Теория организации / Tom_1

Загальний менеджмент

корисні результати. Міру корисності визначає або ринок, або держава, або місцеві органи влади.

Мета господарської організації будь-якого масштабу реалізується в межах наявних ресурсів. Сполучати досягнення мети з ресурсами у такий спосіб, щоб на одиницю результату витрачати якомога менше ресурсів або, щоб за використання даних ресурсів отримати максимум результату – функція управління. Тому загальна функція управління може бути визначена як оптимізація цільової функції об’єкта управління. Інакше кажучи, загальна функція управління – цільова орієнтація ресурсів або «функція виконання».

Мета об’єкта управління об’єктивно задана наявними ресурсами. Щоб бути реалізованою, вона перетворюється на мету керуючої системи, яка є результатом взаємодії об’єктивного (мета і ресурси об’єкта) і суб’єктивного – забезпечення взаємодії мети і ресурсів об’єкта управління.

Таким чином:

1)управління, будучи функціональним процесом, реалізує об’єктивну необхідність перетворення ресурсів на суспільно корисні результати;

2)загальна функція управління специфічним чином відбиває кардинальні сутнісні характеристики і цілеспрямованість керованої системи, бо функціональність є найбільш істотною характеристикою будь-якої системи.

Загальна функція управління містить у собі не лише власну сутність, а й основні вимоги до процесу управління: необхідність визначення мети, організації її втілення в життя, розробки способів цього процесу та методів оцінки.

4.3. Структура функцій управління та їх зміст

Реалізація загальної функції управління неможлива в безпосередньому її виді – «самої по собі». У процесі управління вона розбивається на підфункції. Назвемо їх функціями першого порядку, оскільки саме вони поділяють загальну функцію і є першим етапом на шляху її здійснення. До них відносяться:

1. Визначення (формулювання) мети об’єкта управління як інтеграції його призначення та наявних внутрішніх (ресурси) і зовнішніх (ринкові умови) обмежень.

81

Глава 4. Функції управління

2.Забезпечення реалізації поставленої мети: організація процесу управління, планування, мотивація, аналіз і контроль.

На першому рівні загальна функція управління постає як така,

що складається з двох частин: а) цільової та б) забезпечувальної.

Кожна з них, у свою чергу, має свою структуру, що розкриває не лише сенс свого призначення, але й способи реалізації. Назвемо структури цільової та забезпечувальної функцій управління функціями

другого порядку.

Зміст і структура цільової функції управління

1.Вихідним моментом процесу управління є визначення потреб

упродукції або послугах об’єкта управління, яке спрямовує всю його подальшу діяльність. Виявлення потреби у продукті організації – перша стадія маркетингу, яку розуміють як сучасну систему внутрішньофірмового управління, спрямовану на вивчення та врахування попиту і вимог ринку для обґрунтованої орієнтації виробничої діяльності підприємств на випуск конкурентоспроможних видів продукції в заздалегідь встановлених обсягах, що відповідають певним техніко-економічним характеристикам. Визначення потреби у продукції або послугах фірми припускає вивчення запитів споживачів щодо якісних параметрів продукції, обсягу потреб, тобто ємності ринку, а також умов конкуренції у даному сегменті ринку. Все це в сукупності є визначенням зовнішніх умов функціонування об’єкта управління щодо даного напряму його діяльності.

2.Виходячи з даних, отриманих на попередньому етапі, проводять аналіз можливостей організації із покриття виявлених потреб ринку. Наявний в організації науково-технічний, виробничий, фінансовий і кадровий потенціал зіставляється з необхідними обсягами відповідних ресурсів: якщо є дефіцит, то розглядаються можливості та умови їх поповнення.

3.Вивчення зовнішніх і внутрішніх умов діяльності керованого об’єкта дає дані для узагальнення інформації про потреби ринку та можливості їх покриття з боку керованої організації. Узагальнення інформації про зовнішнє і внутрішнє середовище організації дає

можливість здійснити процес цілеспрямування управління організацією.

4. Формування цілей є однією з основоположних функцій управління. Наявність цілей є сполучною ланкою в системі координації напрямів діяльності фірми. Єдина мета сприяє механізму взаємодії між індивідуумами і структурними підрозділами всередині

82

Загальний менеджмент

організації. Кожний з них має свою конкретну задачу, але бажаний результат від виконання цих завдань є загальною метою організації. Наявність мети координує спільні дії через зв’язок окремих ланок в єдине ціле. Для отримання максимальної користі від усіх названих вище характеристик потрібно добитися, щоб усі вони взаємодіяли між собою.

У процесі визначення мети повинні дотримуватися певні вимоги, які забезпечують ефективність діяльності організації. Головними з цих вимог є:

мета має характеризуватися кількісними показниками, об’єктивними критеріями;

цілі повинні містити строки їх досягнення;

цілі мають являти собою бажаний стан об’єкта – кращий від того, що був на момент планування;

цілі мають бути реалістичні і встановлюватися на так званому спонукальному рівні - досить високому, щоб було до чого прагнути, але не настільки високому, щоб потерпіти невдачу;

цілі мають бути гнучкими, такими, що піддаються модифікації або коригуванню у разі істотних, непередбачених змін в умовах їх досягнення.

5.Після формування загальних для організації цілей виконується перетворення цілей на задачі, тобто на специфічні цілі, що розробляються за основними видами і напрямами виробничогосподарської діяльності. Специфічні цілі або задачі розробляються в рамках загальних цілей в кожному підрозділі фірми, організації та можуть відбиватися в кількісних і якісних показниках.

6.Як правило, кожна організація може мати велику кількість цілей і ще більшу кількість обумовлених даними цілями задач. Такі цілі і задачі можуть бути нерівнозначними або роботи з їх досягнення не можуть вестися одночасно. Ця неодночасність може бути спричинена обмеженістю ресурсів організації або тим, що досягнення якоїсь мети потребує, як передумова реалізації іншої мети – однієї або декількох. Тому виконання цільової функції управління припускає

ранжування цілей, тобто визначення їх пріоритетності.

7.Ранжування цілей є визначальним для встановлення

черговості й послідовності їх досягнення.

Після формування загальних і специфічних цілей організації, їх ранжування за значимістю та термінами виконання, визначення пріоритетності і, відповідно, черговості та послідовності їх досягнен-

83

Глава 4. Функції управління

ня виконується робота з організації розв’язання поставлених задач, тобто з виконання забезпечувальної функції управління.

Зміст і структура забезпечувальної функції управління

Якщо сутність цільової функції управління полягає у визначенні цілей функціонування організації, їх диференціації та конкретизації, то забезпечувальна функція здійснює організацію досягнення цих цілей і розробку способів їх реалізації.

Структуру забезпечувальної функції утворюють такі функції другого порядку: прогнозування і стратегічне планування, маркетинг, поточне і оперативне планування, технічне та кадрове забезпечення, стимулювання (мотивація), координація і організація виробничих процесів, а також облік, контроль і аналіз прикінцевих або проміжних результатів процесу.

1.Функції прогнозування та стратегічного планування є

«перехідними» від процесу цілепокладання до процесу досягнення цілей. Так, стратегічне планування за термінами планування можна поділити на перспективне, довгострокове і короткострокове. При цьому перспективне і довгострокове належить до функції цілепокладання, а короткострокове чи функціональне – до функції забезпечення. Якщо перспективна і довгострокова стратегії дають відповідь на запитання: «що робити»? Функціональна стратегія пояснює: як робити.

Функціональні стратегії являють собою керівництво для щоденного управління основними виробничими функціями, які містять маркетинг, фінанси, виробництво, бухгалтерський облік, роботу з кадрами, дослідження та розробки. При цьому основною умовою дії функціональної стратегії є відповідність перспективній і довгостроковій стратегіям.

2.Головне призначення маркетингу в системі управління виробництвом – вивчення попиту, потреб і їх задоволення з метою правильної орієнтації виробництва. Сучасна концепція маркетингу відрізняється від попередньої, коли маркетингову діяльність розуміли як всебічне вивчення ринкового попиту на вироблену продукцію і організацію її збуту. Іншими словами, виробник випускав продукцію на невідомий ринок за принципом, що б не робити, лише б мати прибуток.

У даний час маркетинг реалізує такі функції:

більш повний і ретельний облік вимог ринкового попиту і

запитів споживачів, їх вимог до якості, техніко-економічним пара-

84

Загальний менеджмент

метрам, новизні, дизайну товарів на основі комплексного дослідження ринків, розробки технічної політики й проведення наукових досліджень і конструкторських розробок;

визначення оптимального асортименту продукції і структури виробництва на основі економічного розрахунку: витрат виробництва продукції, ефективності капіталовкладень, можливості забезпечення виробництва матеріальними, фінансовими і трудовими ресурсами, отримання прибутку;

розробка збутової політики на основі визначення максимально вигідних каналів збуту, ефективної системи руху товарів, організації післяпродажного технічного обслуговування, системи стимулювання збуту та формування потреб у покупців.

Функція маркетингу, так само як і стратегічне планування, є не лише забезпечувальною, але й основою для формулювання мети на стадії вивчення попиту.

Після визначення і конкретизації цілей виробництва маркетингу належить найважливіша роль у забезпеченні їх досягнення. У цій частині маркетинг як управлінська діяльність припускає:

складання програми маркетингу за кожним видом (або групою видів) продукції, в якій на основі аналізу необхідних чинників розглядаються можливі витрати виробництва конкретного продукту,

ут. ч. за всіма елементами витрат;

установлення верхньої межі ціни товару і рентабельності його виробництва;

розробку на основі програм маркетингу інвестиційної політики організації, розрахунок повних витрат виробництва і рівня рентабельності за організацією в цілому;

визначення кінцевого результату господарської діяльності організації: валових доходів і чистого прибутку після відрахування всіх видів витрат і обов’язкових платежів;

реалізацію збутової політики, що передбачає визначення каналів і методів збуту за кожним конкретним видом продукту і певного ринку, обчислення можливих витрат на організацію збуту, рекламу, транспортування і витрат на доставку товару. Однак сама організація збуту й проведення комерційних операцій належить до оперативно-господарської діяльності фірми, на підвищення ефективності якої спрямовані всі функції управління.

3. Процес досягнення стратегічних цілей, впровадження стратегії та розв’язання задач, визначених маркетингом, починає здійснюватися через розробку поточних (оперативних) планів. По-

85

Глава 4. Функції управління

точне (оперативне) планування забезпечує, по-перше, доведення конкретних задач, які випливають зі стратегічних планів, до управлінських та виробничих підрозділів як до безпосередніх виконавців функцій організації, і по-друге, – роботу механізму, який контролює відповідність процесу виробництва стратегічному плану.

За змістом поточні плани можуть бути поділені на три типи:

а) функціональні плани – необхідні для впровадження управлінських рішень у різних функціональних сферах виробництва, обумовлені стрімкими змінами (маркетинговий, фінансовий і виробничий плани);

б) одночасні плани – зазвичай розробляються у зв’язку з впровадженням будь-якого проекту або програми, що відіграють допоміжну роль у впровадженні загальної стратегії та передбачають дії разового характеру;

в) стабільні плани – містять розробку конкретних указівок для регулярно повторюваних операцій типових виробничих процесів, які не схильні до змін у довгостроковому періоді.

Основними ланками поточного плану є календарні плани (місячні, квартальні, піврічні), які являють собою детальну конкретизацію цілей і задач, поставлених стратегічним і довгостроковим планами.

4. Вихідні умови для реалізації всіх видів планів створюються шляхом розв’язання в організації задач науково-технічної та кадрової політики, що забезпечує високоефективне використання матеріальних і трудових ресурсів виробництва.

Науково-технічна політика розв’язує такі основні задачі:

швидка і чітка адаптація виробництва до постійно мінливих умов конкретних ринків;

внесення відповідних коректив у поточні та довгострокові

плани;

мінімізація витрат у зв’язку зі зміною планів.

Реалізація цих рішень здійснюється за такими найважливішими напрямами як орієнтація виробництва на випуск нових товарів (при цьому враховується, що новизна товару для даної фірми відрізняється від новизни товарів, які не мають аналогів на ринку); оперативне технічне оновлення своєї продукції і забезпечення виробництва традиційних товарів.

Розробка науково-технічної політики припускає наявність, як невід’ємної частини, розвиток і впровадження нових технологій, вирішення питань матеріально-технічного та кадрового забезпечення.

86

Загальний менеджмент

Кадрова політика розв’язує задачі:

планування задоволення потреби у трудових ресурсах;

створення резерву кандидатів на робочі місця, їх оцінювання та відбір кращих;

розробки системи оплати праці, спрямованої на залучення й збереження працівників;

професійної орієнтації, навчання та адаптації працівників, найнятих в організацію;

розробки методів оцінки трудової діяльності та реалізації практичних висновків з цієї оцінки (підвищення, зниження заробітної плати, переміщення і звільнення працівників).

5. Реалізація задач кадрової політики передбачає ефективне функціонування системи мотивації персоналу. Мотивація – процес, за допомогою якого керівництво організації спонукає працівників діяти для досягнення організаційних цілей, у такий спосіб задовольняючи особисті бажання та потреби. Мотивація є засобом сполучення інтересів організації з особистими інтересами її працівників. Всі сучасні теорії мотивації засновані на результатах психологічних досліджень і роблять основний натиск на визначення переліку і структури потреб людей.

Численні теорії мотивації прийнято поділяти на дві групи: 1) змістовні й 2) процесуальні. Змістовні теорії базуються на потребах і пов’язаних з ними чинниках, що визначають поведінку людей. Процесуальні теорії мотивації намагаються пояснити, як виникає цілеспрямоване поведінка, як вона спрямовується, підтримується і закінчується. Це пов’язано з необхідністю управління поведінкою людей незалежно від змісту мотивації.

6. Важливою функцією управління є функція координації та розпорядження, що полягає в установленні постійних і часових відносин між усіма підрозділами організації, визначенні порядку та умов її функціонування. Ця функція реалізується двома шляхами: а) через адміністративно-організаційне та б) оперативне управління.

Адміністративно-організаційне управління передбачає визна-

чення структури організації, встановлення взаємозв’язків і розподіл функцій між усіма підрозділами, надання прав і встановлення відповідальності між працівниками апарату управління.

Оперативне управління забезпечує функціонування фірми відповідно до затвердженого плану. Воно полягає в періодичному або безперервному порівнянні фактично отриманих результатів з резуль-

87

Глава 4. Функції управління

татами, наміченими планом, і подальшим його коригуванням. Оперативне управління безпосередньо пов’язане з поточним плануванням.

7. Управлінський контроль – функція управління, без якої не може бути реалізована повною мірою жодна з інших функцій управління. Контроль покликаний забезпечити правильну оцінку реальної ситуації та створювати передумови для внесення коректив у заплановані показники розвитку як окремих підрозділів, так і всієї організації. Тому контроль виступає одним із головних інструментів вироблення політики та ухвалення рішень, що забезпечують нормальне функціонування організації і досягнення намічених нею цілей як у довгостроковій перспективі, так і в питаннях оперативного керівництва.

Система функцій управління в узагальненому виді наведена на рис. 4.2.

1.1. Вивчення
споживача продукції		Загальна функція
та послуг
		управління
1.2. Аналіз
можливостей об’єкта
управління

1.3. Узагальнення 1.1
і 1.2 та інформація
про можливості
об’єкта управління
обслуговувати
клієнтів		1. Цільова		2. Забезпе-
		функція		чувальна
		управління		функція
				управління
1.4. Формування
мети управління
1.5. Перетворення
мети на задачі
управління
1.6. Визначення
пріоритетів у
розв’язанні задач
1.7. Встановлення
послідовності
розв’язання задач

2.1. Прогнозування, стратегічне планування

2.2.Маркетинг

2.3.Оперативне

планування

2.4.Формування технічної та кадрової

політики

2.5.Стимулювання

2.6.Координація та розпорядництво

2.7.Облік, аналіз, контроль

Рис. 4.2. Система функцій управління

88

Загальний менеджмент

4.4. Обіг функцій управління

Функції управління визначають необхідні методи управління – сукупність процедур, способів, прийомів. Взаємодія всіх груп функцій породжує нерозривну єдність економічних і адміністративних методів управління, перетворює адміністрування на засіб реалізації економічних методів, а економічні методи (спонукання), доповнені адміністративними (примус), стають економічними інструментами управління.

Єдність функцій управління в усіх блоках і елементах організаційної структури управління створює замкнутий цикл взаємодії прямих і зворотних зв’язків – «замкнутий контур» (рис. 4.3). Його особливість у тому, що він не одноразовий, а постійно повторюється, тому управління здійснюється не як одиничний кругообіг, а як безперервний обіг. Остання з забезпечувальних функцій (облік, аналіз, контроль) є початковою, вихідною для перших із цільових функцій – вивчення потреб споживачів та отримання даних про стан об’єкта управління та управління ним. Випадання будьякої з функцій може створити ситуацію, коли нормальна (ефективна) життєдіяльність об’єкта управління стає проблематичною або неможливою.

Рис. 4.3. Взаємозв’язок і обіг функцій управління

89

Глава 4. Функції управління

Будь-який управлінський цикл починається з визначення мети, досяжної за даних умов, і закінчується контролем і аналізом ефективності її реалізації (відповідності отриманих результатів меті, прийнятому рівню витрат).

4.5. Функції безпосереднього управління

Об’єкт управління – від суспільства до окремої сім’ї – утворює єдине ціле в результаті цілеспрямованого впливу на його внутрішні та зовнішні зв’язки і процеси. Для здійснення цього функціонально однорідного впливу створюється організація управління. Її структура залежить від масштабів, характеру і призначення об’єкта управління. Для кожної функції може створюватися спеціальний орган управління, функції можуть об’єднуватися або поділятися на частини, деталізуватися.

Ієрархічна структура функцій та організації управління дає змогу процесу управління реалізувати принципи їх сумісності і забезпечити об’єкту управління реалізацію його об’єктивної цілеспрямованості.

Змістовна природа функцій на всіх рівнях управління та сама. Різними є обсяги і характер роботи з їх реалізації. Вниз по ієрархічним рівням управління «розмірність» виконуваних функцій зменшується, а їх число може збільшуватися. Чим більше об’єкт управління, тим чіткіше розділені функції, чим він менший, тим більше сполучені функції в одному органі управління. Функції безпосереднього управління об’єктом, його підрозділами назвемо функціями третього порядку. Це функції виконання управління, які перетворюють його в системну структуру видів діяльності з управління. Кожен з видів діяльності, будучи функціонально спеціалізованим, пов’язаний з іншими і тому наділений необхідністю взаємодії і відповідальністю.

Залежно від сфери реалізації функції управління поділяються на внутрішні і зовнішні. Внутрішні охоплюють безпосереднє управління об’єктом. До них належать визначення мети, організація, внутрішньофірмове планування, координація, регулювання, стимулювання, кадрова і технічна політика, управління виробничими процесами, аналіз, облік, контроль. Внутрішні функції управління дають змогу виробничій системі зберігати свою якісну визначеність незалежно від різного роду зовнішніх впливів. Водночас будь-який об’єкт

90