Запросы

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Для создания запроса в режиме конструктора нужно выполнить следующие действия:

1. Щелкнуть мышью на кнопке Запросы в окне БД.

2 Выполнить двойной щелчок мышью на ярлыке Создание запроса в режиме конструктора – откроется пустой бланк запроса.

3. В диалоговом окне Добавление таблицы выбрать таблицу (Рис. 6).

4. Добавить поля в бланк запроса: в строке Поле щелкнуть мышью возле правой границы столбца и выбрать в раскрывающемся списке поле.

5. Закрыть окно конструктора, в ответ на вопрос «Сохранить изменения?» – щелкнуть мышью на кнопке Да и ввести название запроса.

Например, с помощью запроса получим информацию о происшествиях, зарегистрированных сотрудником Никитиным И.П. за 12.01.2011 г. Результат запроса представлен на рис. 7.

Рис. 6. Создание запроса на выборку

Рис. 7. Результат запроса на выборку

Создание отчета

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется.

Для создания отчета с помощью мастера выполните следующие действия:

1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты. Нажмите кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый отчет выберите Мастер отчетов. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна (Рис.8).

Рис. 8. Выбор способа создания отчета

3. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет.

4. Щелкните мышью на кнопке , чтобы добавить в отчет нужные поля или на кнопке для добавления всех полей, а затем щелкнуть мышью на кнопке Далее (Рис.9).

Рис. 9. Выбор полей для отчета

5. В следующем окне можно задать порядок сортировки записей в отчете (Рис.10).

Рис. 10. Выбор порядка сортировки записей в отчете

6. Выберите вид макета для отчета, например, ступенчатый и нажмите кнопку Далее (Рис.11).

Рис. 11. Выбор вида макета отчета

7. В следующем окне определите стиль отчета Обычный и щелкните мышью на кнопке Далее.

8. Задать имя отчета и щелкните мышью на кнопке Готово.

Печать отчета

Перед тем как открывать отчет в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы.

1. Выберите отчет в окне базы данных или откройте отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца.

2. Выберите в меню Файл команду Печать.

3. Укажите требуемые значения параметров в диалоговом окне Печать.

4. В группе Принтер выберите принтер.

5. В группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц.

6. В группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.

7. Нажмите кнопку OK.

Для вывода отчета на печать без открытия диалогового окна нажмите кнопку Печать на панели инструментов.