Создание базы данных

1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. В диалоговом окне выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.

2. Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.

3. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК.

4. После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.

Создание новой таблицы

К созданию новой таблицы можно приступить сразу после открытия базы данных.

1. В окне базы данных откройте вкладку Таблицы.

2. Выполните щелчок на кнопке Создать. В результате на экране появится окно Новая таблица, в правой части которого перечисляются способы создания таблицы.

3. Выберите способ Конструктор. После нажатия кнопки ОК откроется окно конструктора таблицы. Состав таблицы определяется в области проекта таблицы. Проект таблицы состоит из трех колонок – Имя поля, Тип данных и Описание. В первой колонке указывается имя поля, во второй – его тип, а в третьей вводится информация о назначении поля.

Обязательным условием нормальной работы с БД является однозначная идентификация каждой записи. Для этого каждой записи Access автоматически назначает индивидуальный номер. Автоматическая нумерация записей выполняется в том случае, если таблица включает поле с типом данных Счетчик. Чтобы значение в таком поле увеличивалось на 1 для каждой новой записи, свойство Новые значения должно иметь значение Последовательные.

4. Закрыть окно конструктора, в ответ на вопрос «Сохранить изменения?» – щелкнуть мышью на кнопке Да и ввести название таблицы.

Определение связей между таблицами

Для определения связи между таблицами необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать из меню Сервис команду Схема данных либо щелкнуть на кнопке (Схема данных) на панели инструментов.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы по очереди выбрать все таблицы;

3. Установить связи между таблицами (Рис. 1).

Рис. 1. Создание связи между таблицами Сотрудники и Происшествия

В результате получим схему данных, представленную на рис. 2.

Рис. 2. Схема данных

Использование фильтра при поиске информации в таблице

Чтобы отфильтровать записи, выполните следующее:

• Откройте таблицу, содержащую информацию, которую вы хотите отыскать.

Например, мы хотим получить информацию о происшествиях за 10.01.2011 г. Откроем таблицу Происшествия.

• Щелкните на поле, которое вы хотите использовать для фильтрации записей (щелкнем на поле Дата).

• Выберите команду Записи / Фильтр / Фильтр по выделенному или щелкните по кнопке (Фильтр по выделенному) стандартной панели инструментов. В результате в таблице отобразится информация, удовлетворяющая критерию (Рис. 3)

• Если нужно вновь отобразить все записи базы данных, выберите команду Записи / Удалить фильтр или щелкните на кнопке (Удалить фильтр) стандартной панели инструментов.

Рис.3. Результат применения фильтра