Лекция 20

20. Электронные таблицы ms Excel. Форматирование данных. Операции с большими таблицами и листами

20.1. Форматирование данных

Форматирование – это представление информации в удобной форме. Программа MS Excel самостоятельно определяет тип данных и форматирует их в соответствии с правилами стандарта, установленного для каждого типа данных. Следует помнить, что выбранные приемы форматирования закрепляются не за значением, а за ячейкой. Это следует понимать как то, что в ячейке могут помещаться различные значения, а форма их представления остается неизменной. И с другой стороны, одно и то же значение, записанное в различных ячейках, с различными форматами, будет представляться по–разному. Например, пусть ячейка отформатирована таким образом, что вещественные числа отображаются с одним знаком после запятой. Если в эту ячейку попытаться поместить число 0,25, то это не удастся. Вместо него будет размещено число 0,3. То есть число 0,25 будет округлено до 0,3. Несмотря на это в расчетах будет использоваться введенное число 0,25, а не отображенное число 0,3.

Обычно данные вводятся в общем формате, который используется для отображения как текстовых, так и числовых данных. Если такой формат не удовлетворяет пользователя, то его можно изменить на более удобный. Это означает, что для каждой ячейки таблицы можно устанавливать собственный формат данных.

Для установления необходимого формата данных следует выполнить следующие операции:

• выделить ячейку или группу ячеек, для которых предполагается установить новый формат;

• открыть окно Формат ячеек одной из следующих операций:

– нажать комбинацию клавиш Ctrl + 1;

– вызвать контекстное меню (щелчком правой клавиши мыши), где

выбрать пункт Формат ячеек;

– использовать главное меню Формат – Ячейки – Формат ячеек;

– в раскрывшемся диалоговом окне сделать необходимые установки.

20.1.1. Форматирование текста

Ранее отмечалось, что размер текстового значения (непрерывная последовательность букв, цифр, специальных знаков), размещаемого в ячейке, не должен превышать 255 символов. Если же в ячейку требуется ввести текст достаточно большого размера, то следует использовать режим переноса текста по словам. Для этого необходимо

• в диалоговом окне Формат ячеек раскрыть вкладку Выравнивание;

• установить флажок перед строкой Переносить по словам.

После выполнения этих операций текст будет размещаться в нескольких строках внутри одной ячейки.

В диалоговом окне Выравнивание можно установить и другие параметры по аналогии с форматированием абзацев в текстовом редакторе MS Word: выравнивание по горизонтали, выравнивание по вертикали, размер отступов. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. На этой же вкладке можно устанавливать различную ориентацию текста по предлагаемому образцу, то есть указать наклон в градусах.

На вкладках Граница и Вид окна Формат ячеек находятся элементы управления, с помощью которых для произвольной группы ячеек можно выбрать желаемый вариант обрамления и заливки.

20.1.2. Форматирование чисел

Числа в ячейках представляются в общем формате и отображаются так, как они вводятся. При необходимости этот формат можно изменить. Программа MS Excel располагает всеми необходимыми для этого инструментами. Пусть в ячейку введено число 2378,2. В различных форматах это число будет представлено различным образом, что видно из таблицы 20.1.

Таблица 20.1 Форматы представления чисел

Общий	Числовой	Денежный	Процентный	Экспоненциальный
2378,2	2378,20	2378,20 р.	237820,00%	2,38Е+03

Здесь в числовом формате, рассматриваемого в примере числа, используется две позиции для представления дробной части. В принципе размер дробной части числа может быть установлен и другой.

Для установления необходимого формата числа следует в диалоговом окне Формат ячеек раскрыть вкладку Число и из списка Числовые форматы

• общий

• числовой

• денежный

• финансовый

• дата

• время

• процентный

• дробный

• экспоненциальный

• дополнительный

• (все форматы)

выбрать необходимый формат. Кроме этого способа формат ячеек можно устанавливать с помощью кнопок

• денежный формат,

• процентный формат,

• формат с разделителями,

• увеличить разрядность,

• уменьшить разрядность,

расположенных на панели инструментов.

Если число должно представляться в процентном формате, то оно автоматически умножается на 100.

Если число должно представляться в текстовом формате, например, индекс почтового отделения, то перед ним следует ставить апостроф (‘83245) или же выбрать текстовый формат на вкладке Число диалогового окна Формат ячеек.

20.1.3. Форматирование символов

Программа MS Excel предусматривает возможность форматирования символов. Этот процесс аналогичен тому, как это делается в текстовом редакторе MS Word. Для этой цели необходимо в диалоговом окне Формат ячеек раскрыть вкладку Шрифт и произвести необходимые установки по выбору размера, начертания, толщины шрифта или же воспользоваться кнопками на панели инструментов.

20.1.4. Автоформатирование

Наряду с рассмотренными приемами форматирования программа MS Excel предлагает несколько образцов (шаблонов) оформления документов. После выбора подходящего образца программа автоматически будет оформлять данные по этому образцу. Для этого следует:

• выделить произвольную группу смежных ячеек или таблицу целиком;

• выполнить последовательность операций Формат – Автоформат;

• в раскрывшемся диалоговом окне выбрать один из вариантов оформления;

• щелкнуть мышью по кнопке Параметры и появившейся дополнительной вкладке Изменить: (формат чисел, рамки, шрифт, узоры, выравнивание, ширину и высоту) установить или убрать необходимые флажки.

Автоформатирование можно отменить, используя соответствующую команду из меню Правка. Если же после форматирования осуществлялись какие–либо действия над ячейками, то после этого следует вновь воспользоваться командами Формат – Автоформат.

20.1.5. Копирование форматирования

Все, установленные для какой – либо ячейки, средства форматирования можно перенести на другую ячейку, скопировав их. Это избавляет от выполнения одних и тех же операций по выбору средств форматирования для других ячеек. Во время копирования ячейки стандартними приемами копируется все содержимое ячейки и ее формат.

Если необходимо скопировать не все содержимое ячейки, а только ее отдельные элементы, то для этого нужно:

• выполнить команды меню Правка – Специальная вставка;

• в раскрывшемся диалоговом окне на вкладке Вставить включить переключатель, соответствующий тому элементу формата ячейки, который необходимо копировать. Например, для копирования только элементов форматирования необходимо включить переключатель Форматы.