36. Программ.Обесп-е как составляющая совр. Офиса.

В январе 2002 г. принимается ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Эл док-т – это док-т, в кот инфо представлена в электронно-цифров форме. Эл-цифр подпись - реквизит эл док-а, предназ для защиты данного эл да от подделки, получ в рез-те криптографич преобразования инфо с использ закр ключа эл цифр подписи и позвол-й идентифиц владельца сертификата ключа подписи. Пост-е Прав-ва РФ 2002 г.: принята федераль целевая программа "Электронная Россия»(2002-2010 гг.), предусматр перевод в электр цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого м/у хозяйствующими субъектами, органами гос власти и омс. 3 этапа: 1) 2002 - разр-ка и принятие изменений и дополнений к действ-м в сфере эл технологий норм актов, уравнять в правах эл и бум форму представления инфо. 2) 2003-2004 – предр, орг-ции б обязаны перейти на Эл форму документооборота, в той ч документооб, где взаимод-ют с органами гос вл. 3) 2004-2010 – к сер этапа органы мс и гос вл д перейти на Эл документооборот. Эфф-ть ДОУ в значит степени влияет на успешность протекания управл процессов=> возникает необ-ть совершен-ия форм и методов работы с д-ми, что приводит к авто-ии ДОУ.

Причины автоматизации ДОУ

1)лавинообразный рост управленч.док-ции, прежде всего дв на бумаж носителе.

2)обилие документации+ недостаток времени для принятия решений

3)возрастание ценности оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений.

Предпосылки

1)наличие общих принципов структурного построения любой организации независимо от рода деятельности и формы собственности

2)повсеместное использование одной управленческой технологии, в частности технологии принятия управленческих решений.

3)использование стандартных делопроизводственных операций в процессе создания и обработки документов. Системы автоматизации процессов ДОУ основные понятия, проблемы терминологии классификация. Осн треб к автомат системе док-та

1. возм-ть групп. работы сотр-ков,

2. исп-е в работе един. стандартов доков,

3. рег-ция и класс-ция всей вх. и исх. док-ции и дальнейшая маршрутизация,

4.хранение архивов док-ов,

5. контроль испол-я приказов и распоряжений.

Единый понятийный апп отсутств. Причины: отсутствие соврем нормат базы, специфика рос. д/п. Развитие нов технологий внутри д/п, но польз-сь тем же понятийным аппарат. Росс термины появл-ся путем перевода с ин слов, не б единого перевода, не соотв росс делопр, половина теорет работ по автом-ым системам создается компьют инженерами и программистами.

Краткий обзор терминов и определений

документ - «зафикс. на мат. носителе инф-ция с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» Однако возникает неясность с понятием реквизитов (какие из них должны присутствовать в электронном документе, чтобы он таковым считался?); идентификации документа (имеется в виду достоверность, определение авторства или подлинность?); материальным носителем (например, что считать материальным носителем документа находящегося в глобальной сети Internet?). Научная разработка проблематики авто-ии находится еще на ранней стадии - полного и четкого определения автоматизированной системы ДОУ нет ни в научной литературе, ни в нормативно-правовых документах. Наиболее удачным является описательное определение, данное компанией IDC- системы автоматизации ДОУ как «системы, обеспечивающей процесс создания, преобраз-я, хр-я, упр-я доступом, распрост-я больших объемов доков, также сохр-ть и безоп-ть содержащейся на них инф-ции в комп.сетях, контроль над потоками доков в организации, хранящихся в иерархии файловой системы, включающей текст.доки, образы, электр. таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web.». Единой классификации не сущ-ет.

Различные классификаций ДОУ. Программ продукты: по составляющей делопр-ва:

1) прог прод для автоматизации делопроиз-ва

2) прог прод для автоматизации процессов работы с документами и содерж в нем инфо.

По принципу реализации – на однопользовательские и сетевые.

По степ комплексности автом: сист автом отдель аспектов документац обесп, сист автом докумен процессов отдель струк звеньев, сист коплексной автом ДОУ в целом, коплекс сист автом упр фирмой, где задача автом явл состав ч.

По технологии разработки, внедрения и сопровождения: заказные прог продукты (+) учит все особ-ти де-ти данной орг-ии. (-)выс вероятность внесения изменений на разл стадиях разр-ки; тиражные (+) вероятность сбоев низкая, (-) невозможность приспособить к условиям данной орг-ии. «Microsoft office»; тиражно-заказные (+) надежность, м настроить. «Галактика».

По адекватности реализуемых упр-их задач на 5 групп:

1) Системы регистрации и учета документов (электронные картотеки). Предназн для региср и учета на бум носителе. В основе функц-ия лежит электронно-регистр карточка. Осн задача – поиск инфо о док-ах. Реализ в сетев и однопольз варианте. В сетевой форме м децентрализовать поиск инфо и процесс регистрации дв. 2)Системы управления документами (электронные архивы). Этапы: 1)система доступа к изображ-ям. Они содержат графич образы дв. Задача: поиск инфо по док-м, поиск самих дв, но контекстный поиск невозможен, т.к нет текста. 2) сист, основ на технологии оптического распознавания символов. Перевод д-тов в текстов файл. (+) искл ручн обр-ку, большие сервис возможности, Задачи: не т поиск инфо о де, но и контекстный поиск+облад дополн обширн сервисами

3)Системы упр-ия документооборота. Все перечисл f и возможность отслеж прохождения дв по рабоч станциям. Осущ упр потоками дв, редактир-е дв.

4)Система обеспечения группов работы или групп программ обеспеч. Задача: орг-ция эффект коллект работы персонала. Осн концепция: формирование един простр-ва орг-ии. Корректное разделение инфо – совместное использ-е инфо группой пользователей. Нет структуризации в орг-ии работы.

5)Система управления деловыми процессами. Задача: орг-ия эфф колл-ой работы персонала, концепция: формиров ед инфо пространства. Отлич масштабом. Поиск дв, отслежив прохожд дв, форм-е маршрута прохожд дв, котор формир в самой системе. Предназн для упр-ия версиями редакций. Сист поддержив раздел работ, т.е. совмест выпол 1 работы гр пользов-й. Жесткая структур-ция.

Осн принципы построения современных офисных систем:

1. Сетевая поддержка или сетевая орг-ия. Реализ в корпор вычисл сетях. Выч сеть – совокупность ПК и терминалов, соединенных с помощью каналов связи в единую систему, удовл-ие требов-ям распред-ой обраб-ки данных. Различают локаль ВС: централизован (серверная) и децентрализ (одноранговая). Сервисная сеть м.б с выделенным (т упр) и невыделенным сервером ( упр и f раб станции). Комбинир сеть – одноранговые +серверная.

2 Многопользование – способ-ть сист работать с неск польз-ми. Польз-ль – раб-к орг-ии, зарегистр в системе и имеющий доступ к ее f и инфо. Состав f опред-ся и закреп-ся за пользователем администратором сист.

3. Санкционированность доступа к инфо. Доступ –возможность пользователя получать и обраб-ть инфо в системе и получать опред данные. Право доступа – регламентация возм-ти пользователя по работе с сист. 2 аспекта: ур доступа к инфо и ур доступа к f системы.

4 Протоколирование. Отслеживание всех действий в системе.

5 Многосвязность – возможность работать с группами дв, установление двунаправленной взаимосвязи одного док-а с др дми.

6 Контекстность - работа с документами максимально упрощена и ориентирована на минимальный диалог+ дт всегда знает, какая программа его обрабатывает, а программа знает, какие права определены работающему пользователю. Интерфейс – система взаимосвязи м/у человеком и машиной.

7 Гибкость - способность системы удовлетворять запросы различ категорий польз-ей, спос-ть системы приспосаб-ся к изменениям стр-ры упр-я орг-ии, где эта система реализована.

Осн тенденции современного этапа развития систем автом-м ДОУ: 1 Широкое распр станд-х прод-в для автом-ии процессов док-ия. 2 переход от однопольз-х программных прод-в к сетевым системам. 3 переход от авто-ии отд-х делопроиз процессов к комплексной авто-ии доу. 4 вовлечение всех делопроиз процессов в единый технолог цикл. 5 разработка систем станд-х программ с очень гибкой f-ю, способной настраив-ся на параметры конкрет орг-ии.