Создание таблиц

В Microsoft Access существуют три основных способа создания таблиц:

1. в режиме «Конструктор»;

2. в режиме «Таблицы»;

3. с помощью «Мастера таблиц».

При любом из этих способов сначала нужно:

1. В меню «Вставка» выбрать команду Таблица или щелкнуть по кнопке Создать на панели инструментов окна базы данных.

2. В открывшемся диалоговом окне выбрать способ создания таблицы.

3. В окне базы данных выбрать объект Таблицы и щелкнуть по строке, соответствующей нужному способу создания таблицы.

Дальнейшие действия зависят от выбранного способа.

Создание таблиц в режиме «Конструктор»

В «Конструкторе» создается структура таблицы, то есть задаются имена полей, выбирается тип данных для каждого поля, устанавливаются свойства полей.

В верхней части окна «Конструктора» вводятся имена, типы данных и описания полей. В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. В правом нижнем углу выводится краткая информация о текущем поле или текущем свойстве поля. Необходимо произвести следующие действия:

1. В верхней части окна «Конструктора» в столбце Имя ввести имена полей создаваемой таблицы.

2. В столбце Тип данных выбрать из раскрывающегося списка тип данных для каждого поля таблицы.

Для справки о типах данных надо поместить курсор в любое место столбца Тип данных и нажать клавишу F1.

3. В столбце Описание можно ввести описания полей (не обязательно). Эти сведения будут выводиться в строке состояния окна для текущего поля.

4. В нижней панели окна задать свойства для каждого поля (или оставить значения свойств по умолчанию).

Подробную справку о свойствах полей можно получить, поместив курсор в строку с нужным свойством и нажав на клавишу F1.

5. Создать ключевое поле: поместить курсор в нужное поле (для определения составного ключа выделить поля, составляющие ключ), затем в меню «Правка» выбрать команду Ключевое поле или щелкнуть по кнопке Ключевое поле на панели инструментов. Повторный вызов этой команды удаляет ключ.

6. Сохранить таблицу при помощи команды Сохранить в меню «Файл» или кнопки Сохранить на панели инструментов.

7. Перейти в режим «Таблицы» (меню «Вид» или кнопка Вид на панели инструментов) и ввести данные.

Создание таблиц в режиме «Таблицы»

После выбора режима «Таблицы» открывается пустая таблица, в которую сразу вводятся данные.

Если имеющихся столбцов недостаточно, их можно добавить командой Столбец в меню «Вставка».

Поля таблицы имеют стандартные имена: Поле1, Поле2 и т. д. Поля можно переименовать, дважды щелкнув по заголовку столбца, или командой Переименовать столбец в меню «Формат» или в контекстном меню заголовка столбца.

Типы и свойства полей определяются автоматически.

При сохранении таблицы все пустые столбцы с неизмененными именами будут удалены.

Создание таблицы

«Мастер таблиц» последовательно открывает ряд диалоговых окон.

В первом окне необходимо:

1. выбрать назначение таблицы с помощью переключателя Деловое применение/личное применение;

2. в поле Образцы таблиц выбрать подходящую таблицу;

3. в поле Образцы полей выбрать нужные поля (двойным щелчком мыши);

4. при необходимости можно переименовать поле, щелкнув по кнопке Переименовать поле.

Во втором диалоговом окне нужно:

1. задать имя новой таблицы;

2. выбрать способ определения ключа; если выбрано самостоятель-ное определение, в следующем окне выбрать ключевое поле.

В следующем окне предлагается установить связи между существую-щими таблицами базы данных и создаваемой таблицей.

В последнем диалоговом окне выбираются действия, следующие за созданием таблицы.

При любом способе создания таблицы можно отредактировать ее структуру в режиме «Конструктор».

Поля подстановок используются для того, чтобы вводить в таблицу значения из заданного списка.

Источником списка может быть таблица (запрос) или фиксированный набор значений.