Тема 8. Контроль виконання проекту

На рис. 2.22 кружками показані віхи, які відстають від зазначених квадратиками планових контрольних дат по горизонталі, а трикутниками — ті, що випереджають план.

В ході контролю проекту також виконується моніторинг залученості в проект зацікавлених осіб і моніторинг інших даних проекту.

8.3. Вимірювання прогресу виконання робіт проекту

Зібрані шляхом моніторингу дані використовуються для розрахунку прогресу виконання робіт за показниками: 1) час; 2) вартість; 3) організація проекту; 4) якість; 5) зміст робіт.

Суть визначення прогресу проекту показано на рис. 2.23.

Рис. 2.23. Схема відстеження прогресу проекту

Поточне оцінювання плану проекту, який зберігається як базовий (baseline), супроводжується низкою звітів і графіків прогресу. Базовий план приймається керівництвом проекту до виконання, під час якого визначається відсоток виконаних робіт у порівнянні із запланованими, а також здійснюється аналіз відхилень дійсного стану проекту і оцінюється прогрес.

185

Частина II. Планування і контроль проекту

В управлінні проектами для відстеження прогресу проекту дуже популярною є методика Earned Value Management (Earned Value Technique, Earned Value). У вітчизняній літературі зустрічається під назвою «метод освоєного обсягу», «метод освоєної вартості», «метод приведеної вартості», «метод виконаної вартості» і позначається абревіатурою EV.

Earned Value Management (EVM) (з англ. — управління заробленою вартістю) — система, яка комбінує цілі, розклад і вартість виконання робіт проекту.

Ця техніка для об’єктивного виміру прогресу в проекті має унікальну можливість поєднувати виміри досягнення цілей, графіки і вартості в єдиній комплексній системі, яка дозволяє відповісти на питання: «Що ми отримали за ті гроші, які ми витратили?».

При правильному застосуванні Earned Value забезпечує раннє попередження про проблеми виконання проекту. Крім того, цей підхід поліпшує визначення масштабів проекту, запобігає його «сповзанню», повідомляє зацікавленим сторонам інформацію про прогрес проекту і націлює проектну команду на досягнення прогресу.

Метод Earned Value спирається на такі дані:

1)структурований за WBS план проекту, який визначає роботи, що повинні виконуватися;

2)оцінка запланованого обсягу вартості (PV);

3)актуальна вартість Actual Cost (AC);

4)освоєний обсяг (EV) — реально виконаний обсяг робіт, вказаних у бюджеті (рис. 2.24).

EV = %COMP * BAC,

де BAC — загальний плановий бюджет проекту.

Earned Value для реалізації великих і складних проектів включає багато додаткових функцій, такі як показники та прогнози вартості виконання (понад/ і в межах бюджету) і графік виконання (з відставанням/ і з випередженням графіку).

План проекту включає заздалегідь визначені методи кількісної оцінки виконання роботи. В кінці кожного тижня керівник проекту детально ідентифікує кожен елемент роботи, яка була завершена, і суми PV для кожного з цих завершених елементів. EV-вартість може бути накопичена щомісячно, щонеділі або по досягненню певного прогресу.

186

Тема 8. Контроль виконання проекту

Current

EV PV (Comleted) .

Start

Рис. 2.24. Графік виміру EV на контрольну дату

В табл. 2.4 роз’яснено зміст основних понять (загальна кількість показників — 25), якими оперує метод Earned Value (EV).

Таблиця 2.4

		Сутність основних понять Earned Value
	Основні поняття Earned Value			Формула			Зміст
	англ.		укр.	розрахунку
		Фундаментальні Виміри (Fundamental Measures)
	BCWS — Bud-		К о ш т о р и с н а	Сума	повинна		Скільки треба витра-
	geted	Cost of	вартість плано-	бути	рівна	ко-	тити грошей на даний
	Work	Schedu-	вих робіт	шторисним		ве-	момент
	led			личинам витрат
				для всіх пакетів
				робіт

187

Частина II. Планування і контроль проекту

Продовження табл. 2.4

ACWP —		Ac-	Фактична вар-			Скільки реально було
tual	Cost	of	тість викона-			витрачено		на роботи,
Work	Perfor-		них робіт			які виконані на даний
med						момент
BCWP — Bud-			Еarned	value,		Скільки повинно було
geted	Cost	of	к о ш т о р и с н а			б коштувати те, що
Work	Perfor-		вартість	вико-		ми встигли зробити в
med			наних робіт			межах проекту чи його
						окремих робіт і віх
			Прогнозні показники (Forecasting)
EAC — Estimate			Прогнозована		EAC = AC + ETC	Скільки буде кошту-
At Complete			вартість	по за-	чи	вати в результаті весь
			вершенню про-		EAC = ACWP +	проект, якщо попере-
			екту		+ ETC	дні	етапи	коштували
						стільки-то
ETC — Estimate			Оцінка	затрат	ETC = BAC — EV	Скільки ще треба ви-
to Complete			на роботи по		чи	тратити грошей, щоб
			з а в е р ш е н н ю		ETC = BAC —	довести проект до за-
			проекту		— BCWP	вершення,		виходячи
						із	бюджету проекту
						чи фактичної вартості
						виконаних робіт
		Показники виконання (Performance Indices)
CPI — Cost Per-			Індекс	ефек-	CPI = EV/AC	якщо показник:
formance Index			тивності витрат		or	> 1 — добре (вартість
			ресурсів		CPI = BCWP/	виконаних робіт мен-
					ACWP	ша планових, у межах
						бюджету)		і свідчить
						про	«економність»,
						але інколи погано;
						< 1 — погано, бюджет
						перевитрачено;
						= 1 — добре, вартість
						виконаних		робіт від-
						повідає плановій
SPI — Schedule			Індексефектив-		SPI = EV / PV	>1 — добре (виперед-
P e r f o r m a n c e			ності розкладу			ження розкладу)
Index

188

Тема 8. Контроль виконання проекту

Продовження табл. 2.4

TCPI —	To	Індекс ефектив-	TCPI = (BAC —	Показує ефективність,
Complete	Per-	ності завершен-	— EV) / (BAC —	в якій ресурси потріб-
formance Index		ня виконання	— AC)	но використовувати
			чи	для завершення робіт
			TCPI = (BAC —	проекту
			— EV) / ETC
			чи
			TCPI = (BAC —
			— BCWP ) /
			(BAC — ACWP)

Показники відхилення (Variances)

CV — Cost Va-	Відхилення по		CV = BCWP —	Скільки пере-/недо-
riance	затратах		— ACWP	витрачено	грошей	з
				бюджету проекту		на
				виконання робіт
				Якщо показник
				> 0 — це добре (витра-
				ти в межах бюджету)
SV — Schedule	Відхилення від		SV = BCWP —	> 0 — це добре (випе-
Variance	графіку	бю-	— BCWS	редження розкладу)
	джету, наскіль-
	ки ми встигли
	освоїти виділе-
	ні гроші
TV — Time Va-	В і д х и л е н н я		Time Variance	Наскільки	рано	чи
riance	між реальним і		(TV)=StatusDate	пізно виконуються ро-
	плановим	роз-	— Date (BCWS =	боти проекту на певну
	кладом		BCWP).	значущу дату
VAC — Varian-	В і д х и л е н н я		VAC = BAC —	Негативний	резуль-
ce at Comple-	між загальною		—EAC	тат вказує, що бюджет
tion	о ч і к у в а н о ю			проекту перевищено
	вартістю	про-
	екту і вартістю
	в даний час

Наочніше виміри EV показані на графіку (рис. 2.25), де позначені фундаментальні виміри (ACWP, BCWS, BCWP) на певну ключову дату (key date) та показники відхилень SV,СV і прогнозне значення EAC.

189

Частина II. Планування і контроль проекту

Чотири результати спостережень, що відхиляються в одному напрямку, показують, що існує стійка тенденція.

Рис. 2.25. Графічне зображення прогресу робіт проекту методом ЕV

Наприклад.

Проілюструємо концепцію EVM на прикладі проекту, який має лише одну роботу. Робота записана в базовий план з тривалістю 8 годин, але була виконана за 11 годин і оцінена як повністю виконана ще через 1 годину. Робота має бути завершена негайно. Щогодинна ставка $100 за годину. Використовуючи цю інформацію, розрахуємо:

1. Кошторисна вартість планових робіт:

PV or BCWS = Hourly Rate * Total Hours Planned or Scheduled = = Погодинна ставка * загальна кількість запланованих в розкладі годин = ($100 * 8 hours) = $800.

2. Фактична вартість виконаних робіт:

AC or ACWP = Hourly Rate * Total Hours Spent = Погодинна ставка * загальна кількість реально відпрацьованих годин = = ($100 * 11 hours) = $1100.

190

Тема 8. Контроль виконання проекту

3.Відсоток реального виконання робіт:

%Complete Actual = 11/12 = 91.7%.

4.Кошторисна вартість виконаних робіт:

EV or BCWP = Baselined Cost * % Complete Actual = кошторисна вартість планових робіт * відсоток реального виконання =

=(baseline of $800 * 91.7% complete) = $734.

5.Загальний плановий бюджет проекту:

BAC = Baselined Effort-hours * Hourly Rate = (Тривалість роботи

вбазовому плані * Погодинна ставка) = 8 hours * $100) = $800.

6.Оцінка вартості по завершенню проекту:

EAC = AC + ETC = скільки витрачено + скільки треба витратити для завершення = (1100 + 100) = $1200.

7. Різниця між загальною очікуваною вартістю проекту і вартістю в даний час:

VAC = BAC — EAC =($800 — $1200 ) = –$400.

(вказує на перевищення бюджету). 8. Плановий процент виконання:

%Completed Planned = PV / BAC = ($800 PV / $800 BAC) = 100%. 9. Дійсний процент виконання:

%Completed Actual = AC/EAC = ($1100 AC/$1200 EAC) = 91.7%. 10. Відхилення від графіку виконання бюджету:

SV = Earned Value (EV) — Planned Value (PV) = ($700 EV —

—$800 PV) = –$100.

(вказує на відставання в освоєнні виділених коштів на $100) 11. Індекс ефективності розкладу виконання бюджету:

SPI = Earned Value (EV) / Planned Value (PV) =

= ($700 EV / $800 PV) = 0.88.

(вказує на відставання в освоєнні виділених коштів).

12.Відхилення по затратах CV = Earned Value (EV) — Actual Cost (AC) = ($700 EV — $1100 AC)= –$400.

(вказує на перевитрату коштів на $400).

13.Індекс ефективності витрат CPI = Earned Value (EV) / Actual Cost (AC) = ($700 EV / $1100 AC) = 0.64.

(вказує на перевитрату бюджету).

191

Частина II. Планування і контроль проекту

Результатом аналізу відхилень буде список відхилень, що вимагають втручання. На даному етапі складається список коригуючих дій і план по їх реалізації.

Список дій може складатися (але не обмежується) з:

1)зміни вимог;

2)введення додаткових ресурсів в проект;

3)зміни процесів;

4)зміни планів.

Після закінчення процедури контролю зібрані вищеперераховані дані звіряються із запланованими і про результати повідомляються менеджер та керівник проекту. У випадку їх співпадіння можна приступати до виконання наступного етапу. В протилежному випадку необхідно виявити причину відхилення і при необхідності керівник проекту приймає рішення про внесення змін в план проекту для встановлення реальніших результатів, графіку та бюджету проекту.

За винятком контролю бухобліку у більшості організацій контроль проекту здійснюється недостатньо. В управлінні проектом контролем зневажають більше всього. Контроль змушує працівників звітувати, дає можливість простежити хід виконання робіт, концентрує увагу.

192