Тема 12. Аутсорсинг та офшоринг в управлінні проектами

Аутсорсинг бізнес-процесів (Business Process Outsoursing — BPO) передбачає передачу сторонній організації окремих бізнеспроцесів, які для компанії не є основними (наприклад, управління персоналом, бухгалтерський облік, логістика, маркетинг, реклама). У зв’язку з різними завданнями і планами, що їх формулюють замовники, передаючи на аутсорсинг окремі функції компанії, відповідно і договори на надання робіт (послуг) можуть значно відрізнятися в різних ситуаціях і моделях бізнесу. Не дивлячись на швидкий розвиток, аутсорсинг бізнес-процесів ще не досить поширений в Україні. Це пояснюється невисоким ступенем мобільності фірм, компанії побоюються втратити контроль або ексклюзивну інформацію, довірити стороннім комерційні таємниці. Проте вважається, що повний аутсорсинг бізнес-процесів поступово стане звичною справою для великих вітчизняних компаній.

Аутсорсинг у сфері послуг передбачає передачу стороннім організаціям виконання юридичних, консалтингових послуг, послуг з прибирання і охорони приміщень, будівельні, архітектурні, ландшафтні роботи тощо.

Щодо перспектив аутсорсингу американський учений Пітер Друкер у своїй статті «Наступне суспільство» зазначав, що найближчим часом більшості компаній прийдеться зіштовхнутися із ситуацією, коли 40% їхніх співробітників будуть непостійними — або працюючими за тимчасовими контрактами, або такими, що отримують зарплатню від контракторів, постачальників, фахівців з аутсорсингу.

Але керівники, особливо в галузі фінансів, здобули болісний але корисний урок: неможливо повністю позбавитись від функції чи процесу, передавши їх у чужі руки. Частина операцій обов’язково повинна залишатися в руках компанії, щоб мати змогу контролювати постачальника. Саме тому основним завданням організацій є збереження балансу між функціями, які виконує аутсорсер, та функціями, які бере на себе компанія.

12.1. Аутсорсинг управління проектами

Аутсорсинг управління проектами є поширеним і перевіреним підходом середніх і великих компаній до реалізації проектних завдань у всьому світі.

312

Тема 12. Аутсорсинг та офшоринг в управлінні проектами

Наприклад, в компанії «Тойота Мотор» аутсорсинг управління проектами набуває все більшого поширення, про що свідчить статистика по проектах (див. рис.):

2005 рік — реалізовано 7 проектів;

2006 рік — реалізовано 11 проектів;

2007 рік — реалізовано 13 проектів + 4 перехідні; 2008 рік — у планах передачі на аутсорсинг понад 35 проектів.

В Росії (за даними PM Expert) попит на аутсорсинг управління проектами постійно зростає. Особливо це стосується будівельних та ІТ-проектів (рис. 3.23).

Рис. 3.23. Статистика попиту на аутсорсинг УП в Росії

313

Тема 12. Аутсорсинг та офшоринг в управлінні проектами

У найближчі 5–10 років в Росії прогнозується зростання ринку аутсорсингу УП на 200–300% щорічно (рис. 3.24). Очікується, що такий попит, який буде зростати за рахунок державних структур та корпорацій, зможе бути задоволений лише на 30–50%.

Рис. 3.24. Прогноз ринку аутсорсингу УП в Росії

Для України аутсорсинг управління проектами — нова і унікальна послуга, в рамках якої завдання по управлінню проектами замовника реалізуються зовнішньою компанією, яка, спеціалізуючись саме на професійному управлінні проектами, представляє інтереси замовника. Реалізація проектів силами компанії не завжди приводить до запланованих керівництвом результатів. Основні причини можливих невдач — різке зростання кількості проектів і нестача власних фахівців, що справді добре вміють управляти проектами.

Необхідність передачі функцій по управлінню проектами на аутсорсинг може бути викликана такими причинами:

–в компанії виникла потреба реалізації одного великого й значущого для компанії проекту, при цьому впровадження комп'ю- терної системи управління проектами не потрібно, а постановка системи управління проектом також вимагає додаткового часу;

–вже було ухвалене рішення щодо впровадження проектно-орі- єнтованого управління в компанії, але на це потрібно мати додатковий час, протягом якого проекти будуть реалізовуватися старими методами, які виявлялися малоефективними;

314

Тема 12. Аутсорсинг та офшоринг в управлінні проектами

–компанія постійно виконує певний обсяг проектних робіт, при цьому вона несе занадто високі видатки як на управління проектами (залучення співробітників компанії із частковим або повним відривом від основної діяльності, або утримування спеціального підрозділу для управління проектами), так і на вдосконалювання системи управління проектами (доробку методології, зміна настроювань інформаційної системи, навчання персоналу, задіяного в керуванні проектами);

–у компанії виникло завдання, пов'язане з розробкою конкретного набору документів по проекту/програмі, при цьому планується продовжити самостійне управління проектом/програмою після виконання цих робіт.

Окрім перерахованих причин до аутсорсингу управління проектами організації звертаються за таких умов:

1.Стрімке зростання кількості проектів при недостатності власного персоналу.

2.Неуспішна реалізація або провал проектів.

3.Стратегія передачі непрофільної діяльності на аутсорсинг.

4.Стратегічна важливість проектів (строки, бюджет).

5.Впровадження корпоративної системи управління проектами через аутсорсинг.

На рис. 3.25 проілюсторовані переваги аутсорсингу УП: скорочення термінів виконання проектів на 2,2 роки та реалізація нових проектів.

Рис. 3.25. Переваги аутсорсингу в компанії

315

Тема 12. Аутсорсинг та офшоринг в управлінні проектами

Залежно від потреб компанії-замовника й особливостей її проектної діяльності, виділяються два види аутсорсингових послуг проектного управління (рис. 3.26):

1)аутсорсинг фахівців;

2)аутсорсинг функцій.

Рис. 3.26. Поділ послуг аутсорсингу проектного управління

При аутсорсингу фахівців аутсорсер бере на себе відповідальність за надання необхідної кількості фахівців з необхідними компетенціями замовникові, при цьому замовник самостійно забезпечує їхнє ефективне застосування на завданнях проекту.

Завдяки такому підходу можливо передавати різні функції проектного управління на аутсорсинг:

–загальне управління проектом — аутсорсинг менеджерів проектів;

–адміністративне, методичне й технологічне забезпечення проекту — аутсорсинг фахівців проектного офісу / адміністрування проектів.

Даний підхід дозволяє замовникові гнучко коригувати склад робіт, на які залучаються фахівці аутсорсера, перерозподіляючи завдання між фахівцями. Це є перевагою в умовах, коли реальний склад робіт і трудомісткість оцінити складно, тому що часто одні роботи спираються на результати інших.

316

Тема 12. Аутсорсинг та офшоринг в управлінні проектами

Аутсорсинг фахівців є кращим вибором для компанії, що вперше передає управління проектами на аутсорсинг.

Такий порядок взаємодії може застосовуватися й у випадку, коли налагоджена система управління проектами ще не вибудувана. Результативність робіт при аутсорсингу фахівців залежить не тільки від компетенції найнятих фахівців, а й від того, наскільки ефективно замовник забезпечує її використання.

При аутсорсингу фахівців на етапі укладання договору визначається набір функцій і завдань, які повинні будуть вирішувати фахівці аутсорсера, визначається кількість фахівців, час їхньої роботи й їх компетенція. Замовник виділяє своїх представників, які забезпечують взаємодію консультантів зі співробітниками й службами замовника, координують роботи й, при необхідності, деталізують, уточнюють, коригують склад і/або пріоритети робіт, виконуваних фахівцями аутсорсера. Вартість послуг розраховується, виходячи з реально відпрацьованого часу консультантів, підтвердженого замовником.

За даними PM Expert, в Росії у 2007 р. попит на аутсорсинг фахівців стосувався, перш за все, керівника а також адміністратора та наставника проекту (рис. 3.27).

Рис. 3.27. Статистика попиту на аутсорсинг фахівців з управління проектами

317

Тема 12. Аутсорсинг та офшоринг в управлінні проектами

При аутсорсингу функцій аутсорсер бере на себе відповідальність за виконання конкретних функцій управління проектами замовника. Замовник, у свою чергу, забезпечує дотримання залежних від нього умов виконання цих функцій і їхню інтеграцію в інтересах проекту/програми.

Приклади функцій, які часто передаються на аутсорсинг (їхнє виконання здійснює проектний офіс):

–складання й контроль виконання календарного плану проекту;

–моніторинг/контроль виконання проекту/програми;

–загальне адміністрування проекту (протоколи нарад, контроль виконання доручень, контроль виконання планів, ведення архі-

ву документів по проекту).

При аутсорсингу функцій також можуть вирішуватися завдання, пов'язані з розробкою конкретного набору документів по проекту/ програмі.

Наприклад, аутсорсинг функцій управління проектами може передбачати створення реєстру проектів, календарний план, або завдання, пов'язані з виконанням функцій, що носять разовий характер, наприклад запуск/рестарт проекту.

Основною перевагою даного підходу є краща прогнозованість результатів робіт, але потрібно формалізувати процеси управління проектами в замовника для визначення й забезпечення регламенту виконання функцій, що передаються на аутсорсинг.

Аутсорсинг проектних функцій доцільно застосовувати для сталих процесів, попередньо нагромадивши досвід аутсорсингу фахівців або забезпечивши істотну автономність реалізованої функції.

При аутсорсингу функцій на етапі укладання договору повинні бути визначені не тільки набір функцій, що передається на аутсорсинг, а й регламент взаємодії з підрозділами замовника при виконанні цих функцій. При виконанні функцій проектного управління консультанти враховують і використовують, на вимогу замовника, напрацьовані стандарти, шаблони документів й іншу методологію компанії-замовни- ка. Вартість послуг зазвичай є фіксованою й визначається договором.

Переваги аутсорсингу управління проектами такі:

1.Ефективне проведення тендерів (мінімізація затрат, деталізація пропозицій підрядників).

318

Тема 12. Аутсорсинг та офшоринг в управлінні проектами

2.Використання при управлінні проектами кращих практик, методологічних підходів і міжнародних стандартів (практики PMI).

3.Ретельне планування і моніторинг проектів (песимістичні й оптимістичні плани, контроль базових планів, моделювання розвитку проекту, контроль змін і ризиків).

4.Ефективне вирішення комунікаційних проблем, організація і підготовка звітності про хід проекту для всіх рівнів управління.

5.Ефективне управління персоналом замовника (чіткий розподіл відповідальності, контроль виконання робіт, формування єдиної команди).

Наприклад. Консультанти ГК «Проектна ПРАКТИКА», працюючи по аутсорсинговій схемі, вирішують такі завдання:

–допомагають сформувати бізнес-план, оцінити ефективність проекту й вибрати найкращий спосіб його реалізації;

–розробляють правила, процедури й форми документів по управлінню проектом;

–навчають роботі в проекті за розробленими правилами;

–допомагають керівникові проекту сформувати документи, необхідні для запуску проекту: паспорт (статут), календарний план, бюджет, ідентифікувати ризики;

–допомагають кураторові проекту, вищому менеджменту розглянути плани;

–допомагають керівникові проекту видати завдання учасникам проекту;

–допомагають учасникам проекту зрозуміти завдання й відзвітуватися про їхнє виконання;

–допомагають керівникові проекту консолідувати звітність, актуалізувати плани й бюджети, підготувати й представити звітність кураторові проекту, вищому керівництву компанії;

–допомагають кураторові проекту, вищому менеджменту оцінити хід проекту по наданій звітності;

–допомагають відпрацьовувати виникаючі проблеми, оцінювати зміни.

Таким чином, персонал компанії-замовника навчається в процесі роботи над проектом, і після спільного з консультантами виконання процедур управління проектом компанія одержує робочу

319