1.5. Совершенствование списков ист компл.

В наст вр состав источ-в копл-я стабил-ся. Дл отнес-ния негос орг-ций к числу источ компл-я, гос архивам необх-о выявить негос струк-ы, фонды кот-х относ-ся к профилю компл-я данного архива, и устан-ть, какие из них явл источ-ми компл-я, устан договор отнош с представителями этих структур. В рез-те выявл негос структур состав-ся списки потенц источ компл-я. Среди источ-в компл-я особ гр состав-ют общ орг-ции – партии, союзы, движ, студии, клубы. Критерии оред источ комплек этой катег фондообраз-й т разраб-ся. Делят всю совок-ть общ-полит орг-ций по напр-м и характеру их Де-ти на общ-полит, религ, правозащитные, куль итд. В кажд из этих гр выдел-ся лидир-щие орг-ции, в док-х кот наиб полно д отраз-ся ист того или иного общ-полит напр-я. Далее, при непосред-м изуч архива орг-ции вступает в силу критерий ист фонда.

1.6 инициативное документирование – анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и др событий общ-полит жизни, запись устных воспоминаний, сбор воспоминаний, составление хроник событий и т.д.).

Проблемы в компл архивов: 1) после СССР возникли претензии бывш союз респуб на мат-ы, кот уже поступ на гос хр. Но б принято реш не перемещать мат-лы 2) в связи с изм статуса арх/ф уточняется профиль компл-я арх (арх фед ур, арх субъ, мун арх). Архивисты предлагают способ реш-я этой пробл на основе принципа террит-ти комлек-я 3) разруш, распад отраслей как управл структур, привел к росту самост орг-ций. Все меньше дв попадают в вышестоящ орг-ции, растет кол-во орг-ций самост источ-в коплек-я. В связи с этим необх решить ? о формах приема дв. Мн обл-ти увел-ли кол-во источ-в компл-я. 4) Отрасл принцип компл-я сменился терр-м, повыс-сь роль арх органов и архивов субъектов, МО в формир-и св терр АФ. В дальнейшем от них будет зависит полный состав АФ РФ. В связи с этим представ-ся опасным совр ситуация, когда у архивов отняли f контроля за состояние делопроиз-ва орг-ций – источ компл-я 5) с 90-х годов наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер упр, поэтому надо меры по сохр дв негос стр-р. Осн пробл - нарастание объема дв, ежегодно создав-х в учр-х и орг-ях страны.

1.7. ЭЦД изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Принципы: историзма, системности (всесторонности и комплексности), целостности, объективизма.

Критерии: Происхождения (значение учреждения в жизни общества; значение лица в жизни общества; место и время образования), Содержания (значение имеющейся в документе информации: уникальная или типичная, повторяется инф в док., в др. Док, подлинность документа). Внешние особенности (форма фиксирования и передачи содержания, оформление документа, физическое состояние, степень сохранности).

Методы: историзма, источниковедческого анализа, описательный, системный, структурный, моделирования, функциональный.

В 1993 году вышли методические рекомендации ВНИИДАД «отнесение предприятий нового типа к числу источников комплектования», в 1997 году – «Отбор на гос.хранение документов, образующихсяв деятельности негосударственных организаций и предприятий» носит рекомендательный характер.

ЭЦД проводится в делопроизводстве, затем в ведомственном архиве, затем в государственном архиве.

Виды ЭЦД в ГА: попутная (при отборе, выявлении), целевая (планируется заранее), целевая комплексная для выделения к уничтожению дублетных документов, хранящихся на разных уровнях (в масштабах всей страны их должно быть 2 – для Министерства образования и Министерства с/х).

Существуют запретные даты по выделению и уничтожению: документы, отложенные в период до проведения буржуазных реформ второй половины 19 века включительно; документы, включенные в гос.реестр уникальных документов; уничтожение документов по 1945 год включительно с разрешения ФАС.

ЭЦД осуществляется на основе перечней или систем перечней, сложившихся в отечественном архивоведении. Перечни док-ов –это систематизир. списки док-ов учреждений, орг-ций, предпр-ий, содержащие нормативные указания о сроках хран-я док-ов или о составе док-ов, прием кот. на гос. хран-е обязателен. По целевому назначению перечни бывают с указанием сроков хранения документов – типовые (1989, 2000 г.) для гос и негос. орг-ций. Здесь утрачивает силу только первая часть перечня 1989 г., а 2-я часть распростр-ся при определ. сроков хр-я док-ов по отраслям и специфич. напр-ям (конструкторская, проектная). Перечень 2000 г. распространяется на док-ты с 1995 г. Примерные (для кредит. орг.); ведомственные (для отдельных отраслей). С постоянным сроком хранения ( Типовой 1973). Для док-ов постоянного и временного хран-я (Управленческая док-ция негос. орг-ций 1996, 1997г.)

75 л. для личн. состава с пометкой ЭПК – после истечения 75 л.кажд. дело должно быть подвергнуто полистному просмотру и отбираются самые важные документы на хранение. На док, с пометкой ЭПК сост. акт к уничтожению. Если указано постоянно, то для орг-ций неисточников это означает, что срок хранения 10 лет. В перечне есть список № статей документов, кот не м.б.уничтожены: док норм-правового хар-ра, имущ-хоз., об итогах деятельности и перспектив развития организации – они д.хранится в орг-циях всех форм собственности, д-ты, кот не поступают в гос и муницип арх до места ликвидации этих орг-ций. Недостаток – неполнота охвата д-тов. В 1997 ВНИИДАД разработал методич. рекомендации «Отбор на гос хранение управленческих д-тов, образующихся в деятельности негос. орг-ций». Их д-ты м.б.приняты на пост. хранение.

6.1.5.4.(осн правила2002) Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Предварительно составляется рабочая инструкция по проведению выборочного отбора, рассматриваемая на Экспертно-методической комиссии (ЭМК) архива. Вид выборки и ее представительность (репрезентативность) определяются в зависимости от вида документов, однородности содержащейся в них информации, количества документов. Применяются последовательно, как правило, несколько видов выборок, первой из которых должен быть целевой отбор, т.е. отбор документов по заранее определенному для данных документов признаку (например, среди обращений граждан выбираются предложения граждан и письма творческого характера). Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи.

Оформление результатов ЭЦД – описями дел постоян. срока хранения, описями дел по личн. сост, актами о выделении дел к уничтожению. Далее описи и акты утверждаются ЭПК (экспертно-проверочной комиссией). В номенклатуре делаются изменения.

Проблемы:До сер. 90-х г. сложилась четкая сист. Провед. Экспертизы. Но: появл. Негос. орг. , кот не хотят подпис. Договор с гос. арх.; отраслевой принцип комплектования сменился территориальным, т.е. повысилась роль орг. упр-я субъектов в формировании своего АФ, Как принимать док- по л/с. Нехватка площадей гос. арх. Неупорядоченность док-ов в ведомствах.нов. подход необходим к таким док-ам как заявления, письма граждан. Необход. Изучать док-ты с повторяющ. Инф-ей. Еще в 1969 г. вышли методич. рекоменд. «Методика отбора дублетно-док-ых материалов на гос. хр-е. Затем в 76 г. ЭЦ лич. дел по мет. рек. 76 г. Новый подход к ЭЦД пол-их парт. по мет. рек. 97 г. В 2002 г. в правилах работы архивов отраж. ЭЦД электрон. док-ов.

. Как самост напр-е Де-ти ЭЦД стали рассмат-ть с 30-х гг. Первые попытки гос подхода к ЭЦД б предприняты в 1919, когда вышет декрет «о хран и уничт арх дел». С 30-е гг начин разработка перечней с указанием ср их хр. В обл экспертизы трудились такие спец-ты как Князев, Елпатьевский, Митяев, Назин. С 60-е гг осн цель эксер-ы станов-ся отбор дв на гос хр. К 60-м гг - система принципов и критериев ЭЦД ( Орлов, Черноморский), кот б уточнены в 80-ые гг. I обобщающим трудом по комп-ю и ЭЦД д моногр-я работников ВНИИДАД, кот вышло в 1974г. С 80-х гг – цель эцд – отбор дв на пост хр. 80-е – уточнены принц и критерии ЭЦД. К 90-м гг уже теор проблемы ЭЦД б исслед-ы основ-но. Заслуживают вним-я разработки специалистов ВНИИДАД по изуч дв с повтор инфо. Все разработки опирались на отраслевой принцип. 1969г - метод реком «Методика отбора дублет докумен матер-в на гос хран», 1976г - «Осн полож отбора дв с повторяющ инфо на гос хран». Внутрифонд повтор-ть: приказы итд, межфондовая: переписка, договоры итд. Осн прав раб гос арх 2002, в кот освещ-ся ? компл-я и, в частности, осн принц и критерии отнес дв к составу АФ РФ.

ТИМАД