Тема 1. Загальна характеристика управління проектами

1.5. Процеси проекту

Відповідно до зводу знань з управління проектами PMBОK управління проектами — це застосування знань, навичок, інструментів і методів до операцій проекту для задоволення потреб, які висуваються до проекту. Управління проектом виконується з допомогою процесів з використанням спеціальних знань, навичок, інструментів та методів по управлінню проектами, які отримують входи і створюють виходи процесів, тобто управління проектом здійснюється за процесним підходом.

Успіх прийнятого в сучасному світі процесного підходу до побудови бізнесу і управління ним обумовлений перш за все тим, що дозволяє організації врахувати такий важливий аспект підприємницькій діяльності, як орієнтація на кінцевий продукт, тобто надання клієнтові якісного продукту в стислі терміни і з мінімальними витратами. Крім того, сама модель системи, за одиницю управління якої береться процес, характеризується динамічною поведінкою і більш гнучким реагуванням на зовнішні і внутрішні зміни.

Процес — це сукупність взаємопов’язаних ресурсів і діяльності, яка має чітко визначені вхід і вихід і створює в результаті цінність (додану вартість).

Перевага процесного підходу полягає також в безперервності управління, яке він забезпечує на стиках окремих підпроцесів з урахуванням їх взаємодії (рис. 1.8).

Згідно з ідеями процесного підходу проект є унікальним про-

цесом, що є сукупністю взаємозв’язаних скоординованих підпроцесів.

Управління проектом як процесом передбачає досягнення цілі згідно з визначеними вимогами з врахуванням обмежень за термінами, вартістю і показникам якості.

Як зображено на рис. 1.9, всі процеси проекту пов’язані своїми результатами — результат виконання одного стає вихідною інформацією для іншого.

Загальне управління проекту досягається через управління його процесами їх власниками (рис. 1.10).

35

Частина I. Основи управління проектами

Рис. 1.8. Ієрархічна структура процесів

Власник процесу — учасник проекту, відповідальний за хід та результат всього процесу в цілому.

Роль власника процесу полягає не в тому, щоб управляти повсякденною рутиною кожної із складових частин процесу, а в тому, щоб

управляти створенням додаткової вартості для споживача процесу.

Рис. 1.9. Схема процесу

36

Тема 1. Загальна характеристика управління проектами

Рис. 1.10. Схема відповідальності власника процесу

З погляду процесного підходу доцільно виділити дві групи пов’язаних з проектом процесів: 1) процеси управління проектом; 2) процеси життєвого циклу проекту.

Процеси можуть бути розбиті на п’ять основних груп, що реалізують різні функції управління (рис. 1.11):

1)процеси ініціації — ухвалення рішення про початок виконання проекту;

2)процеси планування — визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробка робочих схем їхнього досягнення;

3)процеси виконання — координація людей та інших ресурсів для виконання плану;

4)процеси моніторингу і управління — визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху та прийняття рішень про необхідність застосування коригувальних впливів, визначення необхідних коригувальних впливів, їхнє узгодження, ствердження і застосування;

5)процеси завершення — формалізація виконання проекту і підведення його до впорядкованого фіналу.

Взаємозв’язки між групами процесів — логічні. Багато процесів виконуються паралельно, у тому числі і процеси з різних груп. Основні процеси в проекті не відбуваються послідовно, а накладаються один на одного, причому їх активність також є змінною (рис. 1.12).

37

Частина I. Основи управління проектами

Рис. 1.11. Взаємозв’язки основних груп процесів проекту

Рис. 1.12. Активність процесів управління проектами в ЖЦ проекту

38

Тема 1. Загальна характеристика управління проектами

В ході реалізації проекту можуть виникнути умови, які диктують, що керівний орган повинен закінчувати або припинити проект до його завершення. Завершення («вбивство») проекту залежно від ситуації відбувається в точці припинення (kill point) між процесами завершення однієї фази та ініціації наступної (рис. 1.13).

Рис. 1.13. Місцезнаходження точки припинення проекту

Наприклад, глобальні зміни, що сталися в сфері технології, можуть означати, що проект треба зупинити у зв’язку з тим, що технологія, покладена в основу проекту, стала застарілою і «вбивство» проекту матиме позитивний результат: засоби і ресурси будуть звільнені для іншого проекту.

Процесом необхідно управляти в двох напрямах:

1)через структуру і роботу самого процесу, всередині якого є потоки продукції та інформації;

2)через якість продукції та інформації, які протікають всередині

структури.

Процеси проекту, як уже зазначалося, виконуються учасникам проекту під керівництвом власника процесу і накладаються та взаємодіють між собою.

39

Частина I. Основи управління проектами

Наприклад, цілі проекту не можуть бути визначені при відсутності розуміння того, як створити продукт.

Для майбутнього успіху проекту та його результативності згідно

зпроцесним підходом слід проаналізувати:

–чи ефективно проект структурований;

–чи оптимально спроектовані ланцюжки організаційно-техно- логічної взаємодії підпроцесів всередині структури;

–як організована взаємодія структур.

Прагнення менеджера знизити рівні ризиків і витрат часто призводить до необхідності реінжинірингу процесів, у тому числі організаційного, до вдосконалення технологій виконання процесів тощо (рис. 1.14).

Рис. 1.14. Концептуальна схема реінжинірингу процесу в проекті

Реінжиніринг процесів (process reengineering) — переосмислення й перепроектування процесів для досягнення максимального ефекту по досягненню цілей проекту, оформлене відповідними організаційно-розпорядницькими й нормативними документами.

Починати реінжиніринг потрібно лише тоді, коли необхідно швидко і набагато покращити показники роботи (наприклад, за рік вдвічі). Ціль реінжинірингу процесів — «швидка допомога» в екстремальній ситуації.

40