11. Номенклатура дел как док многофункционального целевого назначения.

Ном-ра дел (Нд) является важн.доком, примен. в практике орг-ции д/п. Нд – систематизир.перечень заголовков дел,намеченных к заведению в д/п орг-и в предстоящ.календ году, с указ.сроков их хр-я, оформл-ный в устан.пор-ке. Нд предназ-на для: классиф-ции доков, пор-ка формир-я дел в д/п, учета дел, групп-ки исполненных доков в дела, систематизации дел, индексации дел, фиксации результатов по ЭЦД на этапе делопр-ва при устан-нии ср-в хр-я доков, исп-е архивом орг-и в качестве учет. дока при работе с делами временного срока хр, исп-ния в качестве основы для сост-я описей, актов о выделении доков к уничт-ю. Осн требование к НД – охват всех доков, получаемых и созд-х в процессе деят-ти орг-и. Работник службы ДОУ д с помощью Нд найти место для любого дока орг-и. Осн требования к Нд изложены в ГСДОУ и Основных правилах работы вед архивов. Три вида Нд: типовые, примерные, конкретные. Типовые определяют типовой состав и сроки хр дел для орг-й определенной категории и структуры(определяют состав заголовков, систематиз дел, сроки хранения)(сост вышестоящ орг-ми для подвед. им учр-ний, N:мин образован для органов образован). Примерные устанавливают примерный состав дел для тех орг-й, на кот они распространяются. Примерные Нд носят рекомендательный хар-р(сост вышестоящ орг-ми для подведомственных им учереждений, N:мин образован для органов образован). Независимо от наличия типовой и примерной Нд в кажд орг-и д.б. конкретная Нд. Она предст-ет собой системат.перечень конкрет.заголовков дел, предпол-мых к завед-ю в календар.году, для данной орг-и. В Нд крупных орг-й выделяют Нд структ.подразд-ний и Нд всей орг-и, в кот сведены номенклатуры структ подр-ний.

Чтобы квалифицированно составить Нд, необходимо тщательно изучить состав и содержание всего объема ОРД, планово-отчетной док-ции и др групп доков, образ-ся в орг-и. Осн доки на кот надо базироваться при составлении Нд: Устав (положение) орг-и; положения о структ подраздел-ях, штатные расписания, планы и отчеты о работе орг-и и ее струк. подразд-ях, номенклатуры за прошлые годы, описи дел пост, временного хранения и по л/с, акты о выделении дел к уничтожению-нормат база предприятия+общегос нормат база-ГСДОУ, правила работы ведомствен архивов, тип инструкция по делопр-ву, типовые и примерные Нд данной системы, решения ФАС и терр арх органов об изменениях сроков хр разл категорий доков, перечни с указ сроков хранения. Нд на предстоящ.календ. год сост-ют на основ. номенклатур структ подразд-й заранее, так, чтобы утвердить и ввести ее в действие с 1 января. Ответ-сть за составление (корректировку) Нд орг-и лежит на службе ДОУ, структ подразд-й – на руководителе подразделения. Разработку номенклатур структ подразд-й возлагают на сотрудников, ответ-ных за ведение делопр-ва в подраздел-и. ЕЕ проводят под метод руков-вом и при практич. участии сотрудника службы ДОУ и зав вед архивом.

Работа нач в структурн подразделен с выявл дел, на дело сост карточка (назв подразделен, заголовок дела, срок хранения) При сост заголовков дел исп тип и примерн номенкл, для опред сроков хранения-тип и примерные перечни с указан сроков хранен, тип и примерн номенкл, конкретные номенкл прошлых лет, срок м. опрел ЭК предпр-тия.

Далее выбир схема построения: структурная(есть структ подразд):назв разделов-назв структ подраздел, кот. располаг в соответствии со штатным расписанием(искл. Служба ДОУ/канцелярия,т.к. там основн ОРД орг-ии); функциональная:(нет структур подразделений)-по направлениям деятельности(руководство, планирование и т.д.)

Пор-к соглас-я и утв-я: Готовую нд подразд-я сначала подпис-ет сотрудник, ответ-ный за д/п, далее ее соглас-ют с ЭК подразд-я и с зав вед архивом, а затем ее утв-ает рук-ль структ подраздел-я. Нд орг-и оформляют(ответствен за составлен руковод службы ДОУ, состав в конце календ года) на общем бланке или чистом листе формата А4. Сначала ее подпис-ет рук-ль службы ДОУ орг-и. Затем ее визирует зав вед архивом. Потом одобрение ЭК орг-и, потом ЭПК соответствующего арх учреждения. Потом утв-ся рук-лем орг-и. После этого в структ подраздел-я направляют выписки соответствующих разделов. Нд печатают в 4 экз. Первый – на пост хранении, второй выдают для работы, третий в архив орг-и в кач-ве учетного дока, четвертый в гос архив, если орг-я источник комплектования. В конце кажд года Нд корректируют, перепечатывают, представляют на утв-е рук-лю орг-и и вводят в действие с 1 января след.года. Нд пересогл-ют с ЭПК арх учреждения не реже, чем раз в 5 лет. Возможно чаще – если орг-я потерпела корен.изм-я функций и струк-ры. Нд является доком пост. хран-я и как самост.дело подлежит учету по нд службы ДОУ. В орг-ях, не передающих доки на гос хран, разработанные номенклатуры ежегодно рассматриваются на заседании ЭК орг-и. После одобрения ЭК номенклатуры утв-ся рук-лем. Хранятся постоянно-статья 67ТП.

Условно НД дел на 3 части: 1)-наимен орг-ии, вид д-та, дата и номер номенкл, место составл, указан на какой год, правый верхн угол-гриф утвержден руковод.

2)- Описательные статьи(5шт.) 3)-Указание цифрами и прописью на кол дел, включ в по срокам хранен:пост., врем более 10л., времен до 10л.+кол переходящих дел и дел с отметкой ЭПК

Описательные статьи-таблица-5 граф: 1 – индекс дела; 2 – заголовок дела (тома, части); 3 – количество дел (томов, частей); 4 – срок хр-я дела и номера статей по "Перечню"; 5 – примечания.

Графа первая. Кажд делу, включенному в Нд, присв-ся индекс, кот сост-ся из установленного в орг-и цифрового обозначения структ подраздел-я (направления деятельности) орг-и и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или орг-и в целом. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Порядок индексирования д.б. изложен в инструкции по д/п орг-и. Однородным (типовым) делам, имеющимся в большинстве структ подраздел-й (копии приказов рук-ля орг-и, планы и отчеты о работе отделов, должностные инструкции и др.), целесообразно присваивать единые индексы. Такой порядок индексирования дел значительно облегчает работу с доками при поиске инф по докам, при учете и формировании дел, ЭЦД и т.д. Личные дела сотрудников также вносят под одним индексом. При возобновлении переписки по опр.вопросу, начавшейся в прошлом году, дан. делу присваивают индекс дела предыд.года.

Графа вторая. Сюда вносят заголовки дел, отражающих документируемые участки и вопросы деят-ти орг-и. Если орг-я подлежит ликвидации и в составе ее дел оказались незавершенные делопр-вом дела, то их необходимо включить в номенклатуру орг-и-правопреемника. В Нд включают также справочные картотеки, журналы и картотеки регистрации доков. Заголовки дел, не завершенных в теч одного года или ряда лет, являются "переходящими" Их вносят в Нд следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 делают отметку - "переходящее". Заголовок в обобщенной форме д четко отражать состав и содержание доков дела. Не допуск-ся форм-ки типа: "исходящая переписка", "Общая переписка", "Входящие письма", "Разное" и т.д. Послед-ть элементов заголовка: наименов-е вида дока (приказ, протокол, план), название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека), название автора дока, адресат или корреспондент дока, краткое содерж-е доков дела, назв-е местности с кот связано сод-е доков дела, даты доков дела. Если разные доки по одному вопросу связаны между собой послед-тью д/п, то заголовки на такие дела нач-ся с термина "Дело" или "Документы". Термин "Доки" прим-ют и в тех случаях, когда они связ. между собой процессом реш-я одного или неск. взаимосвяз.вопросов. Личные дела вносят в Нд под одним заголовком. В заголовках дел, содержащих распорядит.доки одной разновид-ти, назв-е последней указывают во множ числе. Название орг-и-автора дока записывают кратко или указывают ее общевидовое название (завод, институт, лаборатория). Если ожидается, что дело будет из нескольких томов (частей), и содержание его будет уточняться в процессе управленч. и производств. деят-ти, то к нему сост-ют общий заголовок. При необх-ти в заголовок дела в конце года можно вносить доп-я или уточнения. В заголовках дел, содержащих переписку, указ-ют название корреспондента и вопрос, по кот она ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух – основных. Возможен вариант и без указания корреспондентов. В делах, содержащих плановую и отчетную док-цию, указывают период (месяц, квартал, год) на (за) кот составлен док. Важным этапом явл-ся систем-ция заголовков дел. В наст время в Нд орг-й преобладает принцип систематизации в соответствии с утвержд.структурой. Первый раздел Нд соответствует подразд-ю ДОУ (канцелярия, секретариат), независимо от места его в структ-ой схеме орг-и. В пределах подразделений заголовки располагают в соответствии со степенью важности доков и их взаимосвязью. В начале дела с ОРД, затем с планово- отчетной. Заголовки, требующие сист-ции по географич, именному и др признакам располагают по алфавиту имен, геогр названий. В орг-ях с небольш. объемом док-оборота или не имеющих структ деления Нд строятся в соответствии с содержанием управленч.функции и направ-ми деят-ти.

Графа третья. Графу "Кол-во дел" заполняют по окончании календ.года. Она предн-на для фиксации факта заведения дел. Ее данные используют при сост-нии итоговой записи к Нд о категориях и кол-ве дел, завед-ных в опр.году в орг-и. В состав итоговой записи входят сведения о категориях и кол-ве дел, образовавшихся в орг-и в теч года, в том числе по срокам хр-я – пост., врем.(свыше 10 лет), врем. (до 10 лет "переходящих", с отметкой ЭПК). Службы ДОУ и архивы исп-ют эту инф для опр-ния состава и объемов образующихся ежегодно дел, что позв-ет планир-ть меропр-я по соверш-ю работы с доками. Периодически эти свед-я вносят в паспорт архива орг-и.

Графа четвертая. (срок хранения). В наст время осн нормат пособием при опр-нии сроков хр-я доков явл-ся Перечень типовых управленческих доков, образующихся в деятельности орг-й, с указанием сроков хранения (2000 г). На науч-тех док-цию перечень 1989 г. Вед перечни дополняют и конкретизируют состав доков, для опред.отраслей, уст-ют сроки хр-я специфических доков. На первом листе Нд к наименованию графы 4 дают ссылку на полн.название и исход.данные перечней, используемых в нд. Напротив дел, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют услов.обозначение перечня, статьи кот исп-ся выборочно. Сроки хр-я в типовом и вед перечнях м.б. разными на одни и те же доки. В таком случае выбирают более длит. срок хран. В делопр-ве некоторых орг-й образуются доки, сроки хр-я кот перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения опр-ют в рез-те совместного решения ФАС и ЦЭК мин-ва (ведомства) или ЭК орг-и. Вместо срока хранения по перечню в Нд проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи – ссылку на решение ЭК (дату и номер протокола). Если сроки были изменены решением ФАС или Гос налог инспекцией, то проставляется этот срок и ставится ссылка на соответ. распорядит-й док.

Графа пятая. Сюда вносят свед-я о "переходящих" делах, об утрате, об уничт-нии дел, о передаче дел в др структ подраздел-я или орг-и. В данной графе при необх-ти можно указать фамилии лиц, ответ-ных за формир-е и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении нов дел, о переносе инф по докам на маш носитель и т.д. Здесь также дают ссылки на решения ЭК.