Перекрестные запросы

Перекрестные запросы – особый вид итоговых запросов, представляющих данные в виде матрицы.

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов, выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых располагается в левом столбце запроса, а второй – в верхней строке. Для создания такого запроса нужно:

1. Включить в бланк запроса поля, значения которых будут заголовками строк и столбцов, и поле, данные которого используются для статистических расчетов. При необходимости добавить поля, по которым задаются условия отбора записей.

2. В меню «Запрос» выбрать команду Перекрестный.

В бланке запроса появятся две дополнительные строки: Групповая операция и Перекрестная таблица.

3. Для поля, значения которого должны быть представлены в запросе как заголовки строк, в строке Групповая операция оставить стандартное значение Группировка, а в строке Перекрестная таблица выбрать значение Заголовки строк.

4. Для поля, значения которого должны быть представлены в запросе как заголовки столбцов, в строке Групповая операция оставить стандартное значение Группировка, а в строке Перекрестная таблица выбрать значение Заголовки столбцов.

5. Для поля, значения которого должны быть использованы для расчетов, в строке Перекрестная таблица выбрать из раскрывающегося списка строку Значения, а в строке Групповая операция – нужную статистическую функцию.

6. При необходимости задать условия отбора.

7. Выполнить запрос командой Запуск в меню «Запрос» или кнопкой Запуск на панели инструментов.

Запросы-изменения

Кроме запросов-выборок, Microsoft Access позволяет создавать запросы-изменения, предназначенные для изменения данных в существующих таблицах и создания новых таблиц.

Существуют четыре типа запросов-изменений:

1. запрос на создание таблицы – создает новую таблицу, полностью или частично копируя структуру и данные из одной или нескольких таблиц;

2. запрос на удаление записей – удаляет записи из одной или нескольких таблиц;

3. запрос на добавление записей – добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в одну или несколько других таблиц;

4. запрос на обновление записей – изменяет данные в группе записей.

Поскольку запросы-изменения приводят к необратимым изменениям, целесообразно выполнять их в два этапа: на первом этапе следует составить запрос на выборку и проверить правильность отбора данных, на втором – изменить вид запроса и выполнить его.

Запрос на создание новой таблицы

Для создания запроса:

1. Создайте запрос на выборку, включив в него нужные поля и при необходимости задав условия отбора.

2. В режиме «Таблицы» (меню «Вид») проверьте правильность выборки.

3. В режиме «Конструктор» в меню «Запрос» или на панели инструментов (кнопка Тип запроса) выберите команду Создание таблицы.

4. В открывшемся диалоговом окне введите имя новой таблицы.

5. Для выполнения запроса выберите команду Запуск в меню «Запрос» или щелкните по кнопке Запуск на панели инструментов.