22.5.3. Создание связей

Для того, чтобы совокупность таблиц, содержащих информацию о сущностях, могли образовать единую базу данных, необходимо их связать. При создании таблиц с помощью мастера таблиц это делается на последнем шаге работы. При создании таблиц с помощью конструктора таблиц такая операция не предусматривается. Следовательно, созданные таблицы необходимо связать самостоятельно.

При создании связей между таблицами связываемые поля, содержащие первичный и внешний ключи, могут иметь различные имена. Однако они никогда не могут иметь различные типы данных. Исключением может быть только случай, когда поле первичного ключа является полем типа счетчик. Это поле можно связывать с любым числовым полем, если значение свойства Размер поля обоих полей совпадают.

Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя. Поэтому необходимо предварительно закрыть все открытые таблицы, если таковые имеются.

Для создания связей между таблицами следует придерживаться следующего порядка:

• открыть окно Базы данных;

• щелкнуть по кнопке Схема данных на панели инструментов программы MS Access или выполнить команды Сервис – Схема данных главного меню программы. В результате этих операций откроется окно Схема данных, а в случае, если связи между таблицами еще не определены, то откроется и еще одно дополнительное окно Добавление таблицы. В нем будет представлен список названий таблиц, которые можно добавить в окно Схема данных. Если это окно не открывается, и в окне Схема данных отсутствуют таблицы, для которых необходимо установить связь, то следует выполнить последовательность команд

Связи – Добавить таблицу

или щелкнуть по кнопке Отобразить таблицу.

• в открытом окне Добавление таблицы следует сделать двойные щелчки по названиям таблиц, между которыми необходимо установить связи;

• щелкнуть по кнопке «Закрыть» окна Добавление таблицы. После этого в окне Схема данных появятся подчиненные окна, содержащие названия и списки полей, выбранных на предыдущем этапе таблиц. Причем ключевые поля этих таблиц будут выделены полужирным шрифтом;

• выделить ключевое поле главной таблицы и перетащить его к полю внешнего ключа подчиненной таблицы, расположив его над ним. После этих операций откроется окно Изменение связей.

• Установить в окне Изменение связей флажок Обеспечение целостности данных;

• щелкнуть по кнопке Создать окна Изменение связей и этим закрыть его. После закрытия окна Изменение связей в окне Схема данных отобразится связь в виде линии, связывающей ключевые поля таблиц. При этом, на линии связи возле главной таблицы, появится цифра 1, а возле подчиненной таблицы – значок бесконечности. Так отображается связь вида один ко многим. В соответствии с этой процедурой устанавливаются все связи между таблицами.

• Выполнить операции с пунктами главного меню программы

Файл – Сохранить;

– закрыть окно Схема данных.

22.5.4. Редактирование, удаление связей

Для изменения или удаления ранее установленной связи необходимо:

• открыть окно Схема данных;

– в контекстном меню связи ( курсор мыши необходимо точно совместить с линией связи) выбрать команду Изменить связь или Удалить.

Лекция 23

23. Программа MS Access. Работа с объектами

23.1. Формы. Работа с формами

Форма – это объект СУБД MS Access, который представляет собой диалоговое окно. Это окно используется для отображения данных, содержащихся в базе, а также для их ввода и редактирования. Форма предназначена для работы только с одной записью таблицы. Это избавляет от прокрутки таблицы при поиске необходимой записи.

Окно формы имеет различные элементы управления:

• поля,

• кнопки,

• переключатели,

• списки,

• флажки и др.,

которые служат для выполнения, отмеченных выше операций. В полях отображаются, вводятся и редактируются данные из таблиц базы.

Обычно форма присоединяется к одной или к нескольким таблицам базы, которые заполняются данными из полей формы или же из которых данные поступают в поля формы для отображения или редактирования. Такие таблицы считаются источником данных для формы.

В форму не обязательно включаются все поля из каждой таблицы, на основе которой она создается. Кроме всего прочего, поля формы могут использоваться для вычисления значений выражений, например, для вычисления некоего итогового значения (суммы, среднего арифметического и т.п.). Такие поля являются аналогом формул в ячейках электронных таблиц. Флажки, переключатели и списки могут использоваться для формирования значений в полях записей. С помощью кнопок, расположенных в формах, можно открывать другие формы или отчеты базы данных. Форма может содержать различные пояснения, заголовки, рисунки, разделительные линии. Все эти элементы управления, текстовые и графические изображения в совокупности составляют макет формы.

В MS Access форму можно создавать с помощью:

• автоформ,

• мастера форм,

• конструктора форм.