Лекция 22

22. Система управления базой данных ms Access

22.1. Назначение и возможности субд ms Access

Программа MS Access – это одна из распространенных систем управления базой данных, входящая в состав пакета программ Microsoft Office.

СУБД MS Access предназначена для создания и поддержания в рабочем состоянии баз данных, для получения из них информации в требуемом виде, для создания приложений, автоматизирующих работу с базами данных.

База данных по версии MS Access представляет собой совокупность взаимосвязанных ее компонентов, называемых объектами базы. Объектами базы данных считаются:

• таблицы данных,

• формы,

• запросы,

• отчеты,

• страницы,

• макросы,

• модули.

Таблица – это форма представления информации. Ее устройство рассматривалось ранее.

Форма – это диалоговое окно, с помощью которого можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ограничивать доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.

Запрос – инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблицы базы данных необходимые сведения, отвечающие заданному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления и удаления записей, а также выполнять вычисления, используя значения данных, размещенных в таблицах.

Отчет – это форма представления информации подготовленной к печати в виде отформатированных данных, результатов итоговых расчетов, графиков, диаграмм, проще говоря, в форме удобной для восприятия и анализа.

Страница – это документ, содержащий сведения из базы данных, и предназначенный для размещения в Internet (веб–страница). Такой документ играет роль своеобразного интерфейса к данным. Обращаясь к таким страницам через Internet, можно просматривать и вводить информацию в таблицы, а также создавать отчеты.

Макрос и модуль – инструмент автоматизации работы с базами данных и создания приложений, необходимых для работы с базами данных.

Программа MS Access позволяет создавать в базе данных до 32768 различных объектов. Все объекты базы данных хранятся в одном общем файле базы данных, который имеет расширение .mdb. Эта программа достаточно ресурсоемкая. Так версия MS Access 2002 требует 128 Мгбайт оперативной памяти.

22.2. Запуск и завершение работы программы ms Access

В стандартном виде запуск программы может осуществляться одним из следующих способов:

• щелчком мыши по ярлыку MS Access на рабочем столе,

• с помощью последовательности команд рабочего стола

Все программы – Microsoft Access

Завершение работы с программой MS Access производится одним из способов:

• нажатием комбинации клавиш Alt + F4,

• командами Файл – Выход,

• щелчком по кнопке окна .

Интерфейс программы MS Access имеет весьма схожий вид, что и интерфейс текстового редактора MS Word и электронных таблиц MS Excel.

23.3. Типы данных

В СУБД MS Access поддерживается 10 основных типов данных:

• текстовый,

• МЕМО,

• числовой,

• денежный,

• дата/время,

• счетчик,

• логический,

• объект ОLE,

• гиперссылка,

• мастер подстановок.

Текстовый тип – наиболее часто используемый тип в СУБД MS Access. При создании новых полей он принимается по умолчанию. Информация текстового типа представляется совокупностью любых символов алфавита, включая числа. Если в текстовом поле помещается число, то оно воспринимается как текст и поэтому не может участвовать в каких–либо вычислительных операциях. Обычно в такие поля заносятся имена, фамилии, названия объектов, адреса, номера телефонов, почтовые индексы и т.п.

При выборе поля текстового типа необходимо указывать его размер. Так как значения текстовых полей могут представляться различным количеством символов, то при указании размера поля следует представлять его максимально возможный вариант.

Максимальный размер текстового поля составляет 255 символов. Если размер поля не указывается, то он принимается по умолчанию равным 50 символам.

В тех случаях, когда размеры текстового поля колеблются в широких пределах, удобнее использовать другой тип текстового поля – МЕМО.

Поле МЕМО – это текстовое поле большого размера (до 65536 знаков). В таких полях обычно помещаются комментарии, пояснения, примечания, а также другая информация такого рода. Для данных в полях МЕМО выделяется столько места для записи значения, сколько потребуется. К примеру, для одной записи 2000 позиций, а для другой – 30.

Числовой тип представляется числами, которые могут быть использованы в различных вычислительных операциях. Числовой тип имеет несколько подтипов (диапазонов и форм представления чисел), приведенных в табл. 22.1.

Денежный тип – это разновидность данных числового типа. Он используется для отображения цен, сумм, счетов и т.п. Этот тип отличается от числового типа тем, что исключает округление чисел во время вычислений.

Дата/время – это тип, предназначенный для представления значений даты или времени или обе эти величины одновременно. В MS Access предусмотрено несколько форматов для таких полей. Он занимает 8 байт памяти.

Счетчик – это уникальный идентификатор, предназначенный для нумерации записей. Последовательность номеров записи может быть как с шагом единица, так и случайными числами. Тип счетчик может быть только у одного поля таблицы, и оно обычно используется в качестве ключевого. Занимает этот тип 4 байта памяти.

Таблица 22.1 Диапазоны чисел.

Название подтипов	Десятичные Знаки	Диапазон значений	Размер памяти, байт
Байт	Нет	0…255 (2^8)	1
Целое	Нет	–32768…32767(–2^16…2^16–1)	2
Длинное целое	Нет	– 2^32 … 2^32 – 1	4
Одинарное с плавающей точкой	7	– 3.4Е38…3.4Е38	4
Двойное с плавающей точкой	15	– 1.8Е308…1.8Е308	8
Действительное	28	– 1.0Е-28… 1.0Е28 – 1	14
Денежный	4	– 922337203685477.5808 … + 922337203685477.5807	8
Код репликации	Нет	Не применяется	16

Логический тип. Поля такого типа могут содержать информацию в виде значений переменной логического типа: да, нет или 1, 0. Значение Null не допускается.

Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding – технология связывания и внедрения) предназначено для размещения рисунков, электронных таблиц, диаграмм, аудио – и видео – фрагментов, а также других данных в двоичном формате из других приложений, поддерживающих технологию OLE. Занимает объем памяти до 1 Гбайт.

Гиперссылка обеспечивает связь с Web – страницей, расположенной в Internet или Itranet (внутренняя, локальная сеть) или на локальном компьютере. Позволяет переходить из текущего поля к информации в другом файле. При выборе такого поля программа MS Access автоматически запускает Web – страницу и отображает указанную страницу.

Мастер подстановок – это не тип данных, а свойство поля. Используется в MS Access для более эффективного и корректного ввода данных. При выборе этого типа запускается мастер подстановок, который создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или списка. Как правило, в ходе операции подстановки выполняется запрос к другой таблице для получения подстановочных данных. Занимает память 4 байта.