1.3. Принципы гос учета

1) Централизованный – системы всеросс. Учета арх док-в, основанная на концентрации в органах управления арх делом страны сведений о составе и кол-ве арх док.

Ежегодно архивы поставляют сведения в виде паспорта архива, в кот фиксируются сведения о составе, кол-ве арх док-в и дел в архиве на 01.01…Из МО – в упр-е архивов обл – в росархив, где ведется ЦФК

2) Унификация учета – приемственность учета арх док-в на всех этапах работы. Достигается за счет единства учетных док-в.

3) Динамичность учета – любое движение док-в в архиве дБ своевременно отражено в учетном док-е

4) Принцип полноты и достоверности – все данные дБ достоверны

1.4. Система учетных док-в (По правила 2007), основные, вспомогательные

Основные – разрабатывает - Росархив, Вспомогательные – архивом самостоятельно

Основные учетные документы:

книга учета поступлений документов— для учета каждого поступления документов в архив, а также количества и состава документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания; список фондов— для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда — для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду, коллекции в целом, фиксации изменений в названии фонда;

лист учета аудиовизуальных — для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

опись дел, документов— для поединичного и суммарного учета документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись. Разновидностью описи является книга учета и описания аудиовизуальных документов;

реестр описей — для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (приложение № 32) — для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

паспорт архивохранилища (произвольной формы) — для суммарного учета фондов и документов данного хранилища.

Паспорт архива для суммарного учета кол-ва арх фондов и докв в данном архиве на 01.01..кажд года

К основным учетным документам относятся документы по учету уникальных и особо ценных документов и отснятых с них страховых копий:

– лист учета и описания уникального документа (приложение № 24);

– список фондов, содержащих особо ценные документы (приложение № 33);

– опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник) (приложения № 34, 34а);

– реестр описей особо ценных дел, документов (номерников) (приложение № 35);

– книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (приложения № 36, 36а);

– опись страхового фонда документов (приложения № 37, 37а);

– дело фонда — комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов — дело организации — сдатчика документов;

– лист-заверитель — для учета количества листов в деле (приложения № 6).

В архиве составляются документы централизованного государ- ственного учета:

– паспорт архива

– карточка фонда

– сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.00 следующего за отчетным года

Вспомогательные учетные документы:

карточки и книги движения фондов, описей, документов,

книги учета документов, переданных в другие архивы,

книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению,

книги повидового учета документов, паспорта фондов и др.,

внутренние описи дел, фотоальбомов.

Архив может вести и другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.