Тема 5. Загальні підходи до планування проектів

можуть стосуватися результатів проекту, проектних документів, які потрібно обов’язково виконати. Найчастіше члени команди управління проектом на чолі з менеджером проекту відповідають за зміни в проектних документах. За зміни результатів проекту відповідають призначені на ці завдання члени команди проекту. Вони повинні запланувати дії по внесенню змін; перевірити їх на невеликій ділянці, перш ніж зважуватися на повномасштабні зміни; виконати зміни й повідомити про факт завершення робіт.

Стадія розробки плану реалізації проекту вважається завершеною тоді, коли підготовлено повний комплект необхідної документації:

–комплексний (зведений, головний, генеральний) календарний план;

–конкретні (детальні) календарні плани за виконавцями;

–конкретні (детальні) календарні плани за пакетами робіт;

–відомості потреб у ресурсах;

–графіки постачання технологічного устаткування та матеріалів;

–план укладення контрактів;

–перелік організаційно-технологічних заходів з реалізації проекту;

–план контролю за виконанням робіт.

Після розробки комплексного плану управління проектом його затверджують. Затверджені план управління проектом разом з календарними графіками утворять базову версію проекту (project baseline). Вона включає всі угоди, прийняті на основі консенсусу з урахуванням трьох планових параметрів проекту: ресурсів, часу й функціональності рішень. Такий план управління проектом є «точкою опори», або вихідною базою для всього подальшого розвитку проекту.

5.3. Шаблон плану управління проектом

ПЛАН УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ ІНФОРМАЦІЯ ПРО ДОКУМЕНТ

Шифр проекту

Назва проекту

131

Частина II. Планування і контроль проекту

Автор документу

Дата створення

№ версії

ПЛАН УПРАВЛІННЯ

Ієрархічна структура робіт проекту <Подайте в графічному чи табличному вигляді ієрархічну струк-

туру робіт проекту з потрібним ступенем деталізації>

Віхи проекту

<Складіть список контрольних точок проекту. Список контрольних точок визначає ключові події проекту, їхні дати й результати, які повинні бути отримані за станом на ці дати >

Календарний план проекту

<Складіть план-графік робіт проекту, що описує всі контрольні точки й роботи із призначеними датами початку й закінчення, а так само взаємозв’язку завдань>

Вартісний план проекту

<Вартісний план являє собою розподілений за часом бюджет, по якому провадиться контроль використання коштів проекту>

План якості проекту

<План якості проекту визначає параметри й критерії досягнення якості проекту, щодо яких буде проводитися контроль якості отриманих результатів>

№	Результат	Критерії досягнення результату

Ресурсний план проекту

<Перелічіть всіх співробітників (як внутрішніх, так і зовнішніх), які будуть задіяні в проекті, із вказівкою строків їхньої зайнятості й відсотка завантаження>

План управління командою проекту Організаційна структура проекту

<Подайте організаційну структуру проекту в графічному вигляді>

Таблиця розподілу ролей і відповідальності

132

Тема 5. Загальні підходи до планування проектів

Роль	Відповідальність / функції

Матриця відповідальності

<Матриця відповідальності встановлює відповідальність ролей проекту відносно виконання основних або типових робіт>

План управління комунікаціями проекту

<План управління комунікаціями відображає вимоги до комунікацій з боку учасників проекту>

Реєстр ризиків проекту

<Ідентифіковані ризики проекту містять у собі можливі невизначені події, які можуть виникнути в проекті й викликати наслідки, які спричинять небажані ефекти>

№	Ризик	Можливі наслідки	Потенційні дії по реагуванню

План управління ризиками проекту

<Опишіть правила й періодичність перегляду реєстру ризиків проекту>

План управління контрактами й постачаннями

<Перелічіть всі контракти, які повинні бути укладені для здійснення поставок або робіт із проекту, указавши строки, у які ці поставки або роботи повинні бути виконані>

План комунікацій проекту

		Назва доку-	Формат
	№		і спосіб	Автор	Одержувачі	Періодичність
		мента/заходу
			подання
	1

План управління змінами

<План управління змінами містить у собі порядок управління змінами в проекті й розробляється на підставі процедури внесення змін (Додаток Д)

ЗАТВЕРДЖЕНО:
Посада	Дата	Підпис
ПОГОДЖЕНО:
Посада	Дата	Підпис

133

Частина II. Планування і контроль проекту

Коли ми витрачаємо час на планування, його стає більше

ТЕМА 6. СТРУКТУРИЗАЦІЯ ПРОЕКТУ.

СІТКОВЕ І КАЛЕНДАРНЕ ПЛАНУВАННЯ ПРОЕКТУ

6.1.Структуризація проекту.

6.2.Сіткові і календарні методи планування.

6.3.Сіткові графіки.

6.1. Структуризація проекту

Для планування і управління проектом слід визначити його структуру.

Структура проекту — це чітка ієрархічна декомпозиція проекту на складові частини, які необхідні і достатні для ефективного планування і контролю реалізації проекту.

Структура проекту повинна відповідати таким вимогам:

1.Сукупність елементів кожного рівня ієрархії декомпозиції проекту повинна представляти весь проект. Рівні декомпозиції відрізняються один від одного ступенем деталізації.

2.Виходячи із вищенаведеного, сумарне значення характеристик проекту (обсяги робіт, вартість, ресурси. кількість виконавців) повинно співпадати.

3.Нижній рівень декомпозиції проекту повинен містити такі елементи робіт, на основі яких можуть бути визначені кількісні значення характеристик робіт, необхідні і достатні для управління проектом).

Не існує чіткої регламентації щодо кількості рівнів ієрархії структури проекту. Число рівнів зазвичай складає 6–8 в залежності від складності, масштабів проекту.

134

Тема 6. Структуризація проекту. Сіткове і календарне планування проекту

Розрізняють такі структурні моделі проекту:

–WBS (work brakedown structure) — ієрархічний погляд на пакети робіт проекту, які в сукупності реалізують цілі проекту;

–OBS (organizational brakedown structure) — визначає, які роботи призначаються яким організаційним підрозділам;

–RBS (resource brakedown structure) — це різновидність OBS, що визначає, які роботи закріплюються за окремими виконавцями;

–BOM (bill of materials) — ієрархічний погляд на склад матеріалів, які використовуються для створення результату (продукту) проекту;

–PBS (project brake structure) — проектна структурна розбивка фундаментально тотожна WBS, за винятком деяких областей, наприклад, розробки програмних застосувань.

Структурні моделі можуть розрізнятись за принципами декомпозиції проекту. Якщо результати проекту є чітко визначеними, декомпозиція проекту здійснюється з орієнтацією на її результат.

Структурна модель WBS результативного (продуктового) виду, коли проект розбивається по елементах результату (продукту) проекту, проілюстрована на рис. 2.5.

Супермаркет

Земля

Приміщення

Обладнання

Персонал

Документація

Торговельний зал

Підсобні приміщення

Адміністративні приміщення

Рис. 2.5. Фрагмент структурної декомпозиції робіт проекту (WBS)

135

Частина II. Планування і контроль проекту

Функціональна WBS базується на функціональній організаційній структурі і передбачає декомпозицію за функціями підрозділів, працівники яких беруть участь в управлінні проектом (рис. 2.6).

Відкриття

супермаркету

Управління

Управління

Маркетинг

Організація

Логістика

Юридичний

персоналом

фінансами

виробництва

супровід

Вивчення

попиту

Аналіз потреб

Аналіз

ринку

Аналіз

конкурентів

Підбір і відбір

Управління

продуктом

Мотивація

Реклама

Розвиток

Рис. 2.6. Фрагмент функціональної структурної декомпозиції робіт проекту (WBS)

На ранніх стадіях проекту, коли результати ще чітко не визначені, структурну декомпозицію можна будувати, опираючись на фази життєвого циклу проекту. Структурну декомпозицію робіт проекту (WBS) за етапами життєвого циклу показано на рис. 2.7.

136

Тема 6. Структуризація проекту. Сіткове і календарне планування проекту

Відкриття супермаркету

	Ініціація		Планування
	проекту		проекту

Оцінка ідеї

Маркетингове

дослідження

Аналіз

інвестиційної

привабливості

Розробка

статуту

проекту

Запуск

проекту

Реалізація			Завершення
проекту			проекту

Розробка WBS

Створення сіткового графіку

Розробка розкладу проекту

Ресурсне і фінансове планування

Оптимізація плану проекту

Затвердження майстерплану

Рис. 2.7. Фрагмент структурної декомпозиції робіт проекту (WBS) за етапами життєвого циклу

Структурна декомпозиція проектних робіт може також бути змішаного типу. Розуміння проекту як структурованого інформаційного об’єкта, який підлягає логічним судженням та формальним правилам, є основою професійних методів управління проектами. Необхідним інструментом структуризації служить код елементу структури проекту, який дозволяє формалізувати розрахункові процедури по різних функціях управління проекту.

137