Создание структуры

Как автоматически структурировать данные таблицы

• выделите диапазон для структурирования. Для структурирования всей таблицы выделите ее отдельную ячейку;

• выполните команду Данные Группа и структура Создание структуры.

Excel изучает свойства таблицы или выделенного диапазона для построения уровней иерархии, т.е. ищет ссылки на диапазоны ячеек, непосредственно смежных с ячейкой, содержащей формулу, и особенно диапазоны непосредственно выше или левее этой ячейки, а также изучает, в каком направлении указывают ссылки при определении связей между уровнями иерархии. Затем Excel структурирует таблицу и выводит на экран символы структуры документа.

После создания структуры ее можно использовать для того, чтобы скрыть, вывести на экран, переместить или скопировать уровни информации.

Чтобы очистить таблицу от структуры

• выделите все включенные в структуру строки или столбцы и выполните команду меню Данные Группа и структура Удалить структуру.

Очистка структуры не повреждает данные таблицы.

Добавление комментариев к таблице

Можно использовать текстовые поля (надписи) для вывода на экран комментариев к отдельным частям таблицы, и можно рисовать стрелки от текстового поля до ячейки, описанной в текстовом поле. Можно также присоединить комментарий к ячейкам таблицы, используя текстовые примечания. Текстовые заметки не выводятся на экран, но они присоединены к ячейке и могут перемещаться или копироваться вместе с ней.

Использование текстовых примечаний

Если вы не хотите выводить текст комментариев в надписях, то следует использовать текстовые примечания к ячейкам таблицы.

Как добавить текстовое примечание к ячейке:

• выделите ячейку, к которой нужно добавить заметку и выполните команду Вставка Примечание;

• введите текст в текстовое поле примечания;

• задайте нужный размер поля примечания и отформатируйте введенный в него текст.

Как удалить текстовую заметку:

• выделите ячейку с удаляемым примечанием и выполните команду Правка Очистить Примечания или удалите примечание посредством соответствующей команды контекстного меню.

Создание диаграммы

Диаграммой называется графическое представление данных таблицы. Диаграммы в Excel создаются при помощи инструмента Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

Чтобы создать диаграмму с помощью Мастера диаграмм:

• выделите диапазон ячеек таблицы, содержащих данные для построения диаграммы, в том числе заголовки строк и/или столбцов, которые вы хотите использовать в диаграмме. Не следует выделять пустые ячейки вне строк и столбцов;

• щелкните на кнопке Мастер диаграмм стандартной панели инструментов и следуйте дальше инструкциям Мастера диаграмм.

Excel автоматически определяет ряды данных диаграммы и отображает эти данные в виде диаграммы на основе формы и содержания выделенных фрагментов таблицы.

Перед построением диаграммы Excel выясняет, включены ли имена категорий и рядов в выделенную область. Если левая верхняя ячейка выделенного фрагмента пуста либо первая строка и столбец содержат текст или данные, то Excel использует первую строку и первый столбец для имен рядов данных и имен категорий.

Будет ли строка или столбец использоваться для имен рядов или имен категорий, зависит от формы (высокий или широкий) выделенного фрагмента. Excel предполагает, чтобы рядов было меньше, чем категорий.

При создании диаграммы Excel создает в меню вместо пункта Данные пункт Диаграмма, содержащий команды для управления диаграммами (пункт меню Диаграмма виден, только если диаграмма выделена).