4.2. Формування структури номенклатури реалізованої продукції

Перед початком роботи в програмі (початком оформлення господарських операцій) користувач може полегшити роботу співробітників компанії і сформувати структуру товарно-матеріальних цінностей, що реалізуються компанією. Т. е. співробітникам компанії при створенні документів пов'язаних з номенклатурою реалізованої продукції не потрібно буде витрачати час на створення нової номенклатурної позиції в довіднику «Номенклатура», а скористатися вибором вже існуючих позицій. При цьому на етапі формування структури номенклатури реалізованої продукції відразу можливо врахувати ступінь (глибину) необхідної аналітики при формуванні звітів, пов'язаних з рухом ТМЦ. Т. е. користувач може сформувати стільки груп (гілок) дерева вкладеності і їх глибину (підгруп) скільки йому може знадобитися при аналізі діяльності компанії. Наприклад, можна сформувати одну групу ТМЦ - «Кондитерські вироби», а можна створити вкладені групи - «Цукерки», «Печиво», «Вафлі» і т. д. При цьому користувач може сформувати, наприклад, звіт з продажів кондитерських виробів з розшифровкою за видами цих виробів. Слід зазначити, що в довіднику «Номенклатура» передбачено створення до п'яти рівнів вкладеності.

4.3. Формування бази контрагентів і співробітників

Перед початком роботи в програмі (початком оформлення господарських операцій) користувач може полегшити роботу співробітників компанії і сформувати структуру контрагентів і співробітників компанії. База співробітників необхідна для нормальної роботи системи, наприклад, для закріплення конкретних співробітників (матеріально відповідальних осіб) за складами, також у багатьох документах створюваних в програмі є посилання на конкретних співробітників (наприклад, документи по касових операціях, за розрахунками з підзвітними особами). І взагалі програма передбачає закріплення за кожним документом певного користувача системи, а, отже, і співробітника компанії. При цьому на етапі формування структури бази контрагентів користувачі відразу можуть врахувати ступінь (глибину) необхідної аналітики при формуванні звітів, пов'язаних із взаєморозрахунками з контрагентами компанії. Т. е. користувач може сформувати стільки груп (гілок) дерева вкладеності і їх глибину (підгруп) скільки йому може знадобитися при аналізі діяльності компанії в розрізі її контрагентів. Найпростішим прикладом формування структури бази контрагентів може служити поділ їх на наступні групи - «Постачальники», «Покупці», «Реалізатори». Слід зазначити, що в довіднику «Контрагенти» передбачено створення до п'яти рівнів вкладеності.

4.4. Введення початкових даних

У разі, якщо підприємство хоче почати використовувати програму «1С: Підприємство Торгівля + Склад» в момент, коли діяльність вже велася, а господарські операції вже відбувалися, тобто не «з нуля», виникає необхідність внести початкові дані, які сформувалися на підприємстві до даного моменту.

У даному випадку можна вести мову про наступні залишках:

- Залишки в касі підприємства;

- Залишки на розрахункових рахунках підприємства;

- Залишках взаєморозрахунків з підзвітними особами підприємства;

- Залишки товарно-матеріальних цінностей на складах підприємства;

- Залишки товарно-матеріальних цінностей підприємства, що стоять у резерві;

- Залишки товарно-матеріальних цінностей, переданих на реалізацію контрагентам підприємства;

- Залишках реалізованих товарно-матеріальних цінностей комітентів підприємства;

- Залишках взаєморозрахунків з покупцями підприємства;

- Залишках взаєморозрахунків з постачальниками підприємства;

Документ «Введення залишків ТМЦ» є узагальненим документом, за допомогою якого вводяться початкові залишки відповідних партій ТМЦ. За допомогою документа «Введення залишків ТМЦ» можна в момент підготовки до експлуатації програми «1С: Підприємство Торгівля + Склад» безпосередньо сформувати залишки на складах і ввести відповідні партії ТМЦ без виписування фіктивних документів. При цьому проведення даного документа фіксує не тільки формування залишків товарно-матеріальних цінностей на відповідному складі підприємства, але і задає відповідну інформацію по партіях ТМЦ. Необхідно врахувати те, що товари з однієї партії, наприклад партії прийнятих на реалізацію товарів одного комітента, можуть перебувати на декількох складах. У цьому випадку користувачеві слід оформляти окремий документ введення залишків на кожен склад.

У конфігурації передбачено поділ обліку ТМЦ по фірмах і складам (матеріально-відповідальним особам). Відповідно для кожного поєднання фірма-склад необхідно буде оформити окремий документ введення залишків ТМЦ. По кнопці <Операція> в документі «Введення залишок ТМЦ» визначається заданий вид операції. Цим вибором виду операції і вибраним статусом партії (поле «Вид ТМЦ») визначається виду партії вводяться залишків. Залежно від встановленого виду операції змінюється екранна форма документа та інформаційна рядок з назвою документа - «Введення залишків ТМЦ на складі», «Введення залишків ТМЦ переданих», «Введення залишків ТМЦ реалізованих».

У документі «Введення залишків ТМЦ» існує дві закладки - «Шапка» і «Таблична частина». На закладці «Шапка» задаються параметри і заповнюються реквізити документа. На закладці «Таблична частина» заповнюються відомості про номенклатурних позиціях товарно-матеріальних цінностей - найменування, кількості, собівартості, продажній ціні, номерах ВМД, країні походження, додаткових властивостях партії ТМЦ (колір, розмір і т. д.).

Введення залишків ТМЦ на складі.

У документі необхідно вибрати операцію (кнопка <Операція>) - «Залишки ТМЦ на складі». Після цього екранна форма документа і назва документа зміняться. За допомогою даного документа вводяться залишки всіх партій ТМЦ, що зберігаються на вибраному складі фірми. Статус партії визначається в полі «Вид ТМЦ». Кількість створених документів визначається тим обсягом наявної інформації про залишки партій товарно-матеріальних цінностей, яку має користувач. Якщо користувач має тільки загальну інформацію про залишки ТМЦ і не може її деталізувати до рівня статусу партії ТМЦ, то користувач може оформити один документ з видом ТМЦ «Товар (куплений)». При цьому інформацію про постачальника користувач може не вказувати. Залежно від виду обраного складу (оптовий чи роздрібний) змінюється тип документа: Введення залишків ТМЦ на складі або Введення залишків ТМЦ на складі (роздріб). Ця зміна фіксується a інформаційної рядку з назвою документа.

На закладці «Таблична частина» в графу «Сума (руб)» вводиться сумарна собівартість (без урахування ПДВ) залишків ТМЦ у валюті бухгалтерського обліку. У графі «Всього (руб)» розраховується загальна собівартість залишків ТМЦ з урахуванням податків. У графі «Всього (USD)» розраховується загальна собівартість вводяться залишків ТМЦ у валюті управлінського обліку. Сума перераховується за курсом, заданому в довіднику «Валюти» на дату створюваного документа. Підсумкові суми у валюті бухгалтерського та управлінського обліку (перерахована за курсом) можуть бути довільно відкориговані користувачем. При введенні залишків на роздрібному складі додатково необхідно заповнити інформацію про продажну ціну, за якою ТМЦ буде враховуватися і продаватися в роздріб (прод. ціна). Відпускна ціна заповнюється завжди у валюті бухгалтерського обліку (грн.). Параметри партії: властивість, країна походження та номер ВМД вводяться у відповідні графи специфікації документа.

Введення залишків ТМЦ, переданих на реалізацію контрагентам.

Для введення залишків необхідно встановити операцію (кнопка <Операція>) - «Залишки ТМЦ, передані на реалізацію». Цим видом документа вводяться залишки товарно-матеріальних цінностей, наявні у комісіонера на реалізації. При виборі цієї операції у формі документа з'являється поле «Комісіонер» і реквізити - «Контрагент» і «Договір». Для кожного комісіонера повинен бути введений свій документ введення залишків. На закладці «Шапка» документа повинен бути зазначений комісіонер і договір, за яким вводяться залишки ТМЦ. Якщо у комісіонера на реалізації залишилися ТМЦ, що мають різні статуси партії, наприклад, продукція, матеріали (запчастини), куплені товари та товари прийняті на комісію, то для кожного статусу партії необхідно оформити окремий документ введення залишків. У тому випадку, якщо на реалізації у комісіонера залишився товар, раніше прийнятий на комісію у комітента (Вид ТМЦ - товар (прийнятий)), то необхідно в полях «Контрагент» і «Договір» (Постачальник партії) вказати комітента і договір, за яким товар приймався підприємством на комісію. У всіх інших випадках заповнювати ці поля не обов'язково. На закладці «Таблична частина» даного виду документа з'являється графа - «Стоїмо.», В якій вказується загальна вартість (з урахуванням податків) позиції номенклатури, за якою вона була передана на реалізацію. Загальна вартість вказується в тій валюті, яка визначена в договорі комісіонера, зазначеного в документі.

Введення залишків реалізованих товарів комітента.

У тому випадку, якщо на момент оформлення введення початкових залишків товари комітента вже вважаються проданими, тобто оформлений документ відвантаження товарів, прийнятих на реалізацію у комітента покупцю, проте з комітентом за ці товари ще не розрахувалися (не оформлений документ «Звіт комітенту»), виникає необхідність занесення початкових залишків по реалізованих товарно-матеріальних цінностей комітента. Вид ТМЦ в цьому документі встановлюється в «Товар (прийнятий)» (даний реквізит стає доступним для редагування). У документі вказується комітент і його договір, за яким існують залишки реалізованих товарів, за які ще не відзвітували перед комітентом. Для кожного комітента повинен бути оформлений окремий документ. На закладці «Таблична частина» документа в графі «Стоїмо. (Руб)»вказується собівартість реалізованих товарів у встановленій в налаштуваннях валюті бухгалтерського обліку. При остаточних розрахунках з комітентом на підставі даного документа вводиться документ «Звіт комітенту».

У документі «Введення залишків ТМЦ» конфігурацією передбачений реквізит - «Проект». Проект - це своєрідна мітка документа. До проекту можуть відноситься і документи, оформлені для різних контрагентів. Цей реквізит документа може залишатися не заповнений. Очистити поле «Проект» можна по кнопці <X>.

Конфігурація «Торгівля + Склад» дозволяє коректувати і обробляти одночасно цілу групу документів. Групова обробка документів викликається з пункту «Групова обробка» головного меню програми «Документи». У налаштуваннях обробки можна відібрати список документів для групової обробки. Провести відбір можна по виду документа. Можна відібрати документи, що належать одній фірмі або одній юридичній особі, документи оформлені для одного контрагента або в рамках одного договору з контрагентом. Також можна відібрати документи, що мають одного автора або належать одному проекту. Можна також зробити відбір по статусу документа (проведені, з проведені, помічені на видалення). У формі обробки передбачено два поля зі списком документів - «Види оброблюваних документів» і «Види необроблюваних документів». Список документів, які необхідно опрацювати можна уточнити (перемістити з поля оброблюваних документів в поле необроблюваних і навпаки). Перенесення виду документа між полями здійснюється за допомогою клавіші <Enter> або подвійного клацання миші, або по кнопках «<-» і «->". Або за допомогою кнопок "<=" і "=>«користувач може перенести всі види оброблюваних документів в те чи інше поле вибору. По кнопці <Сформувати> у вікно обробки видається список всіх документів, які відповідають умовам, заданим у вікні налаштування. Установка (зняття) позначки у документа проводиться за допомогою клавіші <Enter> або подвійного клацання миші. Для установки (зняття позначок) можна користуватися стандартними кнопками («Позначити все", «Скасувати позначку у всіх", "Інвертувати позначку у всіх"). При цьому по кнопці <Налаштування> користувач має можливість повернутися до налаштувань параметрів даної обробки.

З документами можна провести наступні групові дії:

«Надрукувати» (з попереднім переглядом або на принтер без перегляду). По кнопці <Виконати> буде роздруковані всі документи, зазначені в списку відповідно до тієї друкованої формою, яка встановлена ​​за умовчанням в документі. По кнопці <Друк> роздруковується реєстр документів, зазначених у списку.

«Позначка на видалення» (Поставити, Зняти) - позначаються на видалення все зазначені документи або знімається позначка на видалення з усіх зазначених документів, які були раніше помічені на видалення.

«Зробити з проведені» - скасувати проведення у зазначених документів.

«Віднести до проекту» - у зазначених документів встановити обраний проект.

По кнопці <Виконати> здійснюється групова обробка документів.

По кнопці <Налаштування> можна повернутися в вікно налаштування параметрів.

По кнопці <Друк> можна роздрукувати реєстр зазначених документів.

Кнопка <Закрити> - вихід з групової обробки документів.