15.5. Дипломатические документы

Вопросы, затрагиваемые в дипломатических документах, весьма разнообразны. Это и послания с признанием независимости государств, с предложениями об установлении дипломатических отношений, выступления с мирными инициативами, и заявления с предупреждением, протестом по поводу действий тех или иных государств на международной арене, представляющих угрозу миру и независимости народов и многое другое.

Составление дипломатических документов – одно из важнейших направлений работы ведомств иностранных дел. Как правило, контроль за соблюдением установившейся практики переписки возлагается на протокольную службу.

В международной дипломатической практике наиболее часто применяются следующие документы дипломатической переписки:

• личные ноты;

• вербальные ноты;

• памятные записки;

• меморандумы.

Все виды дипломатической переписки являются официальными.

Некоторые из этих документов обрамлены так называемыми формулами вежливости. В других документах таких формул нет.

Протокольные формулы вежливости используются в вербальных и личных нотах, а также в памятных записках.

Личная нота (послание) направляется по вопросам важного и принципиального значения или содержит информацию о каком либо крупном событии.

Личная нота составляется в первом лице от имени подписывающего ноту и начинается с обращения.

Наиболее распространенными формами обращения являются: «Ваше превосходительство», «Уважаемый господин Министр», «Уважаемый господин Посол». Это обращение призвано благожелательно настроить получателя в отношении содержания текста. Далее идет смысловая часть документа. Заканчивается нота комплиментом (формулой вежливости), в которой автор свидетельствует свое уважение. Заключительный комплимент обычно звучит так: «С глубоким уважением», «Примите, господин Посол, уверения в моем весьма высоком уважении».

Тональность личных нот может быть более или менее теплой. Если нота начинается словами «господин Министр», «господин Посол» и заканчивается «с уважением» (без «искреннего» или «глубокого»), то это свидетельствует о намерении автора сделать ноту сдержанной.

Характер комплимента должен учитывать принцип взаимности, особенно в случае направления ответной ноты.

Печать на личной ноте и фамилия и должность лица, подписывающего ноту, не проставляются.

Адрес получателя размещается в левом нижнем углу первой страницы ноты, независимо от количества листов. В адресе указывается должность лица, которому направляется нота. В Республике Беларусь адрес указывается на белорусском (русском) языке в дательном падеже, на иностранном языке - в именительном падеже.

Исходящий номер ставится только на втором экземпляре ноты.

Самостоятельными видами дипломатической переписки из категории «личных нот» являются личное послание и письмо.

В открытых личных посланиях главы государства или правительства, как и в личных нотах, имеются протокольные формулы – обращение и заключительный комплимент.

Широкое распространение получил такой дипломатический документ как письмо министра иностранных дел. Такие документы применяются наиболее часто во взаимоотношениях с ООН и другими международными организациями.

Личное послание и письмо имеют личную подпись отправителя.

Вербальная нота – наиболее распространенный в дипломатической переписке документ. Министерства иностранных дел и посольства ведут дипломатическую переписку в основном путем направления вербальных нот. Вербальные ноты используются для рассмотрения и решения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка. Нотами доводится до посольств информация представительского характера об организации поездок дипломатического корпуса, о приглашении дипломатов на мероприятия по случаю национального праздника страны и т.п.

Вербальная нота составляется в третьем лице, начинаются с полного названия отправителя и адресата.

Вербальные ноты начинаются и заканчиваются комплиментом.

Например: «Министерство иностранных дел Республики Беларусь свидетельствует свое уважение Посольству Франции в Республике Беларусь и имеет честь сообщить …».

Если вербальная нота является ответом на ранее полученную ноту, то начинается следующим образом: «Министерство иностранных дел Республики Беларусь свидетельствует свое уважение Посольству Французской Республики в Республике Беларусь и в связи с нотой Посольства № ___ от (день, месяц, год) имеет честь сообщить следующее …»

Заключительный комплимент может содержать сокращенное название, например: «Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем весьма высоком уважении».

Диапазон протокольных формул вежливости весьма широк. Это позволяет придавать документу более строгий тон или большую теплоту. Однако всегда следует помнить: ничто так не ценится, как вежливость. Резкие выражения, риторические обороты речи, туманные намеки, восклицательные знаки препинания, сокращения в виде «и т.д. и т.п.» в нотной переписке недопустимы.

Отход от общепризнанных нот должен иметь веские основания. Например, если высказывается протест в связи с какой-либо конфликтной ситуацией, в документе может быть опущен заключительный комплимент («… пользуется случаем, чтобы возобновить уверения в своем … уважении»).

В заключительной части комплимента слова «пользуется случаем» могут опускаться в следующих случаях: когда документ информирует о дорожно-транспортном происшествии с участием дипломата, в результате которого есть человеческие жертвы, если высказываются соболезнования, объявляется траур.

Адрес получателя указывается в левом нижнем углу первой страницы ноты, независимо от общего количества страниц (в Республике Беларусь - на белорусском (русском) языке в дательном падеже, на иностранном языке - в именительном падеже).

Как личные, так и вербальные ноты печатаются на гербовой бумаге высшего качества.

Вербальная нота имеет исходящий номер, который ставится под изображением герба в левом верхнем углу.

В конце текста ноты справа указываются место и дата отправления.

На ноте ставится гербовая печать дипломатического представительства под напечатанной датой отправления. Гербовая печать на оригинале нот ставится только после того, как копия документа завизирована руководителем загранучреждения. Необходимо следить за тем, чтобы изображенный на печати герб имел правильное положение.

В дипломатической переписке широко используется обмен нотами непосредственно между правительствами. Как правило, в нотах от имени правительства комплиментов нет. Обычно в этом случае нота начинается следующим образом: «Правительство Республики Беларусь имеет честь заявить Правительству (название страны) следующее».

В дипломатической практике бывают случаи направления коллективной ноты от нескольких государств или посольств.

Циркулярная нота направляется всем посольствам и другим иностранным представительствам и начинается со следующего комплимента «Министерство иностранных дел Республики Беларусь свидетельствует свое уважение Посольствам, Консульствам, Представительствам Международных организаций, аккредитованным в Республике Беларусь, и имеет честь …».

Заключительный комплимент звучит соответственно.

Такая нота может размножаться копировальной машиной, но печать на каждой копии должна быть оригинальной.

Ответ на циркулярную ноту обычно дается вербальной нотой.

В дипломатической переписке имеются документы, которые не требуют комплимента в конце текста. К ним относятся памятные записки, меморандумы.

Памятные записки обычно вручаются лично с целью усилить значение или подчеркнуть важность сделанного во время беседы устного заявления, облегчить дальнейшее продвижение дела, предупредить возможность неправильного толкования или понимания беседы или устного заявления.

Текст памятной записки не имеет комплиментов и составляется в безличной форме с использованием высказываний: «возбуждается просьба», «сообщается», «приходится констатировать» и т.п. Текст памятной записки может начинаться с использованием фраз «В ответ на полученный …», или «К сведению …».

Памятные записки печатаются на простой бумаге без герба. Адрес и исходящий номер отсутствуют, проставляются только место и дата отправления. Над текстом записки может печататься надпись «Памятная записка».

Меморандум представляет собой документ, в котором подробно рассматривается фактическая сторона того или иного вопроса, содержится анализ отдельных его аспектов, излагается аргументация в защиту своей позиции и содержится полемика с доводами другой стороны.

Меморандум может быть либо приложением к личной или вербальной ноте, либо самостоятельным документом, который передается лично или направляется с курьером. Приложение меморандума к ноте позволяет сократить текст самой ноты и вместе с тем дает преимущества в характере изложения вопроса, являющегося предметом переписки.

Меморандум как приложение к личной или вербальной ноте печатается на нотной бумаге без герба. Номер, печать, место и дата отправления на меморандуме не проставляются.

Меморандум, который вручается лично, печатается на нотном бланке, обращения и комплимента не имеет. Проставляется место и дата отправления, печать и номер отсутствуют.

Дипломатические документы, как правило, вручаются лично адресату или направляются специальной почтой. В оперативном порядке дипломатические документы могут быть отправлены по факсу, а затем переданы очередной дипломатической почтой адресату.

Официальная переписка в Республике Беларусь ведется на государственных (белорусский и русский) языках. Как правило, к официальному тексту прилагается перевод на иностранный язык.

В Республике Беларусь вся переписка дипломатического представительства с органами государственного управления, предприятиями, учреждениями Республики Беларусь ведется через Министерство иностранных дел Республики Беларусь. Обращение напрямую не допускается.

Дипломатическая корреспонденция направляется иностранным адресатам через загранучреждения Республики Беларусь. В некоторых случаях допускается направление документов через посольства иностранных государств, аккредитованные в Республике Беларусь.

Дипломатические документы, направляемые через представительства иностранных государств на территории Республики Беларусь, сопровождаются нотой в адрес конкретного посольства. Если дипломатические документы направляются через загранучреждение, то в адрес этого загранучреждения готовится сопроводительное письмо (может быть подписано на уровне начальника управления, если прилагаемый дипломатический документ завизирован или подписан на уровне не ниже заместителя Министра), а сопроводительную ноту готовит само загранучреждение.

Содержание письма руководства Республики Беларусь в адрес руководителей иностранных государств обязательно доводится исполнителем до сведения загранучреждений в этих государствах.

Проблемные и дискуссионные вопросы, которые предлагается обсуждать на занятиях:

1. Обсудите эффективность выполнения своих функций различными органами управления внешнеэкономической деятельностью в Республике Беларусь.

2. Какие функции в области развития внешнеэкономических связей в Республике Беларусь выполняют Министерство спорта и туризма РБ, Министерство транспорта и коммуникаций. Министерство по налогам и сборам?

3. Обсудите роль концернов в развитии внешнеэкономической деятельности Республики Беларусь.

4. Какова система местных органов управления внешнеэкономической деятельностью в Республики Беларусь?

5. Какие некоммерческие негосударственные организации в Республике Беларусь в соответствии со своими функциями призваны содействовать развитию внешнеэкономической деятельностью?

6. Какие методы стимулирования экспортного производства применяются в Республике Беларусь?

7. Какие органы государственного управления занимаются вопросами привлечения и функционирования иностранных инвестиций в экономике Беларуси?

8. Обсудите основные направления деятельности зарубежных торгово-экономических служб Республики Беларусь.

9. Обсудите работу посольств и консульских учреждений иностранных государств на территории Беларуси.

10. Представительства каких международных организаций работают на территории Беларуси?