6.5. Створення аналітичних звітів

Звіт «Динаміка продажу» призначений для отримання інформації про динаміку продажів за обраний період часу. Період даного аналізу встановлюється в настройках звіту (Період). Даний звіт викликається з підпункту «Динаміка продажів» пункту «Аналітичні звіти» головного меню програми «Звіти». Аналіз даних у звіті можна деталізувати до рівня день, тиждень, місяць, квартал, рік. Тобто, за допомогою цього звіту користувач може, наприклад, отримувати порівняльну характеристику продажів за квартал з деталізацією по місяцях. У цьому випадку в періоді формування звіту повинні бути задані дата початку та дата закінчення кварталу, а деталізація повинна бути задана - місяць. Якщо об'єктом аналізу є покупець, то можна провести порівняльний аналіз динаміки продажів для різних покупців. Можна також скористатися таким поняттям, як основна властивість покупців. За допомогою основної властивості покупців зручно робити порівняльний аналіз продажів товарів у різних містах. Для цього необхідно в налаштуваннях параметрів обліку вибрати в якості основного властивості «Місто», а у формі покупця необхідно вибрати з довідника «Значення властивостей» назву міста, в якому продаються товари. Встановивши в якості аналізованого показника «Властивості покупця» користувач може отримати інформацію про динаміку продажів у кожному конкретному місті і провести порівняльний аналіз. Якщо об'єктом аналізу є постачальник, то можна провести порівняльний аналіз динаміки продажів для різних постачальників. Можна порівняти динаміку продажів товарів декількох конкретних постачальників (довільний список постачальників може бути заданий за допомогою множинного фільтра) або встановити для постачальників різні значення властивостей (наприклад, вітчизняні виробники та імпортні постачальники) і отримати порівняльний аналіз динаміки продажів з точки зору властивостей постачальників. У налаштуваннях даного звіту можна встановити поріг суттєвості (поле «Віднести до інших <»). Якщо даний параметр не встановлено рівним нулю, то всі дрібні (тобто по модулю не перевищують даний поріг) продажу будуть показані загальною сумою з написом «Інші».

Звіт «Динаміка оборотних коштів» призначений для оцінки динаміки загального стану компанії. Даний звіт викликається з підпункту «Динаміка оборотних коштів» пункту «Аналітичні звіти» головного меню програми «Звіти». Він дозволяє отримати користувачеві повну структуру активів і пасивів, а також тенденції їх зміни. Звіт може бути сформований по всій компанії або по конкретній фірмі, що входить до складу компанії. У тому випадку, якщо фірми, що входять до складу компанії, мають одне і те ж юридична особа, але різні ознаки управлінського обліку, то можливо буде сформувати звіт окремо по юридичній особі («Юридична особа») або за різними аналітичними ознаками управлінського обліку («Управлінська аналітика») для порівняння даних та оцінки динаміки зміни оборотних коштів. Звіт може бути сформований за будь-який період часу з будь-якою деталізацією даних. Наприклад, для порівняння динаміки оборотних коштів по днях місяця, потрібно встановити період - місяць, а деталізацію - день. Звіт виводиться у вигляді діаграм, на яких представлені активи і пасиви за різними статтями обороту. Передбачений також графік, в якому наводиться порівняльна характеристика активів і пасивів - співвідношення пасивів і активів. Користувач може самостійно вибрати вид діаграми зі списку видів - «Гістограма», «Графік», «Графік з областями».

Звіт «Аналіз продажів» служить в системі для аналізу прибутковості продажів. У звіті формується інформація про всіх продажах, проведених за період часу, зазначений у звіті. Даний звіт викликається з підпункту «Аналіз продажів» пункту «Аналітичні звіти» головного меню програми «Звіти». Звіт про продажі можна сформувати як по кожній фірмі, що входить до складу компанії, так і по всій компанії в цілому. Можна також сформувати звіт по юридичній особі або по конкретному аналітичному ознакою управлінського обліку. Якщо звіт необхідно сформувати по всій компанії в цілому, то поле вибору фірми (юридичної особи, управлінська аналітики) заповнювати не треба. Якщо користувачеві необхідно подивитися в загальному звіті по компанії інформацію про продажі кожної з фірм, які входять до її складу, то необхідно встановити в списку «Деталізація звіту» прапорець «Фірма». У тому випадку, якщо у звіті необхідно деталізувати інформацію за документами, то в списку «Деталізація звіту» необхідно встановити прапор «Документи руху».

Інформація, яка формується у звіті:

- Од. - Одиниця виміру ТМЦ.

- Кількість - кількість ТМЦ, виражене в заданих одиницях виміру (основних або базових).

- Собівартість - собівартість ТМЦ, розрахована на дату продажу у валюті управлінського обліку.

- Продажі - сума продажів ТМЦ, виражена у валюті управлінського обліку.

- Профіт - різниця між сумою продажу і собівартості в абсолютному вираженні.

- Профіт% - різниця між сумою продажу і собівартості в процентному вираженні.

Звіт «Торгова шахматка» призначений також для аналізу продажів компанії. Даний звіт викликається з підпункту «Торгова шахматка» пункту «Аналітичні звіти» головного меню програми «Звіти». Звіт виводиться у вигляді шахматки. За горизонтальної та вертикальної осі звіту у звіті можна вивести різноманітну інформацію залежно від встановлених відміток у списках «По горизонталі» і «По вертикалі». Наприклад, по горизонталі (у рядку) можна вивести список клієнтів (покупців), а по вертикалі (в стовпцях) список товарів. На перетині виводиться інформація про продажі даного товару даному покупцю. Якщо при перегляді звіту встановити покажчик миші на число і провести подвійне клацання лівою клавішею миші, то відкриється розшифровка суми, тобто звіт про продажі даного товару даним контрагенту з розкриттям до постачальників товару і видаткових документів. Моментом реалізації відданих на реалізацію ТМЦ вважається дата звіту комісіонера. Звіт формується у валюті управлінського обліку. Так як суми в документі завжди фіксуються у валюті управлінського обліку, ці дані і будуть відображатися у звіті. За умовчанням рядки в звіті впорядковані в алфавітному порядку. Якщо встановити прапор «Сортувати рядка за питомою вагою», то рядки будуть впорядковані за спаданням питомої ваги «внеску» ТМЦ або контрагента (залежно від положення перемикача формату виводу) в загальну суму аналізованого показника, тобто, відповідно, виручки або прибутку. Стовпці впорядковані в алфавітному порядку.

Інформація, яка формується у звіті:

- ТМЦ / Постачальник - назва аналізованих показників представлених у стовпцях по горизонталі і вертикалі.

- Разом (виручка по відвантаженню, прибуток по відвантаженню) - підсумкове значення суми продажів по рядку і по стовпці відповідно до обраного показником.

- Питома вага (%) - питома вага продажу даних ТМЦ (ТМЦ певної властивості) або даного постачальника (покупця, покупців з певним властивістю і т. д.) в загальній сумі продажів.

Звіт «АВС-аналіз ТМЦ» дозволяє користувачам розраховувати такі характеристики роботи компанії, як сума відвантажених ТМЦ за цінами відвантаження, величина і відсоток прибутку, обчисленої виходячи із суми відвантаження та собівартості на дату відвантаження будь-яку з цих характеристик ТМЦ. Даний звіт викликається з підпункту «АВС-аналіз ТМЦ» пункту «Аналітичні звіти» головного меню програми «Звіти». Дані про прибутковість ТМЦ можна вивести у вигляді діаграми і провести порівняльний аналіз прибутковості різних ТМЦ в грошовому вираженні. Прибутковість ТМЦ розраховується як в абсолютному вираженні, причому в будь-якій валюті, так і в процентному відношенні. З допомогою завдання особливих параметрів налаштування звіту можна провести різний відбір і угруповання параметрів звіту. У звіт користувач може відібрати інформацію з конкретних ТМЦ, групам ТМЦ, а також за довільним списку ТМЦ, груп ТМЦ і властивостей ТМЦ (на закладці «Множинний фільтр»). Можна задати період продажів. Це той період часу, за який аналізуються продажу для розрахунку отриманого прибутку. Всі дані в звіті формуються у валюті управлінського обліку. Як об'єкт аналізу можна вибрати конкретні ТМЦ, в цьому випадку розрахунок за аналізованого показника буде по кожній позиції обраних ТМЦ. Якщо список позицій номенклатури дуже великий, то рекомендується проводити АВС - аналіз ТМЦ за основними властивостями ТМЦ, наприклад за видами товарів - макарони, сіль, печиво і т. д. Використовуючи даний звіт, користувач може проводити ABC-аналіз ТМЦ. При цьому ABC-аналіз ТМЦ полягає в поділі всіх ТМЦ на три групи (A, B і C) у відповідності зі ступенем їх важливості (наприклад, відповідно до обсягу прибутку, отриманого від продажу, або обсягу самих продажів). Подібне розбиття дає можливість користувачеві визначити номенклатуру товарів, що вимагає особливої ​​уваги.

АВС-аналіз ТМЦ може проводитися за різними показниками: обсяг продажів (виручка по відвантаженню), прибуток з відвантаження і відсоток прибутку за відвантаженням. ABC-аналіз будується на тому принципі (закон Парето), що, як правило, 80% від усього обсягу продажів (прибутку) компанії досягається за рахунок не більше, ніж 20% товарів, і, навпаки, 80% всіх ТМЦ дають не більше 20 % обороту.

У зв'язку з цим все ТМЦ можна розбити на 3 групи:

A - ТМЦ, що дають 80% прибутку. У таку групу потрапляють ті ТМЦ, які в основному визначають обороти всієї фірми,

C - 80% ТМЦ з найменшою важливістю, частка участі яких в обороті фірми невелика,

B - всі інші ТМЦ, що займають проміжне положення між групами A і С.

Використовуючи фільтри, надані даними звітом, можна легко відібрати всі ТМЦ, що дають 80% всього прибутку фірми або 80% усієї виручки з відвантаження. Для цього в поле показник необхідно вибрати потрібний показник, встановити прапор «Показати об'єкти» і ввести в текстове поле значення відсотка. За допомогою налаштувань можна у звіті показати ТМЦ, що дають певний відсоток показника прибутку за відвантаженням (виручки з відвантаження) і розташувати їх у порядку зростання або спадання.

Інформація, яка формується у звіті:

- Собівартість продажів - собівартість продажів ТМЦ. Собівартість визначається відповідно до визначеної в документі відвантаження партії списання ТМЦ. Якщо застосовується метод обліку за середньої собівартості, то собівартість розраховується на дату відвантаження товару. У валюту управлінського обліку собівартість перераховується за курсом, зазначеним у документі відвантаження.

- Виручка з відвантаження - сума проданих ТМЦ за цінами відвантаження. Якщо відвантаження проводилася не у валюті управлінського обліку, то перерахунок здійснюється за курсом документа.

- Прибуток з відвантаження - різниця між обсягом продажу (виручкою з відвантаження) і собівартістю продажів.

- Прибутковість (%) - відношення прибутку за відвантаженням до собівартості, виражене у відсотках.

Дані в звіті «ABC-аналіз ТМЦ» представлені у вигляді діаграми. Користувачеві надана можливість вибору виду діаграми в налаштуваннях звіту: «Гістограма» або «Кругова».

Для здійснення аналізу взаємин компанії з покупцями призначений звіт «ABC-аналіз покупців». Даний звіт викликається з підпункту «АВС-аналіз покупців» пункту «Аналітичні звіти» головного меню програми «Звіти». За допомогою параметрів налаштування даного звіту можна провести різний відбір і угруповання параметрів звіту. У звіт можна відібрати інформацію з конкретних контрагентам, групам контрагентів, а також за довільним списку контрагентів, груп контрагентів та властивостей контрагентів (на закладці «Множинний фільтр»). У даному звіті користувач може проаналізувати інформацію про собівартість ТМЦ, відвантажених конкретному покупцеві, виручці, отриманої при відвантаженні ТМЦ покупцеві і суми оплати. На основі цих даних у звіті обчислюється відсоток прибутку за відвантаженням у вартісному та відсотковому вираженні. Сформовані звітом дані представлені не тільки в табличному вигляді, але й вигляді діаграми, за допомогою яких легко порівняти такі параметри, як прибутку у відсотках з відвантаження, абсолютні прибутку, а також сумарні обороти продажів (виручка по відвантаженню) для різних покупців. Всі дані в звіті наводяться у валюті управлінського обліку. Як об'єкт аналізу можна вибрати конкретного покупця, в цьому випадку розрахунок за аналізованого показника буде по кожному покупцеві. Якщо список покупців дуже великий, то рекомендується проводити АВС - аналіз покупців за основними властивостями покупців, наприклад, проаналізувати продаж товарів у різних регіонах або містах.

Використовуючи цей звіт, користувач може проводити ABC-аналіз покупців. ABC-аналіз покупців полягає в поділі всіх покупців на три групи (A, B і C) у відповідності зі ступенем їх важливості (наприклад, відповідно до обсягу прибутку, отриманого від продажу з покупцем, або загального обсягу продажів - виручки по відвантаженню).

Подібне розбиття дає можливість визначити тих контрагентів, які потребують особливої ​​уваги. АВС-аналіз може проводитися за різними показниками: обсяг продажів (виручка по відвантаженню), прибуток з відвантаження, відсоток прибутку за відвантаженням і сума отриманої оплати. ABC-аналіз будується на тому принципі (закон Парето), що, як правило, 80% від усього обсягу продажів (прибутку) фірми досягається за рахунок не більше, ніж 20% покупців, і, навпаки, 80% всіх покупців дають не більше 20 % обороту.

У зв'язку з цим всіх покупців можна розбити на 3 групи:

A - покупці, що дають 80% прибутку. У таку групу потрапляють ті покупці, які в основному визначають обороти всієї фірми,

C - 80% покупців з найменшою важливістю, частка участі яких в обороті фірми невелика,

B - всі інші покупці, що займають проміжне положення між групами A і С.

Використовуючи різні фільтри, надані даними звітом, можна легко відібрати всіх покупців, які дають 80% всього прибутку фірми або 80% усієї виручки з відвантаження. Для цього в полі «Показник» необхідно вибрати потрібний показник, встановити прапор «Показати об'єкти» і ввести в текстове поле значення відсотка. За допомогою налаштувань можна у звіті показати покупців, що дають певний відсоток показника прибутку за відвантаженням (виручки з відвантаження або суми отриманої оплати) і розташувати їх у порядку зростання або спадання.

Інформація, яка формується у звіті:

- Собівартість продажів - собівартість продажів ТМЦ контрагенту за вказаний в документі період часу. Собівартість визначається відповідно до визначеної в документі відвантаження партії списання ТМЦ. Якщо застосовується метод обліку за середньої собівартості, то собівартість розраховується на дату відвантаження товару. У валюту управлінського обліку собівартість перераховується за курсом, зазначеним у документі відвантаження.

- Виручка з відвантаження - сума проданих ТМЦ контрагенту за цінами відвантаження.

- Отримана оплата - сума, зафіксована в документах оплати для даного контрагента за період формування звіту.

- Прибуток з відвантаження - різниця між обсягом продажу (виручкою з відвантаження) і собівартістю продажів.

- Прибутковість (%) - відношення прибутку за відвантаженням до собівартості, виражене у відсотках.

Дані в звіті представлені також у вигляді діаграми. Вид діаграми користувач може вибрати сам: «Гістограма» або «Кругова» в настройках звіту.

У торгівлі часто зустрічаються ситуації, коли відвантаження (надходження) товарів не супроводжується одночасною їх оплатою. У цьому випадку можна говорити про те, що покупцеві (або відповідно, постачальником) надається товарний кредит, який повинен бути погашений до певного терміну. Термін кредиту у конфігурації «Торгівля + Склад» задається у формі договору з контрагентом. На підставі терміну кредиту з контрагентом в документі автоматично розраховується дата оплати (поле «Оплата до:» в документі). Користувач має можливість у документі змінити дату оплати. Контроль своєчасної оплати документів проводиться за допомогою звіту «Графік платежів». Даний звіт викликається з підпункту «Графік платежів» пункту «Аналітичні звіти» головного меню програми «Звіти». У цьому звіті складається графік виплат і надходжень грошових коштів від контрагентів. У ньому користувач може отримати інформацію про те, які заборгованості з виплат маються у контрагентів перед фірмою і, навпаки, які заборгованості є у фірми перед контрагентами. Терміни погашення заборгованостей обчислюються виходячи з встановленої в документі дати оплати. Графік платежів може бути сформований на будь-яку дату. Всі заборгованості у звіті згруповані за термінами їх погашення. Першим пунктом у цьому звіті завжди відображається інформація про прострочені борги контрагентів компанії і тих виплатах, які повинна призвести компанія в першу чергу своїм постачальникам за отримані товари. У графік платежів користувач може включити передбачувані надходження за оформленими заявками покупців («Враховувати надходження за заявками») та виплати за оформленими замовленнями постачальникам (Враховувати оплату замовлень»). Звіт можна деталізувати за кредитними документами, що викликав заборгованість, встановивши відповідний перемикач у вікні налаштувань. Звіт можна формувати в будь-якій валюті. При цьому суми надходження чи виплат будуть перераховані в цю валюту за курсом, зазначеним у довіднику валют на дату передбачуваної оплати документа (дата, зазначена в полі «Оплата до» в документі). Даний звіт дозволяє користувачеві також проконтролювати баланс надходжень і виплат. За допомогою спеціальної настройки «Наявні кошти» можна задати суму наявних у фірми грошових коштів на дату формування звіту. Звіт, враховуючи початкову суму, вирахує обсяг грошових коштів фірми з урахуванням всіх передбачуваних в майбутньому виплат і надходжень.

Інформація, яка формується у звіті:

- Початковий залишок коштів - сума грошових коштів, задана в настройках звіту («Наявні засоби»).

- Дата - дата, на яку слід зробити погашення боргу (дата, встановлена ​​в документі, як дата передбачуваної оплати документа).

- Контрагент - контрагент, якій слід провести виплату або який повинен розплатитися.

- Кредитний документ (тільки якщо звіт будується з деталізацією за документами) - документ, що викликав появу заборгованості контрагента (або заборгованості перед контрагентом).

- Надходження - сума, яку контрагент повинен виплатити компанії.

- Виплата - сума, яку необхідно виплатити контрагенту.

- Залишок наявних коштів - грошова сума з урахуванням всіх надходжень і виплат.

Звіт «Планування закупівель» призначений для аналізу продажів ТМЦ та планування необхідного обсягу закупівель на певний період. Даний звіт викликається з підпункту «Планування закупівель» пункту «Аналітичні звіти» головного меню програми «Звіти». Необхідний обсяг закупівель розраховується з урахуванням мінімального залишку, залишку ТМЦ на початок періоду продажів і середньої швидкості продажів. Мінімальний залишок задається для кожної позиції ТМЦ в його формі. У даному звіті користувач може також отримати повну інформацію про швидкість продажів ТМЦ (тобто про середню обсязі продажів ТМЦ за день) в ті дні, коли ТМЦ був в наявності, і про число таких днів. У звіті «Планування закупівель» встановлюються період аналізу продажів і період планування закупівель. Період аналізу продажів - це той період, на підставі продажів за який розраховується середня швидкість продажів ТМЦ за день. На підставі цієї швидкості продажів обчислюється передбачуваний обсяг продажів ТМЦ на період планування закупівель. За передбачуваного обсягу продажів і початкового складського залишку розраховується кількість ТМЦ, яке слід купити компанії, щоб до кінця періоду планування закупівель на складі залишилося оптимальну кількість ТМЦ, рівне мінімального залишку. Правильний вибір кордонів періоду аналізу продажів дозволяє досягати найбільш точної оцінки передбачуваного обсягу продажів у компанії. Так, для ТМЦ, рівень продажів яких не схильний до сезонних коливань і в середньому протягом усього часу залишається на одному і тому ж рівні, слід вибрати максимально великий період аналізу, наприклад, за один рік. Крім розрахунку необхідного обсягу закупівель звіт «Планування закупівель» дозволяє користувачам також виявити факт втрати прибутку торговою компанією, викликаний відсутністю на складі користуються попитом ТМЦ. У цьому звіті формуються дані про реальну кількість днів продажу ТМЦ, тобто тих днів, коли ТМЦ були присутні на складі, і про загальну кількість робочих днів у періоді аналізу продажів. Проаналізувавши ці дві величини, користувач може зробити висновки про величину втрат через відсутність ТМЦ. За допомогою параметрів налаштування даного звіту можна провести різний відбір і угруповання параметрів звіту. У звіт можна відібрати інформацію з конкретних ТМЦ, групам ТМЦ, а також за довільним списку ТМЦ, груп ТМЦ і їх властивостей (закладка «Множинний фільтр»).

Можна вибрати один з трьох варіантів розрахунку залишку ТМЦ на початок інтервалу планування закупівель:

1) Взяти з підсумків - буде отримано фактичне значення залишку (наявності товару) з підсумків на дату початку періоду закупівель.

2) Розрахувати по замовленнях / заявках - при розрахунку залишку враховуватиметься зарезервовані ТМЦ (виписані за документами «Заявка на склад» і «Заявка на поставку») і очікувані ТМЦ (виписані по документу «Замовлення постачальникові).

3) Равен мінімального залишку - при цьому передбачається, що до початку закупівель на складах залишиться заданий в довіднику номенклатури мінімальний залишок ТМЦ. Кількість днів, протягом яких продавалися ТМЦ, розраховується з урахуванням кількості робочих днів у тижні у фірми. Число робочих днів у тижні налаштовується у вікні налаштувань звіту. Для того, щоб показати тільки ті ТМЦ, для яких необхідний обсяг закупівель більше нуля, в настройках звіту потрібно встановити перемикач «Показати тільки необхідні закупівлі». На підставі даних щодо необхідного обсягу закупівель, представлених у звіті, можна автоматично сформувати документ «Замовлення постачальникові». Документ автоматично формується при натисканні на кнопку <Сформувати замовлення>.

Інформація, яка формується у звіті:

- Продано - кількість ТМЦ, відвантажених за період аналізу продажів.

- Днів продажу - число робочих днів за період аналізу продажів, протягом яких ТМЦ

продавалися (або були в наявності).

- Середня продаж за 1 день - швидкість продажу за день, одержувана як відношення загального обсягу відвантаження за період аналізу продажів до числа днів, в яких вчинялися продажу.

- Залишок на «дату початку закупівель» - залишок ТМЦ на початок періоду планування закупівель. Залишок розраховується відповідно до заданих в настройках алгоритмом розрахунку.

- Необхідний обсяг закупівлі - розраховану кількість ТМЦ, яке слід придбати фірмі для того, щоб ТМЦ можна було продавати протягом періоду планування закупівель, заданого в настройках звіту. Передбачається, що протягом цього періоду ТМЦ будуть продаватися по робочих днях з швидкістю, рівній середній швидкості продажу за період аналізу продажів і на момент початку продажів є залишок, вказаний в попередній графі.

- Планований обсяг продажів - кількість ТМЦ, яке планується продати в зазначеному періоді часу. Розраховується виходячи із середньої швидкості продажів за 1 день і кількості робочих днів в періоді планування закупівель.

Звіт «Реєстр документів» служить в системі для отримання списку документів різного виду. Даний звіт викликається з пункту «Реєстр документів» головного меню програми «Звіти». Користувач може вибрати види документів, що включаються в звіт, і встановити фільтр за реквізитами документа, включаючи фірму, контрагента, автора, проект і статус документів. Для кожного документа в списку виводиться наступна інформація: номер у списку, дата документа, вид документа, номер документа, автор документа, статус документа, сума (у валюті документа, разом з позначенням валюти), інформація. У графі «Інформація» виводиться найменування клієнта, договір. Звіт «Реєстр документів» може бути так само викликаний з будь-якого журналу документів по кнопці <Реєстр>. У цьому випадку в звіті будуть відображатися тільки ті документи, які присутні в даному журналі документів.