Контрольные вопросы
Что такое эффективность?
Поясните разницу понятий «эффективность производства» и «эффективность управления»
Какие показатели характеризуют эффективность управления организацией?
Поясните сущность эффективности управления с точки зрения процесса и с точки зрения результата.
В чем заключается сущность системного подхода? Каким образом он может быть использован при оценке эффективности управления?
9. Инструментарий планирования и организации деятельности менеджера. Методы и приемы тайм-менеджмента.
Как известно время - это жизнь. Оно необратимо и невосполнимо.
Наверняка в жизни каждого из вас возникала ситуация, когда времени крайне не хватало. Подтверждением этому является фраза: «Как жаль, что в сутках только 24 часа!».
Время - это единственный ресурс, которого всем не хватает, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения.
Некоторые утверждают, что время – это деньги. На самом деле время дороже денег. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.
Тайм-менеджмент – это искусство управления временем. Это одно из самых необходимых искусств для современного человека. Оно заключается в правильном распределении нагрузки в течение определенного периода времени — как кратко-, так долгосрочного.
В теории современного тайм-менеджмента различают понятия:
Хроноса - количественного времени,
и Каироса - психологического времени.
Если внешнее, механическое времяимеет жесткие, четко ограниченные рамки («в сутках 24 часа»), топсихологическое времясильно зависит отнашего восприятия.
Наше «внутреннее» время может тянуться гораздо дольше или, наоборот, сжиматься, пролетать мгновенно, поэтому каждый человек может взрослеть или стареть не по календарю, а в соответствии с внутренним, субъективным ощущением времени.
Понятие психологического временинапрямую связано с осознанием ценностей, стремлений, постановкой целей.
Если цели выбраны правильно и человек строит свою жизнь (то есть использует свое время) в соответствии с этими целями, то, жизнь становится более наполненной, осмысленной.
И, наоборот, если время расходуется бессистемно,не подчинено тому, что для него важно, то оно проходит скоротечно, впустую, остается ощущение «прожитой зря жизни».
Люди по своей природе существа общественные, и потому мы любим отвлекаться на разговоры и всевозможные шутки, отвлеченные темы, внеочередные вылазки в Интернет.
Средний рабочий день полон второстепенных занятий, снижающих производительность, — в т.ч. собрания, ответы на e-mail, внезапные посетители, конфликты среди коллег, технические проблемы и пр.
Все это нарушает рабочий ритм и отодвигает выполнение заранее запланированных дел.
Тайм-менеджмент – достаточно молодая наука, но тем не менее уже проведено множество исследований и экспериментов в данной предметной области. В результате исследований было установлено, что основными поглотителями рабочего времени являются:
Нечеткая постановка цели.
Отсутствие приоритетов в делах.
Попытка слишком много сделать за один раз.
Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
Плохое планирование трудового дня.
Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
Чрезмерное чтение.
Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
Отрывающие от дел телефонные звонки.
Незапланированные посетители.
Неспособность сказать «нет».
Неполная, запоздалая информация.
Затяжные совещания.
Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
Излишняя коммуникабельность.
Чрезмерность деловых записей.
Синдром «откладывания».
Длительные ожидания (например, условленной встречи).
Спешка, нетерпение.
Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Опоздания
Было подсчитано, что при опоздании на 15 минут каждый рабочий день
За одну неделю потеря времени - 1 час 15 мин.
За один месяц потеря времени - 5 час.
За один год потеря времени 7 рабочих дней и 4 час. (1,5 рабочей недели),
У большинства людей по отношению к тайм-менеджменту существует изначально негативное отношение, предубеждение, что тайм-менеджмент не для нас. В качестве психологической защиты используются следующие оправдания:
Я все это знаю.
Для русских это не подходит. У нас другой менталитет.
Я много раз пробовал(а) заниматься самоорганизацией, но у меня ничего не получается.
Для моей работы самоменеджмент не подходит.
Я привык работать в авральном режиме. Когда есть спешка и стресс, я лучше работаю.
Самоменеджмент на работе – это идеальная схема. В реальных условиях такого результата не достигнуть.
На самом деле это заблуждения, тайм-менеджменту нужно учиться!
Цели тайм-менеджмента:
получение высоких результатов за оптимальное время,
устранение спешки и стресса, уменьшение ошибок,
повышение удовлетворенности от выполненной работы,
повышение интереса и мотивации к работе,
меньшая загруженность работой и освобождение времени для обучения, для близких и друзей
Процесс тайм-менеджмента можно представить в виде алгоритма:
Исходным этапом является ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ. Процесс осознания целей не всегда прост и прямолинеен. Цели базируются на желаниях. Однако желание – это еще не цель.
Постановка целей предполагает выявление желаний (составление списка) и моделирование будущего. При этом человеком создается представление о каком-то времени в будущем (оно может быть определено конкретной датой или конкретным событием). Далее происходит формирование потребностей и их ранжирование. Желания сиюминутны, потребности же являются более устойчивыми во времени. На основе осознанных потребностей надо четко сформулировать цели.
При постановке целей необходимо придерживаться принципов SMART
Цель должна быть:
S – Specific (конкретной),
M–Measurable(измеримой) - должны быть установлены критерии, по которым цель считается достигнутой.
А – Achievable(достижимой),
R – Realistic (реалистичной),
Т – Time-bound (ограниченной во времени, т.е. должны быть определены сроки ).
Кроме того, цель должна быть представлена в письменной форме (это в несколько раз повышает вероятность достижения целей).
Все цели, в зависимости от периода, на который они ориентированы, подразделяют на:
глобальные замыслы, реализация которых рассчитана на 15-20 лет;
Их подразделяют на периоды, длительностью от 3-х до 5 лет, так называемые — долгосрочные цели;
Долгосрочные цели, в свою очередь, делят на небольшие промежутки от 3-х до 12 месяцев. Эти промежутки зовутся краткосрочными целями;
Каждую краткосрочную цель делят на несколько задач. Последний этап заключается в составлении конкретных действий, которые и помогут воплотить каждую задачу в жизнь.
Реализация каждой задачи требует наличия определенной информации, поэтому теперь необходимо собрать данные. Очень важно не утонуть в океане ненужных сведений и выбрать лишь те, что будут полезными в выполнении задач.
Получив всю нужную информацию, можно переходить к очередному этапу, а именно — планированию — и намечать шаги, которые помогут добиться желаемого. Основой тайм-менеджмента служит планирование, которое и помогает составлять оптимальное расписание.
Наконец-то, когда готовый план на руках и способ достижения каждой цели расписан в деталях, можно приступать к распределению приоритетов. Необходимо выделить первоочередные дела.
Следует себе задать вопрос, а сможете ли вы со всем справиться самостоятельно?
Если это превышает ваши возможности, то лучшим вариантом будет делегировать часть намеченных обязанностей. Определите одного или нескольких человек, которым вы доверяете, и которые смогут разрешить любые проблемы не хуже вас.