Розділ 5

5.1. Касові операції

Згідно порядку ведення касових операцій всі касові операції підприємства необхідно оформляти за допомогою документів, передбачених даним порядком. Надходження коштів у касу підприємства оформляється за допомогою документа Прибутковий касовий ордер, а видача грошових коштів - документом Видатковий касовий ордер.

Документ «Прибутковий касовий ордер» (ПКО) призначений для обліку надходжень готівкових грошових коштів у касу підприємства. Залежно від встановленого виду оплати, за допомогою даного документа можуть бути сформовані наступні види надходження готівки до каси: «Оплата від покупця», «Повернення від подотчетнік», «Повернення від постачальника». У разі оформлення надходження виручки з каси при роздрібному продажу передбачено такі види оплати - «Роздрібна виручка» і Роздрібна виручка (ЕНВД)». Крім того, є такий вид надходження грошей, як «Інше», що дозволяє фіксувати за допомогою цього документа надходження грошей, які не підпадають під перераховані вище види оплати. У конфігурації передбачений облік грошей в декількох касах підприємства, тому при оформленні документа необхідно вибрати касу, в яку фіксується надходження готівки. Залежно від стану взаєморозрахунків з покупцем, внесена сума може бути, при необхідності, при проведенні документа автоматично на окремі частини: - оплата відвантажених ТМЦ (наданих послуг); - оплата реалізованих ТМЦ; - надходження авансу від покупця. Кожна з цих частин внесеної в касу суми відображається відповідно до правил бухгалтерського обліку. У тому випадку, якщо за допомогою прибуткового касового ордера формується передоплата, то на підставі прибуткового касового ордера можна виписати рахунок-фактуру на отриману передоплату. У цьому випадку рахунок-фактура оформляється як рахунок-фактура на авансовий платіж. На закладці «Друк» користувач може внести наступну інформацію - підстава оприбуткування коштів і додаток до ПКО.

По кнопці «Друк» формується друкована форма ПКО (Уніфікована форма № КО-1), затверджена постановою Держкомстату Росії від 18.08.98 № 88. По кнопці «Чек» може бути сформований чек на фіскальному реєстраторі.

Документ «Видатковий касовий ордер» (РКО) призначений для фіксування виплати готівкових грошових коштів. Новий документ викликається за допомогою підпункту «Видатковий касовий ордер» пункту «Каса» головного меню програми «Документи». Залежно від встановленого виду оплати за допомогою даного документа можуть бути сформовані наступні види виплати готівкових грошових коштів: «Оплата постачальнику», «Видача суми в підзвіт», «Повернення оплати покупцеві». Крім того, є такий вид виплати грошей - «Інше», який дозволяє зафіксувати за допомогою цього документа витрата готівкових коштів з каси підприємства, який не підпадає під перелічені вище види оплати. У конфігурації передбачений облік грошових коштів у різних касах компанії, тому при оформленні документа необхідно вибрати касу, з якої буде проводитися виплата готівки. У конфігурації ведеться окремий облік грошових коштів у розрізі фірм в різній валюті. В одній касі (або в декількох касах) можуть зберігатися кошти в рублях, доларах США, ЄВРО відповідно по різним фірмам. При заповненні інформації в РКО необхідно фіксувати валюту грошових коштів і фірму, від імені якої проводиться витрата готівкових грошових коштів з каси підприємства. Залежно від стану взаєморозрахунків з покупцем, внесена сума може бути, при необхідності, при проведенні документа автоматично розбита на окремі частини: - оплата отриманих ТМЦ (послуг); - оплата ТМЦ, прийнятих на реалізацію від комітента; - виплата авансу постачальнику. Кожна з цих частин внесеної суми відображається відповідно до правил бухгалтерського обліку. На закладці «Друк» вводиться необхідна інформація для правильного формування друкованої форми документа - інформація про те, кому видані готівкові гроші (поле «Видати» в друкованій формі документа), а також заснування видачі грошей з каси і додаток по документу.

По кнопці «Друк» формується друкована форма РКО (Уніфікована форма № КО-2), затверджена постановою Держкомстату Росії від 18.08.98 № 88. По кнопці «Чек» може бути сформований чек на фіскальному реєстраторі.

Документ «Переміщення грошей (каса)» служить для здійснення операції з переміщення грошових коштів між касами і фірмами підприємства. Документ зберігається і редагується в журналі «Каса». Новий документ викликається з пункту «Каса» головного меню програми «Документи» через підпункт «Переміщення грошей (каса)». Операція переміщення грошових коштів проводиться в тому випадку, якщо в касі, зазначеної в документі в групі полів «Платник», є достатня кількість готівкових коштів в зазначеної в документі валюти для вибраної фірми. Переміщення грошей між фірмами можливо тільки в тому випадку, якщо фірми, зазначені у групах «Платник» і «Одержувач», мають одне і те ж юридична особа, але різні аналітичні ознаки управлінського обліку. Крім фірми Платника і Одержувача в документі необхідно задати їх каси. Переміщення грошових коштів можна сформувати в будь-якій валюті.

Слід звернути увагу, що переміщення готівки між різними юридичними особами за допомогою цього документа не передбачено. Операцію переміщення грошей між різними юридичними особами, згідно порядку ведення касових операцій, необхідно оформляти за допомогою двох документів: «Видатковий касовий ордер», оформлений від імені однієї фірми, і «Прибутковий касовий ордер» від особи іншої фірми.

Документ «Чек ККМ" призначений для оформлення масового продажу товарів населенню в роздріб. Важливо відзначити, що «Чек ККМ" може оформлятися тільки з того складу і для тієї фірми, які задані в налаштуваннях користувача за замовчуванням. Отримання грошей формується в касі також заданої в налаштуваннях користувача за замовчуванням. Зміна цих параметрів у самому документі не передбачено. Як і в будь-якому іншому роздрібному документі, відвантаження ТМЦ може бути здійснена тільки за фіксованими цінами. Документ може бути оформлений як з оптового, так і з роздрібного складу. У тому випадку, якщо даний документ оформляється з оптового складу, то в якості фіксованих цін застосовуються ціни, тип яких заданий на закладці «Режими» в налаштуваннях параметрів обліку. Цей же тип цін використовується при відвантаженні в роздріб послуг. У тому випадку, якщо даний документ оформляється з роздрібного складу, то ціни фіксуються в момент надходження ТМЦ на роздрібний склад - в документі «Надходження в роздріб» або «Переміщення ТМЦ (вроздріб)». Документи «Чек ККМ" можуть застосовуватися при масовій торгівлі в роздріб з використанням ККМ в режимі фіскального реєстратора або в режимі «On Line» (при цьому в режимі «On Line» чеки формуються автоматично). Документ «Чек ККМ" може бути оформлений також у тому випадку, якщо в конфігурації не підключений жоден касовий апарат. В якості каси в цьому випадку може бути обрана каса, яка не є ККМ, а чек може бути роздрукований у вигляді товарного чека. Чеки створюються, зберігаються і редагуються в журналі «Чеки ККМ». Новий документ викликається також за допомогою підпункту «Чек ККМ" пункту «Робота з ККМ» головного меню програми «Документи». Підбір товару в документ може проводитися за допомогою штрих-сканера. У полі «Штрих-код» можна також набрати штрих-код вручну, конфігурація повинна знайти цей товар і автоматично (якщо товар знайдений) заповнить інформацію про нього в специфікації документа. При підборі товару в специфікацію документа автоматично встановлюються ті ціни, за якими товар передавався на роздрібний склад, тобто ціни, вказані в документі «Переміщення ТМЦ (вроздріб)» або ціни, зазначені в документі «Надходження в роздріб» як роздрібних цін. Документи виду «Чек ККМ" оформляються у конфігурації протягом касової зміни ККМ. При цьому після закінчення касової зміни ККМ спеціальної регламентної обробкою «Закриття касової зміни» (підпункту «Закриття касової зміни» пункту «Робота з ККМ» головного меню програми «Документи»). Всі поточні документи «Чек ККМ" видаляються; замість них формується і проводиться узагальнюючий документ «Звіт ККМ", який підводить підсумки продажу в роздрібній торгівлі для конкретної ККМ (зазначеної в настройках обробки). Для прискорення роботи документ «Чек ККМ" при проведенні враховує тільки зміна залишків товару на складі, а списання партій товарів не виконується, тому що це найбільш довга за часом процедура і для скорочення часу проведення чека вона не виконується. Партійний облік товарів проводиться вже при проведенні зведеного документа «Звіт ККМ".

Обробка «Закриття касової зміни». По закінченні касової зміни ККМ спеціальної регламентної обробкою «Закриття касової зміни» всі поточні документи «Чек ККМ" видаляються, а замість них формується узагальнюючий документ касової зміни «Звіт ККМ", що збирає разом всі продажі в роздрібній торгівлі з конкретною ККМ за зміну. При проведенні документа «Звіт ККМ" він формує узагальнені проводки по всіх регістрах, в тому числі і по партіях товарів і по взаєморозрахунках з контрагентами. Документи одночасно фіксують і факт відвантаження і факт оплати. При роботі з ККМ в режимі Off-Line використання документа «Чек ККМ" не передбачається. Просто наприкінці касової зміни обробкою «Закриття касової зміни» відразу формується «Звіт касової зміни».

Реалізована в конфігурації обробка "Завантаження ККМ (" Off-Line ") торговельного залу» є спеціальною регламентної обробкою, за допомогою якої перед початком касової зміни завантажуються дані про що продаються товари з бази даних «1С: Підприємства» в ККМ, що працюють в режимі «Off -Line»і підключення до даного робочого місця. Цю обробку можна запустити тільки з того робочого місця, на якому є доступ і настроєно підключення ККМ в режимі «Off-Line». Для цього потрібно вибрати в головному меню програми «Документи» пункт «Робота з ККМ», підпункт «Завантаження ККМ (" Off-Line ")».