із важливих чинників конкурентоспроможності.

8.1. Зміст комунікацій

Інформаційний обмін (як будь-який інший) забезпечується комунікаціями.

У перекладі з латинської комунікація (communicatio) набула кілька значень [4]:

шлях повідомлення (наприклад, повітряний, водний, залізничний, шосейний, провідний);

166

Загальний менеджмент

форма зв’язку (наприклад, транспорт, телеграф, телекс, телефон, радіо);

акт спілкування, зв’язок між двома і більше індивідами, засновані на взаєморозумінні;

повідомлення інформації однією особою іншій або ряду осіб;

масова комунікація – процес повідомлення інформації за допомогою технічних засобів масової комунікації (преса, радіо, телебачення, кінематограф) чисельно більшим розосередженим аудиторіям.

Узагальнюючи всі поняття можна стверджувати, що комунікація – це система каналів, засобів, способів і форм забезпечення обміну.

Одне без іншого позбавляється комунікаційних властивостей. Наприклад, можна мати чудові дороги і не мати автомобілів, і тоді ви не дістанетесь з пункту «А» в пункт «Б». Можна мати налагоджений телефонний зв’язок, але говорити мовою, не зрозумілою партнерові, тоді ваші зусилля повідомити йому щось і про те домовитися виявляться марними. Відсутність якісних доріг, телекомунікаційних мереж, погана статистика та недостовірний облік і т. д. є чинниками, стримуючими розвиток бізнесу, залучення іноземного капіталу, науковий і культурний обмін, розвиток туризму, – чинниками, що знижують ефективність управління країною, фірмою, містом.

Навіть у високорозвинених країнах проблема комунікацій є однією з найгостріших у забезпеченні ефективного управління. В [3] наводяться результати опитувань, згідно з якими переважна більшість керівників у США, Великій Британії і Японії вважають, що комунікації є головною перешкодою на шляху ефективного досягнення цілей їх організаціями і становлять одну з найскладніших проблем управління. Ця складність постає зі складності структури комунікацій, необхідності їх відповідності сучасним викликам науково-технічного прогресу.

8.2. Структура комунікацій

Комунікації утворюють два великих блоки:

перший – що передається, тобто предмет передачі, його форма;

другий – як передається цей предмет, тобто які засоби і способи передачі застосовуються.

Кожен блок має свою структуру. Оскільки процес управління являє собою особливий рід взаємодії людей, зосередимося на тому, що становить сутність управлінських комунікацій в колективах – на

167

Глава 8. Комунікації в управлінні

міжособистісних комунікаціях. Предметом комунікацій тут є дані та інформація.

Дані – це або пов’язані, або не пов’язані один з одним окремі повідомлення про якусь подію, частини єдиного процесу, часткове відхилення від мети і т. д. Інакше кажучи, це повідомлення про окремі частини чого-небудь, а не про ціле. Можна зібрати як завгодно багато даних, але не отримати цілісного уявлення про предмет обговорення. Збір даних, на підставі яких можна скласти повноцінну інформаційну модель події, процесу, матеріального об’єкта, потребує професіоналізму, знання об’єкта і процесу управління. Потрібно знати, як розставити датчики, щоб отримати комплексний набір показників з мінімальними витратами, як їх систематизувати відповідно до цілей об’єкта управління, як, яким способом, кому і навіщо їх передавати.

Отримані дані на підготовчому етапі процесу ухвалення рішень перетворюються на інформацію. На відміну від даних інформація покликана дати цілісне уявлення про об’єкт ухвалення рішення та його зв’язки.

Процес перетворення даних в інформацію припускає:

систематизацію даних;

їх узагальнення;

інтегрування узагальнень для розв’язання певної задачі управління.

Інформація абстрактніше даних. Ця її якість дає змогу бачити об’єкт або подію в цілому, їх сутність, що складається із взаємодії частковостей, розуміти подію у взаємозв’язку внутрішніх і зовнішніх чинників об’єкта управління.

Отже, інформація – це такий результат узагальнення даних, який зменшує поле невизначеності.

Дані та інформація, що передаються по каналах комунікації, називаються посланнями (повідомленнями). Послання передається у виді сигналів. Сигнали комунікації можуть бути оформленими і неоформленими.

Оформлені сигнали – це слова, числа, рисунки, умовні позначки (точка-тире в азбуці Морзе, сигнал «СОС» та інші).

Неоформлені сигнали – це звуки, запахи, колір, смак, темпера-

тура.

Інформація може надходити безперервним потоком або порціями. Але в будь-якому випадку, щоб бути ефективною,

168

Загальний менеджмент

інформація, оформлена в послання, має бути стислою (короткою) і одночасно повною, оперативною, достовірною, очищеною від шумів.

8.3. Процес комунікацій та його структура

Процес комунікації – це безперервний процес обміну інформацією в живій природі. У соціальних системах він набуває форми. У величезній, не обчислювальній множині комунікаційних відносин для вивчення виокремлюється найпростіше – між двома суб’єктами: людьми або організаціями (рис. 8.1). Один із них щодо комунікаційного послання відправник, інший – одержувач.

Відправник				Одержувач
		Комунікаційний процес

Рис. 8.1. Комунікаційний процес у системі «Відправник-одержувач»

Між ними, якщо вони взаємопов’язані з приводу чого-небудь, і відбувається процес комунікації. Виник він природно, штучно або здійснюється людьми. Цей процес, як і будь-який інший, має свою структуру: набір операцій, їх послідовність і час, що витрачається на кожну операцію.

Набір операцій комунікаційного процесу передбачає:

1)визначення мети (задачі) послання;

2)формування інформації для її досягнення або виконання зав-

дання;

3)вибір знака (сигналу передачі) інформації;

4)відбір засобів передачі – передавача.

Так у процесі комунікації здійснюється передача інформації. Але те, що для даної зі сторін комунікаційного процесу передача, для іншої – отримання.

Отримання інформації також має свою структуру: набір операцій, їх послідовність і витрати часу на її надходження і осмислення. Це:

1)прийом послання;

2)розкодування й осмислення інформації;

3)її інтерпретація;

4)формулювання зворотної інформації про сприйняття послання.

169

Глава 8. Комунікації в управлінні

Таким чином, прямими і зворотними зв’язками процес комунікації організовується в систему (рис. 8.2). У зворотному зв’язку одержувач стає відправником, а відправник – одержувачем. Так забезпечується їх зацікавлена взаємодія.

	Форматування
Відправник				Осмислення
	інформації про			та			Розкодування
	прийняття			інтерпретація			інформації
	послання
Визначення
цілі (задачі)
послання

Форматування

змісту

послання

Вибір форми послання

Кодування

інформації

Передавач

Приймач
							Форматування
					Осмислення та		інформації про
		Розкодування
Одержувач							прийняття
		інформації			інтерпретація
							послання

Одержувач

Приймач

Передавач

Кодування

інформації

Вибір форми послання

Форматування

змісту

послання

Визначення цілі (задачі) послання

Відправник

Рис. 8.2. Процес комунікацій

Перша комунікаційна проблема, яка виникає між відправником та одержувачем – це проблема єдності предмета послання і взаємозрозуміла однаковість сигналів. Якщо ви очікуєте на розклад занять, а отримуєте інформацію про обсяг навчальних площ університету, проблеми їх оренди, то очевидно, що час і сили відправника послання витрачені даремно, – воно не за адресою. Якщо

170