8.3. Учет материалов на складе и в бухгалтерии

На предприятиях для хранения ма­териалов могут создаваться как специализированные об­щезаводские склады, так и кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в дальнейшем указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Учет материалов на складах осуществляют заведующие складами (кладовщики), с которыми заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответствен­ности. На мелких предприятиях обязанности заведующего складом (кладовщика) могут быть возложены на заведую­щего производством.

Для эффективного ведения складского учета матери­альные ценности размещают по секциям, а внутри них – по партиям, группам, подгруппам и сортам в штабелях, контейнерах, ящиках, на стеллажах, полках, в ячейках и поддонах. Кроме того, на каждый номенклатур­ный номер материалов материально ответственные лица заполняют материальный ярлык и прикрепляют его к месту хранения материалов.

На предприятиях в связи с разными производственны­ми условиями потребления материалов и их физическими свойствами существует несколько вариантов складского учета материалов.

На мелких предприятиях с ограниченной номенклату­рой материальных ценностей складской учет материалов ведут в книгах складского учета материалов, которые объединяют складс­кой учет и отчетность кладовщика. Записи в книгу произво­дятся в двух экземплярах, из которых первый, отрывной, служит в качестве отчета заведующего складом. В книге записывают остатки материалов на начало отчетного пери­ода, данные о поступлении и выбытии ценностей по каж­дому документу и выводят остатки на конец отчетного пе­риода. Затем первый лист книги со всеми приходными и расходными документами сдают в бухгалтерию. В случае обнаружения ошибок в оба экземпляра листов книги вно­сятся исправления.

На крупных предприятиях складской учет материалов ведут не в книгах, а на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. Кладовщики заполняют в них колонки прихода, расхода и остатка материалов в натуральном выражении. Записи в карточках кладовщик производит на основании первичных документов по мере совершения хозяйственных операций. После каждой записи в ней обязательно выводится остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.

Ведение складского учета материалов на карточках со­ставляет основу сортового аналитического учета материалов.

В автоматизированном складском хозяйстве вместо кар­точек и книг применяют машинограммы-ведомости, отра­жающие остатки и движение материалов.

В установленные сроки заведующие складами на осно­вании первичных приходных и расходных документов со­ставляют отчеты о движении материальных ценностей, ко­торые сдают в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Начальники цехов (мастера) могут составлять производственные отчеты. Формы и порядок составления отчетов зависят от отраслевых особенностей, производст­венных мощностей предприятий, степени автоматизации учетно-вычислительных работ и других факторов. Однако, не­смотря на имеющиеся различия, все отчеты составляются в двух экземплярах, имеют общие черты и назначение. Первый экземпляр представленно­го отчета с приложенными документами остается в бухгал­терии производственного предприятия, а второй с рас­пиской бухгалтера возвращается материально ответствен­ному лицу и служит подтвержде­нием сдачи отчета с доку­ментами.

В бухгалтерии поступившие отчеты проверяют. Если при проверке в отчете обнаружены ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверж­дается подписью бухгалтера.

По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке — составлению бухгалтерс­ких проводок по каждой хозяйственной операции и подго­товке документов и отчета для записи в учетные регистры.