Запросы
Запрос – объект базы данных, предназначенный для обработки данных.
С помощью запросов можно:
а) отобрать записи, соответствующие заданным условиям;
б) объединить в одной таблице данные из нескольких таблиц;
в) выполнить вычисления над значениями полей.
Результат выполнения запроса представляет собой динамический набор данных – временную таблицу. При каждом выполнении запроса этот набор данных формируется заново.
В Microsoft Access существуют несколько видов запросов. При создании запроса с помощью «Конструктора» по умолчанию формируется запрос на выборку.
Запросы на выборку
Запросы на выборку предназначены для отбора записей, соответствующих заданным условиям. Для создания запросов на выборку (рис. 2):
В левой части окна базы данных выберите объект Запросы.
В меню «Вставка» выберите команду Запрос или щелкните по кнопке Создать на панели инструментов окна базы данных.
В
открывшемся диалоговом окне выберите
вариант
Рис. 2
«Конструктор»
Есть другой способ: в окне базы данных выберите объект Запросы и щелкните по строке Создание запроса в режиме конструктора. На экране
появятся окна Конструктор и Добавление таблицы.
Если окно Добавление таблицы не появилось автоматически, его можно вывести на экран командой Отобразить таблицу в меню «Запрос» или кнопкой Отобразить таблицу на панели инструментов.
Верхняя часть окна Конструктор содержит списки полей таблиц, на основе которых создается запрос. Нижняя часть окна представляет собой бланк запроса. Каждый столбец бланка запроса относится к одному полю.
В окне Добавление таблицы выберите одну или несколько таблиц или запросов, поля которых будут использованы для построения нового запроса. После добавления всех необходимых таблиц закройте окно.
Включите в запрос нужные поля одним из следующих способов:
а) перетащите мышью нужное поле из списка полей таблицы в верхней части окна Конструктор в строку Поле бланка запроса;
б) дважды щелкните мышью по имени нужного поля в списке полей таблицы;
в) щелкните по кнопке раскрытия списка в строке Поле бланка запроса и выберите из списка нужное поле.
Если нужно использовать все поля какой-либо таблицы или запроса, можно не выбирать каждое поле по отдельности, а использовать подстановочный знак «*» в списке полей этой таблицы или запроса.
В бланк запроса на выборку включаются поля, которые должны быть выведены на экран, а также поля, по которым определяются условия отбора, и задается порядок сортировки.
Для полей, которые должны выводиться на экран, установите флажок в строке Вывод на экран.
Для полей, по которым надо отсортировать таблицу, щелкните мышью по ячейке в строке Сортировка и выберите из раскрывшегося списка порядок сортировки. Если условия сортировки заданы по нескольким полям, то сортировка будет выполняться в порядке расположения этих полей слева направо.
Введите условия отбора. Для ввода условий отбора используйте строки Условие отбора и ИЛИ. Условия, находящиеся в одной строке, свяжите логическим оператором И; условия, находящиеся в разных строках, – логическим оператором ИЛИ.
Условия отбора состоят из операторов сравнения (<, <=, >, >=, =, <>, Between, In, Like) и констант (например, >#1/1/90#). Имена полей в условиях отсутствуют, так как поле, на которое накладывается условие, определяется столбцом, в который это условие вводится.
Сохраните запрос с помощью команды Сохранить в меню «Файл» или кнопки Сохранить на панели инструментов.
Выполнить запрос можно одним из следующих способов:
в режиме «Конструктор», в меню «Запрос» выберите команду Запуск или щелкните по кнопке Запуск на панели инструментов;
из режима «Конструктор» перейдите в режим «Таблицы», выбрав команду Режим таблицы в меню «Вид» или в меню кнопки Вид на панели инструментов;
в окне базы данных выделите имя нужного запроса и щелкните мышью по кнопке Открыть на панели инструментов;
в окне базы данных в контекстном меню нужного запроса выберите команду Открыть;
в окне базы данных дважды щелкните мышью по имени нужного запроса.