12. Служба доу как центр координации, контроля и реализации работ с доками в орг-ях.

ДОУ – деятельность, охватывающая орг-ию документирования и упр-я докум-цией в процессе реализации ф-й орг-ии.(т.е. это рук-во, координация, контроль, реализация работ по ДОУ) Инф-но-документационное обесп-е деят-ти любого учр-я, орг-и предпр-я явл-ся одной из важнейших обслуживающих функций, кот д выполнять спец структ подраздел-е. Эта служба может носить различные названия: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат. В небольших орг-ях, где объем обрабатываемых доков невелик, такую работу может вып-ть секретарь. Структура службы ДОУ разраб-ся на основе типо.положений. Можно исп-ть Типовое положение об управлении делами и Типовые задачи, предложенные в ГСДОУ(действует утвержд в 1988, выпущенное в 1991г). Но при этом учит-ся специфика работы дан. учр-я, объем и кол-во сотр-ков, степень автоматизации и механизации управленч.работ. В своей деятельности служба ДОУ руков-ся законами, указами, постан-ями Прав-ва, приказами и распор-ми руководства, полож-ми о службе, ГСДОУ, Основ.правилами работы вед архивов, инструкцией по д/п, долж.инструкциями сотруд-ков, ГОСТами на Униф системы док-ции (УСОРД), метод разработками по вопросам делопр-ва и арх дела. Служба ДОУ д.б. самост.структ-м подраздел-ем, непосредственно возглавляемым нач-ком, кот подч-ся рук-лю учрежд-я. В крупных и средних учрежд-ях эта служба имеет слож.струк-ру. В нее могут входить: секретариат; юр отдел; общий отдел; экспедиция (в ней группы обработки вход и исход корреспонденции, правительственной почты и доставки – курьерская группа); учетно-справочная часть (занимается регистрацией и справочной работой); контрольно-инспекторская группа; бюро по работе с предложениями, заявлениями, жалобами граждан; машинописное (диктофонно-машинописное) бюро; копировально-множительная служба; архив и инспекционно-методическая группа. При этом возможно совмещение нескольких функций в одном подраздел-и. В учрежд-ях небольш масштаба вместо струт-х подраздел-й эту работу выполняют отдельные лица(м.б. секретарь).

Существует три формы орг-ции д/п: централиз. (все операции с доками сосредоточены в одном месте. В орг-ях с небольшим объемом док-оборота – до 10 тыс доков в год); децентрализ. (в больших орг-ях, когда структ подраздел-я географически обособлены от центрального органа управления, создается своя система делопр-ва); смешанная.

Назв и структ ДОУ зависит от принадлежности орг-ии к опр группе орг-ий:

Министерства и ведомства: управление делами СЕКРЕТАРИАТ (приемная, секр-ат министра, секрет-ты зам мин, секр-ат коллегии, протокольное бюро), ИНСПЕКЦИЯ при мин (руководителе ведомства), КАНЦЕЛЯРИЯ (бюро правительственной переписки, экспедиция-получ и отправка корреспонденции, бюро учета регистр, машинописные бюро, телетайпная и др.), ОТДЕЛ ПИСЕМ(жалоб), ОТД СОВЕРШЕНСТ РАБОТЫ С ДОКАМИ И ВНЕДРЕНИЯ ТЕХН СРЕДСТВ, ЦЕНТРАЛЬН АРХИВ.

Гос и др орг-ии: Отдел ДОУ/Канцелярия УЧЕТ И РЕГИСТР, ЭКСПЕДИЦИЯ, РАССМОТР ПИСЕМ(жалоб), КОНТРОЛЬ, СОВЕРШЕНСТ РАБОТЫ С ДОКАМИ И ВНЕДРЕНИЯ ТЕХН СРЕДСТВ, СЕКРЕТАРИАТ, МАШИНОПИСНОЕ БЮРО, КОПИРОВ-МНОЖИТЕЛЬН БЮРО, АРХИВ

Органы испол вл: Общий отдел СЕКРЕТАРИАТ, КАНЦЕЛ, ГРУППА ПИСЕМ(жалоб),ГР ПО КОНТРОЛЮ, ПРОТОКОЛЬНАЯ ГР, СОВЕРШЕНСТ РАБОТЫ С ДОКАМИ И ВНЕДРЕНИЯ ТЕХН СРЕДСТВ, МАШИНОПИСНОЕ БЮРО, КОПИРОВ-МНОЖИТЕЛЬН БЮРО, АРХИВ

АО, кооперативы, ассоциации, концерны и др: состав и структ ДОУ опред руководством м.б.: управ делами/общий отд/канцел/секретариат.

Номенклатура должностей работников службы ДОУ опр-ся в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих и квалификационного справочника должностей служащих (2003г.). Рац. орг-ция ДОУ орг-й требует достаточного кол-ва работников этой службы. Осн факторами, определяющими количество и состав работников службы ДОУ, является объем док-оборота (кол-во доков, составляемых, получаемых и обрабатываемых в год), общая численность работников орг-и и степень автоматизации и механизации обработки инф и доков. Численность работников ДОУ опред на основе Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по ДОУ (1995г), исходя из годового объема документооборота

Каждое структ подразделе-е, в т.ч. служба ДОУ д. иметь Положение об отдел (службе). Его разрабатывает рук-ль службы(на основе примерн полож о службе ДОУ-в ГСДОУ), утверждает руководитель орг-и. Разделы: 1 – Общие положения – Точное название службы, место ее в орг-и и степень самостоятельности, наименование должности руководителя службы, порядок назначения и увольнения, порядок использования печати; 2 – Задачи и цели службы – обеспечение единого порядка документирования и орг-ции работы с доками, соверш-е форм и методов работы в этой области; 3 – Функции службы; 4 – Права службы; 5 – Ответственность – общая ответ-ть за состоянием делопр-ва и персональная ответ-ть исполнителей за вып-е своих задач.; 6 – Взаимоотнош-я с др подраздел-ми – Указыв-ся осн виды работ, кот выполняют с др структ подраздел-ми.

Основу рациональной орг-и любого труд, в т.ч. и по ДОУ, составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обяз-тей между конкр.испол-ми. Разделение труда закрепляется должностными инструкциями, в кот определено организационно-правовое положение сотрудника в структ подраздел-и. ДИ разр-ся в соответствии с Классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, спец-ов и служащих, типовых должностных инструкций и конкретных потребностей данного рабочего места. Чем подробнее будет разработана Ди, тем легче организовать вып-е конкретной работы. В Ди следует включать и методику работы, т.е. не только что делать, но и как выполнять те или иные виды работ. Ди состоит из разделов: общая часть, функции, обязанности, права, взаимоотношения,

ответственность, оценка работы. Все указания инструкции д.б. четкими, ясными, исключающими двоякость истолкования. В общей части перечисляются осн задачи данного дожн лица, порядок его приема и увольнения, проф требования к нему (образование, стаж работы), его непосред.подчин-ть и нормат.доки, кот-ми он руков-ся в работе. В разделе "Функции" указыв-ся конкрет.участок работы, закреп-ный за дан.сотруд-ком и перечисляются все виды выполняемых им работ. В разделе "Обязанности" излагается порядок вып-ия работ, сроки и методы выпол-я каждой операции. В раздел "Права" излагаются права работников, кот-ми они пользуются при выполнении своих функций (N: в каком случае экспедитор не принимает док для отправки. Оч важен новый раздел "Взаимоотношения". В нем указывается, когда, от кого и в каком виде (т.е. сроки, лица, подразделения и формы доков) работник должен получать инф и доки и кому, когда и в каком виде он должен их передать, в каком случае с кем согласовать. В разделе "Оценка работы" приводятся критерии, позволяющие оценить выполнение работником своих функций. В этом же разделе указывается ответ-ть, кот работник несет в случае несвоевременного и халатного вып-я своих обяз-тей. Ди утв-ся рук-лем орг-ии или его замом. Пересматр каждые 2-3 года(к.п. обязанности расшир, ответственность усилив)

Осн нормативным доком, определяющим работу по документационному обслуживанию в орг-и является инструкция по делопр-ву. Она д.б. в каждом учрежд-и, орг-и и на предприятии. Разрабатывается на основе нормативных доков: ГСДОУ, Основных правил работы вед архивов, ГОСТов. Инструкции по делопр-ву бывают Примерные (разраб-ет вышестоящая орг-я для подвед, учитывает специфику документации); Типовые (общегос нормативный док); Конкретная (разраб-ет служба, ответственная за делопр-во, вводится в действие приказом рук-ля). Структура инструкции по делопр-ву: 1. Общие положения – указываются цели и задачи. Основная – обеспечить единообразие работы по документированию и организации работы с доками. 2. Цели и задачи делопр-ва – вопросы связанные с организацией делопр-ва, показывается структура делопр-венных служб. 3. Документирование управленческой деятельности – виды и разновидности доков, кот исп-ся в управлении, общие правила их оформления. 4. Организация работы с доками – порядок прохождения вход-й, исход-й и внутр-й док-ции, общие принципы организации док-оборота. 5. Регистрация доков. 6. Контроль за исполнением доков. 7. Номенклатура дел и методика ее составления. 8. ЭЦД правила проведения и подготовка дел к вед хранению и передаче в гос архив. М.б. вопросы о применении технических средств в делопр-ве.

Цели службы ДОУ: организация работы, руководство документационным потоком, координация видов работ с доками, контроль за послед-тью работ с доками, организация работ по ДОУ.

Задачи: совершенствование форм и методов работы с доками, обеспечение единого порядка документирования, обеспечение единого порядка работы с доками, контроль за исполнением доков, хранение доков, унификация форм доков, сокращение по возможности док-оборота, метод работа по совершенствованию ДО в орг-и, внедрение прогрессивных технологий на базе применения ВТ и организационной техники.

Функции: -разраб и внедр альбома униф форм доков орг, внесен в них изм

-разраб и проектирование бланков документов

-изготовление, копирование и размножение документов

-осуществление экспедиционной обработки и регистрации документов,

-учётно-справочная работа по документам

-контр правильности оформл, прохожд, исполн доков в срок. Контр работы с доками в структ подраздел. Обобщен сведений о ходе исполн доков, информиров рук-ва по этим вопросам

-разраб НД, обесп хран дел и оперативного использов док-ой информации

-организ работы архива (в соотв с Полож об АФ РФ; правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ)

-повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультиров по вопросам, относящимся к компетенции сл ДОУ

-организ раб мест, обеспеч нормальных усл тр сотрудников службы ДОУ

-разраб мероприятий по совершенствов форм и методов работы с доками

Права:-контр-ть и требовать от руков структ подразд выполнения установлен правил работы с документами в организации

-запрашивать от структ подраздел и орг-ий сведения, необх для раб сл ДОУ

-провод проверку орг-ии ДОУ в структ подразд и доводить итоги проверок до руководства структурных подразделений для принятия соответствующих мер

-возвр на дораб исполнителям доки, подготовл с наруш установл требований

-привлекать спец структ подразделений к подготовке проектов документов

-подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции

-разраб полож о структ подразделениях сл ДОУ и должн инстр работникам

-вносить на рассм рук-ва представления о назн, перемещ и увольн работников сл ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий

-определять задачи ДОУ, требующие автоматизации

Ответственность:-обеспечение установл порядка работы с доками орг-ции

-выполнение указаний и поручений руководства

-соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ

Взаимоотношения сл ДОУ с др подразделениями: ДОУ взаимодейст :

-со структурными подразделениями организации – по вопросам ДОУ

-с юр службой – по прав вопр, связанным с подготовкой документов

-со сл-ми кадров, труда и з/п–по вопр подбора и расстанов кадров сл ДОУ и повышения их квалификации

-со сл мат-тех снабж–по вопр обеспеч средствами оргтехники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями

-с вычислительным центром–по вопр разраб и внедрен нов информацион технол

ДОУ