Археография

15. Основные этапы развития Археографии 18-20век

А – это спец историч дисциплина, занимающаяся собиранием, описанием историч памятников, разработкой методики и теории отечественной археографии и практич работой по изданию доков (шир.понятие), узкое- только издание А.

Предпосылки: В н.18 в. Интерес к истор знаниям и к и.и. определялся задачами укреплен Империи. 1703г.-П1 издал указ «О необход издания рус летописей», 1720-указ Сената «о необход рассмотрения древн жалованных грамот, рукописн истор книг(направлялся в епархии, монастыри, соборы), в губерниях с них д.б. снять копии и прислать в Сенат, эффективность низкая(трудно копиров-нет спец-ов; монастыри и соборы не подчин губернаторам), 1722-«Именной царский указ»-епархии и монастыри д.б. присылать книги в Синод, копии делались в Синоде, подлин возвращались(но боялись отправлять). Т.о. доки б. не упорядочены +При П1 поднимаются вопр арх дела. Появл-ся 1-й историч-й архив – МАКИД (кол ин дел) – 1724 г. При П1 реформа гражд шрифта (1710 г), расшир репертуар, издают перевод лит-ру - книги из Евр. Появл-ся публикации доков, но не в научн, а в политич-х целях.

Гос сектор:В 1724 г Академия Наук – впервые история институируется, т.е. определ-е учрежд-е, где историки работают и получают з/п. Издает рус летописи-Кеннигсбергская л., подгот 1-я часть Никоновкой л. (наметились приемы публикации-1-критический(несколько источ текста, примеч, предислов); 2-буквальный-высок точность текста) Б предприн первая поп офиц изд указов – Воинский устав, Ген регламент.

Частн сектор:1)Татищев В.Н.(.Превый рус археограф, приступившим к практич изучению текстов. Занимался поиском и-ков на Урале. Написал первый по сути историч-й труд – «История Российская с самых древнейших времен». В ней он выступает и как историк и как источниковед; ничего не опубликовал, т.к. не имел поддержки в Акад Наук; подготовил к публ-ции Судебник 1550 г. и Рус Правду Ярослава; первым высказал мысль, что надо публиковать и-ки, но его планы при жизни не были реализованы. В 1767 г выходя сразу три ценных публ-ии – две летописи и Рус правда – счит-ся зарожд-м археографии. 2) Миллер «история сибири»(В теч неск лет заним собир ценных ист ист-в во время экспедиции Беринга;д-ты, кот он собрал б исп Татищевым в его работах; б изд «Степенная книга», эти д-ты в нач 19в вошли в первое изд диплиматич д-в в России. 3) Щербатов («История Российская с древнейших времен». 4)Новиков.( Издал: первое собрание сочинения Сумарокова; нов полный географич словарь Максимовича; «Бархатную книгу» (родословная рус дворян, князей). Важная его публикация – «Древняя Российская Вивлиофика» - публикация доков, рус источников, начиная с 10 век (1-е издание – 10 частей в 1773-1775 гг). Самый древний док «Вивлиофики» - Устав князя Владимира Ярославича. Разраб правила публ д-в, (буквальный, критический)что говор о становлен археографии как историч дисциплины. Правила о приемах передачи текстов. В 1777 г издает журнал «Санкт-Петербургские ученые ведомости», где печатает правила Последователь Новикова – 5)И.И. Голиков. Его осн труд – «Деяния Петра Великого» - П1 –мудрый преобразователь (12 томов). По правила Новикова. Работа расширила источников базу, развил некотор положен правил.

Общест сектор: в 18в. был плохо развит, т. к концу 18 в изменения в общ-ой жизни Ри. Отеч война 1812 г. повыс интерес к истор своего народа. (труд Карамзина «История государства российского». Новый шаг в изучении истории России – находка М-П «Слова о полку Игореве» в Спасо-Ярославском монастыре. В 1800 г. «Слово» впервые издали. Обществ сектор стал ведущим в 19 в. Открыв сеть научных обществ при ВУЗах.

Общество истории и древностей Российских.(1804) при Мосл универе. Гл. задача-издание рус летописей (1-ой издали Лавреньевскую лет.(1825)-изд критич способам-6 списков летописей, примечания/Тимковский-нач, Калайдович-закончил; Супросальская лет(1836)-новгородс и киевс летописи/под ред Оболенского; Псковс лет/под ред Погодина)+издавало свои труды, исследования, воспоминания, описаниедоков и публикация Периодич издания:«Чтение»-источники с 13-18вв-древнерус лит-ра,иностр источ, по истор церкви, доки по смутн врем, по истор Севрен войны и др. «Временник»-доки с 9-17вв-по ? права, истор быта и техники, текст Домостроя. Обществом не б един приемов публ дв. Где-то устран явн ошиб, где-то с сохр так. Общество сущ до револ. Значение: введено много м-в, наработана методика издания летоп.

Комиссия печатания гос грамот и договоров (КПГГД). Цель создания комиссии – публикация дипломатических документов, которые должны были помочь просвещению молодых дипломатов и распространению исторических знаний. Археографической экспедиции Академии наук. Экспедиция функционировала в период с 1829 по 1834 годы. В 1834 Экспедиция прекратила работу и ее правопреемницей стала петербургская археографическая комиссия. Их отличие (не в полевых условиях). Петреб арх комиссия – занималась сбором также и публикацией историч док-ов этого периода. Археографическая комиссия занялась выявление исторических источников в архивах других государств, с которыми Россия в прошлом имела дипломатические, торговые и культурные связи. Подготовка к печати документов проводилась на основании Правил издания разработанных Археографической комиссией, которая пошла по пути разработки научно-критических приемов передачи текста документов.

ПАК впервые нач давать ссылки на предшеств публикации, оговаривая, что это повторная публик.

Русское историческое общество (РИО). Историч наука требовала публикации новейших доков. Прав-во боялось открывать и-ки для историков. Нужна была орг-я, кот бы публиковала доки нового периода и была бы подконтрольна Прав-ву. Инициатором орг-ции РИО чиновники. 1864 г. создано( сущ до 1918г). Было в привилегирован положении, имело доступ к материал, кот для др научн обществ были недоступны. Выпускало «Сборники РИО». Роль РИО велика, введен разнообр документ-ый массив, особо ценно – доки за новый период. К кнцу 19 в наметилось движение в методике подготовки сборников в сторону усовершенств приемов. недостатки – официальн х-р РИО – идеологич направленность, публикации отражают офиц истор, классовый подход. Положительное – раздвинуты рамки на целый век.

Публикаторская деятельность АН. Во 2/2 19 в АН – реакционная орг-ия. Активно не заним публикац, но разработки были. «Записки АН», «Материалы для истории Крымского ханства», «Письма и бумаги императора Петра Велик»– все, что вышло из под пера П1. С 1890-х гг «Акты Московского гос-ва». 1912 г. МАМЮ выработал правила издания.

Итог : (18 век)1) методы публикации повествования, историко – юридич и актовых источников, использовали опыт предшественников 2) в 18 веке началась публикация докв в интересах государства 3) расширяется круг источников 4) активно развивается публикаторская деятельность. 5) публикация летописей в кач основных источников по русск истории 6) 2 пути в приемах публикации (буквальный, критический) 7) развитие опыта публикаторской работы привело к необходимости теоретич обобщения, появились первые правила, кот наметили осн принципы научн публикации источников.(19 век) 1) кол-во публикаций растет 2) разработка методики и теории археографии 3) классификация летописей, критический выбор основных списков 4) дискуссии в журналах «Современный архив», «Отечественные записки» 5) разработка состава и содержания НСА

ПОСЛЕ ОКТЯБРЯ 1) Идеологизация Окт рев-я изменила отношение к издательскому делу и ист наукам.Нов власть их политизировала. Вся подготовка ист докв велась по жестк гос контролем и в интересах нов власти. В перв годы сов власти деят-ть дорев археогр учрежд продолжалась:1) арх комиссии в 1918 издала 2 части Полного собрания русских летописей. 2) общество истории древностей российских выпустило очередн сборник чтения.

1918 Декрет СНК о реорганиз-ии и централ-ии арх дела.Организован Главархив при Комиссариате Просвещения В 1919 главархив предпринял попытку разработать общие правила публикации ист докв. (Шахматов, Платонов) Гл принцип – партийность

1920 появ нов археограф учрежд. 1) Комиссия по изучению истории ВКПб и окт рев-ии - ИСТПАРТ(выпускает резолюции съездов ВКПб) 2) институт Маркса и Энгельса, Ленина (ИМЭИЛ). (сочинения маркса, энгельса).

С утратой идеологического значения археологическое сохранилось

ВОВ 1)с нояб 1942 действуют комиссии по истории ВОВ – много кино, фото документов (исп на нюрнбергском процессе)

2) не прекращалась разработка методики и теории археографии

3) 1945 изданы основные правила публикации докв Гос архивного фонда СССР (о целях и назначении док-х изданий, их формах, вопросы о выборе темы публикации)

1950 – 1980е 1) Увеличение числа публикаций, расширение их тематики 2) активная разработка методики археографии 3) начинается подготовка специалистьв – археографов 4) все публикации в соответствии с правилами издания. 5) правила 1945 дорабатываются. След –в 1956 (подробно выбор темы) новые 1960, 1969 (раздел о сокращенной форме передачи текста, даются отд хар-ки всех элементов НСА) 6) увеличение внимания к вопросам методики. 7) публикуется много монографий, статей 8) журналы «История архивов», «Вопросы архивоведения», «Советские архивы» 9) повышается качество публикаций 10) многотомные серийные издания 11) работа по собиранию источников 12) многотомных серий: «История индустриализации СССР» и «История коллективизации сельского хозяйства СССР».

1990е 1) увеличение числа публикаций по истории 20 века --- связано с политикой гласности 2) открытость современного общества, доступ к архивам 3) более тесное международное сотрудничество НО: острый экономический кризис 1) док публикуются в периодической печать, снижение качества 2) совместные работы с др странами «Трагедия советской деревни» 3) в росс архивах стали исп-ть современные технологии 4) 1994 – ФАС разработала план публикации ист докв по 20 веку: 1) сборник кронштадт 2) сборник катынь 3) сб филипп миронов 4) 2х томник 1941 год 5) справочник лубянка итд

16. Процесс научной публикации источника. Методика выбора и передачи текста дока при публикации.

Понятие А- ист дисциплина, кот разраб проблемы теории, методики и истории публикации всех категор ист ист-в. А – это спец историч дисциплина, занимающаяся собиранием, описанием историч памятников, разработкой методики и теории отечественной археографии и практич работой по изданию доков. Публикация:1)следствие деят-ти археографа, те само выпущенное произв-е, изд-е и его тираж;2)это процесс подготовки и выпуска ист ист-в, комплекса ист ист-в; этот процесс м описать как совок-ть действ по переносу ист-ка с того ности на кот он сохран-ся на друг носитель по опред-м принципам и методам, которое б выработано в традиции в тиражир виде в деле предоставления общ-ву.

Функции пудликации 1):культ наследие переводится из потенциального сост в сост реальн ист-ка, часть прошлого станов элементом наст культ;2)публ сохр-т памятник перевод на нов носитель;3)публ способств сохр-ю оригинала в физич виде.4) м. иметь идеологич., полит.знач.

Необход различать понятие "публикация документа вообще" и понятие "публикация дока как историч и-ка". Историк в своей работе сталкивается с 2-мя категориями доков (опубликованных): 1. Оперативные – док-ты, опубликованные синхронно времени их создания с целью оперативного оповещения современников ("оперативные" или "текущие"). Это все что касается з/дат-ва, то, что обнародуется в печатной форме, док учрежд-й, орг-й, программы политич партий и др.; 2. Ретроспективная -уже существующая в теч некоторого времени ретроспективная публикация для нужд историка, т.е. док публикуется в качестве ист и-ка. Все ли публикации д.б. объектом А? На этот вопрос 2 т. зрения. Школа Селезнева – "ДА". Более современный подход (Степанский, Добрушкин, Королев) – "НЕТ". Логика этой т. зрения – текущим док-м им предстоит еще процесс превращения в ист и-к. Королев говорит, что сфере А не д принадлежать оперативные издания + произведения, выпущенные при жизни автора. Точка отсчета – жизнь поколения (20 лет). В переломные периоды доки быстро устаревают, но нужно отодвинуться от дока, чтобы его правильно оценить. Отличие текущего дока от ретроспективной публикации. Степанский: 1. публикация осущ-ся в целях познания прошлого, а не для текущей работы; 2. публикуемый и-к взят из архива или биб-ки, а не из текущего делопр-ва; 3. публикацию осуществляет не автор дока, а археограф, при этом док не просто воспроизводится, но и дополняется археографич оформлением и НСА. Нужно иметь ввиду, что оперативная публикация может со временем стать ретроспективной. Добрушкин: тоже считает, что не все публ-и – объекты А. Тоже делит на 2 группы, но по-другому называет: научные (археографические) и все прочие (не археографические). Он говорит, что между ними есть общее и различное. Общее: 1. Сам объект публикации – док абсолютно все доки м.б. изданы (и археографич и не археографич) и не обязательно из архива; 2. Возраст дока не имеет значения; 3. Наличие воспроизведенного тиражируемого текста опубликованного дока. Различия: 1. различие в целях публ-и .Например: целью не археографич публ-и – донесение до читателя содержания дока, конкретной инф;цель археографич – избавление исследователя от необх-ти искать док в архиве и др местах, + от необх-ти обращаться к самому доку;цель – не содержание дока, а сам док, исследователь д составить о нем полное представление, в т.ч. и внешний вид. 2. Признаки археографич публ-и: научное описание дока как историч и-ка, включая сведения о месте хранения; научное воспроизведение текста дока; точная инф о приемах, методах и способах с помощью кот данная публ-я была осуществлена (ошибки устранены или печатается в современной орфографии).

Структура публикации. Зависит от типа, вида и формы публ, темы и хар-ра док-в. Тип издания: научные, научно-популярные, учебные. Тип определяется целевым назначением публ-и.

Вид издания (определяется составом и-ков или темой): Пофондовые, тематические, по видам доков (декреты, протоколы), одного лица ("Письма и бумаги Петра Великого").

Форма издания (определяется с позиции книгоиздания): сборник, серия, корпус (свод доков, крупные серии), моноиздание (отдельный памятник), альбом, плакат, периодич издание, приложение к монографии, в самом тексте научного труда.

Способы издания: типографский (наборный или шрифтовой, фотомеханический, факсимильный, репринты (переиздания)), нетипографский (факсимильный, фонодоки, кинематографич доки), смешанный (только для кинофото доков).

Структура изд научного типа (цель: для науч.исслед-я, макс. полн. НСА, полнота корпуса доков, выс.точность передачи текста): предисловие(ист, А части),текст д-в, примечание по тексту и сод-ю, указатели(имен, геогр), перечни, список сокращ, оглавление с перечнем публ ист-в. Включение в изд-е хроники событий, библиографии, приложений решается индивид-но.Если изд многотомное – то предисл-е одно на все тома(в перв томе).

Научно-попул тип (цель: распр-е знаний, попул-я ист-ков, облегчить понимание и прочтение текста): предисловие(ист, А части),текст д-в, примечание по тексту и сод-ю, перечни, список сокращ, оглавление. Учебный: (для глуб. освоения учеб программы): краткое предисловие, пояснительн текст к разд-м, темам уроков, группам д-в, или отд виду ист ист-в,текст д-в, примечание по тексту и сод-ю, терминологич словарь,рекомендат лит-ра, оглавление с перечнем публ ист-в.

Археографич база – совокупность опубликованных археографических доков. Археографич фонд – совокупность археографич произведений печати. Т.е. А база – какие и-ки и где они опубликованы; А фонд – какие сущ-ют археографич издания и что в них входит. Предварительная работа археографа: составление библиографии по теме (что уже по этой теме вышло), определение круга и-ков (сеть архивов, фонда и пр), составление ориентировочного плана публикации и метода, решение организационных вопросов (коллектив).

Отбор доков для издания – очень ответственный этап, т.к. от состава доков, кот войдут в публ-ю зависит научный уровень и значимость ее. Принципы отбора (по Правилам 1990 г):1. - принцип историзма – кажд и-к рассматривать как продукт конкретной историч эпохи, с учетом причин возникновения, функций. 2. – принцип объективности – всестороннее освещение событий, во всей их сложности. Отбор зависит от целей и задач публ-и, состояния источниковой базы, степени изученности темы, ранее опубликованных доков, объема публ-и. Далее идет источниковедческий анализ выявленных доков: установление подлинности дока (подлинник,отпуск, копия, заверенная копия), времени создания, место создания, авторство, обстоятельства и цели создания, определение степени достоверности, степени новизны инф в и-ке. Случаи, когда допускается повторная публ-я доков: 1 – если первая публ-я была неудовлетворительной в научном отношении (неполная); 2 – если первая публ-я стала библиографич редкостью (малодоступна); 3 – если стоит задача полного издания доков по определенной теме.

Выбор текста. Как правило док имеет не один текст – черновые, беловые варианты одних и тех же текстов. Первый этап работы археографа над текстом – выявление и изучение всех и-ков текста каждого дока, выбор основного текста, кот должен лечь в основу издания. Основной текст – тот, кот кладется в основу издания. И-к текста – все рукописные или печатные материалы, относящиеся к данному доку. Важно определить насколько тексты похожи или отличаются. Если различие существенное, то мы имеем дело с редакцией – такая переработка дока, кот произведена с определенной целью и кот существенно меняет текст. Если отличие несущественное, то это варианты – они не затрагивают смысловую сторону текста, это могут быть мелкие вставки слов, стилистические изменения. Выбор основного текста – сложная задача. Еще вопрос, что делать с остальными текстами(при налич ориг, берем его;если нет то привлек все списки и как правило по наиболее раннему печатаем; расхождения с др списками и вар-ми печат в текст примеч-х). Сложность заключается в том, что большая часть древнерусского наследия представлена в копиях. Контаминация (соединение текстов разных редакций одного произведения ) в археографии недопустима. Есть метод рекомендации для некоторых групп доков нового и новейшего времени по выбору основного текста:1. Доки официального происхождения (з/дат акты, положения, уставы) публикуются по официально утвержденному тексту, официально опубликованные или подлинник из архива. 2. Стенограммы и протоколы – за основу берется окончательный выбранный текст, исправленный автором (если исправления не меняют первоначального содержания текста). 3. Телеграммы – проблема не решена, т.к. подлинник (рукописный) редко сохраняется, если его нет, берется отпуск или заверенная копия подлинника. 4. Доки неофиц происхождения – литературные произведения имеют много авторских редакций. Важный критерий здесь – воля автора. Рекомендуется брать в основу текст по последнему прижизненному изданию. 5. Письма – рекомендуют брать текст отправленного письма.

Приемы передачи текста. 1. Дипломатический (буквальный) – воспроизводится путем типографского набора в полном соответствии с оригиналом, т.е. только почерк не воспроизводится. 2. Научно-критический – текст воспроизводится сохранением стилистич, фонетич особенностей, с делением на слова, вставлением букв, знаков препинания и тд. Все особенности оговариваются в примечании.

??Факсимильный метод – точное воспроизведение текста со всеми особенностями, ошибками, почерком, описками и тд. Научная реконструкция – восстановление первоначального вида памятника. 2 вида реконструкции: когда восстанавливается памятник целиком на основании др и-ков; реконструируется части, отдельные слова, строки памятника, кот утрачены вследствие ветхости (путем сопоставления схожих поздних текстов).

Передача текста зависит от времени создания и-ка. Существует 3 временные группы:

1. Доки до 16 века – текст передается современным гражданским шрифтом с точным воспроизведением стилистич особенностей, сохранением старых букв, слитнонапис. текст дел на слова, сокращ. слова раскр-ся.

2. Доки 16-18 веков – текст передается со всеми особенностями, вышедшие из употр буквы замен. совр-ми, титлы и выносные буквы вставляют без оговорок, без курсива. Все личн. имены, фамил. пиш. спропис. буквы. Архаичн. формы передачи чисел сохр-ся, буквен. числа переводтся в араб. цифры

3. Доки 19-20 веков – появляются бланки, другое делопроизводство, резолюции – все отражается в примечаниях и предисловии. Текст перед-ся по соврем. правилам орф-фии и пункт-ции с сохр. язык. и стил. особ-тей подл-ка. Все особенности, кот встречаются в тексте оговариваются в текстуальных примечаниях.

Группы проблем при передаче текста: 1. Рецензия текста – стремление представить в издании всю динамику развития текста публикуемого дока (все и-ки текста). 2. Транскрипция текста – различие м/у грамматико-синтаксическим строем письменной речи дока и времени его публикации (очевид. ошибки автора испр-ся, огов. в прим.). 3. Эмендация текста (изменение, исправление) – наличие в тексте доков всевозможных погрешностей. 4. Передача текста на доке – пометы, резолюции, они внешние по отношению к тексту дока, как правило у них другой автор.

Передача текста в извлечении. (Только не в научных изданиях). Это возможно: если содержание дока лишь частично относится к теме издания; часть текста не представляет научной ценности по данной теме; если весь док нельзя публиковать по этическим причинам (письма); из-за плохой сохранности; если в доке географически шире освещено событие, чем это нужно. Плюсы: сокращение объема публ-и, экономия. Минусы: субъективность археографа. Метод не подходит для помет, резолюций и подписей, т.е. даже если текст опущен, резолюцию к нему надо воспроизводить.

Сокращенная передача содержания текста (для введ-я в науч. оборот максим. шир.круга ист-ков, прем. массовых): регесты, таблицы, аннотации. Регесты – применяется для объемных доков с повторяющейся однотипной инф. Типы регестов: пространный – полное изложение доков с цитированием; краткий – краткий пересказ, часто в виде расширенного заголовка. Виды регестов: Единичный – на один док; частичный – пересказ той части дока, кот относится к теме издания; групповой – пересказ содержания группы однородных доков. Когда регесты: 1. однотипные доки, имеющие второстепенное значение для публ-и. 2. для краткого изложения содержания и-ка на иностр языке. 3. когда док не сохранился, но содержание его известно из др доков. 4. доки одной разновидности с важной инф, но большие по объему, т.е. один док приводится полностью, остальные пересказ. Нельзя: з/дат-е, директивные материалы, краткие немассовые доки, доки, кот имеют большое значение в публ-и. Таблицы м.б. цифровые (статистические) и текстовые). Чтобы отличить таблицы в тексте от передачи содержания текста в виде таблицы – легенда либо в конце, либо в отдельной колонке. Аннотация – краткое изложение содержания дока без учета структуры и языка дока. Содержание дока ведется от третьего числи (отвлеченно).

Элементы заголовка: номер дока внутри публ-и, вид или наименование, автор, адресат, краткое содержание, дата. Легенда: поисковые данные (полностью шифр), подлинность/копийность, способ воспроизведения (рукопись, машинопись), язык, внешний вид (если имеет особенности), предыдущие публ-и (если были), материал (если не на бумаге), сведения о сохранности (ветхий). Легенда м.б. сокращенной, если все доки из одного архива или фонда.

ДОУ

9. Унификация и станд-ция как ср-ва оптимизации работы с доками.

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, многообразие доков и необх-ть их униф-ции и станд-ции. Суть униф – сокращение неоправданного многообразия доков, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Ун-ция в делопр-ве м.б. как самост работой, так и этапом в работе по стандартизации. Суть стандартизации – возведение в норму, обязат для применения, оптимальных правил и треб-й по разработке и оформ-ю доков, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопр-ве. Рез-ты обработки при этом оформляются в виде межгос-х (ГОСТ), гос-х (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предпр-й учрежд-й и орг-й (СТП). Результатом работы по унификации и стандартизации м.б. как стандарты на отдельные виды доков (N: ГОСТ 7.32-91. Отчет о науч-исслед-й работе. Структура и правила оформления) или их элементы (N: ГОСТ 9327-60 Бумага потребительская. Форматы.), так и на унифицированные сис-ы док-ции (N: ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифиц системы ОРД (УСОРД). Есть и другие УС – банковской док-ции, первичной учетной док-ции (Альбом унифицированных форм первичной учетн док-ции по учету труда и его оплаты)), пенсионного фонда, фин док-ции и др. Полный перечень УСД дан в Общеросс классификаторе управленческой док-ции ОК 011-93 – систематизированный перечень видов и разновидностей доков всех систем управленческой док-ции и идентификационных кодов, кот м.б. воспроизведены на бланках и использованы в автоматиз-х сис-ах. ОКУД переиздан в 1999 г. с изменениями. Новое – УС первичной учетоной док-ции (по учету труда и его полаты, по учету материалов и тд.) В ОКУД не приведены УС-ы доков Воор сил РФ (они в ведении Генштаба РФ). ОКУД предназначен: регистрация форм доков, упорядочение инф потоков в нар хоз-ве, сокращения количества применяемых форм, исключения из обращения неунифицированных форм доков, обеспеч-е учета и систематизации УСД на основе их регистрации, контроль за составом форм доков и исключения дублирования инф. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система док-ции. Унифицированная сис-а ОРД. Требования к оформлению доков. М., 2003. – носит рекомендательный х-р. Устанавливает правила оформления ОРД: постановлений, решений, приказов, протоколов, актов, писем и т.д. – которые фиксируют решения адм и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деят-ти гос органов всех уровней и организаций различных форм собственности и видов деятельности на терр РФ. Включает в себя 30 реквизитов, учитывает основные тенденции развития совр делопр-ва (электронные доки). Стандарт устанавливает состав реквизитов доков, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам доков, в т.ч. бланки доков с воспроизведением Гос герба РФ. 2 приложения – расположение реквизитов и образцы бланков доков. Стандарт разработан взамен одноименного стандарта 6.30-97 (с изменением № 1 2001 года), отмененного постановлением Госстандарта России от 26.08.2001. Осн и главное изменение заключается в последней фразе первого раздела "Область применения" – требования этого стандарта явл-ся рекомендуемыми. Реокомендат-й х-р госта обязывает его авторов подготовить соответствующие норм-метод материалы, кот помогут службам ДОУ орагинзовать внедрение стандарта и обеспечить его эфф применение. ВНИИДАД в наст время разрабатывает соответствующие метод рекомендации. Вновь утвержденный гост будет использоваться в делопроиз-ве орг-й наряду с положениями Типовой инструкции по делопр-ву в фед органах исп власти, кот наряду с вопросами оформления доков содержит осн положения по технологии делопр-венных процессов. При подгот и оформлении доков, согласно ГОСТ, используют следующие реквизиты: 01 – Гос Герб РФ; 02 – герб субъекта; 03 – эмблема организации или товарный знак; 04 – код орг-ии; 05 – осн гос регистрационный номер (ОГРН) юр лица; 06 – идентиф номер налогоплат-ка (ИНН)/ код причины постановки на учет (КПП); 07 – код формы дока; 08 – наимено-е орг-и; 09 – справочные данные об орг-и; 10 – наименов-е вида дока; 11 – дата дока; 1 2 – регистрац-й номер дока; 13 – ссылка на номер и дату дока; 14 – место составления или издания; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст дока; 21 – отметка о наличии приложений; 22 – подпись; 23 – гриф согласования дока; 24 – визы согласования дока; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении дока и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении дока в орг-ю; 30 – идентификатор эл копии дока.

Требования к оформлению реквизитов

автор – это обязат реквизит. Автор дока(это к.п. организация, предпр, структ подраздел, должност лицо, имеющее право подписи дока), Наименов-е орг-и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных доках. Угловое располож реквизитов – автор от границы левого поля, продольное-посередине, равноудалено от границ Над наименованием орг-и указывается сокращ, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей орг-и (при наличии)(N:Наименование филиала, терр отдел, представительства указывают в том случае, если оно является автором дока, и располагают ниже наименование орг-и.). Сокращенное наименование орг-и приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных доках орг-и. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Справочные данные об орг-и включают: почтовый адрес, номер телефона и др сведения по усмотрению орг-и (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес эл почты и др.)

дата –обязат реквиз. Датой дока является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принят реш), для акта – дата события. Доки, изданные двумя или более орг-ми, должны иметь одну дату, более поздняя подписан. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя. Допускается словесно-цифр способ оформления даты,+ оформление даты в последовательности: год, месяц, день. Оформ у границы лев поля, общий бланк – после наимен дока, письмо – после справочн данных об орг-ции Регистрационный номер дока – состоит из его порядкового номера, кот можно дополнять по усмотрению орг индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер дока, составленного совместно двумя или более орг-ми, состоит из регистрационных номеров дока каждой из этих орг-й, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в доке. Место рег номера и даты есть в бланке-пишут от руки. Рег ном – свидетельство, что док включен в информационный массив орг-ции и наход-ся под ее контролем и ответственностью. Внутр доки(прик, протоколы, акты) рег ном-порядков ном дока в пределах календарного года Ссылка на рег номер и дату дока включает в себя рег номер и дату дока, на кот должен быть дан ответ. Заголовок к тексту – это краткое содержание дока. Заголовок д.б. согласован с наимен вида дока. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком) N: Приказ о создании аттестац комиссии; чего (кого) N: должностная инструкция ведущего эксперта. К тексту доков, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. По загол можно определить степень важности дока, его содержан. Загол ускоряет регистр дока, постановку на контроль, поиск. Загол переносится в жугнал, карточку, базу данных. Место-над текстом, от границы левого поля до середины листа, не более 5 строк.

Текст – составляют на гос языке РФ или на гос языках субъектов в соответствии с законодательством РФ и субъектов. Тексты доков оформляют анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в И.п. или словосочетанием с глаголом второго лица множ числа наст или прошедшего времени. ("имеете", "были" и тд). Характеристики, выраженные словесно, д.б. согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки табл д иметь заголовки, выраженные им существительным в И.п. Подзаголовки граф и строк д.б. согласованы с заголовками. Если табл печатают более чем на одной странице, графы табл д.б. пронумерованы и на следующих страницах д.б. напечатаны т номера этих граф. Связный текст, как правило состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления дока, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключит часть (N: приказы, заявления, письма). В тексте дока, подготовленного на основании доков др орг-й или ранее изданных доков , указывают их реквизиты: наименование дока, наименование орг-и-автора дока, дату дока, регистрац номер дока, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и тд., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, кот нумеруют арабскими цифрами. В доках (приказах, распоряжениях) орг-й, действующих на принципах единоначалия, а также доках, адресованых руков-ву орг-и, текст излагается от первого лица ед числа (приказываю, предлагаю, прошу). В доках коллегиальных органов текст излагают от третьего лица ед числа (постановляет, решил). В совместных доках текст излагают от первого лица множ числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множ числа (слушали, выступили, постановили, решили). В доках, устанавливающих права и обязанности орг-й, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица ед или множ числа ( отдел осуществляет, в состав входят, комиссия установила). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множ числа, первого единственного, третьего единственного.

Состав удостоверения доков Гриф утверждения - док утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым доком. При утверждении дока должн лицом гриф утверждения дока состоит из: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его подписи, инициалов и фамилии и даты утверждения. Допускается центрировать элементы грифа утверждения относительно самой длинной строки. При утверждении дока несколькими должн лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении дока документом (постановлением, решением, протоколом) гриф состоит из: слова УТВЕРЖДЕН (А/Ы/О), наименования утверждающего дока в Т.п., его даты и номера. Гриф утверждения дока располагают в правом верхнем углу дока.

В состав реквизита подпись входят: наименование должности лица, подписавшего док (полное, если не на бланке и сокращенное, если на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При подписании дока несколькими должн лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью. При подписании дока несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. В доках, составленных комиссией, указывают не должность лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, члены комиссии). Гриф согласования(внешнее согласов) состоит из слова СОГЛАСАВАНО, должности лица (включая наименов-е орг-и), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. Если согласование осущ-ся письмом, протоколом и др, то СОГЛАСОВАНО, наименование дока и его дата и номер.Два грифа-на одном уровне, много-два вертикальных ряда Внутрен согласование-виза согласования, включающекй подпись и должность визирующего, расшифровку и дату(левый нижн угол). При наличии замечаний к доку визу оформляют так: Замечания прилагаются, должность, подпись, расшифровка, дата. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прлагают к доку. Для дока, подлинник кот остается в орг-и, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Для дока, подлинник кот отправляют из орг-и, визы проставляют в ниж части лицевой стороны копии отправляемого дока. Возможно оформление виз дока на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование дока и его приложений. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должн лица на доках, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с фин средствами, а также на иных доках, предусматривающих заверение подлинной подписи. Доки заверяются печатью орг-ции. Требования к бланкам доков Доки изготавливают на бланках. 2 стандартных формата бланков – А4 (210х297) и А5 (148х210 мм). Кажд лист дока д. Иметь поля не менее: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее. Бланки доков изготавливают на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов, 2 варианта бланков – угловой и продольный. Для орг-ции, ее струт подраздел-я, должн лица устанавливают виды бланков: общий (для всех видов доков, кроме писем), бланк письма, бланк конкретного вида дока. При изготовлении доков на двух и более листах второй и последующие листы нумеруют. Номера страниц – по середине верхнего поля листа.

ДОУ

10. Рациональный документооборот, регистрация, контороль исполнения докв как средство реализации эффективной управленческой деятельности.

Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или передачи на хранение.

Правильная организация документооборота способствует:

- Оперативному прохождению документа

- Равномерной загрузки подразделений и должностных лиц

- Повышает культуру труда

- Оказывает влияние на эффективность управленческого процесса в целом

Документопотоки организации:

1 поток: входящие документы (указание вышестоящих организаций; письма и рекомендации; заявки, счета, отчеты; акты; обращения граждан).

2 поток: исходящие документы (в ответ на поступившие запросы; письма, обзоры, справки, отчеты, договоры и т д).

3. поток: внутренние, созданные непосредственно для использования внутри организации (уставы и положения; инструкции; приказы и распоряжения; протоколы; докладные и объяснительные записки)

Прием и первичная обработка док-в

После получения докт отправляется на экспедиционную обработку, в рез-те кот проверяется правильность доставки, целостность конверта и вложений. Затем конверт вскрывается , изымаются докы. Если в док-е неск листов, они скрепляются, после чего конверты уничтожаются за исключеним конвертов, в кот нах-сь судебные, конкурсные док-ы, обращения граждан.

Все конверты, кроме личных и в профсоюз вскрываются, сверяется наличие приложений. Если обнаруживается повреждение, отсутствие дока или приложений, об этом сообщается отправителю. На док-е ставится регистрационный штамп для фиксации факта и времени его поступления Далее доки сортируют по структ-м подразделениям. Нерегистрируемые доки раскладываются по структ подраздел-ям для доставки, остальные передаются на регистрацию. Нерегистрируемые доки: письма, присланные в копии для сведения; рекламные извещения, плакаты; первичные доки бухг учета; формы стат отчетности; месячные, кварт и др отчеты; сообщения о заседаниях, совещаниях; поздравительные письма и пригласительные билеты; печатные издания (журналы, газеты); научные отчеты по темам; прейскуранты; нормы расхода материалов и др. Распределение поступивших доков определяет прямоточность их движения. Цель предварительного рассмотрения поступивших доков – отобрать доки в адрес руководителя. Руководству направляются доки по принципиальным вопросам деятельности орг-и и доки, содержащие необходимую для руков-ва инф. На доках направляемых непосредственно структ подраздел-ям проставляется условное обозначение или фамилия исполнителя. При предварит рассмотрении выясняется также, не нуждается ли док, передаваемый руков-ву в подборке других доков по данному вопросу. Если да, то эти доки передаются вместе с полученной корреспонденцией. После этого докы передаются на регистрацию.

Значение рационального документооборота

1. Равномерная загрузка подразделений 2) быстрота прохождения докв 3) наименьшее кол-во участвующих над работой док-а.

К числу исходящих доков относятся ответные письма, излагающие согласие, отказ; и инициативные письма, требующие ответной реакции адресата. Прохождение исходящего дока включает: составление проекта дока, его распечатка; согласование проекта, его визирование при необходимости; подписание (утверждение) дока; регистрация и отправка дока. Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным орг-ям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, док перепечатывается. Проект дока вместе с необходимыми материалами представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты доков перепечатываются. Подписанные доки регистрируются и передаются на отправку (серетарю, в экспедицию, канцелярию). Отправляемые доки там сортируются по адресатам, вкладываются в конверты, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи. Доки д.б. отправлены в день поступления на отправку.

Внутренние доки проходят следующие стадии: подготовка проекта дока, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Маршруты движения совпадают с исход-ми и вход-ми. Но могут быть изменения (N: распорядительные доки проходят юр отдел, протоколы не требуют составления проекта). Приказы, протоколы регистрируются, размножаются, затем копии рассылают в структ подразд-я. Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопр-ва. После регистрации доки передаются рук-лю для принятия решения. Результат решения вопроса сообщается заявителю.

Регистрация докуметов –

- запись учетных данных о доке по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска доков, придания им юр силы. Докы регистрируются входящие в день поступления, исходящие и внутренние в день подписания.

Способы регистрации

1)Журнальная форма для орг-й с небольшим док-оборотом. Осн виды журналов: входящих доков, исходящих доков, внутренних доков, доков конфиденц-го хр-ра. Осн графы: дата поступления и индекс дока, автор и индекс поступившего дока, краткое содержание, резолюция, отметки об исполнении. Недостатки: нарушается осн принцип регистрации – однократность, усложнен поиск (инициат док во одном журнале, ответ в другом), эта форма негибка для справочной работе в арх.

2)Карточная регистрация осущ-ся на единой по форме карточке формата А5 или А6. Обычно 3-5 видов карточек:

1) по потокам 2) по личному составу 3) обращеник граждан

Мб карточки для регистрации отдельных видов докв в зависимости от деятельности орг-ии. Карточки м отличаться по цвету, либо по полоске.

Основные разделы карточки: 1) календарная шкала 2) автор дока 3) дата и номер дока

4) содержание 5) резолюция

Обратная сторона посвещена ходу исолнения дока: 1) исполнитель 2) расписка о получении 3) исполнению дока 4) номер дела, в кот док направлен

Всего 5 экземпляров в организации: 1) прикрепляется к доку и сопровождает его 2) направляется в контрольную картотеку 3,4) направляется в справлочную картотеку 5) в справочную картотеку СП

3. Электронная спец комп программы

СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ

1. централизованная – регистрация всех доков в канцелярии(В орг-ях с небольшим объемом док-оборота – до 10 тыс доков в год);

2. децентрализованная – регистрация в структ подразд-ях;

3. смешанная – сочетает элементы первых двух. Важнейший принцип регистрации – однократность. Кажд док д регистрироваться один раз. Входящие доки- вдень поступления, исходящие – в день подписания.

Конторль за исполнением документов

- своевременное и праильное исполнение решений, заданий, поручений руководства, получениеинформации. В зависимости отразмера организации служба контроля может называться: 1) контрольное управление 2) инспекции 3) отдел 4) бюро 5) группа контроля

Виды контроля по срокам исполнения: текущий, предупредительный, итоговый.

Текущий – ежедневная подготовка сведений о доках, срок исполнения кот истекает сегодня. Докладывается рук-лю о фактах неисполнения доков в срок.

Предупредительный контроль за 2-3 дня предупреждение сотрудника о необхти решения порученного ему вопроса. Срок исполнения м. Продлить т лицо или орг-я его установившее. Это м. Б. Сделано в устн или письм форме не менее чем за три дня до истечения срока. Доки с длительным сроком исполнения (договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрац карточке.

Док считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, дан ответ по существу дела, в карточе и доке-запросе сделана отметка об исполнении. В регистрац карточку при этом вносится дата исполнения и номер дела по номенклатуре, в кот подшит исполненый док.

Итоговый контроль – включает аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в орг-и. Формой этого контроля явл-ся составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных доков по отдельным подраздел-ям или по орг-и в целом. На основе анализа задержки исполнения доков устанавливаются причины (перегрузка рук-ля, недисциплинированность сотрудников, слабость сис-ы док-оборота и др.)

автоматизированный контроль за исполнением доков. Постановка дока на контроль производится автоматически при заполнении в карточке поля «срок исполнения». Текущий контроль осущ-ся путем вызова на экран и распечатки списка доков, срок исполнения кот истекает сегодня. Спец программы позволяют осущ-ть предупредительный контроль – выводится на экран список доков, исполнение кот истекает в любой срок, фамилии исполнителей и др. Аналитические справки по установленной форме м автоматически составляться и выводиться на экран рук-ля. Аналитические справки являются важным источником для оценки эфф-ти работы сотрудников и сис-ы ДОУ орг-и в целом.