24.1.3. Модификация отчета в режиме конструктора

Отчет, созданный с помощью автоотчета или мастера, как правило, нуждается в доработке. Этот вид работы удобно выполнять в режиме конструктора.

Для внесения изменений в ранее созданный отчет необходимо:

• щелкнуть по объекту Отчеты в окне База данных,

• щелкнуть по строке с названием отчета,

• щелкнуть по кнопке Конструктор панели инструментов окна. В раскрывшемся окне отобразится макет отчета.

• С помощью команд меню и панели инструментов внести необходимые изменения в макет (в его содержание или оформление),

• сохранить отчет стандартными операциями.

24.2. Печать отчета

Прежде, чем печатать созданный отчет, его следует просмотреть. Это следует делать для того, чтобы окончательно убедиться, что отчет отвечает всем предъявляемым требованиям. Для этого необходимо:

• щелкнуть по объекту Отчеты в окне База данных,

• щелкнуть по кнопке Просмотр панели инструментов.

В режиме предварительного просмотра можно выбрать масштаб изображения отчета. Если необходимо внести некоторые изменения в макет отчета, то следует выполнить команды

Файл – Параметры страницы

и установить необходимые параметры, как это делается в текстовом редакторе MS Word. После завершения всех подготовительных операций к печати отчета следует переходить непосредственно к его печати. Лучше всего это делать следующим образом:

Файл – Печать – Параметры печати

В окне Параметры печати можно установить диапазон печати (все или отдельные страницы), количество экземпляров, ориентацию страниц (книжная, альбомная) и др. После выполнения всех необходимых установок следует

– щелкнуть по кнопке ОК.

24.3. Презентация. Основные представления

Презентация – это представление какой–либо информации с целью ознакомления. Например, представление научных и технических разработок, курсовых и дипломных проектов, различных изделий и т. п.

В общепринятом понимании презентация представляет собой устное изложение рассматриваемого вопроса, сопровождаемого различными иллюстрациями в виде слайдов. Слайд (Slide– диопозитив) – это какая–либо информация, текстовая или графическая, изображенная на кинопленке и проектируемая на киноэкран. Кроме такого обычного подхода презентация иногда организуется в виде показа демонстрационного, рекламного ролика и сопровождается звуковым комментарием, записанным на магнитофонной пленке или в виде звукового файла. Качество подготовки демонстрационных материалов существенно влияет на конечный итог презентации.

Для показа иллюстрационного материала может привлекаться различная техника:

• проекторы для показа слайдов с использованием прозрачных пленок,

• листы бумаги для раздачи слушателям и др.

Однако в последнее время большую популярность приобрела подготовка и проведение презентаций с использованием информационных технологий. В пакете прикладных программ MS Office предусмотрена специальная программа для подготовки и проведения презентаций MS Power Point.

24.3.1. Основные понятия и определения

В программе MS Power Point под слайдом понимают совокупность текстовых и/или графических элементов, которые одновременно отображаются на экране дисплея или экране презентационного зала.

Структура слайда представляется:

• заголовком,

• основной частью.

Заголовок должен вызывать ассоциации с материалом слайда, ориентировать на содержание слайда. Обычно он располагается в верхней части слайда. В принципе слайд может иметь и подзаголовки, обеспечивающие необходимую структуризацию материала слайда.

Основная часть слайда может содержать текст, списки, таблицы, комментарии, графики, рисунки.

В нижней части слайда принято размещать дату, время, номер слайда, нижний колонтитул. Любые элементы слайда для большей выразительности могут заключаться в рамки.

Набор рамок, текстовых и графических элементов, образующих слайд, а также геометрические параметры размещения этих элементов образуют макет или заготовку слайда. Например:

Слайд с текстовой Слайд с текстовой и

информацией графической информацией

В программе MS Power Point предусмотрено достаточное количество заранее разработанных стандартных макетов слайдов, из которых пользователь может выбирать подходящие макеты. Наряду с этим программа позволяет разрабатывать пользователю собственные слайды.

Кроме текстовых и графических элементов слайды могут содержать и элементы оформления. Совокупность таких элементов образует шаблон оформления, а используемый при этом набор цветов называется цветовой схемой.

Слайды создаваемой презентации могут быть трех видов:

• цветные,

• черно – белые с различными оттенками серого цвета,

• черно – белые без оттенков серого цвета, то есть контрастные двухцветные.

MS Power Point предлагает стандартный набор шаблонов оформления и цветовых схем, которые при желании можно изменять. Если демонстрацию слайда необходимо сопровождать обширным комментарием, то к слайду можно сформировать заметку. Заметка содержит текст комментария и избавляет докладчика от заучивания этого текста. Совокупность заметок к различным слайдам можно рассматривать как своеобразный конспект доклада.

В программе MS Power Point презентацией принято называть группу логически связанных слайдов, решающих задачу наглядного представления излагаемой проблемы.

В принципе презентация может быть представлена одним или несколькими слайдами. Обычно она начинается с демонстрации титульного слайда, который содержит вводную информацию (название проблемы, имя докладчика и другие сведения общего характера).

Заголовки всех слайдов, а также строки всех списков всех слайдов образуют структуру презентации. Готовую презентацию можно распечатать на бумаге для использования в качестве раздаточного материала слушателям. Этот процесс называется подготовкой выдачи. Презентацию можно перенести на прозрачную пленку или 35 – мм слайды, чтобы потом осуществлять ее с помощью проекторов. Все же самые гибкие возможности презентации представляются при демонстрации ее на экранах компьютеров в компьютерных сетях как локальных (Itranet), так и глобальной (Internet). В таких случаях презентацию можно снабдить различными мультипликационными или мультимедийными эффектами, включить в нее видеоклипы.

Совокупность мультипликационных и мультимедийных эффектов, используемых в процессе презентации, образуют шаблон анимации. В MS Power Point предусмотрено несколько стандартных шаблонов анимации, которые могут быть включены пользователем в создаваемую презентацию. В MS Power Point имеется несколько десятков шаблонов презентации на самые различные темы. Они представляют собой гармонически сочетающиеся друг с другом макеты слайдов, шаблоны оформления, цветовые схемы, шаблоны анимации. Кроме этих шаблонов программа предоставляет услуги мастеров различной специализации.

• Мастер автосодержания помогает создать детальную заготовку презентации, то есть черновую реализацию сценария презентации на заданную тему.

• мастер слайдов,

• мастер заметки,

• мастер выдач,

автоматизируют указанные операции при создании больших презентаций.

24.3.2. Назначение и основные возможности MS Power Point

Программа MS Power Point предназначена для подготовки и проведения произвольных по содержанию презентаций. Документы MS Power Point записываются в файлы специального формата, имеющие расширение

• .ppt – файлы, содержащие разрабатываемую презентацию,

• .pot – файлы, содержащие шаблон презентации,

• .pps – файлы, содержащие готовую к демонстрации презентацию.

Файлы готовые к презентации не нуждаются в услугах программы MS Power Point и могут обходиться без нее.

24.3.3. Интерфейс программы MS Power Point

Интерфейс этой программы основан на тех же принципах, что и во всех программах пакета Microsoft Office. Окно содержит:

• строку заголовка файла,

• рабочую зону,

• строку состояния.

Центральная часть рабочей зоны отведена под область слайда. В этой области могут отображаться в крупном масштабе вид макета слайда или слайд готовый к демонстрации. Макеты слайдов обычно содержат:

• заглушки,

• местодержатели,

• заполнители.

Заглушки представляются в макете прямоугольниками с пунктирными сторонами и содержат текст, рисунок или условное обозначение, которое описывает ее назначение (рис. 24.2). При создании слайда пользователь должен заменить заглушки конкретным содержанием (текст, рисунки и др.).

Линии сетки

направляющие

заглушки

Рис. 24.2. Форма окна с размещением заглушек.

Замена заглушки может быть осуществлена только соответствующим ее наполнением. Для удобства размещения элементов слайда область слайда может содержать сетку и направляющие. Направляющих две:

• горизонтальная,

• вертикальная.

Для отображения линий сетки и контуров заглушек используются различные пунктирные линии. Область слайда снабжается вертикальной и горизонтальной линейкой, выполняющих такую же роль как и в текстовом редакторе MS Word.

В общем случае в рабочей зоне окна могут располагаться еще область заметок, область слайдов и область структуры.

Область заметок предназначена формирования комментариев к любым слайдам презентации.

Область слайдов (не путать с областью слайда) предусмотрена для работы сразу со всеми слайдами презентации или с ее отдельными группами.

Область структуры содержит структуру слайда и обеспечивает возможность быстро изменять ее, пробуя различные варианты расположения слайдов и их содержания.