Розділ 7

7.1. Додаткові можливості компоненти «Торгівля + Склад»

Вивантаження в 1С: Бухгалтерію.

У конфігурації «Торгівля + Склад» весь облік торгових операцій виконується з використанням механізмів компоненти «Оперативний облік». Всі господарські операції, які можна провести в конфігурації фіксуються в особливому довіднику «Господарські операції». У програму також входять довідники «План рахунків» і «Види субконто». Система «1С: Підприємство Торгівля + Склад» поставляється із заповненою схемою проводок за результатами проведення господарських операцій відповідно до методології бухгалтерського обліку, прийнятої в програмі «1С: Бухгалтерія». При необхідності схему бухгалтерських проводок за кожною господарською операцією можна змінити (пункт головного меню програми «Сервіс» - «Вивантаження в 1С: Бухгалтерію» «Господарські операції»).

Перенесення даних оперативного обліку в програму «1С: Бухгалтерія 7.7» виробляється обробкою «Вивантаження проводок в 1С: Бухгалтерію 7.7». Для виклику обробки виберіть у головному меню програми «Сервіс» пункт «Вивантаження в 1С: Бухгалтерію», підпункт «В 1С: Бухгалтерію 7.7». Обробка «Вивантаження проводок» дозволяє формувати на підставі даних оперативного обліку бухгалтерські проводки і запису книги продажів і покупок у файлі у форматі XML для перенесення їх в програму «1С: Бухгалтерія 7.7» конфігурації ред. 4.2. Необхідно мати на увазі, що проводки по окремим документом можна переглянути, якщо в меню кнопки <Дії> цього документа вибрати пункт «Звіт про бухгалтерських проводках». У вікні «Вивантаження даних в конфігурацію" Бухгалтерський облік редакції 4.2 "розташовуються реквізити, що задають загальні параметри вивантаження. Вивантаження проводок відбувається у вказаний файл у форматі XML. Файл можна вказати вручну (вказавши повний шлях) або вибрати існуючий файл, натиснувши кнопку <..>. Відразу після вивантаження файл може бути переглянутий (по кнопці <О>). Юридична особа. Проводки за вказаний період вибираються тільки по тих господарських операціях, які сформовані за документами, що належать до заданої юридичній особі. Завдання юридичної особи є обов'язковим при формуванні проводок. Періодичність. При вивантаженні проводок системою робляться деякі дії по оптимізації кількості проводок з торговельних операцій за вказаний період. Однак для бухгалтера можуть становити інтерес і проміжні підсумки. З цією метою обробка має можливість вивантаження проводок в інтервалі зазначеного періоду часу, об'єднуючи їх з такою періодичністю: документ, день, тиждень, місяць. Журнал. Усі проводки при завантаженні потраплять в зазначений журнал проводок. Якщо в програмі "1С: Бухгалтерія" немає журналу з таким номером, він буде створений при завантаженні автоматично. Номер журналу задається двома будь-якими символами. При повторному завантаженні в "Бухгалтерію" видаляти дані попередньої завантаження за вказаний період вивантаження. Якщо прапор встановлений, то при повторному завантаженні в програму "1С: Бухгалтерія", позначатимуться на видалення дані попередньої завантаження за вказаний період вивантаження. Якщо прапор не встановлений, то попередні дані не позначатимуться на видалення. "Вивантажувати: Проводки" - при установці прапора будуть вивантажені сформовані за період проводки з вказаною деталізацією. Записи книги продажів і видані рахунки-фактури (Записи книги покупок і отримані рахунки-фактури) - установка прапора в одному з цих полів означає, що при вивантаженні проводок вивантажуватимуться записи книги продажів (покупок), а також документи "Рахунки-фактури видані" ("Рахунки-фактури отримані"). Можливо два варіанти формування книги продажів (книги покупок): в конфігурації "Торгівля + Склад" або в конфігурації "1С: Бухгалтерія". У тому випадку, якщо книга продажів (книга покупок) формується в конфігурації "Торгівля + Склад", то прапор вивантаження документів встановлювати не слід. При цьому при встановленому прапорі вивантаження проводок в бухгалтерію будуть завантажені проведення з ПДВ, сформовані при проведенні відповідних документів у конфігурації "Торгівля + Склад". У тому випадку, якщо книга продажів (покупок) формується в конфігурації "1С: Бухгалтерія" слід встановити прапор вивантаження документів. При встановлених прапорах вивантаження документів і вивантаження проводок вивантажуватимуться проведення з ПДВ, сформовані при проведенні документів "Запис книги продажів" ("Запис книги покупок"), а також проведення, сформовані при проведенні регламентних документів "Формування книги продажів" ("Формування книги покупок "). Відповідні проведення будуть сформовані в конфігурації "1С: Бухгалтерія" після проведення рахунків-фактур і записів книги продажів і книги покупок. При перенесенні рахунків-фактур і записів книги покупок (книги продажів) по імпортних товарах, слід враховувати той факт, що імпортний товар у конфігурації "Бухгалтерський облік" визначається заданою країною походження у формі довідника "Номенклатура". Тому, для того щоб правильно формувалися рахунки-фактури по імпортних товарах, необхідно в конфігурації "Торгівля + Склад" в картці позиції номенклатури в довіднику "Номенклатура" для імпортних товарів вказати країну походження. "Касові ордери". Установка прапора в цьому полі означає, що при вивантаженні проводок вивантажуватимуться документи Прибутковий касовий ордер і видатковий касовий ордер. При оформленні роздрібних продажів за допомогою документа "Звіт ККМ" буде також вивантажено документ Прибутковий касовий ордер, який фіксує прийом виручки від ККМ. Цей документ формується автоматично після проведення документа "Звіт ККМ".

Обробка «Вивантаження даних в 1С: Бухгалтерію 8.0».

Дана обробка здійснює вивантаження документів в конфігурацію «Бухгалтерія підприємства». У полі «Організація» можна вибрати власне юридична особа, за яким вивантажуватимуться документи. Якщо організація не вибрана, тоді документи вивантажуються по всіх організаціях. У полі «Ім'я файлу даних» вводиться ім'я і шлях до файлу, в який будуть розвантажуватися дані. Поля «Дата початку» і «Дата закінчення» задають часовий інтервал, за який вивантажуються документи. Група реквізитів «Правила вивантаження даних» дозволяє працювати з правилами вивантаження. По кнопці <Завантажити правила обміну> правила завантажуються із заданого файлу. Для завантаження необхідний файл «RTr9_Ac8.xml», який необхідно розмістити в підкаталозі «ExtForms» каталогу бази даних. Після завантаження правил їх назви виводяться в списку. Назви правил відповідають видам вивантажуються документів. За допомогою прапорців можна вмикати і вимикати правила, налаштовуючи вивантаження певних видів документів. У таблиці, розташованої в правій частині вікна можна задати відбір на окремі правила.

Особливості вивантаження документів.

Вивантажуються тільки проведені документи. Виняток становлять такі документи «Авансовий звіт», «Довіреність» і «Інвентаризація ТМЦ», оскільки ці документи не проводяться. Всі документи синхронізуються за номером і датою. При цьому документ «ВМД по імпорту» синхронізується, також за номером ВМД. Бухгалтерські рахунки, введені в документи, які не вивантажуються. При завантаженні в конфігурацію «Бухгалтерія підприємства» документи заповнюються бухгалтерськими рахунками за замовчуванням у відповідності з налаштуваннями бухгалтерської конфігурації. Належність списаного товару до власних чи комісійними, що впливає на рахунок обліку товару, визначається за даними партійного обліку. Табличні частини «Товари», «Оплата», «Інше» документа «Авансовий звіт» заповнюються на підставі документів «Рядок авансового звіту ТМЦ», «Рядок авансового звіту оплата», «Рядок авансового звіту інше» відповідно. У документі «Повернення товарів від покупця» собівартість товару, що повертається визначається за даними партійного обліку. Документ «Коригування боргу» вивантажується з видом операції «Списання заборгованості». Документ «Звіт комісіонера про продажі» вивантажується зі способом розрахунку комісійної винагороди - «відсоток від різниці сум продажу та надходження» і значенням відсотка - 100%. Документ «Надходження доп. витрат»вивантажується тільки, якщо у всіх рядках документа встановлена ​​однакова ставка ПДВ. В іншому випадку, виводиться повідомлення про помилку і документ не вивантажується. Якщо в документі кілька рядків, то все змісту послуг з цих рядків виводяться в поле «Зміст» вивантаженого документа через крапку з комою. Розподіл сум доп. витрат по партіях товарів визначається за даними партійного обліку. Документ «Надходження ТМЦ (імпорт)» вивантажується в два документа «Надходження ТМЦ» і «ВМД по імпорту». Причому, якщо в надійшли по документу партіях міститься кілька номерів ВМД, то формується кілька документів "ВМД по імпорту». Необхідно звернути увагу на те, що не вивантажуються документи введення початкових залишків, документи «Заявка покупця» і «Замовлення постачальникові», регламентні документи, документи «Комплектація ТМЦ», «Реалізація (інше)», «Надходження (інше)». Рахунки-фактури, вивантажуються, якщо у них є документ-підстава. Однак не вивантажуються рахунки-фактури, введені на підставі невивантажуваного видів документів.

Особливості конвертації елементів довідника «Договори».

Елементи довідника «Договори» вивантажуються тільки по посиланнях з документів. Реквізит «Основний договір контрагента» довідника «Контрагенти" не вивантажується. Синхронізація договорів виконується по найменуванню, ознакою групи, власнику, організації, виду договору, коду. Організація, що вказується в договорі, визначається організацією, зазначеної в тому документі, з якого вивантажується договір. У більшості документів вид договору визначається видом документа і, в деяких випадках, видом або кодом операції документа. У документах руху грошових коштів відбувається аналіз рухів документа по регістрах взаєморозрахунків, і вид договору визначається видом кредитного документа, який оплачується даним документом. Якщо таким чином вид договору визначити не вдалося, то проводиться аналіз всіх заборгованостей по даному документу. Якщо і це не дає результату, то залежно від виду документа і виду операції документа вид договору приймає значення «з покупцем» або «з постачальником».

Обробка «Формування та вивантаження документів податкового обліку» служить в системі для автоматичного формування, заповнення та вивантаження в зовнішній файл документів податкового обліку для подальшого завантаження їх в програму «1С: Бухгалтерія 7.7». Документи податкового обліку формуються за обраним в обробці юридичній особі за вказаний період. У списку документів «Формувати документи наступних видів» слід зазначити ті види документів податкового обліку, які слід формувати. У полі "Ім'я файлу" необхідно задати ім'я файлу вивантаження. Формування та вивантаження документів податкового обліку провадиться по кнопці <Сформувати і вивантажити дані> або по кнопці <ОК>. Дані для документа «Списання матеріалів, товарів, продукції» формуються на підставі документа «Списання ТМЦ». У документах податкового обліку «Списання, матеріалів, товарів, продукції» у конфігурації «Бухгалтерський облік» можуть залишитися незаповненими або заповненими не влаштовує користувача чином такі реквізити: «Вид Витрати» і «Елемент Витрати». Це пов'язано з тим, що на основі інформації, яка зберігається в інформаційній базі конфігурації «Торгівля + Склад» неможливо провести повну класифікацію можливих операцій списання, відповідно до класифікації видів витрат податкового обліку.

Елементи «Елемент витрати» і «Об'єкт обліку» також не можуть бути заповнені автоматично в документі податкового обліку «Операції придбання майна, робіт, послуг, прав» при формуванні даних податкового обліку на підставі документа «Рядок аванс. звіту (інше)». Елемент «Вид» витрати»у податковому документі»Операції придбання майна, робіт, послуг, прав»не заповнюється автоматично при вивантаженні даних по документу»Надходження послуги та ін»У тому випадку, якщо книга покупок формується вручну (на підставі документів «Записи книги покупок») ПДВ у податкових документах витрати грошових коштів не заповнюється. Це пов'язано з тим, що при ручному веденні Книги покупок, документи витрати грошових коштів, такі як «РКО» і «Рядок виписки банку (витрата)», і документ формує записи книги покупок «Запис книги покупок» не мають між собою ніякого формального зв'язку.

Рекомендується після виконання вивантаження подібних операцій в конфігурацію «Бухгалтерський облік» виконати ручний контроль заповнення цих реквізитів і при необхідності заповнити їх вручну. У конфігурації «Бухгалтерський облік» матеріали і товари зберігаються в різних довідниках. При вивантаженні даних за статусом партії в конфігурації «Торгівля + Склад» автоматично визначається, що саме вивантажується і інформація заноситься у відповідні довідники.

За допомогою обробки «Налаштування формування проводок» можна автоматично заповнити відповідні довідники інформацією про бухгалтерських проводках відповідно до методології обліку, прийнятої в програмі «1С: Бухгалтерія, ред 4.2».

Довідник «План рахунків» призначений для правильного ведення бухгалтерських операцій за результатами господарської діяльності, відображеної в конфігурації «Торгівля + Склад». Цей довідник підтримується в актуальному стані і повністю відповідає стандартним планом рахунків у типовій конфігурації програми «1С: Бухгалтерія 7.7». На підставі плану рахунків формуються бухгалтерські проводки в конфігурацію «1С: Бухгалтерія 7.7». Довідник «План рахунків» доступний для редагування користувачеві. Користувач має можливість редагувати існуючі рахунки, а також додавати нові. Однак до редагування плану рахунків треба підходити дуже обережно, оскільки будь-яке некоректна зміна плану рахунків призведе до некоректності перенесення даних в «1С: Бухгалтерію 7.7». Довідник викликається для введення і редагування інформації з пункту меню «Сервіс» / «Вивантаження в 1С: Бухгалтерію» / «Налаштування бухгалтерських проводок» / «План рахунків».

Довідник «Види субконто» призначений для визначення відповідності між видами субконто та відповідними об'єктами торговельного обліку. Довідник називається для введення і редагування інформації з пункту меню «Сервис» / Вивантаження в 1С: Бухгалтерію»/»Налаштування бухгалтерських проводок»/»Види субконто».

Мета обробки - «Згортка бази» - видалення втратила актуальність інформації в інформаційній базі. За допомогою обробки «Згортка бази» з інформаційної бази видаляються ті документи, які втратили актуальність і на їх основі створюються нові документи введення залишків. Видаляються документи, що мають дату, що дорівнює або менше зазначеної в настройках дати згортки документів. На дату згортки створюються відповідні документи введення залишків. Обробка при початку своєї роботи формує таблиці залишків на дату згортки по регістрах оперативного обліку. Далі на підставі цих таблиць, обробкою створюються документи і проводяться документи для введення залишків по всіх регістрах на дату згортки. У тому випадку, якщо за документами маються непогашені залишки, то для збереження цілісності бази даних, в базі після згортки створюються порожні образи даних документів. Залишки за цими документами фіксуються у відповідних документах введення залишків. При згортку бази можна встановити прапор «Встановити дату заборони редагування, рівну датою згортку». У цьому випадку всі документи введення залишків, створені при згортки бази даних будуть недоступні для редагування, можливий буде тільки перегляд цих документів. За допомогою обробки «Згортка бази» можна робити поділ інформаційної бази (ІБ) на робочу і архівну базу. Робоча ІБ - це база, в якій відбувається введення первинних документів і формування звітності. Як правило, це основна ІБ, для ведення обліку на підприємстві. Архівна ІБ - база, призначена для зберігання документів минулих періодів, за якими вже була сформована звітність і які не потрібні більше в робочій інформаційній базі. Перед проведенням згортки видаляються документи можна вивантажити в файл у форматі XML, а потім завантажити їх в архівну копію бази даних. Для того, щоб справити вивантаження необхідно задати ім'я файлу, в яку будуть вивантажені дані. Цю операцію можна проводити багаторазово, додаючи в архівну базу ті документи, які будуть видалені при проведенні згортки.

Імпорт довідників.

Найбільш об'ємні довідники програми: довідник номенклатури, цін - можна швидко заповнити з інших програм або програм за допомогою імпорту. Якщо ця інформація вже є, то імпорт позбавить від ручного введення даних. Імпорт призначений як для заповнення довідників цілком, так і для часткового оновлення даних. Інформація може бути представлена ​​у вигляді текстового файлу, у форматі «MS Excel» або форматі з розширенням «*. Dbf». Для імпорту файлу в форматі «MS Excel» необхідно, щоб на комп'ютері був встановлена ​​програма «MS Excel» версії не нижче тієї, за допомогою якої створений файл імпорту. Для імпорту текстового файлу його структура повинна бути певним чином організована.

Порядок імпорту даних з файлу:

Загальна послідовність виконання дій при процедурі імпорту:

- Вибрати вид імпортованого файлу - «Текст з роздільником», «DBF - таблиця» або «XLS - таблиця»;

- Для імпортованих файлів виду «Текст з роздільником» і «DBF-таблиця» вибрати тип кодування, в якому записаний файл: - WINDOWS (1251) або DOS (866);

- У полі введення праворуч від кнопки <Файл> ввести шлях до файлу, в якому містяться імпортовані дані, або натиснути цю кнопку і вибрати файл в діалоговому вікні;

- Для імпортованого файлу виду «Текст з роздільником» в полі «Роздільник» вибрати символ, що відокремлює одне поле від іншого в текстовому файлі.

У полях «Початкова рядок» і «Кінцева рядок» задаються номери рядків імпортованого файлу, з яких треба зчитувати інформацію. Для файлу, представленого у вигляді «XLS - таблиці» можна задати кількість оброблюваних колонок. У вікні з'являться два списки: у лівому списку, «Імпортовані дані», міститься перелік полів довідника товарів програми, а в правому списку, «Поля вхідного файлу», перераховані назви полів з шапки текстового файлу.

Список «Схема імпорту даних» повинен містити пари: A = B, де A - поле довідника, в який імпортуються дані, а B - назва поля в шапці файлу зі списку «Поля вхідного файлу». Щоб встановити зв'язок A = B треба виділити в списках необхідні рядки і натиснути кнопку "Встановити>. Можна також виділити рядок одного зі списків і помістивши в другому списку курсор миші на потрібний рядок, двічі клацнути лівою кнопкою миші. Для очищення зв'язків A = B треба виділити цю пару і натиснути кнопку <Очистити>. Щоб очистити всі зв'язки досить натиснути кнопку <Очистити все>. За допомогою кнопки <Значення> можна задати значення за замовчуванням для імпортованих полів. Наприклад, можна задати одиницю виміру, якщо вона не задана в імпортованому файлі. Після установки відповідностей для подальшого проведення імпорту треба натиснути кнопку <Виконати>. Для виходу з даного вікна необхідно натиснути кнопку <Закрити>.

Обробка «Етикетування» призначена для перегляду і друку етикеток для вагового товару. Дана обробка доступна тільки для тих позицій номенклатури, у формі яких вказана ознака вагового товару (установлений прапорець «Ваговий»). У результаті використання обробки буде сформована друкована форма етикетки, що містить штрих-код з інформацією про вагу товару. Обробка може бути викликана з пункту головного меню програми «Сервіс» пункту «Етикетування» або з довідника «Номенклатура» по кнопці <Етикетка>, якщо для поточної позиції номенклатури установлений прапорець «Ваговий». У тому випадку, якщо обробка викликається з пункту головного меню програми «Сервіс» пункту «Етикетування», то необхідно вибрати з довідника «Номенклатури» ту позицію вагового товару, для якої необхідно провести етикетування. Якщо етикетування виробляється з довідника номенклатури, то в дану обробку автоматично занесеться інформація про поточну позиції номенклатури. Вага товару можна вказати вручну в полі «Вага». В якості одиниці вимірювання ваги для вагового товару використовується задана в його формі базова одиниця виміру. У тому випадку, якщо підключені електронні ваги, вага товару буде зчитуватися автоматично. Етикетку на ваговий товар можна відразу роздрукувати на принтері або попередньо переглянути на екрані, а потім роздрукувати. Друк або перегляд етикетки здійснюється по кнопці <Друк>.

Обробка «1С: Підприємство - Клієнт банку» призначена для експорту платіжних документів за період з програми «1С: Підприємство Торгівля + Склад» в систему типу «Клієнт банку», а також для імпорту операцій по розрахункових рахунках в програму «1С: Підприємство Торгівля + Склад»з системи»Клієнт-банк». Форма даної обробки має дві закладки «Експорт і імпорт» і «Налаштування обміну». Під налаштуванням розуміється вказівка ​​(вибір) розрахункових рахунків, по яких платіжні документи імпортуються або експортуються, а також зазначення видів платіжних документів, що беруть участь в обміни даними. Обмін даними здійснюється через текстові файли. Необхідно зазначити найменування цих файлів (окремо для імпорту, окремо для експорту) та каталоги, в яких ці файли знаходяться. Необхідно вибрати кодування текстових файлів (вони визначаються системою «Клієнт-банку»). Після налаштування можна переходити до обміну даними. Для експорту даних з програми «1С: Підприємство» в систему «Клієнт-банку» необхідно вказати інтервал дат, за який буде проводитися експорт. Для початку вивантаження натисніть кнопку <Вивантажити>. Після закінчення вивантаження можна переглянути результат. Для цього натисніть кнопку <Перегляд> розділу «Експорт». Результат вивантаження даних з системи «Клієнт-банку» при експорті в програму «1С: Підприємство» можна переглянути. Для цього натисніть кнопку <Перегляд> розділу "Імпорт". Для імпорту даних в програму «1С: Підприємство» з системи «Клієнт банку» натисніть кнопку <Завантажити>. Для перегляду результату імпорту необхідно відкрити журнали «Платіжні документи» і «Банк». Бухгалтер за даними, що містяться в документі «Операція з р / с», може правильно заповнити (вказати аналітику) рядок документа «Виписка».

Обмін даними у форматі CommerceML (XML).

Вивантаження пакета комерційних пропозицій. По товарах каталогу можна сформувати і вивантажити пропозиції. Пропозиції формуються і вивантажуються в пункті головного меню програми «Сервіс» пункт «Обмін даними у форматі XML» підпункт «Вивантаження комерційних пропозицій інформації».

Для вивантаження пропозицій необхідно вказати наступні дані:

1. Період, в який будуть дійсні вивантажені пропозиції;

2. Файл, в який будуть вивантажені пропозиції. Кнопка <...> призначена для вибору або завдання імені файлу. За допомогою кнопки <см.> можна після вивантаження переглянути сформований файл у форматі XML.

3. Ім'я каталогу, за яким вивантажуються пропозиції («За каталогом»).

4. Типи цін, за якими будуть розвантажуватися пропозиції («За цінами»).

Можна також, встановивши відповідні прапорці, зробити наступні операції:

1) вивантажити каталог товарів і відомості про фірму;

2) в якості інформації вивантажити кількість наявного на даний момент часу товару;

3) задати вивантаження пропозицій тільки по тих товарах, які є в наявності на момент вивантаження («Тільки за наявними товарах»);

4) провести вивантаження пропозицій тільки товарам, відібраним за допомогою групової обробки товарів (див.). Дана обробка викликається безпосередньо з вікна «Формування та вивантаження пакету пропозицій» по кнопці <Підбір номенклатури>;

5) за допомогою закладки «Додаткова» можна визначити значення властивостей пропозицій за замовчуванням. Наприклад, якщо є можливість замовляти з доставкою додому всі або більшість товарів, немає необхідності кожному товару каталогу призначати необхідне для позначення цього факту значення властивості, досить вказати його на цій закладці (наприклад, властивість «доставка», значення «додому»). Якщо ж якийсь товар на будинок не доставляється, потрібно вказати відповідне значення властивості «доставка» для цього товару (наприклад, «тільки в магазині»), і значення властивості за умовчанням для цього товару не буде присвоєно. Всі параметри товару в каталозі визначаються параметрами того аналога, який йому визначений у довіднику номенклатури. Якщо для будь-якого товару каталогу визначено декілька аналогів в довіднику номенклатури, то пропозиції будуть вивантажені для кожного з них. Пропозиції вивантажуються в файл формату «XML», побудований за певною схемою. Сформований файл з пропозиціями може бути опублікований на сайті INTERNET. Для цього потрібно встановити прапор «відправити на сайт» і за допомогою кнопки <...> у полі праворуч від нього вибрати сайт з довідника сайтів. Після вивантаження вміст отриманого файлу можна подивитися за допомогою кнопки <см.>.

Завантаження пакета комерційних пропозицій. У конфігурації «1С: Підприємство Торгівля + Склад» є можливість не тільки вивантажувати свої комерційні пропозиції, а й загрожують комерційні пропозиції з зовнішніх файлів. Цим режимом зручно користуватися в тому випадку, якщо, наприклад, потрібно завантажити комерційні пропозиції (ціни з прайс-листів) постачальників. Завантаження комерційних пропозицій має сенс тільки для вже ідентифікованих позицій товарної номенклатури. Перед тим, як виробляти процедуру завантаження комерційних пропозицій необхідно або додати нові позиції товарної номенклатури у довідник, або встановити для них відповідні аналоги в довіднику «Номенклатура». Завантаження комерційних пропозицій проводиться з файлу, представленого в «XML-форматі». У вікні завантаження необхідно вказати шлях до файлу, в якому представлені комерційні пропозиції. У полі «Тип цін» необхідно вказати той тип цін, для якого будуть встановлені ціни з завантажуваних комерційних пропозицій. В одному XML-файлі може міститися кілька пакетів пропозицій. Кожен пакет пропозицій може містити інформацію по одному типу цін (наприклад, оптова ціна, роздрібна ціна, закупівельна ціна і т. д.). Одномоментно, може бути завантажена ціна одного типу з будь-якого пакету пропозицій. Завантаження здійснюється при натисканні на кнопку <Виконати>. При початок виконання процедури необхідно вибрати в запропонованому діалозі, який пакет пропозицій (фактично яка ціна по товарах) буде завантажуватися зараз. При виконанні даної обробки конфігурація «Торгівля + Склад» переглядає всі товари в каталозі і завантажує або оновлює дані тільки по тих позиціях в довіднику «Номенклатура», які мають аналоги в тому каталозі, по якому проводиться завантаження комерційних пропозицій. Перед тим як здійснювати процедуру завантаження комерційних пропозицій можна переглянути завантажувані комерційні пропозиції, скориставшись кнопкою <Перегляд каталогу>.

Обробка електронної пошти. Вікно «Обробка ділової пошти» з'являється при виклику підпункту «Обробка електронної пошти» пункту «Обмін даними у форматі XML» головного меню програми «Сервіс». Ця обробка дозволяє подивитися і обробити список отриманих електронною поштою документів. Прийом інформації здійснюється при натисканні кнопки <Прочитати пошту>. У таблицю будуть завантажені всі нові документи, тобто ті повідомлення електронної пошти, які в ній відзначені, як непрочитані. Після отримання документів, користувачеві необхідно буде встановити відмітку в полі «Завантажити». Для того, щоб одні й ті ж документи не були завантажені двічі, рекомендується встановити також відмітку в полі «прочитати». При установці відміток можна також скористатися стандартними кнопками управління відмітками у списку. Завантаження документів виконується при натисканні кнопки <Виконати>.

При цьому слід мати на увазі наступне:

1. Статус документів встановлюється «Не проведений».

2. Значення параметрів, які було визначено в вивантаженому документі, встановлюються як параметри за замовчуванням.

Документи завантажуються у відповідні журнали документів. Крім того, після процедури завантаження документів автоматично відкривається вікно «Групова обробка документів», в якому присутній список завантажених документів. За допомогою цієї обробки можна відразу провести весь пакет отриманих документів.

Перегляд та завантаження документа. Завантаження документів в системі проводиться з підпункту "Завантаження документів» пункту «Обмін даними у форматі XML» головного меню програми «Сервіс». У вікні налаштування, в якому необхідно вказати виконувану дію: «завантажити з файлу» або «вибрати з отриманих електронною поштою». При завантаженні з файлу користувачеві необхідно вибрати файл завантаження і натиснути на кнопку <Завантажити>. Для виконання дії «вибрати з отриманих електронною поштою» необхідно натиснути на кнопку <відкрити поштову скриньку>. У новому вікні з'явиться список непрочитаних документів того виду, які можна завантажити в новий документ. Вибір документів здійснюється подвійним натисканням лівої клавіші миші або клавішею <ENTER>. При завантаженні документів видається запит «Позначити документи, як прочитані?». У разі позитивної відповіді на це питання дані документи, будуть помічені в електронній пошті як прочитані. У новий документ будуть завантажені дані з документа, отриманого електронною поштою.

Вивантаження даних в фінансове планування.

Довідник «Аналітика фінансового планування». Даний довідник призначений для зберігання аналітики фінансового планування і викликається з підпункту «Аналітика фінансового планування» пункту «Вивантаження даних в фінансове планування» головного меню програми «Сервіс». Цю аналітику необхідно зберігати в конфігурації «Торгівля + Склад», звідки проводиться вивантаження, щоб прив'язувати Вивантажувані дані до розрізах аналітичного обліку фінансового планування.

У довіднику зберігаються дані з усіх необхідних довідників конфігурації «Фінансове планування»:

Варіанти бюджетів;

Фінансові показники;

Статті оборотів;

Підрозділи;

Проекти;

Валюти.

Елементи кожного довідника зберігаються у вигляді окремої групи, всередині якої повторюється вся структура цього довідника. Відповідність між довідниками конфігурації «Фінансове планування» та елементами довідника «Аналітика фінансового планування» встановлюється за кодами елементів. Елементи даного довідника завантажуються автоматично і не редагуються. Завантаження проводиться одним з описаних нижче способів.

Якщо обидві інформаційні бази - та, в яку вбудований механізм вивантаження, та інформаційна база конфігурації «Фінансове планування» можуть бути відкриті на одному комп'ютері одночасно, завантаження може бути виконана повністю автоматично, засобами механізму «OLE Automation». Для виконання завантаження цим способом необхідно натиснути кнопку <Завантажити довідники>. Після натискання цієї кнопки буде відкритий діалог «Запуск 1С: Підприємства», в якому слід вибрати інформаційну базу конфігурації «Фінансове планування» - так само, як і при її звичайному відкритті. При необхідності слід вказати і ім'я користувача та пароль. Інформаційна база конфігурації «Фінансове планування» відкривається тільки для завантаження довідників і буде закрита автоматично після завантаження.

Якщо завантаження аналітики фінансового планування першим способом неможлива, то можна вивантажити необхідні дані з конфігурації «Фінансове планування» в текстовий файл, з якого потім завантажити їх в конфігурацію, куди вбудований механізм вивантаження. Вивантаження аналітики з конфігурації «Фінансове планування» в текстовий файл виробляється за допомогою зовнішньої обробки «FPExp.ert», яка розташована в підкаталозі «ExtForms» цієї інформаційної бази. Використання цієї обробки описано в книзі «Фінансове планування. Керівництво по конфігурації»у розділі»Зовнішня обробка FPExp.ert». Завантаження аналітики фінансового планування з текстового файлу в конфігурацію, куди вбудований механізм вивантаження, проводиться за допомогою зовнішньої обробки «Import77.ert», яка розташована в підкаталозі «ExtForms» інформаційної бази «Фінансове планування». Використання цієї обробки описано в книзі «Фінансове планування. Керівництво по конфігурації»у розділі»Зовнішня обробка Import77.ert».

При завантаженні аналітики фінансового планування будь-яким із зазначених способів проводиться повна синхронізація довідника «Аналітика фінансового планування» з довідниками конфігурації «Фінансове планування»: завантажуються новостворені елементи і позначаються на видалення які не використовуються. Завантаження слід виробляти кожен раз, коли змінювався склад довідників конфігурації «Фінансове планування».

Налаштування відповідності валют. Для подальшої роботи механізму вивантаження даних необхідно налаштувати відповідність валют конфігурації, куди цей механізм вбудований, валютам конфігурації «Фінансове планування». Для цього необхідно натиснути кнопку <Відповідність валют>. По натискання цієї кнопки буде відкрито вікно, що містить перелік валют з конфігурації «Фінансове планування». У цьому списку необхідно для кожної валюти з інформаційної бази фінансового планування вказати відповідну валюту з інформаційної бази, куди вбудований механізм вивантаження. Ця валюта вказується в графі «Валюта». Однак може виникнути ситуація, коли одній валюті фінансового планування відповідають декілька валют з конфігурації, куди вбудований механізм вивантаження. У цьому випадку слід скопіювати рядок списку, що містить таку валюту, необхідну кількість разів, перерахувавши до розмножених таким чином рядках всі відповідні валюти з конфігурації, куди вбудований механізм вивантаження. Для копіювання потрібного рядка слід натиснути клавішу «Insert» або «F9».

Довідник «Настроювання вивантаження даних для планування». Даний довідник призначений для настройки складу вивантажуються в конфігурацію «Фінансове планування» даних і викликається з підпункту «Настроювання вивантаження даних для планування» пункту «Вивантаження даних в Фінансове планування» головного меню програми «Сервіс». Кожен елемент даного довідника описує окремий рядок документа планування, який буде створений в результаті завантаження. Для кожного елемента цього довідника налаштовується відбір даних для вивантаження за допомогою підлеглого довідника «Налаштування відбору даних для планування». Даний довідник має багаторівневу (трирівневу) ієрархічну структуру. Слід мати на увазі, що при вивантаженні даних можна застосовувати не всі налаштування, перелічені в цьому довіднику, а використовувати тільки одну якусь групу. Таким чином, в різних групах цього довідника можна створювати альтернативні варіанти настройки вивантаження даних. Перед початком роботи з цим довідником необхідно зробити завантаження аналітики фінансового планування, подивившись розділ «Довідник" Аналітика фінансового планування "книги" Фінансове планування. Керівництво по конфігурації ". Редагування елементів цього довідника проводиться в окремому діалоговому вікні.

Редагування елемента довідника:

Код - кожному елементу даного довідника призначається унікальний код.

Найменування - тут слід вказати робоче найменування даного елемента настройки.

Налаштовується вивантаження значень показників - при виборі цього значення перемикача в даному елементі налаштовується вивантаження початкових значень одного з фінансових показників.

Фінансовий показник - тут необхідно вибрати показник, вивантаження якого настроюється в даному елементі. Дане поле обов'язково має бути заповнено.

Налаштовується вивантаження оборотів за статтями - при виборі цього значення перемикача в даному елементі довідника налаштовується вивантаження оборотів по одній зі статей фінансового планування. У цьому випадку вид діалогу дещо змінюється:

Стаття обертів - в цьому полі необхідно вибрати статтю оборотів, вивантаження якої налаштовується в даному елементі довідника. При цьому дане поле обов'язково має бути заповнено.

Дебетуемий показник - в цьому полі вказується фінансовий показник, який збільшується одночасно з оборотом за статтею. Цей показник визначається для кожної статті в довіднику «Статті оборотів»: якщо там вказана група показників, то необхідно вибрати показник, що належить цій групі. У всіх інших випадках поле недоступне для редагування.

Кредитований показник - в цьому полі вказується фінансовий показник, який зменшується одночасно з оборотом за статтею. Цей показник визначається для кожної статті в довіднику «Статті оборотів»: якщо там вказана група показників, то необхідно вибрати показник, що належить цій групі. У всіх інших випадках поле недоступне для редагування. Детальніше робота механізму описана в книзі «Фінансове планування. Керівництво по конфігурації»в розділі»Механізм зв'язку фінансових показників і статей оборотів».

Підрозділ - в цьому полі можна вказати підрозділ, за яким настроюється вивантаження оборотів. Поле може залишатися порожнім. Для очищення поля можна скористатися розташованої праворуч кнопкою <X>.

Проект - в цьому полі можна вказати проект, за яким настроюється вивантаження оборотів. Поле може залишатися порожнім. Для очищення поля можна скористатися розташованої праворуч кнопкою <X>.

Джерело вивантаження підсумків - в цьому полі слід вибрати один з об'єктів конфігурації, куди вбудований механізм вивантаження даних - план рахунків або регістр оперативного обліку, за даними якого налаштовується вивантаження.

Валюта вивантажуються даних вибирається вручну - при виборі цього значення перемикача валюта вивантажуються відповідно до даної налаштуванням даних встановлюється шляхом вибору однієї з валют фінансового планування. Дана валюта визначається, виходячи з вивантажуваних даних. При виборі цього значення перемикача валюта вивантажуються даних визначається джерелом вивантаження - бухгалтерськими підсумками або рухами регістру.

Сума - в цьому полі визначається правило обчислення вивантажується суми. Можливі значення поля пропонуються в списку, що відкривається при натисканні кнопки вибору. Системою допускається так само використовувати вирази, що складаються з цих значень і знаків арифметичних операцій. Слід врахувати, що в цьому полі можна записати примітка довільного характеру в текстовому вигляді.

По натискання цієї кнопки <Відбір підсумків> буде відкритий підлеглий довідник «Налаштування відбору даних для планування».

Обробка «Вивантаження даних для фінансового планування». Дана обробка призначена для відбору і вивантаження даних в текстовий файл для подальшого завантаження в конфігурацію «Фінансове планування» і викликається з підпункту «Вивантаження даних в конфігурацію" Фінансове планування "пункту" Вивантаження даних в фінансове планування "головного меню програми" Сервіс ". Дана обробка проводить відбір даних і вивантаження їх у вигляді документів конфігурації "Фінансове планування", у відповідності з налаштуваннями механізму вивантаження даних. Вивантаження проводиться в прив'язці до зазначеного варіанту бюджету, який у конфігурації "Фінансове планування" призначений для введення фактичних даних. Вивантаження проводиться з періодичністю, визначеною для цього варіанту бюджету.

Настроювання вивантаження даних:

Варіант бюджету - в цьому полі необхідно вибрати варіант бюджету, який використовується в конфігурації «Фінансове планування» для введення фактичних даних. Дане поле обов'язково має бути заповнено.

Дата вивантаження - в цьому полі вказується дата з періоду, за який проводиться вивантаження підсумків. Для зміни дати на один період вперед або назад можна скористатися розташованими праворуч кнопками - стрілка вправо, стрілка вліво. Дане поле обов'язково має бути заповнено.

Вивантажуваний період («С ()... По ()») - у цьому полі автоматично відображається період часу, за який будуть вивантажені дані в конфігурацію «Фінансове планування».

Варіант вивантаження - в цьому полі можна вибрати групу або елемент довідника «Настроювання вивантаження даних для планування». У цьому випадку вивантаження підсумків буде проведена лише за вказаною налаштуванні або по групі налаштувань. Якщо поле залишити порожнім, то вивантаження здійснюватиметься у відповідності з усіма елементами даного довідника.

Файл вивантаження - в цьому полі необхідно вказати ім'я текстового файлу, куди будуть вивантажені дані.

При натисканні кнопки <Відкрити> вивантажуваний файл буде відкритий в тестовому редакторі для перегляду і редагування. При натисканні кнопки <Вивантажити> дані будуть відібрані і вивантажені у вказаний файл у відповідності з налаштуваннями механізму вивантаження. При натисканні кнопки <Закрити> вікно обробки буде закрито.

Інтернет підтримка користувачів.

Обробка «Інтернет-підтримка користувачів» призначена для отримання різної технологічної інформації, необхідної для ведення обліку в системі «1С: Підприємство», для спрощення взаємодії користувачів з відділом технічної підтримки фірми «1С», а також для оперативного отримання новин від фірми «1С» та додаткової інформації. Дана обробка викликається з підпункту «Інтернет-підтримка користувачів» пункту «Інтернет-підтримка користувачів» головного меню програми «Сервіс». Всі переходи і виклики в даній обробці виконуються подвійним клацанням лівої кнопки миші по піктограмі або осередку (тексту). Якщо підвести курсор до комірки, по якій здійснюється перехід, він прийме форму перехрестя з збільшувальним склом. При перегляді розділів звертайте увагу на колір тексту. Зазвичай зеленим в системі показаний текст, що містить виклик різних форм або перехід на інші розділи. Вибір потрібного розділу може здійснюватися за допомогою осередків, розташованих у верхньому рядку і за допомогою осередків розділу «Опис». При використанні даної обробки системою мається на увазі, що у користувача вже є доступ в Інтернет.

Обробка «Додаткова інформація» призначена для перегляду спеціальних табличних документів і отримання їх з сайту фірми «1С», диска ІТС або інших носіїв нових або оновлених табличних документів і викликається з підпункту «Додаткова інформація» пункту «Інтернет-підтримка користувачів» головного меню програми «Сервіс».

Діалог даної обробки містить два розділи, розміщених на різних закладках. На закладці «Перегляд» розташовані список наявних на комп'ютері користувача файлів з додатковою інформацією. Кожен рядок таблиці містить піктограму, яка відповідає типу документа («таблиця-календар» або «таблиця-текст»; зовнішня обробка; текстовий документ), текстове назву інформації та ім'я файлу. Інформація розподіляється за розділами («Календарі», «Інформація від фірми 1С», «Довідкова інформація. Нормативи» тощо). Над списком розташоване поле вибору розділу. Нижче списку розташовані кнопки для роботи з документами. Кнопка <Відкрити> відкриває вибраний документ для перегляду. При натисканні кнопки <Дії> на екран видається список команд, за допомогою яких здійснюється управління списком розділів, перенесення інформації з розділу в розділ і видалення інформації. Видалення розділу проводиться автоматично при наступному відкритті діалогу, якщо розділ порожній. Кнопка <Відновити> запускає механізм опитування додаткової інформації, розташованої в каталозі «\ ExtForms \ Calendar» каталогу інформаційної бази. При опитуванні послідовно проглядаються файли, що мають типи «ert», «mxl» і «txt». Кожен файл зазначених типів «вміє» повідомити про себе всю необхідну інформацію. Інформація записується в список і зберігається при закритті. При черговому відкритті форми список прочитується і виводиться на екран без опитування файлів додаткової інформації. Для отримання списку нових або оновлених документів користувач повинен перейти на закладку «Отримання», вибрати джерело додаткової інформації («сайт BUH.1C.RU», «диск ІТС» або «дискета») і натиснути кнопку <Отримати>. Якщо обрано спосіб «Дискета (комплект)», то на екран виводиться стандартний діалог вибору каталогу. Слід вказати каталог, в якому розташований комплект файлів з додатковою інформацією. Програма проводить отримання списку даних і виводить його в діалог. Користувач повинен відзначити потрібні документи, які необхідно встановити на комп'ютер. Праворуч від списку розташовані три кнопки, що дозволяють швидко відзначити всі документи, зняти позначку або змінити вибір на протилежний. Нижче списку розташовані перемикачі, що задають режим вибору документів. За замовчуванням перемикач в системі встановлений в стан «Показувати тільки нові та оновлені». У цьому режимі в список виводиться тільки нові або оновлені табличні документи. Для перегляду всіх документів необхідно вибрати режим «Повний список». Для установки на комп'ютер зазначених документів потрібно натиснути кнопку "Встановити>. Програма включає зазначені документи до складу документів на перегляд. Для їх перегляду потрібно перейти на закладку «Перегляд». Кнопка <Закрити> закриває обробку «Додаткова інформація».

Універсальна обробка «Календар бухгалтера».

Дана обробка призначена для показу додаткової інформації (табличних даних) визначеної структури і викликається з підпункту «Календар бухгалтера» пункту «Інтернет-підтримка користувачів» головного меню програми «Сервіс».

Вихідні дані розташовуються у файлі і бувають двох типів:

- «Календар» - дані групуються по днях, перегляд даних за посиланням, установлюваної програмою на кожну дату, по якій є дані;

- Текст - дані розміщуються в секціях і можуть мати посилання на інші секції всередині поточної таблиці;

Обробка запускається в двох режимах:

- Перегляд конкретного набору даних;

- Перевірка подій у вказаному інтервалі дат (від поточної) всіх таблиць типу «календар».

У першому випадку обробка запускається з обробки «Додаткова інформація» або шляхом вибору пункту головного меню програми «Календар бухгалтера» розділу «Сервіс» (натисканням відповідної кнопки панелі інструментів).

У другому випадку автоматично - з Глобального модуля при запуску системи у випадку, коли встановлено відповідний прапорець.

У верхньому рядку таблиці виводиться найменування даних. Нові та оновлені таблиці даних можна отримати засобами Інтернет-підтримки користувача (див. обробку «Додаткова Інформація»).

Перегляд даних типу «календар»:

У таблицю виводиться календар. Період календаря (початок і тривалість: 1 місяць, квартал, півроку чи рік) визначається властивостями таблиці. Якщо на дату є хоча б одна подія, то відповідна датою осередок (день) буде виділена (дата зображується синім кольором з підкресленням). Якщо підвести курсор до комірки з датою, він прийме форму перехрестя з збільшувальним склом. Подвійне клацання миші за датою виводить список подій на зазначену дату. Показання дані (за датою) також можуть мати посилання (наприклад, правова довідка Гарант, виклик потрібних звітів і форм, а також платіжних документів). Найменування звіту або платежу має посилання на правову довідку Гаранта.

Форми звітів, розрахунків та довідок запускаються за допомогою подвійного клацання по рядках з найменуванням звіту (колір фону - морська хвиля). Якщо до зазначеної дати необхідно проводити платежі, то посилання має світло-жовтий фон і подвійне клацання миші в цьому осередку відкриває форму платіжного доручення.

Перегляд даних типу «текст»: При виборі даних цього виду в таблицю виводиться основний текст. Текст може містити посилання (при підведенні до них курсора, він приймає вид перекрестия зі збільшувальним склом). Якщо двічі клацнути мишею посилання, то в таблицю після основного тексту виводиться текст, пов'язаний з цією посиланням. Для отримання довідки про основні можливості обробки двічі клацніть мишею осередок «?».

Опис структури таблиці вихідних даних. Дані містяться в табличних файлах формату 1С ("*. Mxl»). Дані групуються по секціях. Кожна таблиця має спеціальну описову секцію «Службова». У ній описуються параметри таблиці:

- Тип даних;

= 0 - «Текст»; основні дані містяться в секції «Главная»; в цих даних можуть розташовуватися осередку, які містять посилання на секції поточної таблиці. Розшифровка такого осередку повинна починатися зі значення «Ссилка_», далі вказується найменування секції, на яку вказує посилання.

= 1 - «Календар»; показувати по днях, то кожна горизонтальна секція відноситься до певної дати (назва секції має вказувати на дату);

- Найменування розділу даних; наприклад: «Календар бухгалтера»

- Найменування даних; наприклад: «2 квартал 2001 р.»

- Версія даних;

Для типу даних «календар» необхідно вказати параметри:

- Період (рік); наприклад: «2005» (тільки для «календарів»)

- Тип періоду (тільки для «календарів»):

= 0 - рік;

= 1 - півріччя;

= 2 - квартал;

= 3 - місяць

- Значення періоду (тільки для «календарів»);

- Перевіряти при запуску (тільки для «календарів») = 0 - не перевіряти; = 1 - перевіряти

Розміри секції «Основна»: число колонок = 24, ширина кожної колонки (крім 1-ої) = 3.75. Перша колонка не використовується і служить в цілях ергономіки. Усередині кожної секції дані розташовуються довільно і можуть мати довільне оформлення. Допускається включення картинок. Можна використовувати розшифровки.

Формат розшифровки:

«Гарант_ID» - запускає правову довідку Гаранта. ID - ідентифікатор довідки.

«Отч_ІМЯ ФАЙЛА» - запускає зовнішню обробку регламентованих звітів

«Док_» - створює новий документ «Платіжне доручення».

Починається з «www» або «http» - розшифровка представляє зовнішнє посилання (URL).

Обробка «Додаткові можливості» призначена для виклику зовнішніх звітів та обробок, перегляду текстових і табличних документів (для стислості будуть називатися «зовнішніми файлами»). Діалог обробки містить таблицю зі списком зовнішніх файлів. Кожен рядок таблиці містить текстове назву зовнішнього файлу і ім'я файлу. Список відсортований за назвами зовнішніх файлів. Під списком розташовані кнопки для роботи з зовнішніми файлами. Кнопка <Відкрити> відкриває вибраний зовнішній файл. Якщо вибраний зовнішній файл - звіт (або обробка), він буде запущений на виконання. Призначення і порядок використання звіту (обробки) можна дізнатися, ознайомившись з його описом (меню «Допомога», пункт «Опис»). Якщо вибраний файл - текстовий або табличний документ, він буде відкритий для перегляду в текстовому або табличному редакторі. Натискання кнопки <Оновити> заново заповнює список зовнішніх звітів (обробок). Кнопку необхідно використовувати після установки нових звітів, приміром, з диска ІТС. Кнопка <Змінити> служить для роботи зі списком зовнішніх файлів. При натисканні кнопки <Змінити> поруч з нею відкривається меню з 3-х пунктів: «Змінити назву», «Внести в список», «Видалити зі списку». При виборі пункту «Змінити назву» текстове назву зовнішнього файлу буде видано для редагування в окремому діалозі. Після редагування нову назву зовнішнього файлу з'явиться в списку замість попереднього. Пункт «Внести в список» дозволяє додати до списку новий зовнішній звіт або обробку. При виборі цього пункту буде відкритий список файлів зовнішніх звітів та обробок, що знаходяться в каталозі ExtForms, але ще не внесених до списку зовнішніх файлів. Вибравши потрібний файл відкриється діалог для введення текстового назви зовнішнього файлу. Введене назва буде показано в колонці «Назва», а ім'я файлу - в колонці «Файл». Пункт «Видалити зі списку» після додаткового запиту видаляє зі списку рядок з описом зовнішнього файлу. При цьому сам файл не видаляється, тому згодом його можна знову внести в список. Кнопка <Закрити> закриває обробку «Додаткові можливості».

Обробка «Реєстрація зовнішніх друкованих форм» призначена для підключення нових зовнішніх друкованих форм. Діалог обробки містить таблицю зі списком зовнішніх друкованих форм. Для кожного виду документа, списку або елемента довідника може бути призначено як завгодно багато зовнішніх друкованих форм. Всі зовнішні друковані форми зберігаються в підкаталозі «PrnForms» каталогу «ExtForms». При запуску обробки програма зчитує зовнішні форми, що зберігаються в цьому каталозі. Кожен рядок таблиці містить текстове назву зовнішнього файлу ім'я файлу і ім'я кнопки, яка буде призначена в документі (довіднику) для виклику друкарської форми. Під списком розташовані кнопки для роботи з зовнішніми файлами. Кнопка <Відкрити> відкриває вибраний зовнішній файл. При цьому відкривається обробка «Друк», в якій необхідно вказати конкретний документ (або довідник), який необхідно роздрукувати за допомогою зовнішньої форми. Натискання кнопки <Оновити> заново заповнює список зовнішніх друкованих форм. Кнопку необхідно використовувати після запису нових зовнішніх друкованих форм в підкаталозі PrnForms. Кнопка <Змінити> служить для роботи зі списком зовнішніх файлів. При натисканні кнопки <Змінити> поруч з нею відкривається меню з 4-х пунктів: «Змінити назву», «Змінити кнопку», «Внести в список», «Видалити зі списку». При виборі пункту «Змінити назву» текстове назву зовнішнього файлу буде видано для редагування в окремому діалозі. Після редагування нову назву зовнішнього файлу з'явиться в списку замість попереднього. При виборі пункту «Змінити кнопку» текстове назва кнопки буде видано для редагування в окремому діалозі. Після редагування нову назву кнопки з'явиться в списку замість попереднього. Пункт «Внести в список» дозволяє додати до списку нову зовнішню форму. При виборі цього пункту буде відкритий список файлів зовнішніх форм, що перебувають в підкаталозі «PrnForms» каталогу «ExtForms». Інформація про назву файлу і назві кнопки зберігається в текстовому файлі з розширенням «. Efd». Ці назви автоматично заповнюються в список. При необхідності їх можна змінити. Пункт «Видалити зі списку» після додаткового запиту видаляє зі списку рядок з описом зовнішнього файлу. При цьому сам файл не видаляється, тому згодом його можна знову внести в список.