3.3. Документи

Для відображення будь-яких подій, що відбуваються на підприємстві, а також для управління розрахунками і даними в «1С: Підприємство» можуть використовуватися документи. Як правило, набір документів в «1С: Підприємство» збігається з набором реальних первинних документів, що використовуються в організації, які потрібно вводити в інформаційну базу (платіжне доручення, рахунок, прибуткова і витратна накладні, касові ордери і т. д.). Кожен документ має візуальне уявлення (екранну форму) і може мати необмежену кількість реквізитів у шапці і в многострочной частини, які заповнюються при його виписці (введенні в систему). Крім того, документ зазвичай має друковану форму, яка представляє собою його паперовий еквівалент.

Важливою властивістю документа є його можливість автоматично формувати бухгалтерську операцію. Така операція буде належати документу. Операції, введені вручну, теж фактично є документами спеціального виду, які так і називаються - «Операція».

У кожному документі конфігурації «Торгівля + Склад» існує кнопка < Дії>. При натисканні на неї відкривається для вибору випадаючий список дій. По даній кнопці можна провести наступні найбільш загальні для всіх документів дії:

Пункт «Структура підпорядкованості» відкриває вікно, що містить дерево структури підпорядкованості, в яку включений даний документ.

Пункт «Звіт про рухи документа» для проведеного документа показує зміни в інформаційній базі, виконані цим документом.

Пункт «Звіт про бухгалтерських проводках» для проведеного документа показує в табличному вигляді проводки, які будуть формуватися за цим документом.

Пункт «Ввести на підставі» дозволяє вводити нові документи на підставі обраного.

Пункт «Змінити специфікацію документа» дозволяє виконувати групові дії щодо зміни цінових характеристик у специфікації документа.

Пункт «Додати з документа» дозволяє заповнювати специфікацію документа шляхом об'єднання специфікацій декількох документів різного типу.

Пункт «Перейти в журнал» відкриває загальний журнал документів і встановлює курсор на даному документі. У тому випадку, якщо в настройках користувача встановлений прапор «Закривати документ при переході до журналу ", документ буде автоматично закритий.

Пункт «Оновлення цін у довіднику " дозволяє для тих позицій, які зазначені в документі, встановити в довіднику цін такі ж ціни, які зазначені в документі і автоматично перерахувати інші ціни, згідно з заданим націнками.

Всі документи в конфігурації «Торгівля + Склад» згруповані за своєю смисловим навантаженням в певні групи. Розглянемо їх окремо.

Постачальники.

У дану групу зібрані документи, призначені для оформлення операцій з контрагентами підприємства - постачальниками. У неї входять наступні документи - Замовлення постачальникові, Надходження ТМЦ (купівля-продаж / комісія / імпорт), Надходження в роздріб (купівля-продаж / комісія), Надходження (додаткові витрати по ТМЦ / послуги та інше), Звіт комітенту, Повернення постачальнику (купівля-продаж / комісія).

Рахунки - фактури отримані.

У цій групі документів зібрано рахунки - фактури, отримані підприємством від своїх постачальників.

Покупці.

У дану групу зібрані документи, призначені для оформлення операцій з контрагентами підприємства - покупцями. У неї входять наступні документи - Заявка від покупця, Скасування заявок покупців, Зняття резерву, Реалізація (купівля-продаж / комісія / ОС, НМА та інше), Коригування відвантаження, Реалізація (роздріб), Звіт ККМ, Інвентаризація комісіонера, Переоцінка у комісіонера, звіт комісіонера, Повернення від покупця (купівля-продаж / комісія).

Рахунки - фактури видані.

У цій групі документів зібрано рахунки - фактури, що виставляються підприємством своїм покупцям.

Робота з ККМ.

У дану групу зібрані документи, призначені для оформлення операцій пов'язаних з роботою на контрольно - касовій машині. У неї входять: документ - Чек ККМ, дві обробки - Закриття касової зміни, Завантаження ККМ Off- line.

Каса.

У дану групу зібрані документи, призначені для оформлення касових операцій підприємства. У неї входять наступні документи - Прибутковий касовий ордер, Видатковий касовий ордер, Переміщення грошей (каса).

Банк.

У дану групу зібрані документи, призначені для оформлення касових операцій. У неї входять наступні документи - Платіжне доручення, Рядок виписки банку (парафія), Рядок виписки банку (витрата), Переміщення грошей (банк) і обробка - Банківська виписка.

Подотчетнік.

У дану групу зібрані документи, за допомогою яких оформляються операції з підзвітними особами підприємства. У неї входять наступні документи - Авансовий звіт, Рядок аванс. звіту (оплата постачальнику), Рядок аванс. звіту (закупівля ТМЦ), Рядок аванс. звіту (інше).

Склади.

У дану групу зібрані документи, призначені для оформлення операції руху, списання, інвентаризації та ін ТМЦ на складах підприємства. У неї входять наступні документи - Переміщення ТМЦ, Інвентаризація по складу, Оприбуткування ТМЦ, Списання ТМЦ, Інвентаризація (роздріб), Переоцінка (роздріб).

Комплекти.

У дану групу зібрані документи, призначені для оформлення процедури комплектування та розукомплектування ТМЦ підприємства. Т. е. конфігурація «Торгівля + Склад» передбачає створення в номенклатурі реалізованих ТМЦ підприємства номенклатурних одиниць - комплектів, які являють собою комплект з вже існуючих на підприємстві ТМЦ. Причому в програмі можливо як формувати комплекти, так і розформовувати їх. У цю групу входять наступні документи - Комплектація ТМЦ, разукомплектация ТМЦ.

Регламентні.

У даній групі зібрані документи, які носять регламентний характер. Ці документи формуються зазвичай один раз на місяць. У неї входять наступні документи - Формування книги покупок, Формування книги продажів, Переоцінка валютних коштів, закриття місяця (ЕНВД).

Інші.

У даній групі зібрані документи, які не були не в одну з груп і носять допоміжний характер. У ній зібрані такі документи - Довіреність, Коригування боргу постачальника, Коригування боргу покупця, сторнування документа.

Введення залишків.

У даній групі зібрані документи, необхідні для організації введення початкових залишків підприємства - залишків товарно-матеріальних цінностей, залишків взаєморозрахунків з постачальниками і покупцями, залишків у касі та на розрахункових рахунках підприємства, залишків взаєморозрахунків з підзвітними особами підприємства. У неї входять наступні документи - «Введення залишків ТМЦ», «Введення залишків по покупцеві», «Введення залишків по постачальнику», «Введення залишків каса, банк, подотч. обличчя».