8.6. Учет резервов на оплату отпусков, вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год

Работники обычно уходят в отпуск в течение года неравномерно. В целях равномерного списания расходов по оплате отпусков на затраты организация может создавать резерв на предстоя­щую их оплату. Для создания резерва на оплату отпусков ежемесячно производятся отчисления, включаемые в издержки производства.

Для расчета отчислений в резерв используются сведения о го­до­вом фонде заработной платы и сумме планируемых отпускных. От­чис­ле­ния в резерв рассчитываются в процентах к начисленной заработ­ной плате. Сумма ежемесячного резервирования определяется умноже­нием начис­ленной оплаты труда на процент резерва. При уходе работ­ника в отпуск резерв уменьшается на сумму начисленной им заработ­ной платы. По неис­пользованным до конца года отпускам резерв пере­ходит на следующий год.

Резервы на выплату вознаграждения за выслугу лет и по ито­гам работы за год создаются организацией исходя из размера предпо­лагаемых в предстоящем периоде выплат и отчислений по этим возна­граждениям на социальное страхование и обеспечение. Отчис­ления производятся ежемесячно. Сформированные резервы исполь­зуются полностью в том месяце, когда выплачивается вознаграждение работ­никам организации, переходящего остатка по ним быть не должно.

Учет резервов на оплату отпусков, вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год ведется на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» в разрезе субсчетов, открываемых резервов. Возможность создания этих резервов должна быть зафиксирована в учетной политике организации.

8.7. Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда

Оплата труда на предприятии является важным элементом зат­рат в себестоимости продукции. Можно выделить следующие особенности расчетных операций с персоналом по всем видам начислений и удержаний:

• сжатые и строго определенные сроки на расчеты по оплате труда и подготовку всей необходимой документации;

• значительный объем нормативных документов, регулирующих порядок начисления заработной платы и удержаний из нее;

• точность оформления первичных документов, служащих основа­нием для расчетов с работниками.

Порядок операций по оплате труда и связанных с нею расчетов должен включать следующие процедуры:

• начисление сумм оплаты труда и других выплат работникам организа­ции с отнесением за счет соответствующих источников;

• расчет всех видов удержаний из заработной платы;

• расчет сумм отчислений в социальные фонды от фонда оплаты труда;

• получение в банке и отражение в учете наличных денег на выплату заработной платы работникам организации;

• выдача и депонирование задолженности организации перед работниками по заработной плате.

Синтетический учет расчетов по оплате труда организации ведут на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», в развитие которого могут быть открыты субсчета:

70.1. «Расчеты с сотрудниками, состоящими в штате организации»;

70.2. «Расчеты с совместителями»;

70.3. «Расчеты по договорам гражданско-правового характера».

По кредиту счета 70 отражают суммы начисленной оплаты труда, премий пособий по временной нетрудоспособности в дебет счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы» – работникам, занятым в капитальном строительстве»,

20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производ­ства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» – за изготовление продукции, выполнение работ и оказание услуг в основном и вспомогательном производстве, персоналу, занятому обслуживанием и управлением в цехах и всей организацией;

28 «Брак в производстве» – за исправление брака;

44 «Расходы на продажу» – персоналу, занятому сбытом продукции;

69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» – пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам и другие выплаты за счет фонда социального страхования;

91 «Прочие доходы и расходы» – суммы премий за счет собственных источников средств организации;

96 «Резервы предстоящих расходов» – на оплату отпусков.

По дебету счета 70 учитываются выплаты работникам, суммы удержанного НДФЛ, своевременно не возвращенные подотчетные сум­мы, суммы за причиненный материальный ущерб, за брак, в погашение задолженности по выданным займам, по исполнительным документам в пользу различных физических и юридических лиц. Выплаты и удер­жания отражаются в корреспонденции с кредитом счетов: 50 «Касса» – на выплаты из кассы организации заработной платы, премий и т.д.;

51 «Расчетные счета» – на перечисления с расчетного счета организации на счет работника в банке;

68 «Расчеты по налогам и сборам» – на удержанный НДФЛ;

71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на сумму невозвра­щенного аванса, ранее выданного работнику под отчет;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – за причи­ненный материальный ущерб;

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – по ис­полнительным документам в пользу других лиц, а также на депонированную сумму, которая не была выдана работнику в установленный срок выплаты заработной платы.

Аналитический учет оплаты труда в организации ведется по каждому работнику с использованием лицевых счетов рабочих и служащих (ф. Т-54, Т-54а). Лицевой счет открывается на основе приказа (распоряжения ) руководителя организации о приеме на рабо­ту. По окончании каждого месяца в лицевом счете приводятся данные о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о сум­ме к выплате или задолженности работника перед организацией. Лице­вой счет открывается на год. По окончании года лицевой счет закрыва­ется, и на следующий год открывается новый. На основании данных лицевых счетов заполняется расчетная или расчетно-платежная ведо­мость; исчисляется средний заработок; данные лицевого счета исполь­зуются для начисления пенсий. Срок хранения лицевых счетов – 75 лет.

Расчетная ведомость (ф. № Т-51) составляется в разрезе каждого табельного номера, по цехам, категориям работников и по видам оплат и удержаний на основе данных лицевых счетов. На основе расчетной ведомости заполняют платежную ведомость и формируют сводные данные о фонде заработной платы.

Платежная ведомость (ф. № Т-53) заполняется на основании расчетной ведомости и используется для выплаты заработной платы. По окончании платежного периода в ведомости указывают суммы выданной и депонированной заработной платы.

Лицевой счет, расчетную ведомость, платежную ведомость используют на крупных предприятиях. На средних и мелких рекомендуется применять расчетно-платежную ведомость (ф №Т-49), в которой объединены данные расчетной и платежной ведомостей.

Сводка данных по расчетам с персоналом по оплате труда обобщает данные всех расчетно-платежных ведомостей, составленных за отчетный месяц в организации. Сводная ведомость используется при отражении на счетах бухгалтерского учета начислений по оплате труда, премий, пособий; удержаний налога с доходов физических лиц, перечислений и выплат.

Данные сводной ведомости сопоставляются с записями в Глав­ной книге по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», и та­ким образом происходит сверка синтетического и аналитического учета по оплате труда.

Заработная плата работникам организаций в соответствии с законодательством о труде выплачивается не реже чем каждые полмесяца в сроки, установленные коллективным договором. Приме­няется авансовый и безавансовый порядок расчетов по заработной плате за первую половину месяца.

В первом случае работникам выдается аванс, а окончательный расчет производится при выплате заработной платы за вторую полови­ну месяца. Размер аванса определяется соглашением при заключении коллективного договора.

Во втором случае в организации вместо планового аванса ра­ботникам начисляется заработная плата за первую половину месяца по фактически отработанному времени. Авансы начисляются в размере 40 и 50% оклада за минусом удержаний, установленных законодательст­вом.

Для получения денег на оплату в банк предъявляются денежный чек, платежные поручения в пользу различных организаций и лиц на суммы, удержанные из оплаты труда работников по исполнительным листам, исполнительным документам и личным обязательствам. Выдача работникам денежных средств на оплату труда производится кассиром из кассы организации на основании составленных платежных ведомостей.

Денежные суммы на оплату труда работникам организации должны быть выданы в течение трех рабочих дней, включая день получения наличных средств в банке. Если в течение данного срока по каким-либо причинам деньги не были выданы работнику, кассир ответственный за их выдачу, в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии таких лиц ставит штамп или делает отметку «Депонировано». Затем на основании платежной ведомости кассир заполняет реестр невыданной заработной платы (ф. № РТ-11), утв. Письмом Минфина России от 24. 07.1992 г. №59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприя­тиях». Реестр может не составляться, если в организации ведется книга учета депонированной заработной платы (ф. № 8а).

После заполнения данных форм кассир в платежной ведомости указывает фактически выплаченные и депонированные суммы и сос­тавляет расходный кассовый ордер на выплаченную заработную плату. Соответствующая хозяйственная операция заносится в кассовую книгу.

На депонированные суммы составляется объявление на взнос наличными, и неполученные денежные средства сдаются в обслу­живающее отделение банка. Для учета депонированных денежных средств применяется сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и креди­то­рами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». Невостребо­ванные суммы депонентской задолженности по истечении трех лет зачисляются в состав внереализационных доходов организации.