1.8. Проблема учета докв на современном этапе

1) Нежелание частников вести централиз гос учет в отношении своих докв (ЗАТРАТНО)

2) Совместимость учетных БД

3) В архивах не соблюдаются условия по учету уникальных, особенных докв, они мб утеряны.

2.Система НСА к документам гос архивах. Проблема НСА на совр этапе. НИД: НСА+использование. СНСА – это комплекс взаимосвязанных и взаимодопол-х арх справоч-в о составе и содерж-и арх дв, создаваемых на единой метод-й основе для поиска арх дв и арх инфо в целях эфф исполь-я. Принципы построения СНСА: 1) взаимосвязь и взаимодопол-ть инфо различ справ-в, описыв-х первичную ретроспектив документ инфо на разных ур; неповторяемость и недублированность инфо разл видов справ-в; преемственность НСА ведом, гос и муниц архивов. Структура СНСА: Горизонтальный ур основан на функциональ различии справ-в: справочники по учету; справ-ки по раскрытию содержания дв (ИПС). Вертикальный Ур основан на иерархии классов справ-в к след комплексам арх дв: АФ РФ в целом, сети архивов, архиву, фонду, делу или отдель док-ту. Все арх справ-ки, опис-щие документ инфо, делятся на обяз-ые и допол-ые. Обяз справ-ки сущ во всех гос архивах. К ним относятся арх описи и арх каталоги, обзоры дв, и др арх справ-ки. Допол справ-ки созд с учетом специфики архива, а также склад-ся исторически. К ним относ указатели, обзоры, тематич перечни, аннотированные каталоги. Арх опись - арх справ-к, содерж-щий систематиз-й перечень ед хр АФ, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания.. Арх опись выпол 3 важнейш f: инфор (раскрывает состав и содерж дв), учетную (обесп учет дел), классиф-ую (закрепляет систем-цию дел внутри фонда). Арх опись сост из 2 ч: собственно описи, т.е перечня дел (описат ст) и справоч апп к описям. Арх каталог - арх справ-к, в кот инфо об арх док-х архива сгруппирована расположена в соотв с выбранной схемой класс-ции. Назнач каталогов – оператив поиск углуб-й инфо, содерж-ся в док-х архива по опред темам, событиям итд.Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Сам процесс пдг, состав-я и ведения арх каталогов назыв каталогизацией арх дв, кот складыв-ся из след видов работ: опред вида каталога, разработка схемы класс-ации, выявление и отбор докум инфо для каталог-ции, описание докум инфо на каталожных карточках, индексир-ие каталож карточек, систематизация карточек и ведение каталога. Каталоги: логической струк-ры – системат-й, темат-й (по ист, по ист адм-терр деления), хронол-й; алфавит струк-ы - предметный (именной, географический). Усоверш-ие каталога включает в себя усов-ие схемы класс-ции; проверку содержания и оформ-я каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной инфо по одному фонду или описи, уточнение их систем-ции). Обзор дв - арх справ-к, включ-щий систематиз-ые сведения о составе, содержании и поиск данных отд-х комплексов арх дв, дополненные в необх-х случаях источниковед анализом.  Виды обзора: обзор арх фонда и темат обзор дв. Обзор арх фонда вкл систематиз сведения о составе и содержании д-в одного арх фонда с источников анализом. Темат обзор вкл систем-ые сведения о составе и содержании д-в одного или неск арх фондов по опред теме с источников анализов.  Оба вида обзора имеют 2 осн ч: 1)харак-ка дв (собственно обзор), вкл свед-я  о составе и содержании дв (аннотации), их источников анализ и поисков данные 2) справ апп, состоящ из титуль листа, оглав, предисл, списка сокращ, указателя. Указатель - арх справочник, содерж-щий систематиз перечень наимен-ий предметов или объектов, о кот содержася свед-я в арх док-х, с указ их поисковых данных. Назнач указ-й – ускорение поиска допол инфо к осн темам, освещ арх справ-м, состав-ым на наиб использ фонды. Основными видами указателей являются: темат-ие, предметн (общие и специаль), именн, географ, хронол. Указатели м б межархивные, межфондовыми, внутрифондовые. По форме м б листовыми или карточными.   Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или к док-м (с просмотром дел). До 20-х не б четкой методики созд различ типов и видов справ-в. Составлялись очень пространные описи. Различные справ-и не б связаны м/у собой. Идея созд СНСА б высказана Князевым в 1929г: разрозненные элементы в систему. Б воспринято архивистами. В 1963 – постановление СМ «О мерах по разв арх дела в СССР». Б дано опред-ие НСА, но не учитывало построение ГАФ. В 1965г – методич письмо ГАУ СССР «О единой СНСА». Письмо б разослано в архивы и с учетом реко-ции архивы стали разраб-ть свой СНСА. В этот период б выработаны принципы построения СНСА: единство классификации, описания и учета дв. Б сформулированы осн требования к СНСА: применяемость ее к различным категориям дв, унификация методики составления справочников каждого входящего в систему типа и вида справочника. 1982г – метод рекоменд по пдге справочно-информ изданий о составе и содержании дв ГАФ. В 60ые гг 19в ИПС в СНСА б классиф-ны по признаку функций: 1) учетные ды (опись, паспорт архива, список фондов, книга учета поступлений, лист фонда, карточка фонда) 2) архивн справочн (опись, путеводитель по архиву, обзоры, каталоги, указатели; 3) АИПС. В 70-е гг АСНТИ – попытка автоматизировать ЦФК. Б разраб 2 тематич АИПС: «Великий октябрь - победа ВОСР и боьба за устан-ие и упрочнение сов власти», созд-сь в ЦГАОР; и «История памятников арх-ры и градостроительства М и Л, их пригородов»). В 80-е гг решили классиф-ть ИПС по признаку уровня : ГАФ - межарх справоч-ки: ЦФК, путев-ль, автоматиз каталоги, Госархив – межфондовые справ-ки: описи, паспорт, фондовый каталог, путев-ль по фондам архива, книга учета поступ-й, тематич обзоры, АФ – внутрифондовые справ-ки: опись, лист фонда, карточка фонда, харак-ка фонда в путев-ле, обзор фонда, дело: внутр опись, лист-завер-ль, запись в каталожной карточке. В автоматизации НСА все более важную роль играет система автом-ции центр гос учета арх дв, содерж-щее описание на уровне фонда. Благодоря ей м формир-ть тексты путеводителя в автоматиз режиме. Многими архивами исполь 3-я версия ПК «Арх фонд» для созд электр арх описей, каталогов, справ-в, путев-й. С 2003г внедр автом-й системы централиз гос учета осущ многими арх-ми, 586 архивов ведут БД «АФ» ( 13 фед, 114 субъ, 459 мун). (-) замедленная работа Все большее развитие получает представ-е НСА госархивов в сети Инет (сайт «Архивы России»). Доступ пользователей к каталогам ч/з обеспечен в 96 архивах, в раб помещ-х в 74 архивах. 1993г «Основы». В 1993г б проведен анализ НСА госархивов и выявлены существ недостатки НСА, в частности партархивов. Они не входили в систему ГАС, сущ-ли самост-о. 1990-ые гг мн док-ты б рассекречены. Ч работ по описанию дв б проведена не качес-но. В 2001г Росархивом б пдг-о о разослано «Инструктив письмо о созд и развит СНСА к док-м гос и муниц архивов. 2003г - засед коллегии ФАС и б принято реш-е «О состоянии работы госархивов РФ по созд и развитию НСА к док-м АФ РФ в 1996-2001 гг». Б отмечены осн достиж-я в отрасли и намечены перспективы развития. Госархивы, за исключ бывших партархивов, обеспечены справ-ми типа путевод-й. Из числа партархивов не все не имеют справ-в. Провод-сь работа по опис-ю дв, осн ч неопис-х дв – д-ты бывш партархивов. Мн архивы заним-ся усоверш-м описей (более 70% архивов), преимущ-но к фондам органов гос вл, мс, партий органов + рассекречение. Основания для усоверш-я описей: необх-ть редактир-ния заголовков, угасающий текст основания, отсут-ие неообх элементов справоч апп описи. В равной степени провод-сь и переработка описи, т.к вне удовлет-м состоянии б описи бывш партархивов, описи на рассекреч док-ты, на док-ты совет периода. Основания для переработки: выявление в фонде большого кол-ва дел, не относящ к нему, выявл в составе др фонда больш кол-ва дел, относящ к данному фонду, нарушение систематизации дел в описи, несоответствие заголовков дел фактич содержанию дв. Свыше 70% архивов проводили темат разработку фондов с целью созд и пополн каталогов, указат-й и БД. Систематич каталоги ведутся в 72% фед гос архивах. Каталоги ИГУ. В 90-ые гг сист каталогов арх учреж пополнялось как в ходе тематич разрадотки фондов, так и за счет каталогиз-ции в процессе др видов работ (рестав-я, переработка описи итд). Одной из важнейших причин совершенств-я систематич каталога явл отсут-е обновленной схемы единой класс-ции документ инфо в систем каталогах (разраб ВНИИДАД). Кроме того, во мн архивах нет каталожного обор-я. Созд-сь и соверш-сь указатели как в традиц форме, так и в автоматиз-й. Около трети архивов сделали акцент на межфондовые указ-ли. Значит работа госархивами проведена по созд справ-в о составе т содерж-и дв. В осн это путев-ли. Среди межархивных справоч-в «Архивы Рос. М и СПб» 1 том 1997, путев-ль по архивам «Гос хранилища дв бывшего АФ КПСС» 1998, межарх путев-ль «Фонды русс заграничного архива в Праге» + опред тома многотомных путев-ей ГАФ, ГРАДА, РГАИ. Рассекречив-е дв способ-ло появл «Путев-ля по фондам белой армии» РГВА, 1998. «Указ-ль фондов ин проис-я и гл упр-я по делам военнопленных и интервированных НКВД – МВД СССР» РГВА, 2001. «Справ-к рассекреч дв Пермск архива. Есть каталоги по рассек-м док-м фондов НКВД, МВД. Продолжалась работа над справ-ми по фондам архивохр-щ бывш партархивов, 28 путев-й. ПДГ и издана серия «Архивы России», в кот вошли 14 путев-й по фондам госархивов и центров хр докум-ции субъектов РФ. Проводится работа по пдг справ-ков о док-х по личному составу (Удмуртия, Алтай, Томск). Обзоры издаются редко, т.к требуют больш работы. В обзорах м даваться источников анализ дв. ГОСТ р51141-98 «Делопроиз-во и Архив дело»: СНСА - это комплекс взаимосвяз-х архивных справ-в и АИПС о составе и содержании д-в, создаваемых на единых научно-метод основах для поиска арх дв и арх инфо в целях эффект использования. Проблемы развития СНСА: В наст время созд и усоверш-е НСА в кажд архиве происх дифференцированно. Это означ, что архивисты по-разному подходят к созд и усоверш-ю справ-в к фондам различной информативности. СНСА д строится на основе единства методов учета и описания дв и на едином нормативно-метод обесп. Пользователи мн гос архивов не имеют полного доступа к АИПС. В посл время все больше говорится о необх-ти интеграции НСА росс архивов в мир инфор пространство. Для этого необх-о разработка отеч формата описания арх дв соотв-щего м/ународ требов-м, но и учитыв-го нац интересы России. Основу формир-ния арх инфор простран-ва составляет четко структурированная, построенная на стандартиз-м описании документ инфо, СНСА. Поэтому гл усл достиж-я постав-й цели в совр усл явл осознание и соблюдение приоритета системного развития элементов НСА гос, муниц и иных архивов, хр-щих док-ы АФ РФ. Основы системного подхода к развитию НСА б разработаны и методически обеспечены отеч архивистами еще в 70-80-ые гг. Однако в послед время по разным причинам архивы при созд НСА руков-ся более экон-ми и др мотивами, чем поним-м необх-ти его разв-я как целостного, системного объекта. В этих усл разработка стратегии разв сист НСА к док-м АФ РФ на основе автомат-х арх технологий представ-ся первостеп-й задачей. Необходимо обозначить четк критерии, парам-ы, признаки и св-ва СНСА, единые для всех учр-й. Требуется усиление координ-щей и руков-щей роли ФАА в этом деле, чтобы не допустить пост размывания СНСА, ее регион-ции, дробления, вход в полное в противоречие с общими интеграф тенденциями, домин-щими в общецивил процессе. Мн архивы разрабатывают что-то свое, т в границах своего учреж, не задумываясь о том, что рез-ть обработки д станов-ся огран ч общего инфор прост-ва. Разв совр СНСА гос, муниц и др архивов предпологает реглам-ю описания арх докумен инфо на всех уровнях ее обобщения, кот д строится на унифик-и элементов опис-я и стандартиз-м, строго упорядоченном описании как обяз усл-и формир-я СНСА. Описание дюб арх справ-ка состоит из обяз и допол элементов. Четк диффер-ция элементов опис-я на обяз и допол для всех арх справ-в, их строгая упоряд-ть в пределах кажд типа и вида создадут более благопр усл для внедр-я совр автом-х техн-й, для формир-я единого, общего для всех арх учреж-й инфор пространства. Для прогресс разв СНСА к док-м АФ РФ как основы формир-я общего арх инфор простр-ва необх: выработать одщую политику инфор ресурсов АФ РФ в глоб инфор сети при усл обес-я инфор безоп-ти этих ресурсов; разраб долгосрочную стратегию системного разв НСА на базе автом арх техн-й, вкл-я разработку перспек модели НСА с выдел-м ее осн элементов, этапов постр-я модели по модульному принципу, опред-е базовых парам-в СНСА; обес-ть внедрение стандартиз-х форматов опис-я арх докум инфо при созд СНСА в архивах всех уровней и рангов, хр-щих док-ты АФ РФ; разраб-ть росс нац стандарт описания арх докум инфо как базовую основу формир-я общего инфор прост-ва.