Business etiquette

Телефонные разговоры, будь-то общение между сотрудни­ками различных отделов или же общение с деловыми парт­нерами из других городов или стран, составляют неотъемлемую часть жизни современного офиса. Если Вы хотите достичь успеха в бизнесе, то Вам необходимо овладеть искусством ведения телефонных разговоров и помнить их основные пра­вила.

В офисе раздался звонок. Сотрудник учреждения, в обя­занности которого входит отвечать на входящие звонки (как правило, это секретарь, референт или офис-менеджер), снимая трубку, здоровается, называет учреждение и предлагает зво­нящему свою помощь. Вежливо, кратко и сдержанно отвечает на вопросы. Выражение бурных эмоций как удовольствия, так и огорчения здесь не уместно.

Если Вы звоните caми, то не стоит начинать^- разговор с выяснения того, с кем именно Вы разговариваете. После приветствия "Здравствуйте" или "добрый день", представьтесь и пригласите к телефону необходимого Вам человека или обратитесь с просьбой. Если Вы не знаете фамилию и имя того, с кем Вы хотели бы поговорить, то можно назвать должность и сразу же спросить, как зовут этого человека. Тогда Вам легче будет общаться с незнакомым собеседником.

Если Вы звоните в какую-нибудь фирму не конкретному человеку, а.с целью получения необходимой информации, то сразу объясните тому, кто поднял трубку, что Вы хотите узнать, поинтересовавшись также и тем, кто из работников фирмы '!может располагать подобной информацией. После окончания разговора обязательно попрощайтесь, но не забывайте, что звоните по делу и в рабочее время, поэтому не уместно, заканчивая разговор, желать малознакомым людям здоровья, успехов, удачи. Просто попрощайтесь, поблагодарив за раз­говор.

Помните, что в деловом разговоре ценится краткость и содержательность. Звоня кому-то в рабочее время, Вы вторгаетесь в рабочий процесс и не знаете, чем конкретно в эту минуту занят Ваш собеседник, поэтому будьте кратки.

Если звонят Вам, а у Вас деловые переговоры, которые

нельзя прервать, спросите у собеседника, сможет ли он пе­резвонить через 10, 20 или 30 минут, или перезвоните ему

сами по окончании переговоров.

Лица, присутствующие при телефонных разговорах, осо­бенно частных, обязаны в дальнейшем никак не проявлять своей осведомленности. Личных разговоров по служебному телефону лучше не вести. Если Вам все же позвонили на работу не по служебному вопросу, лучше, извинившись, пред­ложить звонящему обсудить проблему или решить вопрос позже.

Business documents Press release

Press release - сообщение для печати, коммюнике

Press release - а news item prepared by companies and sent to mass media.

Press release is an integral part of а corporate culture. With the help of press releases companies keep the public informed about themselves and their latest developments. The length of press releases may vary from а dozen of lines to а dozen of pages. Press releases are not to be read by scientists and should be written in а clear, easy to understand form. The purpose of press release is:

• to announce an event

• to provide background information for an important meeting

• to announce important decisions

• to give beforehand publicity to speeches.

Read the press release, prepared by GC public relations officers for а press conference devoted to the 75 anniversary of GC. The press conference was held at the company's headquarters.

"General Controls" was founded in 1925 by а famous inventor James Chesterton. Today GC is а company with а turnover of $200 000 and is considered to be one of the most dynamic control producers in the world. For more than 75 years the company has been а renowned leader in control systems business.

Today GC headquarters and its R&D center are located in Dallas, Texas. Most of its customers are industrial concerns. Its 10 000 products range from controls for medical equipment to control systems for air space industry.

The company has subsidiaries in Europe and Latin America. Europe accounts for 20% of the company's sales and Latin America accounts for 10% of its sales. GC is constantly increasing its sales outside the us.

GC primary strength in the control business is а vast application engineering expertise. Project management teams in each of the served markets provide essential know-how to companies interested in expanding or modernizing their production processes. The com­pany focuses on providing advanced technology to satisfy the most demanding customers and is able to recommend to clients the most reliable and economical system for а particular application.

GC is among the 30 companies with the most patents in the world. The company spends 10% of its total sales on research and development. That has increased from 3% in 1998.

The quality management system of GC was certified by Lloyd's in accordance with the 1509001 standard_ СС Quality management system and superb technical design guarantee the achievement of the highest standards of reliability in the branch.

GC receives loans from IMEXbank and works successfully with other major banks. GC provides support and services to its customers in selling their products in foreign markets.

СС is ready to meet the fast shifting demands of its customers all over the world.

BUSINESS VOCABULARY

Advanced technology Передовая технология

Application Применение

Vast ~ Широкое ~

Certify v. Сертифицировать, утверждать

Concern Концерн

Demanding customer Требовательный клиент

Engineering expertise Технический опыт, квалифи-

кация

Found v. Основывать

Inventor Изобретатель

Loan Заём

Receive ~ Получать -

Рaten Патент

Primary strength Оснсвное достоинство

Prodycer Производитель

Product Продукт

Project management Руководство проектом

Public relations officers Coтpyдник oтдeлa пo cвязям c

oбщecтвeннocтью

Quality management system Cиcтeмa ynpaвлeния кaчecтвoм

Range v. Haxoдитьcя в диaпaзoнe

R&D center Цeнтр иccлeдoвaний и paзpa­бoтoк

sales Cбыт

Total - Общий oбъeм пpoдaж

Serve a market v. Oбcлyживaть pынoк

spend v. Tpaтить

Subsidiary Филиaл, дoчepняя кoмпaния

Turnover Oбopoт