Теория организации / Tom_1

Загальний менеджмент

системи роботи знання – Knowledge Work System (KWS) на рівні знань;

системи автоматизації діловодства Office Automation Systems (OAS) на рівні знань;

системи діалогової обробки запитів – Transaction Processing Systems (TPS) на експлуатаційному рівні.

Таблиця 9.1

Характеристика інформаційних систем, класифікованих за використовуваною інформаційною технологією

	Тип	Інформаційні	Обробка	Інформаційні висновки	Користу-
	системи	введення			вачі
	TPS	Транзакції,	Виписування	Поточні доповіді, списки,	Оператив-
		зовнішня	рахунків, на-	відстежування процесів,	ний персо-
		інформація	рахування	переміщення матеріалів,	нал на ру-
			зарплати,	зберігання звітів	тинній
			облік запасів		роботі
	OAS	Документи,	Зв’язок, об-	Документи, графіки, пошта,	Службовці,
		розклади	робка доку-	електронні календарі	референти,
			ментів (друк,		клерки
			копіювання)
	KWS	Технічні дані	Моделювання,	Моделі, графіки	Інженери,
		проекту, база	програвання		проекту-
		даних			вальники,
					юристи
	MIS	Підсумкові	Моделюван-	Регулярні або спеціальні	Середні
		операційні	ня, аналіз,	управлінські звіти, які	менеджери
		дані, дані ве-	доповіді	подані в агрегованому виді
		ликого обся-		так, щоб були видимі
		гу, внутрішня		тенденції зміни даних,
		інформація,		причини відхилень
		частішеструк-
		туровані типи
		завдань
	DSS	Слабко фор-	Моделюван-	Спеціальні звіти, плануван-	Вищі й
		малізовані	ня, аналіз,	ня виробництва, аналіз рі-	середні
		дані, аналі-	прогнозуван-	шень : комерційний аналіз	менеджери
		тичні моделі	ня, обґрун-	регіону, аналіз витрат, рен-
			тування оці-	табельності, вартості конт-
			ноківисновків	рактів
	ESS	Інтегровані	Графіка,	Прогнози, планування при-	Топ-
		дані, зовнішні	моделювання,	бутку, планування особово-	менеджери
		і внутрішні	інтерактив-	го складу, аналіз рішень
			ність

191

Глава 9. Інформаційні системи і технології

Об’єднання виду рішень за структурованістю, що приймаються, і організаційного рівня управління дає координатну сітку, показану на рис. 9.2. Відтак можна сказати, що операційний рівень управління розв’язує добре структуровані проблеми, навпаки, стратегічний рівень займається неструктурованими проблемами, багато проблем, з якими стикаються працівники знання, також досить неструктуровані.

Організаційний рівень

Операційний Знань Управлінський Стратегічний

Типи

рішень

Структуровані	TPS
	OA	MIS
Частково
структуровані		DSS
Неструктуровані	KWS	ESS

Рис. 9.2. Співвідношення інформаційних систем за трьома ознаками класифікації

Складові інформаційної системи: частини, підсистеми, комплекси завдань, завдання.

Інформаційна система складається з двох основних частин: забезпечувальною і функціональною (рис. 9.3).

192

Загальний менеджмент

ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА

Частини

забезпечувальна

види забезпечення:

технічне

інформаційне

функціональна

математичне

організаційне

лінгвістичне

методичне

програмне

правове

Рис. 9.3. Структура автоматизованої інформаційної системи

9.1.2. Економічна інформація, способи її формалізованого опису і технології обробки

Поняття «інформація» є одним з фундаментальних у сучасній науці. Воно походить від латинського слова «informatio», що означає виклад, роз’яснення якого-небудь факту, події, явища. Інформацію разом з речовиною і енергією розглядають як найважливішу суть світу, в якому ми живемо. Проте, якщо поставити собі за мету формально визначитипоняття«інформація», то зробитицебуденадзвичайноскладно.

Авторитетні вчені в галузі інформації та управління, теорії яких багатощопрояснюють, дають найрізноманітніші визначенняінформації:

Норберт Вінер, засновник науки кібернетики, визначає інформацію як зміст повідомлення, що отримується системою (організмом, машиною) із зовнішнього світу (він розглядав питання пристосування таких систем до умов зовнішнього світу);

Клод Шеннон, засновник сучасної теорії зв’язку, трактує передачу інформації як особливим чином закодовані сигнали, що передаються через канали зв’язку;

творець перших кібернетичних машин з «розумною» поведінкою Уільям Рос Ешбі визначав інформацію як передачу обмеження різноманітності;

філософ і лінгвіст Бриллюэн, розвиваючи наукову концепцію Вінера, визначає інформацію як заперечення ентропії, де ентропія є міра безладу, хаосу. Таким чином, в його розумінні, інформація є деякий спосіб внесення визначеності, впорядкованості, організації.

193

Глава 9. Інформаційні системи і технології

З огляду на вищезазначене, під поняттям «інформація» надалі матимемо на увазі одиничні відомості або їх сукупності, які знімають невизначеність, що існувала до їх надходження, зменшують ентропію і є такими, що стали повідомленнями (вираженими певною мовою у виді знаків, у тому числі й записаними на матеріальному носієві), які можна відтворювати шляхом передачі людьми усним, письмовим або іншим способом.

Економічна інформація – це сукупність різних відомостей економічного характеру, які можна фіксувати, передавати, обробляти, зберігати і використовувати для управління економічним об’єктом і економікою в цілому.

Економічна інформація містить відомості про склад трудових, матеріальних і грошових ресурсів і стан об’єктів управління на певний момент часу. Вона відбиває діяльність підприємств і організацій за допомогою натуральних, вартісних та інших показників.

Для економічної інформації характерні:

великі обсяги;

багатократне повторення циклів її отримання і перетворення

увстановлені тимчасові періоди (місяць, квартал, рік і т. д.);

відносна однотипність і однорідність у поєднанні з різноманіттям її джерел і споживачів;

значна питома вага логічних операцій при її обробці.

Ці властивості економічної інформації зумовлюють науковотехнічну необхідність і економічну доцільність використання засобів обчислювальної техніки і передусім комп’ютерів при її зборі, накопиченні, передачі та обробці, що, у свою чергу, вимагає вміння визначати структуру і обсяги інформації, що переробляється.

Способи формалізованого опису економічної інформації

Класифікація			Кодування
Ієрархічна	Фасетна	Реєстраційне	Класифікаційне

	Серійно-	Порядкова	Комбіноване	Розрядне
	порядкове

Рис. 9.4. Способи формалізованого опису економічної інформації

194

Загальний менеджмент

Класифікатор – документ, за допомогою якого здійснюється формалізований опис економічної інформації, що містить найменування класифікаційних угрупувань даних та їх кодове позначення.

Основними об’єктами класифікації є довідкові реквізити-ознаки, наприклад, найменування матеріальних, трудових, фінансових ресурсів, основних засобів, товарів і тому подібне. До об’єктів класифікації відносять також інші види інформаційного забезпечення, наприклад, найменування показників і документів.

Існують дві основні системи класифікації:

1.Ієрархічна – система між класифікаційними угрупуваннями, що характеризується відношеннями підпорядкування, послідовною деталізацією властивостей типу клас–група–вид та ін.

2.Фасетна (багатоаспектна) – система класифікації, заснована на паралельному використанні декількох незалежних ознак.

Кодування – процес умовного буквено-числового позначення об’єктів та їхніх груп за відповідною системою кодування.

Система кодування – це сукупність правил привласнення умовного позначення об’єктів з використанням коду.

Код (умовне позначення об’єкту) базується на певному алфавіті (безлічі знаків).

Системи кодування можна поділити на дві великі підмножини:

1.Реєстраційні системи кодування незалежні від вживаної системи класифікації об’єктів. Такі коди використовуються для ідентифікації об’єкта при введенні й передаванні інформації. До реєстраційних належать порядкова й серійна системи кодування.

2.Класифікаційні системи кодування застосовуються для відображення взаємозв’язків об’єктів і груп. Класифікаційні коди застосовуються для логічної обробки даних на ЕОМ, що вимагає однозначності при позначенні взаємозв’язків об’єктів відповідно до кваліфікаційних ознак. Як кваліфікаційні використовуються розрядна та комбінована системи.

Розглянемо поняття інформаційного ресурсу. Словник С.І. Ожегова визначає поняття «ресурс» як «запас, джерело чого-небудь».

Інформаційний ресурс (інформаційний потенціал) – це обсяг знань, відокремлений від їх творців, зафіксований на матеріальних носіях і призначений для громадського використання.

Інформаційні ресурси (на відміну від усіх інших видів – трудових, природних, енергетичних та ін.) мають такі властивості:

накопичення, на відміну від природного (чим більше витрачається, тим швидше росте);

195

Глава 9. Інформаційні системи і технології

інформаційний ресурс може зникнути, семантично відірвавшись від матеріального носія, на відміну від закону збереження енергії;

інформація передбачає використання інші методи відтворення й оновлення, ніж матеріальні ресурси, на відміну від речовини.

Управлінська діяльність у будь-якій організації ґрунтується на переробці даних і виробництві вихідної інформації, що допускає наявність технології перетворення початкових даних на результативну інформацію.

Технологія – система взаємозв’язаних способів обробки матеріалів і прийомів виготовлення продукції у виробничому процесі.

Поширюючи зміст цього поняття на управлінську діяльність і зважаючи на специфіку інформаційних процесів, на яких вона ґрунтується, дамо визначення інформаційній технології:

Інформаційна технологія (ІТ) – система методів і способів збору, накопичення, зберігання, пошуку та обробки інформації.

Мета інформаційної технології – виробництво інформації для її аналізу людиною і прийняття на його основі рішення з виконання якої-небудь дії.

Інформаційні технології реалізуються в автоматизованому і традиційному (паперовому) видах.

Автоматизація – заміна діяльності людини роботою машин і механізмів.

Міра автоматизації може змінюватися від систем, в яких процес управління повністю здійснюється людиною, до таких, де він реалізується автоматично.

Інформаційна технологія – це спосіб перетворення інформації, яка реалізується у рамках інформаційної системи. В інформаційній системі можуть використовуватися багато таких технологій. Інформаційна система є середовищем для реалізації технології. Проте інформаційна технологія ширша, ніж інформаційна система. Вона може існувати поза нею.

Сучасна інформаційна технологія, що ґрунтується на комп’ютерній техніці, характеризується наявністю таких компонентів:

комплекс технічних засобів, що базується на комп’ютерах;

система програмних засобів, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів;

система організаційно-методичного забезпечення, що пов’язує використання технічних засобів і діяльність управлінського персона-

196

Загальний менеджмент

лу у рамках єдиного технологічного процесу з реалізації конкретної функції інформаційного забезпечення управлінської діяльності.

До сучасних технологічних способів обробки інформації належать: «клієнт-сервіс», Intranet, OLAP, мережі АРМ управлінського персоналу, CASE -технології, програмні агенти.

9.2. Сучасні підходи до розробки і впровадження інформаційних систем

9.2.1. Організація інформаційної бази системи обробки інформації

До складу внутрішньомашинного інформаційного забезпечення включають файли, бази і банки даних, бази знань і тому подібне.

Вимоги, що висуваються до цього виду інформаційного забезпечення, – швидкість і надійність при виконанні операцій з пошуку, обробки і наданню інформації для користувача.

Основною частиною внутрішньомашинного забезпечення є інформаційна база – спеціальним чином організована сукупність даних, ЕОМ, що зберігається у пам’яті, у виді файлів.

Файл – сукупність однорідних за структурою записів, призначена для вирішення економічного завдання. Запис – набір полів заданого формату.

Для організації доступу до даних існують такі способи організації інформаційних баз :

сукупність локальних файлів, підтримуваних функціональними пакетами прикладних програм;

інтегрована база даних, заснована на використанні універсальних програмних засобів завантаження, пошуку і обробки даних, так звана система управління базами даних (СУБД).

Банк даних – система спеціальним чином організованої інформації – баз даних, а також програмних, технічних, мовних, організаційно-методичних засобів, призначених для забезпечення централізованого накопичення і колективного використання даних.

На відміну від локально організованих масивів інформації, банки даних є інтегрованою інформаційною системою, що вирішує такі завдання:

скорочення перевантаження у зберігання інформації;

усунення суперечливості в даних;

197

Глава 9. Інформаційні системи і технології

спільне використання інформації в рішенні широкого кола

завдань;

зручності організації доступу до даних;

забезпечення безпеки зберігання даних;

зниження витрат на зберігання даних і підтримку в актуальному стані;

забезпечення незалежності даних від зовнішніх мінливих

умов.

Ядром банку даних є інформаційний компонент – база даних. База даних (БД) – іменована сукупність даних, що відбиває

стан об’єктів і їх стосунків у конкретній предметній області. У загальному виді дані у базі даних є інтегрованими і загальними.

Під поняттям «інтегровані дані» мається на увазі можливість представити БД як сукупність декількох окремих файлів даних, що повністю або частково не перекриваються.

До складу бази даних входить також метаінформація (тобто інформація про інформацію), що включає опис бази даних (схема БД), інформацію про предметну область, необхідну для проектування системи, про користувачів банку даних, про проектні рішення та ін.

Програмні засоби банку даних є комплексом програм і програмних модулів, що забезпечує взаємодію усіх частин інформаційної системи при її функціонуванні. Додатки бази даних – програми і програмні модулі, за допомогою яких користувач виконує операції з базою даних. Основу програмних засобів банку даних представляє система управління базами цих СУБД.

Система управління базами даних (СУБД) – сукупність мов-

них і програмних засобів, призначених для створення, ведення і спільного використання бази даних багатьма користувачами. Основна функція, що виконується СУБД, – надання користувачеві бази даних можливості працювати з нею, не заглиблюючись у деталі на рівні апаратного забезпечення.

Врезультаті розвитку засобів і методів створення інформаційних систем оформився напрям, пов’язаний з автоматизацією проектування інформаційної системи і інформаційної технології. Це шлях використання готових рішень, забезпечення заданої якості і прискорення робіт при створенні інформаційної системи та інформаційної технології.

Широке поширення в цій області отримав підхід CASE (Computer Aided Software/System Engineering – CASE -технология)

198

Загальний менеджмент

CASE (Computed Aided Software Engineering) – система конст-

руювання програм автоматизації процесу проектування і розробки інформаційних систем за допомогою комп’ютера.

В процесі автоматизованого проектування зазвичай виділяють чотири етапи:

системотехнічне проектування (формуються цілі проектування

ібудується структура об’єкту, визначаються його основні технікоекономічні характеристики);

функціональне (схемотехніка) проектування (вибирається функціонально-логічна база, розробляються принципові схеми виробу в цілому і його складових частин, оптимізуються параметри);

технічне (конструкторське) проектування (синтез конструкції проектованого об’єкту, визначення компонування і розміщення його елементів і вузлів, складання схем електричних з’єднань та ін.) завершуєтьсявиготовленням комплекту конструкторськоїдокументації;

проектування технологічних процесів (визначення складу технологічного устаткування для виготовлення проектованого виробу, пошук готових уніфікованих засобів технологічного оснащення або проектування спеціального технологічного устаткування, виготовлення комплекту технологічної документації).

Розробник за допомогою CASE описує предметну область; об’єкти, що входять в неї, їх властивості; зв’язки між об’єктами і їх властивостями. В результаті формується модель, що описує основних учасників системи, їх повноваження, потоки фінансових та інших документів між ними. В ході опису створюється електронна версія проекту, яка роздруковується і оперативно передається для узгодження усім участникам проекту як робоча документація.

CASE-технології можуть використовуватися при створенні інформаційноїсистеми будь-якого типу.

9.2.2. Сучасні підходи та організаційно-методичні основи створення інформаційних систем. Еволюція інформаційних систем

Критерії, які доцільно використовувати при ухваленні рішення про вибір інформаційної системи можуть бути згруповані так:

функціональні можливості;

сукупна вартість володіння;

перспективи розвитку, підтримки й інтеграції;

технічні характеристики.

199

Глава 9. Інформаційні системи і технології

Функціональні можливості варто розуміти відповідність автоматизованої системи тим основним бізнес-функціям, які існують або плануються до впровадження в організації. Іноді говорять про функціональність пропонованих рішень. Так, якщо метою організації є мінімізація фінансових витрат за рахунок оптимізації і спрощення бухгалтерського обліку, то вибрана система має забезпечувати автоматизацію процесу ведення бухгалтерського обліку. Щоб визначити достатність функціональних можливостей системи, потрібно два компоненти: стратегія розвитку бізнесу і контекстний його опис бізнесу, формалізований опис діяльності підприємства.

Проте досягти стовідсоткової функціональної повноти інформаційної системи управлінської діяльності, як правило, можливо.

Сукупна вартість володіння (ТСО – Total Cost of Ownership) інформаційною системою – порівняно нове поняття, якому останнім часом приділяється найпильніша увага в літературі.

Сукупна вартість володіння IT-системою – сума витрат на придбання апаратних засобів і програмного забезпечення, навчання персоналу, конфігурацію, адміністрування, модернізацію і технічну підтримку в заданий період експлуатації.

Технологія проектування інформаційних систем (ІС) –

логічно впорядкований набір методичних прийомів, технічних засобів і проектувальних методів, спрямованих на реалізацію загальної концепції створення або доопрацювання проекту системи і її компонентів.

Державний стандарт розрізняє вісім етапів створення інформаційних систем. Їх класифікуємо на чотири стадії:

передпроектну,

проектування,

впровадження

експлуатацію.

I стадія – передпроектне обстеження (збір та аналіз матеріалів для проектування):

1-й етап – формування вимог; 2-й етап – розробка та вибір варіанту концепції системи на

основі вивчення об’єкту проектування (аналізується, класифікується і групується внутрішня і зовнішня інформація за джерелами виникнення, економічними характеристиками, об’ємом і призначенням);

3-й етап – розробка і затвердження технічного завдання для проектування системи.

200