Вопрос 46. Делопроизводство по личному составу. Схемы составления документов о приеме на работу, о переводе на др работу на предприятии, об увольнении.

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

К документам по личному составу относятся:

1. заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

2. приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

3. трудовые книжки;

4. личные дела;

5. личные карточки формы Т-2;

6. лицевые счета по заработной плате и др.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 — формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление может выглядеть следующим образом:

ОАО «Стайлинг»

Директору И.И. Петрову

От: ФИО

Проживающей по адресу:

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять на работу старшим инженером с 23.03.2012

Дата Личная подпись

Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:

Наименование структурного Адресат

Подразделения Резолюция

ЗАЯВЛЕНИЕ

01.02.2000

Прошу перевести меня на должность

Наименование должности

Наименование структурного подразделения

в связи

Причина перевода

Подпись работника Расшифровка подписи

В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.

Пример приказа об увольнении

Дир гостиницы «Евразия»

Хромовой Я. И.

От: ФИО

Проживающей по адресу:

Заявление

Прошу уволить по собственному желанию с 23.03.2012.

Дата личная подпись

Вопрос 47. Номенклатура дел (нд). Подготовка документов для хранения в архиве.

Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации.

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное формирование исполненных документов в архиве дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Функции номенклатуры дел:

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

• Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.

• Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.

• Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.

• Номенклатура дел - учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.

• Номенклатура дел - основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур:

1) - типовая;

- примерная;

- индивидуальная.

2)- НД структурных подразделений;

- Сводная НД.

Содержание номенклатуры дел:

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

1. Проставляется индекс – он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами.

2. Указывается заголовки дел.

Заголовок дела формулируется на основе:

а) названия, вида или разновидности документов;

б) автора документа;

в) корреспондента;

г) вопроса или краткого содержания документов;

д) названия территории;

е) даты (периода) и т.д.

3. Количество дел / томов (заполняется в конце года). В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

4. Срок хранения дела и № статьи по перечню.

(Проставляются сроки хранения документов со ссылкой, на номер статьи, согласно типовому перечню). Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

5. Примечания. Эта графа служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде». (Заполняется в течение года).

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; Для проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

- оформление дел; Это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов.

- описание документов постоянного и долговременного хранения; В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

- обеспечение их сохранности; С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

- передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.