Графік документообороту

№ з/п	Назва доку-мента	Створення документа			Підстава для запов-нення доку-мента	Місце обробки і обліку доку-мента	Строк передачі після вико-нання документа	Місце і термін зберігання документа
		Місце заповнення документа	Виконавець	Посадова особа, що має право підпису документа
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	Приб. касовий ордер Форма КО-1	бух-гал-терія	зам. голов-ного бух-галтера	головний бух-р, зам. головного бух-ра., керівник	Супро-воджу-вальні документи (накладні, рахунки тощо)	каса, бух-галте-рія	щодня	архив, 3 роки

Графік складається головним бухгалтером та затверджується наказом керівника підприємства. Виконавцям документів надається під розпис витяг із графіку документообороту, в якому зазначено перелік документів, строки їх подання та підрозділи підприємства, до яких надходять ці документи.

У наказі також встановлюється перелік посадових осіб з правом підпису бухгалтерських документів. Окремим пунктом у наказі перелічуються посадові особи та документи, які повинні ними підписуватись.

3. Суть і значення інвентаризації, порядок її проведення

Інвентаризацією називається перевірка наявності засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів у матеріально-відповідальної особи на певну дату шляхом перелічення, обміру, зважування і подальше зіставлення фактичних залишків з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризація проводиться не тільки з метою перевірки наявності вказаних об'єктів, а також стану розрахунків з дебіторами (покупцями і замовниками, авансів отриманих тощо) і кредиторами (постачальниками продукції, робіт послуг, бюджетом по податках, фондами соціального страхування по внесках до фондів тощо).

У суб'єктів підприємницької діяльності інвентаризація проводиться на підставі Інструкції затвердженої наказом МФУ від 11.08.1994 р. № 69 із змінами та доповненнями.

Згідно Інструкції кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення встановлює керівник підприємства за виключенням тих випадків, коли у відповідності із законодавством проведення інвентаризації являється обов'язковим:

1. перед складанням річної бухгалтерської звітності;

2. за приписом правоохоронних органів;

3. при заміні матеріально-відповідальної особи;

4. при встановленні фактів крадіжок, зловживань, порчі цінностей;

5. після пожару і інших стихійних явищ;

6. при пероцінці майна;

7. при здаванні майна в оренду або приватизації державного майна.

Для проведення інвентаризації керівник призначає інвентаризаційну комісію постійно діючу, або разову. Голові комісії видається пломбиратор, яким пломбуються приміщення, в яких зберігаються товарно-матеріальні цінності.

Інвентаризація проводиться при умові, що:

• вона проводиться раптово;

• присутня матеріально-відповідальна особа;

• присутній представник державної служби по боротьбі з економічними злочинами (якщо інвентаризація проводиться за приписом органів внутрішніх справ).

При невиконанні хоча б однієї з цих вимог, інвентаризація може бути кваліфікована як перевірка і не буде мати юридичної сили. Робота комісії складається з кількох етапів:

1. Підготовчий.

Пломбуються підсобні приміщення, перевіряються ваги та дотримання строків їх клеймування, отримується від матеріально-відповідальної особи всі прибуткові і видаткові документи, які на момент інвентаризації не здані до бухгалтерії, звіт про рух товарно-матеріальних цінностей, або грошових коштів та розписки про те, що усі документи надані.

2. Перевірка матеріальних цінностей в натурі.

Визначається фактична наявність матеріальних цінностей в натурі шляхом вимірювання, переважування, підрахунку тощо. Отримані дані оформлюються інвентаризаційним описом за найменуванням цінностей, їх кількістю, ціні. Опис складається по кожній матеріально-відповідальній особі окремо, а також окремо по кожному місцю зберігання та підписується членами комісії і матеріально-відповідальною особою, незаповнені рядки прокреслюються.

3. Співставлення даних інвентаризації даним бухгалтерського обліку.

На цьому етапі складається порівняльна відомість. У порівняльних відомостях відображаються розбіжності між даними інвентаризаційного опису і даними бухгалтерського обліку.

Якщо в інвентаризаційному опису фактичний залишок цінностей перевищує показник залишку за даними обліку, то необхідно відобразити розмір надлишків в натуральних і у вартісному вимірниках в обліку. Якщо навпаки, за даними обліку цінностей обліковується більше, ніж є в наявності, слід відобразити нестачу в натуральному і вартісному вимірниках.

В будь-якому випадку комісія повинна отримати від матеріально-відповідальної особи письмове пояснення для прийняття об'єктивного рішення.

4. Оформлення результату.

Заключний результат оформлюється актом з врахуванням пересортиці та норм природнього убутку. Акт комісії підписується головою і членами комісії та матеріально-відповідальною особою.

Природній убуток - це гранично допустима величина безповоротніх втрат цінностей, яка утворилась внаслідок фізичних, хімічних, механічних процесів (усушки, витіканні, випарювання тощо). Списання нестачі, яка утворилась внаслідок природнього убутку може здійснюватись при умові:

- при нестачі виявленої при інвентаризації;

• при наявності затверджених норм природнього убутку на цінності, яких не вистачає;

• у випадку непричетності матеріально-відповідальної особи до виникнення нестачі.

Зразок відображення результатів інвентаризації у відомості наведений у таблиці 5.5.

Таблиця 5.5