5.3. Надходження товарів

У конфігурації «1С: Підприємство Торгівля + Склад» реалізована можливість оформлення крім звичайного надходження товарно-матеріальних цінностей («Надходження ТМЦ», «Надходження ТМЦ (імпорт)», «Надходження ТМЦ (роздріб)»), а й оформлення попередніх домовленостей у взаєминах з постачальниками («Замовлення постачальникові»), а також оформлення операцій з постачальниками (комітентами) в межах договорів комісії («Надходження ТМЦ (комісія)», «Звіт комітенту», «Повернення постачальнику (комісія)»).

Документ «Замовлення постачальникові» призначений для оформлення попередньої домовленості про придбання у постачальника товарно-матеріальних цінностей і може бути документом, на підставі якого здійснюється оплата та отримання ТМЦ. Товарно-матеріальні цінності, за якими оформлено замовлення на поставку, враховується, як очікуваний ТМЦ.

Нове замовлення викликається за допомогою підпункту «Замовлення постачальникові» пункту «Постачальники» головного меню програми «Документи». У конфігурації передбачена можливість автоматичного розподілу ТМЦ, отриманих від постачальника, за раніше оформленими заявками покупця. Т. е. якщо покупець виявив бажання придбати у підприємства конкретний товар (оформлений документ «Заявка покупця»), то замовлений у постачальника (по документу «Замовлення постачальникові») даний товар буде взаємозалежний з даними покупцем і його заявкою. У конфігурації передбачена також можливість коригування замовлення. Коригування замовлення проводиться за допомогою несформованого на його підставі такого ж документа - «Замовлення постачальникові». Для оформлення оплати постачальнику, на підставі документа «Замовлення постачальникові» можна виписати документ «Видатковий касовий ордер» у разі готівкової оплати або сформувати безготівкову оплату за допомогою документа «Платіжне доручення» з подальшим занесенням його в банківську виписку.

Отримання товарно-матеріальних цінностей за виписаним замовленням постачальнику можна оформити за допомогою документа «Надходження ТМЦ (купівля-продаж)» або «Надходження ТМЦ (імпорт)». Конфігурація «Торгволя + Склад» передбачає оформлення замовлення ТМЦ у комітента, тоді на підставі документа «Замовлення постачальникові», виписаного для комітента, оформляється документ «Надходження ТМЦ (комісія)». Графа «За заявкою покупця» заповнюється інформацією про ту заявці покупця, для якої буде зарезервована ТМЦ, яка надійде за що оформлюється замовленням. За допомогою кнопки <Заповнити> можна зробити автоматичне заповнення специфікації документа. Автоматичне заповнення замовлення постачальнику виробляється на основі аналізу документів «Заявка на поставку», відвантаження по яким запланована (поле «Відвантаження с» в документі «Заявка») після передбачуваного надходження по оформляти замовлення (поле «Поставка до» в документі «Замовлення»). Кількість ТМЦ в замовленні постачальнику заповнюється виходячи з того, скільки ТМЦ залишилося відвантажити за заявками, за вирахуванням зарезервованого і вже замовленої кількості за заявками.

Автоматичне заповнення специфікації документа може проводитися за наступними варіантами, які вибираються зі списку:

- «Зведено по всіх заявках» - специфікація документа буде заповнена тими ТМЦ, які необхідно замовити згідно з наведеним вище алгоритмом. При цьому підсумовуються всі однакові позиції ТМЦ, поле «За заявками покупців» не заповнюється.

- «Детально по всіх заявках» - заповнюється аналогічно попередньому варіанту, однак при цьому однакові товари не підсумовуються, і автоматично заповнюється поле "За заявками покупців».

- «Зведено за обраними заявками» - при виборі даного пункту меню відкривається форма з обробкою підбору документів, за допомогою якої можна відібрати заявки за значеннями реквізитів. У відкривається формі передбачено три закладки - «Вибір документів», «Відбір за значеннями реквізитів», «Загальні властивості». На закладці «Відбір за значеннями реквізитів» користувач може вибрати зі списку реквізитів відбираються документів необхідні йому (встановивши на потрібних прапор вибору) і задати конкретне значення обраних реквізитів. При цьому існує можливість задати кілька значень для обраних реквізитів і задати умову відбору («Одне зі списку» або «Всі окрім вибраних»). На закладці «Загальні властивості» користувач може визначити умови підбору документів - «Включати позначені на видалення» (Все, Непомічені на видалення, Помічені на видалення), «Включати проведені» (Все, Проведені, Чи не проведені) і задати опції відбору документів - «Очищати таблицю обраних об'єктів перед відбором»,»Обмежити список умов»,»Включити в вибірку групи довідника». Відбір заявок до попереднього списку проводиться кнопкою <Знайти документи>. У списку відібраних заявок можна відзначити заявки, за якими необхідно заповнити замовлення. На закладці «Вибір документів» можна поставити ті реквізити підбираються документів, які будуть складати стовпці в таблиці вибірки заявок по кнопці <Вибрати показуються реквізити>.

Перенесення ТМЦ за заявками в документ «Замовлення постачальникові» виробляється по кнопці <ОК>. При заповненні специфікації документа однакові товари сумуються, поле «За заявками покупців» не заповнюється.

- «Детально за обраними заявками» - заповнюється аналогічно попередньому варіанту. При заповненні специфікації документа однакові товари не сумуються і заповнюється поле «За заявками покупців».

- «За даними звіту" Заявки покупців "" - при виборі даного пункту меню відкривається звіт "Заявки покупців". У звіті можна встановити відповідні фільтри і відібрати потрібні позиції ТМЦ. Перенесення даних в документ «Замовлення постачальникові" здійснюється по кнопці <Перенести в документ>. Замовлення формується сводно без деталізації за заявками покупців.

- «За даними звіту" Планування закупівель "" - при виборі даного пункту меню відкривається звіт "Планування закупівель". У звіті можна встановити відповідні фільтри і відібрати потрібні позиції ТМЦ. Перенесення даних в документ "Замовлення постачальникові" здійснюється по кнопці <Перенести в документ>. Замовлення заповнюється згідно з даними, представленим в колонці звіту «Необхідний обсяг закупівлі". Замовлення формується сводно без деталізації за заявками покупців.

- «За мінімального залишку» - у замовлення будуть додані ТМЦ, вільного кількості яких, за вирахуванням вже замовлених позицій, не вистачає до заданого в довіднику «Номенклатура» мінімального залишку. Слід зазначити, що в тому випадку, якщо користувачеві дозволено продавати резерв, оформлений за іншим договором, автоматичне заповнення специфікації документа «Замовлення постачальникові» може бути некоректним.

По кнопці <Дії> можна провести наступні дії:

- Пункт «Структура підпорядкованості» відкриває вікно, що містить дерево структури підпорядкованості, в яку включений даний документ.

- Пункт «Звіт про рухи документа» для проведеного документа показує зміни в інформаційній базі, виконані цим документом.

- Пункт «Оновлення цін у довіднику" дозволяє для тих позицій, які зазначені в документі, встановити в довіднику цін такі ж ціни, які зазначені в документі і автоматично перерахувати інші ціни, згідно з заданим націнками.

- Пункт «Ввести на підставі» дозволяє вводити нові документи на підставі обраного.

- Пункт «Перейти в журнал» відкриває загальний журнал документів і встановлює курсор на даному документі. У тому випадку, якщо в настройках користувача встановлений прапор «Закривати документ при переході до журналу", документ буде автоматично закритий.

- Пункт «Звіт про стан замовлення» дозволяє отримати звіт про стан виконання замовлення на поточну дату.

- Пункт «Вивантажити (надіслати ел. Поштою)» дозволяє відправити документ в електронному вигляді.

Документи «Надходження ТМЦ (купівля-продаж) (Надходження ТМЦ (комісія))» створюються, зберігаються і редагуються в журналі «Постачальники». Новий документ викликається також за допомогою підпункту «Надходження ТМЦ (купівля-продаж)» або «Надходження ТМЦ (комісія)» пункту «Постачальники» головного меню програми «Документи». Залежно від обраного пункту меню в екранній формі документа (кнопка <Операція>) буде автоматично визначено тип оформлюваної операції - купівля або прийом на комісію, що в свою чергу буде відображено в текстовому рядку з назвою документа.

Закупівлю однієї і тієї ж позиції з довідника «Номенклатура» за допомогою документа «Надходження ТМЦ (купівля-продаж)» можна оформити як купівлю різного виду ТМЦ (товару або матеріалу). Не дивлячись на те, що в списку вибору виду ТМЦ присутні ще й продукція і напівфабрикат, для оприбуткування ТМЦ даного виду необхідно використовувати документ «Оприбуткування ТМЦ». При відвантаженні конфігурація «Торгівля + Склад» автоматично визначить вид відвантажується ТМЦ відповідно до документа поставки і коректно сформує бухгалтерські проводки. Вид ТМЦ вибирається в графі «Вид ТМЦ» на закладці «Таблична частина». При підборі ТМЦ за каталогом можна встановити такий режим підбору, при якому графа «Вид ТМЦ» встановлюватиметься відповідно з тим значенням, який обраний як значення за замовчуванням в діалозі підбору. Операція прийому на комісію може бути проведена тільки для товарів.

У конфігурації передбачена можливість вести партійний облік ТМЦ в розрізі різних властивостей партії ТМЦ. В якості такої властивості можуть бути використані термін зберігання ТМЦ, колір, розмір і т. д. При надходженні ТМЦ необхідно оформляти надходження однієї і тієї ж ТМЦ, що має різні властивості, кількома рядками в специфікації документа. Графи «ВМД», «Країна», «Властивість» заповнюються за допомогою діалогового вікна форми елемента довідника «Партии ТМЦ». Дане вікно викликається при активізації будь-якого з перерахованих полів подвійним клацанням лівої кнопки миші або клавішею <Enter>.

У тому випадку, якщо необхідно при надходженні імпортних товарно-матеріальних цінностей відобразити інформацію про митні збори і мита оформляється документ «Надходження ТМЦ (імпорт)». У даному документі, крім стандартних для такого типу документа закладок, присутня додаткова закладка «Митниця, митний збір», на якій заповнюється інформація про рублевих і валютних митних зборах, стягнутих при придбанні цих ТМЦ. У полі «Митниця» - «Контрагент» заповнюється найменування митниці, а в полях «Договір» («Рублевий митний збір» і «Валютний митний збір») задаються назви і номери тих договорів з митницею, за якими стягується сума рублевого і валютного митного збору. Сама сума записується вручну у відповідні поля. Сума валютного збору записується в тій валюті, яка визначена у валюті відповідного договору. Нижче наводиться її еквівалент в рублях, перерахований за курсом, зазначеним у документі. Додатково можна встановити варіант валюти визначення суми мита та ПДВ для бухгалтерського обліку («Мито сплачується у валюті» і «ПДВ сплачується у валюті»). Номер ВМД та країна походження вказується для кожної позиції товару на закладці «Таблична частина». Мито, що стягуються з кожного ТМЦ, вказуються в табличній частині документа (закладка «Таблична частина»). Ціна ТМЦ вказується у валюті документа, митна вартість автоматично перераховується в рублі (встановлену валюту ведення бухгалтерського обліку) за курсом вказаним у документі. Величину митної вартості можна змінити вручну. У полі «% мита» вказується відсоток, що стягується мита, сума мита розраховується автоматично виходячи із заданого відсотка і величини митної вартості. Суму мита можна задати і вручну, однак при цьому раніше зазначений відсоток мита залишається незмінним. Ручне завдання суми мита зручно використовувати в тому випадку, якщо необхідно округлити цю суму, залишивши при цьому незмінним відсоток стягується податкового збору. Сума ПДВ обчислюється автоматично у валюті ведення бухгалтерського обліку виходячи з величини митної вартості та мита. Даний документ оформляється завжди з урахуванням ПДВ у сумі документа. Користувач має можливість вручну змінити суму ПДВ.

За допомогою документа «Звіт комітенту» оформляється факт виникнення заборгованості перед комітентом за товари, які були прийняті від нього на комісію і реалізовані підприємством. До оформлення даного документа в конфігурації «Торгівля + Склад» вважається, що фірма нічого не повинна комітенту, незалежно від того проданий вже товар даного комітента чи ні. Документи «Звіт комітенту» створюються, зберігаються і редагуються в журналі "Надходження". Новий документ викликається також за допомогою підпункту «Звіт комітенту» пункту «Постачальники» головного меню програми «Документи».

У конфігурації «Торгівля + склад» передбачено кілька способів розрахунку заборгованості перед комітентом. Звіт комітенту може оформлятися по всіх проданих товарах комітента (перемикач встановлений в положення «За всіма проданих товарах комітента») або тільки по обраних позиціях номенклатури (перемикач встановлений в положення «Тільки по обраних позиціях номенклатури». У тому випадку, якщо необхідно відкоригувати список товарів, за продаж яких необхідно звітувати перед комітентом або змінити ціни, рекомендується встановлювати перемикач в положення «Тільки по обраних позиціях номенклатури». Оплата комітенту за реалізовані товари може бути проведена, як готівкою грошовими коштами за допомогою документа «Видатковий касовий ордер», так і перерахуванням грошових коштів на його розрахунковий рахунок у банку. Перерахування грошей на розрахунковий рахунок комітента оформляється за допомогою документа «Платіжне доручення» з його подальшим внесенням в банківську виписку («Рядок виписки (витрата)». Дані документи по розрахунках з комітентом можуть бути введені на підставі документа «Звіт комітенту».

Документ «Рахунок-фактура отриманий» призначений для реєстрації рахунків-фактур, отриманих від постачальників підприємства. Документ має, як зазвичай, номер і дату. Крім того, в нього вноситься інформація про номер і дату отриманого рахунку-фактури (поля «Вхідний №» і «від»). Датою оприбуткування ТМЦ вважається дата документа-підстави, внести який можна по кнопці <Підстава>. У конфігурації «Торгівля + Склад» облік в розрізі номерів ВМД і країн походження ведеться в рамках партійного обліку. Номер ВМД та країна походження оформляються у відповідності з документом поставки, обраному як документа-підстави. Якщо в документі встановлено прапор «Автоматично включати в книгу покупок», то записи книги покупок будуть сформовані автоматично після проведення регламентного документа «Формування книги покупок». Якщо цей прапор не встановлений, то для того, щоб сформувалися операції запису книги покупок, необхідно на підставі документа «Рахунок-фактура отриманий» ввести документ «Запис книги покупок». Документ «Рахунок-фактура отриманий» може бути введений і без документа-підстави для формування проводок і записів книги покупок по які торговельних операцій. Введення такого документа проводиться з журналу документів «Отримані рахунки-фактури» або із загального журналу. У цьому випадку в документі з'являється додаткова закладка «Суми», на якій заповнюється специфікація документа (Всього з ПДВ,% ПДВ, Сума ПДВ, Без ПДВ, Вид боргу / Вид НДС (Борг за товари, Борг за послуги, Борг за роботи, Борг за матеріали, Борг за ОС, Борг за НМА), Країна походження, Номер ВМД). Так як при формуванні проводок по даному документу необхідно деталізувати отриманий ПДВ по субрахунках бухгалтерського обліку, то в документі необхідно вводити роздільні суми з різних видів боргу (видами ПДВ).

Документ «Запис книги покупок» призначений для ручного формування записів у книзі покупок. Цей документ вводяться тільки на підставі документів «Рахунок-фактура отриманий», тобто вручну з пункту головного меню програми даний документ ввести не можна. Дані документи вводяться на підставі тільки тих рахунків-фактур, для яких прапор «Автоматично включати в книгу покупок» не встановлений, в іншому випадку система видасть попередження - «По вибраному рахунку-фактурі встановлено автоматичний режим формування книги покупок» і документ не буде сформований. Даний документ дозволяє коригувати суму записи в книзі покупок. При виборі документа-підстави конфігурація «Торгівля + Склад» запрошувати суму записи, яку необхідно внести в книгу покупок. За умовчанням в документі сума записи заповнюється значенням тієї суми, яка введена в рахунку-фактурі, обраному як документа-підстави. Однак, користувач може вручну відкоригувати цю суму. Введена сума буде розподілена пропорційно за зафіксованими в документі ставками ПДВ. У полі «Доп. інформація»вводиться будь довільна інформація, яка, на думку користувача, повинна бути відображена в книзі покупок. Для зручності заповнення існує можливість вибору з стандартних написів: «часткова оплата», «авансовий платіж» і т. д.

Документ «Формування книги покупок» служить для оформлення процедури автоматичного формування записів книги покупок за певний період. У даному документі задається дата закінчення періоду формування (по яке число необхідно автоматично формувати записи книги покупок), дата початку автоматично встановлюється рівною даті початку того місяця, за який необхідно сформувати записи книги покупок (дата початку місяця, в який потрапила дата закінчення періоду формування, встановлена ​​користувачем). При формуванні даного документа враховуються тільки ті рахунки-фактури, в яких встановлено прапор в поле «Автоматично включати в книгу покупок». Реєстр непогашених рахунків-фактур, тобто тих рахунків-фактур, за якими з якихось причин в програмі не були сформовані записи в книзі покупок, можна переглянути в звіті «Книга покупок». Для цього в настройках звіту необхідно вибрати вид звіту - «Реєстр непогашених рахунків-фактур».

Документ «Коригування боргу постачальника» призначений для ручного коректування боргу постачальника. Даний документ вводиться за підпунктом «Коригування боргу (постачальник)» пункту «Інші» головного меню програми «Документи». У полі «Контрагент» заноситься інформація про «постачальників» і «Договорі», за якими формуватиметься коректування. По кнопці <Борг контрагента> користувач може сформувати і переглянути докладний звіт про взаєморозрахунки з обраним контрагентом за договором з деталізацією за документами (звіт формується на дату точки актуальності). При цьому сума заборгованості отримана після формування звіту виводиться в текстовому рядку праворуч від кнопки <Борг контрагента>. Сума заборгованості постачальника виводиться в тій валюті, яка встановлена ​​в якості валюти взаєморозрахунків в обраному договорі (дана валюта договору довідково виводиться в полі «Валюта договору:»). У полі «Сума по документу:» автоматично формується сума по документу (з поля «Сума»), представлена ​​у валюті взаєморозрахунків за договором. При цьому документом передбачено як збільшення, так і зменшення боргу постачальника перед фірмою (кнопка «+ / -»).

На закладці «Корр. рахунок»користувач може задати рахунок, на який буде віднесено суму боргу (з довідника»План рахунків») та аналітика даного рахунку по субконто вибраного рахунка. У полі «Проект» можна вибрати проект, до якого буде ставитися даний документ.