5.5. Продаж товарів

Швидка продаж.

Даний документ має два режими запуску «Швидка продаж» і «Продаж власній фірмі».

Режим «Швидка продаж» служить в системі для оформлення швидкої операції продажу товару оптом за готівку. Викликається з пункту «Швидка продаж» головного меню програми «Документи».

Процедура оформлення операції «Швидка продаж» наступна:

1. На закладці «Налаштування» користувачем вибираються ті документи, які необхідно сформувати і роздрукувати - «Заявку», «Реалізацію», «Прибутковий касовий ордер», «Рахунок-фактуру». При установці прапора на той чи інший документ швидкого продажу стає доступним для редагування графа, на якій задається кількість друкованих примірників і режим друку: з попереднім переглядом або без попереднього перегляду. За допомогою стрілок вправо і вліво можна збільшити або зменшити відповідно кількість примірників, які необхідно буде виводити на друк для даної позиції документа. Введені настройки запам'ятовуються і будуть встановлені за замовчуванням при наступному введенні документа «Швидка продаж».

2. На закладці «Шапка» вводиться інформація про постачальника і покупця їх договорах. Після заповнення інформації по покупцеві в документі встановлюється той тип цін, який заданий для нього в основному договорі. Так само валюта договору буде визначатися валютою взаєморозрахунків за договором, вказаним для покупця.

3. Закладка «Таблична частина» документа може бути заповнена шляхом підбору. Підбір товарів в специфікацію документа здійснюється за допомогою кнопки <Підбір>. При цьому значення реквізиту «Фірма» має бути заповненим.

4. Параметри документа, такі як Валюта, Курс, Кратність, порядок визначення ПДВ, Тип цін, Знижка, можуть бути задані користувачем по кнопці «Ціни» на закладці «Таблична частина».

5. Після заповнення специфікації документа необхідно натиснути кнопку <Швидка продаж>.

Конфігурація автоматично сформує і роздрукує весь список зазначених у налаштуваннях документів. Якщо в налаштуваннях встановлено прапор «Заявка», то при оформленні швидкого продажу формується документ «Заявка на склад», який резервує ТМЦ на конкретному складі, зазначеному в обробці «Швидка продаж».

Режим «Продаж власній фірмі» служить в програмі для швидкого оформлення необхідних документів при переміщенні ТМЦ і грошових коштів між фірмами, що мають різні юридичні особи. При проведенні даної операції оформляються документи продажу від імені однієї фірми і документи покупки на іншу фірму. Для оформлення даної операції слід попередньо в довіднику «Контрагенти» створити дві нові записи, що відповідають кожній з беруть участь в операції передачі ТМЦ і грошових коштів фірм. В якості виду контрагента встановити значення «Власне юридична особа», а в якості юридичної особи контрагента - потрібні записи з довідника «Власні юридичні особи». Оформлення цієї операції виробляється з пункту «Продаж власній фірмі» головного меню програми «Документи». На закладці «Шапка» в групі полів «Постачальник» необхідно вказати фірму і контрагента, від імені якої буде проводитися продаж. У групі полів «Покупець» необхідно вказати ту фірму і контрагента, від імені яких проводитиметься покупка. Для зручності проведення подальшого аналізу всі документи можна віднести до одного проекту (наприклад, до проекту «Переміщення між фірмами»). На закладці «Налаштування» визначаються ті документи (Касові ордери, Рахунок-фактуру (вид.), Рахунок-фактуру (получ.)), які будуть сформовані після виконання операції «Продаж власній фірмі». При установці прапора на той чи інший документ продажу власної фірми стає доступним для редагування графа, на якій задається кількість друкованих примірників і режим друку: з попереднім переглядом або без попереднього перегляду. За допомогою стрілок вправо і вліво можна збільшити або зменшити відповідно кількість примірників, які необхідно буде виводити на друк для даної позиції документа.

Документи «Реалізація (купівля-продаж» і «Надходження ТМЦ» формуються в обов'язковому порядку при проведенні даної операції. У налаштуваннях вказується тільки кількість друкованих копій, які необхідно вивести і роздрукувати на принтері. Додатково на закладці «Настройки» можна задати формування документів «Витратний касовий ордер»і»Прибутковий касовий ордер», встановивши прапор»Касові ордера». Крім того, можна сформувати і роздрукувати документи»Рахунок-фактура виданий»і»Рахунок-фактура отриманий». На закладці»Таблична частина»вказуються ті ТМЦ, які необхідно перемістити з однієї фірми в іншу. Створення, проведення та при необхідності друк документів здійснюється при натисканні на кнопку <Виконати>. Сформовані документи можна подивитися і відредагувати в загальному журналі документів.

«Пакетне введення документів» - спеціальний режим оформлення документів, що дозволяє в зручній для користувача формі створювати однотипні документи для різних контрагентів.

За допомогою пакетного введення можна створювати як документи для постачальників, так і документи для покупців. Для постачальників підприємства за допомогою пакетного введення документів можуть бути створені такі види документів: «Замовлення постачальникові», «Надходження ТМЦ (купівля-продаж)» і «Надходження ТМЦ (комісія)». Для покупців підприємства за допомогою пакетного введення документів можуть бути створені такі види документів: «Непідтверджена заявка», «Заявка на склад», «Заявка на поставку», «Реалізація (купівля-продаж)» і «Реалізація (комісія)».

За допомогою спеціальної таблиці, розташованої на закладці «Таблична частина», кількість ТМЦ розподіляється по контрагентам. Залежно від виду документів (документи для постачальника або документи для покупця) контролюється і розподіляється нестача ТМЦ або залишок ТМЦ. Вікно підготовки пакетного введення документів відкривається при виборі пункту «Пакетне введення документів» головного меню програми «Документи». На закладці «Параметри» користувачем встановлюються всі основні параметри, необхідні для оформлення документів. На закладці «Таблична частина» користувач задає специфікацію формованих документів. Для завдання специфікації документів потрібно вказати кількість ТМЦ для кожного конкретного контрагента. Дана кількість задається за допомогою таблиці. Позиціях ТМЦ відповідають рядки таблиці. По кнопці «Контрагенти» вибираються необхідні для пакетного введення контрагенти. Ці контрагенти додаються в табличну частину і розташовані в стовпцях таблиці. Що б видалити контрагента з табличної частини необхідно встановити курсор на колонці з потрібним контрагентом і скористатися кнопкою <X>, розташованої праворуч від кнопки <Контрагенти>. По кнопці «Договір» можливо встановити договір для кожного обраного контрагента. При цьому за допомогою даної кнопки буде відкриватися діалог вибору договору для того контрагента, на колонці якого встановлений курсор в даний момент.

Таблиця складається з наступних колонок:

«Номенклатура» - найменування ТМЦ;

«!» - Колонка, в якій з'являється відмітка, в тому випадку, якщо перевищується залишок ТМЦ (або якщо при розподілі нестачі ТМЦ за замовленнями розподілено більше, ніж потрібно);

«Од» - одиниця виміру ТМЦ;

«Усього» - залишок даного ТМЦ (або нестача) в заданих одиницях на поточний момент (на точку актуальності підсумків);

«Залишок» - залишок (брак) ТМЦ з урахуванням вже виписаного в таблиці ТМЦ;

«Ціна» - ціна ТМЦ. Заповнюється за типом цін, заданих на закладці «Параметри». При необхідності користувач може змінити ціну ТМЦ безпосередньо в таблиці. Для цього необхідно встановити курсор на потрібну комірку таблиці, натиснути клавішу <ENTER> або два рази натиснути ліву клавішу миші. У діалозі необхідно ввести нове значення ціни.

Колонки, відповідні контрагентам - назви цих колонок формуються за принципом: <найменування контрагента>, внизу відображається <найменування договору>. Додати нові ТМЦ в табличну частину можна, використовуючи кнопку <Номенклатура>. Для видалення товару з таблиці слід помістити виділення на відповідний рядок і натиснути кнопку <Х>, поряд з кнопкою <Номенклатура>. За допомогою кнопок <AZ> і <ZA> можна впорядковувати ТМЦ в таблиці по найменуванню, відповідно, в алфавітному і в зворотному алфавітному порядку.

Для додавання в таблицю нових контрагентів вимагається натиснути кнопку <Контрагенти> і

вибрати потрібних контрагентів у вікні, підбирання. При виборі контрагента для нього за замовчуванням задається договір, визначений для нього як основний договір на закладці «Договір взаєморозрахунків». Для завдання іншого договору, слід встановити курсор на відповідну колонку таблиці, натиснути кнопку <Договір> і вибрати необхідний договір з відкрився діалогу зі списком. Для видалення контрагента та договору з таблиці можна скористатися кнопкою <Х> поряд з кнопкою <Контрагенти>. Таблиця складу документів може використовуватися в двох режимах: з фіксацією і без фіксації перших стовпців («Номенклатура», «Од.», «Усього», «Залишок», «Ціна»). Режими перемикаються прапором «Фіксація». У режимі фіксації перераховані стовпці завжди є у вікні, а горизонтального прокручування піддаються тільки стовпці контрагентів. Це служить для зручності, оскільки в даному режимі вся необхідна інформація про залишки ТМЦ постійно присутня на екрані. З іншого боку, режим фіксації перших колонок не дозволяє редагувати ТМЦ безпосередньо в таблиці і задавати ціни. Цей процес стає можливим у режимі без фіксації перших колонок. Завдання кількості товару проводиться подвійним клацанням лівої кнопки миші по відповідній комірці таблиці. При цьому відкривається додаткове діалогове вікно, в якому необхідно задати кількість. Кнопка <Очистити> призначена для повного очищення табличній частині пакетного введення документів. Кнопка <Заповнити> призначена для автоматичного заповнення табличної частини пакетного введення документів. Для кожного виду документів передбачений свій алгоритм автоматичного заповнення таблиці пакетного введення.

«Реалізація (купівля-продаж)» («Реалізація (комісія)») - таблична частина автоматично заповнюється тими ТМЦ, які необхідно відвантажити за раніше оформленими заявками покупців. Список контрагентів і договорів заповнюється тими контрагентами та договорами, за якими, ще не зроблена відвантаження ТМЦ на дату оформлення пакетного введення. У тому випадку, якщо встановлено прапор «Враховувати резерви», то при заповненні кількості враховуватиметься кількість зарезервованих ТМЦ за конкретним договором.

«Непідтверджена заявка», «Заявка на склад», «Заявка на поставку» - список позицій у табличній частині буде автоматично заповнений тими залишками ТМЦ, які є на фірмі, зазначеної в обробці. У разі оформлення документів «Заявка на склад» і «Заявка на поставку» можна вказати конкретний склад і тоді автоматичне заповнення буде вироблено з урахуванням складу.

«Замовлення постачальникові» - список позицій в таблиці буде заповнений кількістю тих ТМЦ, в яких на даний момент не вистачає на зазначеному в документі фірмі. При нестачі враховується зарезервований раніше товар, мінімальний залишок ТМЦ. Якщо встановлений прапор «Враховувати замовлення», то буде враховуватися кількість ТМЦ, раніше оформлене за замовленнями постачальникам.

«Надходження ТМЦ» («Надходження ТМЦ (комісія)») - список позицій заповнюється негативними залишками ТМЦ на складі, зазначеному в обробці. Залежно від встановленого варіанту контролю залишків у налаштуваннях параметрів обліку, нестача заповнюється по фірмі, зазначеної в документі, по юридичній особі фірми, зазначеної в документі, по аналітичному ознакою управлінського обліку або по компанії в цілому.

«Продаж власній фірмі» - список позицій табличній частині буде автоматично заповнений по вертикалі тими ТМЦ, яких немає в наявності на обраної фірмі і складі. У горизонтальній частині таблиці будуть заповнені ті фірми, у яких дані ТМЦ є в наявності. На перетині стовпців буде вказано, яку кількість ТМЦ можна відвантажити з конкретної фірми.

«Купівля у власної фірми» - у горизонтальних стовпцях табличній частині автоматично заповнюються ті фірми, у яких є нестача ТМЦ. Причому список ТМЦ заповнюється тільки тими ТМЦ, які є в наявності у фірми, зазначеної на закладці «Параметри».

Формування (проведення та друк) документів відбувається по кнопці <Виконати>. По кнопці <Друк> можна сформувати інформацію про розподіл залишків або браку товарів, введену в обробку. У друкованій формі звіту можна відредагувати дані. Відредаговані дані будуть враховані при подальшій обробці інформації в діалозі обробки.

Документ «Заявка від покупця» служить в системі для оформлення попередньої домовленості про намір покупця придбати у підприємства товарно-матеріальні цінності. У конфігурації ведеться наскрізний облік заявок покупців, починаючи з моменту виписки документа «Заявка покупця», отриманих за конкретним замовленням постачальнику. При роботі із заявками покупців передбачено кілька режимів резервування ТМЦ.

Непідтверджена заявка.

У цьому випадку резервування ТМЦ за заявкою не здійснюється. Таку заявку рекомендується оформляти в тому випадку, якщо покупець попросив виписати йому рахунок, але ще невідомо, чи має намір він оплачувати і набувати ТМЦ.

Заявка на склад.

У цьому випадку ТМЦ резервується з поточних залишків ТМЦ на зазначеному в документі складі. Таку заявку слід оформляти в тому випадку, якщо необхідно зарезервувати ТМЦ за покупцем, наприклад при відпустці за готівку.

Заявка на поставку.

У цьому випадку проводиться аналіз майбутніх поставок за вже зробленим замовленнями постачальникам виходячи із зазначеної в документі дати передбачуваної відвантаження (графа «Відвантаження з:») з тим, що б, починаючи з цієї дати ТМЦ, під цю заявку виявилися зарезервовані. Таким чином, спочатку «резервуються» замовлені, але ще не надійшли ТМЦ (при їх реальному надходженні вони автоматично опиняться зарезервованими під дану заявку покупця), і тільки при нестачі очікуваних надходжень проводиться резервування з поточного складського залишку. При цьому резервування може вироблятися як на конкретному складі (якщо в документі вказано склад), так і по фірмі в цілому (якщо склад не зазначений). Оформлення таких заявок дозволяє збільшити розмір вільного (незарезервірованних) складського залишку за рахунок майбутніх надходжень по замовленнях постачальникам. Якщо ні вже існуючих замовлень постачальникам ні поточного складського залишку не вистачає для задоволення даної заявки покупця, то вона «ставиться в чергу». Це означає, що оформлення пізніше даної заявки покупця замовлення постачальникам з передбачуваною датою поставки, що потрапляє в період з дати заявки до дати передбачуваної відвантаження, виявляться «прив'язаними» до цієї заявці покупця. ТМЦ, оприбутковані по цих замовленнях, будуть автоматично зарезервовані для задоволення даної заявки покупця. Це дозволяє організовувати на підприємстві схеми «торгівлі по замовленнях», коли ТМЦ закуповується у постачальників тільки під уже зроблені заявки покупців оборотні кошти підприємства економляться за рахунок зменшення постійного залишку ТМЦ на складах підприємства.

По кожній заявці покупця можна вивести звіт про стан даної заявки на поточну дату (встановлену дату точки актуальності підсумків). Звіт про стан заявки покупця виводиться за допомогою кнопки <Дії> з випадаючого меню по рядку «Звіт про стан заявки». Цей пункт меню доступний тільки у формі документа «Заявка на поставку».

У звіті присутні такі графи:

- «Виписано» - показує кількість ТМЦ, зазначених у специфікації документа «Заявка на поставку»;

- «Відвантажено» - показує кількість ТМЦ, реально відвантажених по документу «Заявка на поставку» на дату точки актуальності підсумків;

- «Залишилося відвантажити» - показує різницю між кількістю виписаних та реально відвантажених ТМЦ;

- «Можна відвантажити» - показує кількість ТМЦ, яке є в наявності у фірми, зазначеної в документі (з урахуванням резерву по даній заявці). Враховується наявність ТМЦ на всіх складах, що входять до складу компанії по відношенню до конкретної фірми, зазначеної в заявці. Якщо в заявці перемикач встановлений в положення «На складі» і додатково вказано конкретний склад, то в звіті показується додаткова колонка «Наявність на складі», в якій проставляється поточний залишок ТМЦ на складі;

- «Очікується надходження» - показує кількість ТМЦ, розподілене для даної заявки по замовленнях постачальникам.

По кнопці <Друк> користувач може роздрукувати друковану форму даного документа - «Рахунок» для всіх режимів даного документа. Додатково для режимів - «Заявка на склад» і «Заявка на поставку» можна роздрукувати відповідну обраному режиму друковану форму.

Документ «Скасування заявок покупців» призначений для скасування заявок покупців створених раніше (наприклад, прострочених). На закладці «Шапка» даного документа вибирається фірма, за якою проводиться скасування заявок. У табличній частині міститься список відміняються заявок. По кнопці <Заповнити> викликається форма звіту «Оплата заявок», за допомогою якої можна сформувати список заявок покупців, що підлягають скасуванню. За умовчанням пропонується скасувати всі прострочені заявки, за якими не було ні оплати, ні відвантаження. Однак, склад і тип відміняються заявок можна редагувати, використовуючи різні фільтри (у т. ч. множинні). Кнопка <Підбір> дозволяє підбирати конкретні заявки з журналу «Заявка покупця». При проведенні документа «Скасування заявок покупців» скасовуються всі заявки, що містяться в табличній частині документа, резерви по них і їх розподіл по замовленнях.

Документ «Зняття резерву» служить в програмі для зняття резервів ТМЦ по фірмах або складах в розрізі договорів. Документ має два режими: «Зняття резерву по складу» і «Зняття резерву по фірмі», які можна встановити по кнопці «Операція». У першому випадку користувач обов'язково повинен вказати склад. У другому, знімаються резерви ТМЦ, сформовані тільки по фірмі в цілому. При натисканні кнопки <Заповнити> викликається форма звіту «Резерви ТМЦ», в якій користувач може встановити фільтри (у т. ч. множинні), по потрібних ТМЦ, контрагентах, договорах, і т. п., після чого користувач може подивитися отриманий список товарів і вивантажити його в документ, натисканням кнопки <Перенести в документ>. Документ можна, також, викликати з вищезгаданого звіту, натиснувши кнопку <Зняття резерву> в діалозі його форми.

При проведенні документ «Зняття резерву» знімає резерв за вказаною номенклатурі і договорами, вибираючи заявки покупця починаючи з самої останньої (за методом LIFO). Якщо кількість, задане в табличній частині цього документа, більше кількості зарезервованого за даною номенклатурою у розрізі даного договору, то видається відповідне повідомлення і даний документ не проводиться. Якщо є така можливість, то заявки покупця, за якими знято резерв, відносяться на вільні замовлення постачальникам.

Документ «Реалізація (купівля-продаж, комісія)» призначений для оформлення операції реалізації (відвантаження) ТМЦ. Факт відвантаження і відпустки ТМЦ на комісію (передачі ТМЦ на реалізацію) у конфігурації «Торгівля + Склад» фіксується одним і тим же документом. Вид операції, що здійснюється, а відповідно і назва документа змінюється при натисканні кнопки <Операція> в шапці документа. Новий документ викликається також за допомогою підпункту «Реалізація (купівля-продаж)» або «Реалізація (комісія)» пункту «Покупці» головного меню програми «Документи». При виборі відповідного пункту меню автоматично встановлюється тип здійснюваної операції (купівля-продаж або комісія) і назва документа. Документ може бути виписаний на підставі оформленої покупцеві заявці. У тому випадку, якщо документ відвантаження виписується на підставі заявки, за якою ТМЦ резервувався («Заявка на склад», «Заявка на поставку»), то автоматично знімається резерв ТМЦ, виписаного по даному документу. На підставі документа «Реалізація (купівля-продаж)» для подальшого відображення даних у книзі продажів вводиться рахунок-фактура. Рахунок-фактуру можна ввести на підставі проведеного документа за допомогою натискання кнопки <Рахунок-фактура>. По кнопці <Друк> користувач може сформувати друковану форму даного документа, При цьому користувачеві системою пропонується кілька варіантів друкованих форм (по кнопці стрілка вниз, розташованої ліворуч від кнопки <Друк>):

- «Друкована форма ТОРГ-12» - формується товарна накладна за уніфікованою формою № ТОРГ-12, затвердженої постановою Держкомстату Росії від 25.12.98 р. № 132;

- «Акт про надання послуг» - використовується при реалізації підприємством послуг, при цьому формується акт виконаних робіт на надані послуги;

- «Друкована форма» - формується проста друкована форма накладної;

- «Друкована форма з ВМД» - формується проста друкована форма накладної з додаванням колонок «Номер ВМД» і «Країна походження»;

- «Друкована форма ТОРГ-12 з вибором вантажоодержувача» - формується товарна накладна за формою ТОРГ-12 з процедурою вибору і подальшого потрапляння в друковану форму вантажоодержувача;

- «Друкована форма товарно-транспортної накладної» - формується товарно-транспортна накладна за типовою міжгалузевої формою № 1-Т, затвердженої постановою Держкомстату Росії від 28.11.97 р. № 78, з попереднім завданням параметрів (Термін доставки, ПІБ водія, реквізити автомобіля, перевізник, замовник, вид перевезення, пункт навантаження, пункт розвантаження) транспортного розділу накладної.

Документ «Реалізація (ОС, НМА та ін)» оформляється в тому випадку, якщо необхідно оформити реалізацію, яка не передбачена при відображенні торгових операцій. Як приклад можна привести реалізацію основних засобів та інших нематеріальних активів. Новий документ викликається за допомогою підпункту «Реалізація (ОС, НМА та ін)» пункту «Покупці» головного меню програми «Документи». У табличній частині даного документа вказується текстове назва реалізованих об'єктів, їх кількість, ціна, сума, ставка і сума ПДВ. Можна вказати тільки суму, не заповнюючи колонки «Ціна» і «Кількість». Для відображення інформації про реалізацію в книзі продажів на підставі даного документа можна сформувати рахунок-фактуру (кнопка <Рахунок-фактура> в даному документі).

Документ «Коригування відвантаження» вводиться в тому випадку, якщо після відвантаження товару змінюється передбачуваний вид оплати: з урахуванням або без урахування НП.

Можливо два варіанти оформлення документа «Коригування відвантаження».

1. У тому випадку, якщо документ реалізації був оформлений з урахуванням НП, а спосіб оплати, не потребує нарахування НП, необхідно провести сторнування НП. При цьому оформляється документ «Коригування відвантаження» з видом операції Коригування відвантаження (сторнування НП).

2. У тому випадку, якщо документ реалізації був оформлений без урахування НП, а по ньому зафіксований платіж, що вимагає нарахування НП, то необхідно оформити документ «Коригування відвантаження» з встановленим видом операції «Коригування відвантаження (нарахування НП)».

Документ реалізації, за яким проводиться коригування відвантаження, вказується у табличній частині документа. Таким чином, за допомогою одного документа «Коригування відвантаження» можна призвести сторнування або нарахування податку з продажів по декількох документах відвантаження. Документ «Коригування відвантаження» може бути введений на підставі документів: «Реалізація», «Реалізація (ОС, НМА та ін)» та «Реалізація (роздріб)». Залежно від виду оплати документа реалізації, документ автоматично визначає вид проведеної операції коригування відвантаження: сторнування НП або нарахування НП. По кнопці <Заповнити> можна автоматично занести в специфікацію документа всі документи реалізації, виписані від імені фірми і за договором, зазначеній у документі «Коригування відвантаження», за якими може бути проведений обраний вид операції коригування (нарахування або сторнування НП).

Документ «Реалізація (роздріб)» служить в системі для оформлення процесу відвантаження ТМЦ в роздрібній торгівлі. Даний документ зручно застосовувати в тому випадку, якщо при продажу ТМЦ у роздрібній торгівлі, факт оплати та відвантаження ТМЦ рознесені в часі (надходження грошей фіксується документом «Прибутковий касовий ордер» з встановленим видом оплати «Роздрібна виручка» або «Роздрібна виручка (ЕНВД)». Як приклад можна привести реєстрацію роздрібного продажу в магазинах, не провідних комп'ютерний облік. Документ може бути оформлений з оптового і роздрібного складу. У тому випадку, якщо документ оформляється з роздрібного складу, то продаж здійснюється за фіксованими цінами. Ціни фіксуються в момент надходження ТМЦ на роздрібний склад - в документі «Надходження в роздріб» або «Переміщення ТМЦ (вроздріб)». При продажу послуг в роздріб використовується тип цін, заданий в настройках параметрів обліку на закладці «Режими». Документ «Реалізація (роздріб)» може бути введений на підставі документа «Інвентаризація (роздріб)». Такий спосіб заповнення зручний у тому випадку, якщо продажі ТМЦ фіксуються в роздрібній торгівлі за результатами проведеної в торговому залі (на роздрібному складі) інвентаризації.

Документи «Звіт ККМ" створюються, зберігаються і редагуються в журналі «Покупці». Новий документ викликається також з підпункту «Звіт ККМ" пункту «Покупці» головного меню програми «Документи». Документи фіксують відразу і факт відвантаження, і факт оплати товару при продажу в роздрібній торгівлі. Документ «Звіт ККМ" може формуватися автоматично за допомогою обробки «Закриття касової зміни». Документ «Звіт ККМ" може бути також сформований на підставі документа «Інвентаризація (роздріб)». У цьому випадку специфікація документа автоматично заповнюється за результатами інвентаризації, фактично кількістю проданих товарів, виявлених в результаті проведення інвентаризації на роздрібному складі. Документ може бути оформлений без зазначення конкретного покупця (при масовій роздрібній торгівлі). У цьому випадку при проведенні документа в поля «Контрагент» і «Договір» автоматично додається назва контрагента та договору «Роздрібний продаж». Важливо відзначити, що оформлення продажу за допомогою даного документа може здійснюватися як з роздрібного, так і з оптового складу. Облік ТМЦ на роздрібному складі ведеться у відпускних цінах. Ціни на ТМЦ встановлюються відповідно з тими цінами, за якими здійснювалася передача ТМЦ в роздріб з оптового складу. Ці ціни встановлюються в документі «Переміщення ТМЦ (роздріб)». У тому випадку, якщо надходження оформляється безпосередньо на роздрібний склад за допомогою документа «Надходження в роздріб», то відпускні ціни призначаються в документі і можуть бути розраховані на підставі цін надходження і торгової націнки. У тому випадку, якщо документ «Звіт ККМ" оформляється з оптового складу, то в якості відпускних цін за замовчуванням призначаються ціни, тип цін яких зазначений в настройках параметрів обліку на закладці «Режими». Цей же тип цін використовується при продажу в роздріб послуг. Переоцінка залишків ТМЦ на роздрібному складі здійснюється за допомогою документа «Переоцінка (роздріб)».

По кнопці <Друк> користувач може сформувати друковану форму даного документа, при цьому користувачеві системою пропонується кілька варіантів друкованих форм (по кнопці стрілка вниз, розташованої ліворуч від кнопки <Друк>):

- «Друкована форма довідки звіту касира-операціоніста КМ-6» - формується довідка звіт касира-операціоніста за уніфікованою формою № КМ-6, затвердженої постановою Держкомстату Росії від 25.12.98 р. № 132;

- «Друкована форма ПКО» - формується прибутковий касовий ордер на суму виручки по документу «Звіт ККМ";

- «Друкована форма» - формується звіт касової зміни.

Документи «Рахунок-фактура виданий» зберігаються в спеціальному журналі «Журнал виданих рахунків-фактур». Новий документ може бути введений на підставі відповідного документа відвантаження (або оплати в разі оформлення авансового платежу), а також без вказівки документа-підстави для оформлення виданих рахунків-фактур по неторгових операціях. Для введення на підставі в документі відвантаження (оплати) передбачена спеціальна кнопка <Рахунок-фактура>. Рахунок-фактура завжди оформляється і друкується в тій валюті, в якій був виписаний документ-підстава. Якщо в документі встановлено прапор «Автоматично включати в книгу продажів», то записи книги продажів будуть сформовані автоматично після проведення регламентного документа «Формування книги продажів». Якщо цей прапор не встановлений, то для того, щоб сформувалися записи книги продажів, необхідно на підставі рахунку-фактури ввести документ «Запис книги продажів». Облік ТМЦ в розрізі номерів ВМД і країн походження в конфігурації ведеться в рамках партійного обліку. Залежно від обраної партії в документі відвантаження, на підставі якого сформовано рахунок-фактура, будуть заповнені реквізити в друкованій формі рахунку-фактури і в записах книги продажів. Зміна цих реквізитів провадиться в документі відвантаження шляхом вибору нової партії. Документ «Рахунок-фактура виданий» може бути введений і без документа підстави для формування проводок і записів книги продажів по неторгових операціях. Введення такого документа проводиться з журналу документів «Рахунки-фактури видані» або із загального журналу. У цьому випадку в документі з'являється додаткова закладка «Суми», на якій заповнюється специфікація документа.

Документ «Формування книги продажів» служить в програмі для автоматичного формування записів книги продажів за певний період. У документі задається дата закінчення періоду формування (по яке число необхідно автоматично формувати записи книги продажів), дата початку автоматично встановлюється рівною даті початку того місяця, за який необхідно сформувати записи книги продажів (дата початку місяця, в який потрапила дата закінчення періоду формування, встановлена користувачем). При формуванні даного документа враховуються тільки ті рахунки фактури, в яких встановлено прапор в поле «Автоматично включати в книгу продажів». Реєстр непогашених рахунків фактур, тобто тих рахунків-фактур, за якими по яким або причинах, не були сформовані записи в книзі продажів, можна переглянути в звіті «Книга продаж». Для цього в настройках звіту необхідно вибрати вид звіту - «Реєстр непогашених рахунків-фактур». При записи документа автоматично виводиться список документів, за якими не сформовані рахунки-фактури на аванс. У цьому переліку користувач може вибрати потрібний документ і сформувати по ньому вручну рахунок-фактуру на аванс. Якщо встановити прапор «При формуванні виписувати рахунки-фактури на аванс», то рахунки-фактури на аванс будуть сформовані автоматично. Залежно від положення перемикача, рахунки-фактури на аванс будуть виписані на дату надходження авансу або на кінець місяця, в якому надійшов аванс.

Документ «Запис книги продажів» призначений для ручного формування записів у книзі продажів. Цей документ вводиться тільки на підставі документів «Рахунок-фактура виданий». Документи вводяться на підставі тільки тих рахунків-фактур, для яких не встановлено прапор «Автоматично включати в книгу продажів». Даний документ дозволяє коригувати суму записи в книзі продажів. При виборі документа-підстави конфігурація запрошувати суму записи, яку необхідно внести в книгу продажів. За замовчуванням сума записи заповнюється значенням тієї суми, яка введена в рахунку-фактурі, обраному як документа-підстави. Користувач може вручну відкоригувати цю суму. Введена сума буде розподілена пропорційно за зафіксованими в документі ставками ПДВ. У полі «Доп. інформація»вводиться будь довільна текстова інформація, яка, на думку користувача, повинна бути відображена в книзі продажів. Для зручності заповнення існує можливість вибору з стандартних написів: «часткова оплата», «авансовий платіж» і т. д.

Документ «Коригування боргу покупця» призначений для ручного коректування боргу покупця. Даний документ вводиться за підпунктом «Коригування боргу (покупець)» пункту «Інші» головного меню програми «Документи». У полі «Контрагент» заноситься інформація про «Покупця» і «Договорі», за якими формуватиметься коректування. По кнопці <Борг контрагента> користувач може сформувати і переглянути докладний звіт про взаєморозрахунки з обраним контрагентом за договором з деталізацією за документами (звіт формується на дату точки актуальності). При цьому сума заборгованості отримана після формування звіту виводиться в текстовому рядку праворуч від кнопки <Борг контрагента>. Сума заборгованості покупця виводиться в тій валюті, яка встановлена ​​в якості валюти взаєморозрахунків в обраному договорі (дана валюта договору довідково виводиться в полі «Валюта договору:»). У полі «Сума по документу:» автоматично формується сума по документу (з поля «Сума»), представлена ​​у валюті взаєморозрахунків за договором. При цьому документом передбачено як збільшення, так і зменшення боргу покупця перед фірмою (кнопка «+ / -»).

На закладці «Корр. рахунок»користувач може задати рахунок, на який буде віднесено суму боргу (з довідника «План рахунків») та аналітика даного рахунку по субконто вибраного рахунка. У полі «Проект» можна вибрати проект, до якого буде відноситься даний документ.

Документ «Повернення від покупця (купівля-продаж)» призначений для оформлення факту повернення ТМЦ покупцем. Вид операції купівля-продаж встановлюється за допомогою кнопки <Операція> по рядку «Повернення від покупця (купівля-продаж)». Документи «Повернення від покупця (купівля-продаж)» створюються, зберігаються і редагуються в журналі «Журнал документів по покупцям». Новий документ викликається також за допомогою головного меню програми «Документи» за пунктом «Покупці» підпункт «Повернення від покупця (купівля-продаж)». Документ «Повернення від покупця (купівля-продаж)» може бути оформлений на підставі документів «Звіт ККМ», «Реалізація (купівля-продаж)» або «Реалізація (роздріб)», або в рамках договору з контрагентом. У разі оформлення документа на підставі документа «Реалізація» його специфікація автоматично заповнюється усіма проданими ТМЦ і в його специфікації необхідно залишити тільки ті ТМЦ, які повертає покупець (наприклад, браковані, недоброякісні товари). За замовчуванням ціна в документі заповнюється тією ціною, за якою ТМЦ були продані. При необхідності цю ціну можна змінити. Ця інформація буде врахована при взаєморозрахунках з покупцем. У цьому випадку ТМЦ буде повернута в ту партію, з якої вона була продана.