5.7. Інші документи

Документ «авансовий звіт» викликається з підпункту «Авансовий звіт» пункту «подотчетнік» головного меню програми «Документи». Оформлені авансові звіти зберігаються в журналі «Журнал авансових звітів». Після вибору співробітника з довідника «Фізичні особи», у списку відображаються всі документи, оформлені з даним співробітником на вказаного співробітника до дати, зазначеної в документі, за винятком тих документів, які вже були занесені в раніше оформлені з співробітником авансові звіти. За допомогою кнопки <Видалити> вибравши з випадаючого меню рядок «Видалити документ з авансового звіту» користувач може видалити документ з авансового звіту (документ з табличної форми, на якому встановлений курсор), залишивши його в інформаційній базі. При виборі рядка «Позначити документ на видалення» документ з табличної форми, на якому встановлений курсор, буде позначений на видалення, при цьому він залишиться в табличній частині документа «Авансовий звіт», але вже зі статусом «позначений на видалення». При зміні фізичної особи або валюти авансового звіту по кнопці <Заповнити> можна автоматично перенаповнений табличну частину документа. Документи в табличній частині показуються для вибраної фірми. Будь-який документ можна відкрити зі списку і відредагувати. У нижній частині документа відбивається стан взаєморозрахунків з співробітником на дату документа. За допомогою кнопки <Оновити> можна оновити інформацію про стан взаєморозрахунків з обраним співробітником. Натиснувши на кнопку <Борг фіз. особи> можна отримати повний звіт про взаєморозрахунки з співробітником. При цьому буде сформовано звіт «Відомість по подотчетнік» з фільтром по даному співробітнику на дату документа. Видача підзвітних сум співробітнику проводиться за допомогою документа «Видатковий касовий ордер» з встановленим видом оплати «Видача підзвітній». Повернення підзвітних сум проводиться документом «Прибутковий касовий ордер» з встановленим видом оплати «Повернення від подотчетнік». Підзвітні суми, видані співробітнику, можуть бути витрачені на придбання ТМЦ, оплату постачальникам, а також на інші витрати.

Для кожного виду витрати підзвітних сум передбачено окремий документ:

- «Рядок аванс. звіту (закупівля ТМЦ)»,

- «Рядок аванс. звіту (оплата постачальнику),

- «Рядок аванс. звіту (інше)».

Всі ці документи зберігаються в журналі «Журнал авансових звітів». З форми документа «Авансовий звіт» можна додати до списку будь-який з цих документів за допомогою відповідних кнопок (<Придбання ТМЦ>, <Оплата постачальникам>, <Інше>). Документи можна також ввести і з журналу «Журнал авансових звітів» або із загального журналу документів. У полі «Призначення авансу» користувач може внести найменування авансу. По кнопці <Друк> можна роздрукувати авансовий звіт для співробітника за уніфікованою формою № АО-1, затвердженої постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 р. № 55.

Документ «Рядок аванс. звіту (оплата постачальнику)»оформляється в тому випадку, якщо видані співробітникові під звіт грошові кошти були витрачені на оплату товарно-матеріальних засобів, придбаних у постачальника, готівковими коштами (підстава - розрахунки з юридичними особами). Даний документ вводиться користувачем з головного меню програми «Документи» за пунктом «подотчетнік» підпункт «Рядок аванс. звіту (оплата постачальнику)». У табличній частині даного документа заповнюється інформація про те, скільки грошей співробітник заплатив постачальнику за конкретним договором. Інформація заповнюється за допомогою порядкового вводу. Нижній рядок («Коментар») - текстова і в неї можна додати будь-яку довільну інформацію. У документі фіксується дві суми: сума, яку заплатив співробітник постачальнику, виражена у валюті документа (фактично в тій валюті, якої розплачувався співробітник з постачальником) і сума розрахунків, виражена у валюті взаєморозрахунків з постачальником (валюта, встановлена ​​в його договорі). Сума розрахунків перераховується за курсом на дату документа, встановленому в довіднику валют. Після проведення документа ця сума буде врахована у взаєморозрахунках з контрагентом за вказаним договором. За умовчанням в документі встановлюється валюта бухгалтерського обліку - рублі. Якщо підзвітна особа розплачувалося з постачальником в іншій валюті, то її можна змінити, натиснувши на кнопку <Валюта>. При проведенні документа, дана сума буде врахована у взаєморозрахунках з підзвітною особою, як витрата отриманих ним підзвітних сум на оплату постачальником за поставлені їм ТМЦ. Відповідно, даний документ зменшує заборгованість перед постачальником за рахунок підзвітних коштів.

У документі «Рядок аванс. звіту (закупівля ТМЦ)»вводиться інформація про те, які товарно-матеріальні цінності співробітник закупив на видані йому грошові кошти (підстава - господарсько-операційні витрати). Даний документ вводиться користувачем з головного меню програми «Документи» за пунктом «подотчетнік» підпункт «Рядок аванс. звіту (закупівля ТМЦ)». У полі «За документом» вводиться текстова інформація про те, на підставі якого документа була проведена закупівля ТМЦ (наприклад, це може бути касовий чек). На закладці «Таблична частина» вводиться інформація про придбані матеріальних цінностях (ціна і кількість). Заповнення табличної частини аналогічно заповненню в документі «Надходження ТМЦ (купівля-продаж)». Після проведення даного документа збільшується кількість введених ТМЦ на зазначеному в документі складі та зменшується заборгованість за підзвітною особою. По кнопці <Друк> користувач може сформувати друковану форму по придбаних ТМЦ - Прибутковий ордер за формою М-4 або Накладну. По кнопці <Рахунок-фактура> користувач може сформувати на підставі цього вже проведеного документа отриману рахунок-фактуру або викликати форму вже сформованого документа «Рахунок-фактура отриманий».

Документ «Рядок аванс. звіту (інше)»оформляється користувачем у разі, коли витрачені співробітником грошові кошти необхідно віднести на інші витрати. У кожну рядок табличної частини документа вводиться довільна інформація (у вигляді текстового рядка, наприклад «витрати на відрядження») про те, на що були витрачені видані працівникові гроші. Документ може бути оформлений у будь-якій валюті. Поля «Рахунок» і «Субконто» не є обов'язковими до заповнення. У них вказуються ті номери рахунків і субконто (з довідника «План рахунків»), на які будуть віднесені дані операції при формуванні бухгалтерських проводок. Якщо ці поля не заповнено, то бухгалтерські проводки по даній операції сформовані не будуть. По кнопці <Рахунок-фактура> користувач може сформувати на підставі цього вже проведеного документа отриману рахунок-фактуру або викликати форму вже сформованого документа «Рахунок-фактура отриманий».

Документ «Переоцінка валютних коштів» служить в програмі для проведення періодичної переоцінки активів і зобов'язань підприємства. При переоцінці валютних коштів вважається незмінним залишок у валюті (у валюті грошових коштів, валюті урахування боргу підзвітної особи, валюті взаєморозрахунків з контрагентом), а залишки в валюті ведення бухгалтерського та управлінського обліку розраховуються за курсом, зазначеним у довіднику валют на момент проведення переоцінки. Якщо поточний залишок відрізняється від розрахованого, він коригується, при цьому величина коригування є курсовою різницею. Для цілей бухгалтерського обліку можуть бути переоцінені:

- Іноземна валюта в касі організації;

- Іноземна валюта на банківських рахунках організації;

- Кошти в розрахунках з юридичними особами - нерезидентами (постачальниками і / або покупцями);

- Кошти в розрахунках з фізичними особами (заборгованість перед підзвітними особами), виражена в іноземній валюті.

В управлінському обліку, крім перерахованих, можуть бути переоцінені наступні активи і зобов'язання:

- Російська валюта в касі організації;

- Російська валюта на банківських рахунках організації;

- Кошти в розрахунках з юридичними особами - резидентами (постачальниками і / або покупцями);

- Кошти в розрахунках з фізичними особами (заборгованість перед підзвітними особами), виражена в російській валюті.

Документ «Закриття місяця» - це спеціальний вид документа, призначений для виконання регламентних дій, необхідних для обліку на роздрібних підприємствах, переведених на сплату єдиного податку на поставлений дохід (ЕНВД). Документ зберігається в журналі «Регламентні документи». Введення нового документа може здійснюватися з пункту головного меню програми «Документи» за пунктом «Регламентні документи» підпункт «Закриття місяця (ЕНВД)». Документи «Закриття місяця» слід вводити щомісяця. Документ необхідно оформляти по кожній фірмі останнім днем ​​місяця (наприкінці робочого дня). Документи, введені за часом пізніше документа «Закриття місяця» (у межах того ж дня), будуть проігноровані обробкою даного документа.

При проведенні документа проводяться наступні дії:

1. Визначається сума вхідного ПДВ по купленим ТМЦ, проданим в роздрібній торгівлі. У загальній сумі роздрібних продажів на підприємстві виділяються ті продажу, які не обкладаються ПДВ (підпадають під дію ЕНВД). Тобто виділяються продажу ТМЦ, оформлення документом «Звіт ККМ» або «Реалізація (роздріб)», в яких встановлено прапор «обкладається ЕНВД».

2. Вхідний ПДВ за такими продажу не може бути зарахований з бюджету, його слід відновити (включити в собівартість). Слід зауважити, що для прийнятих на реалізацію ТМЦ вхідний ПДВ не включається до книги покупок. Тому продаж прийнятих на реалізацію ТМЦ не аналізуються. Якщо для фірми встановлений метод списання собівартості «За середнім», то розрахована таким чином сума ПДВ цілком відноситься на рахунок 68.2 «ПДВ». Якщо для фірми встановлений партіонний метод ведення обліку (FIFO або LIFO), то розрахована таким чином сума ПДВ розбивається по постачальникам. У розрізі кожної поставки обчислюється залишок незарахована ПДВ по регістру «Книга покупок» (фактично, цей залишок на бухгалтерському рахунку 19 «ПДВ по придбаних цінностей»). Якщо залишок незарахована ПДВ з поставки є, то ПДВ списується з рахунку 19. Якщо залишку немає (або він менше суми, що підлягає списанню), то ПДВ відновлюється (донараховується) з бюджету (в кореспонденції з рахунком 68.2).

При проведенні документа «Закриття місяця» користувач має можливість отримати друковану форму звіту про проведення документа, в якій представлені суми підлягає відновленню ПДВ у розрізі господарських операцій та постачальників ТМЦ. Для цього необхідно в документі встановити прапор у поле «При проведенні документа сформувати звіт про результати проведення документа». Крім цього, руху документа можна аналізувати за допомогою «Звіту про бухгалтерських проводках», що викликається з меню по кнопці <Дії> у формі документа чи журналу документів. Суми донарахованого до бюджету ПДВ відображаються спеціальної записом у книзі продажів. На підставі документа «Закриття місяця» надається можливість виписати документ «Рахунок-фактура виданий» (кнопка <Рахунок-фактура>).

Документ «Довіреність» призначений для оформлення на підприємстві довіреностей на отримання товарно-матеріальних цінностей. У даний документ з довідника «Фізичні особи» вносяться дані про довірену особу, шляхом вибору власних співробітників фірми з довідника. При цьому будуть автоматично заповнені паспортні дані співробітника. Однак паспортні дані можна відредагувати безпосередньо у формі документа. При натисканні на кнопку <О> відкривається форма співробітника, в якій можна додати або відредагувати паспортні дані співробітника. По кнопці <Підстава> в даний документ можна внести документ-підстава - «Замовлення постачальникові». При цьому якщо документ-підстава внесений, то по кнопці <Заповнити> на закладці «Таблична частина» специфікація документа буде автоматично заповнена по документу-основи. При цьому користувач може додати або відредагувати табличну частину документа «Довіреність». По кнопці <Друк> формується друкована форма довіреності за типовою міжгалузевої формою № М-2 або М-2а, затверджених постановою Держкомстату від 30.10.97 р. № 71а.

Документ «сторнування документа» призначений для сторнування документів, проведених у минулому звітному періоді. Така ситуація може виникнути в тому випадку, якщо документ був помилково виписаний і проведений у минулому звітному періоді і ця помилка виявилася після того, як були сформовані всі регламентні звіти і просто видалити з інформаційної бази документ не можна. Новий документ «сторнування документа» можна оформити з підпункту «сторнування документа» пункту «Інші» головного меню програми «Документи». У полі «Підстава» необхідно вказати документ, по якому треба провести сторнування. Після проведення документа сторнируются всі рухи, вироблені документом-підставою.