24.1.2. Создание отчета с помощью мастера

Мастер работает с полями нескольких таблиц или запросов и создает отчеты с более сложной структурой, в которой допускается группировка записей по некоторым логическим категориям. Мастер отчетов позволяет быстро создавать структуру отчета, которую затем можно доработать в режиме конструктора.

Чтобы создать отчет под руководством мастера, необходимо выполнить несколько шагов. Для начала необходимо:

• щелкнуть по объекту Отчеты в окне База данных,

• в раскрывшемся окне дважды щелкнуть по ярлыку Создание отчета с помощью мастера.

Первый шаг.

• В раскрывшемся окне Создание отчетов первого шага, с помощью списков Таблицы и запросы, Доступные поля, а также кнопок >, >>, <, << этого окна аналогично тому, как это делается при создании форм и запросов, формируется список Выбранные поля, значение которых необходимо отобразить в отчете. Эти операции проделываются многократно с каждой таблицей.

• щелкнуть по кнопке Далее этого окна после завершения формирования списка Выбранные поля. Это приводит к переходу ко второму шагу мастера отчетов.

Второй шаг.

В раскрывшемся окне Создание отчетов второго шага (Рис.24.1) отображаются две панели. В левой панели окна представлены выбранные на первом шаге поля. Значения этих полей используются для создания заголовков групп. То есть создаются уровни группировки записей в отчете, их последовательность по обобщающему признаку. Например,

Специальность (Первый уровень)

Группы (Второй уровень)

Дисциплина (Третий уровень)

Оценка (Четвертый уровень)

Ф.И.О. (Пятый уровень).

Процесс формирования структуры отчета осуществляется с помощью кнопок >, >>, <, << и похож на создание списка полей в запросах.

Создание отчетов

Добавить уровни группировки?

Уровень

Рис. 24.1 Окно второго шага мастера отчетов

Сначала выбирается верхний уровень, затем второй и т. д. В правой панели окна отображается образец структуры отчета. Вверху представлен самый высокий уровень, далее следуют более низкие уровни. В отчете можно определять всего четыре уровня группировки. Если возникает необходимость реорганизовать структуру отчета и создать другие логические подразделы, то следует воспользоваться кнопками Уровень. Кнопка со стрелкой, направленной вверх, повышает уровень выделенного поля, а со стрелкой, направленной вниз, понижает уровень. После завершения формирования структуры отчета необходимо:

• щелкнуть по кнопке Далее. Этим действием производится переход к третьему шагу мастера отчетов.

Третий шаг.

В окне третьего шага предоставляется возможность формирования итоговых записей и определения их следования в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки.

Чтобы задать поле, по которому следует выполнить сортировку, следует выбрать имя нужного поля из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на котором указан порядок сортировки (по возрастанию, по убыванию). По умолчанию принимается сортировка по возрастанию. Эта кнопка действует как переключатель. Щелчок по ней переводит с одного вида сортировки на другой и наоборот.

После завершения сортировки следует щелкнуть по кнопке Далее и перейти к четвертому шагу мастера.

Четвертый шаг.

В окне четвертого шага мастера предлагается один из шести стандартных вариантов оформления отчета:

• ступенчатый,

• блок,

• структура и др.,

На этом этапе следует выбрать ориентацию отчета (альбомная, книжная), режим автоматического выбора ширины полей.

Щелчком по кнопке Далее завершается четвертый шаг мастера и происходит переход к пятому шагу.

Пятый шаг.

На пятом шаге предлагается стиль оформления отчета:

• деловой,

• обычный,

• полужирный,

• сжатый и др.

После выбора стиля следует щелкнуть по кнопке Далее этого окна. Этим действием завершается работа на пятом шаге и следует переход к шестому шагу мастера.

Шестой шаг.

На этом шаге устанавливается имя отчета, способ его открытия (для просмотра, для изменения).

Завершается процесс создания отчета щелчком по кнопке Готово.