6.4. Учет переводов в пути

На счете 57 «Переводы в пути» учитываются денежные средства, внесенные организацией в кассу почтового отделения или сберегательную кассу для зачисления на расчетный счет контрагента, а также сданные организацией в вечернюю кассу банка или переданные инкассаторам для зачисления на расчетный счет; средства, перечисленные организацией с одного расчетного или валютного счета на другой, если перевод денег осуществляется более одного дня.

Основанием для принятия на учет сумм по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции банка, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т.д. При этом в учете могут быть сделаны следующие типовые проводки:

Д-т 57 «Переводы в пути» – К-т 50 «Касса» – выручка сдана в вечернюю кассу банка (инкассаторам), наличные денежные средства внесены в сберегательную кассу для перевода контрагенту;

Д-т 51 «Расчетные счета», 50 «Касса» – К-т 57 «Переводы в пути» – учтено поступление денег, сданных ранее инкассатору, на расчетный счет; поступили наличные, находящиеся в пути, в кассу.

Движение денежных средств (переводов) в иностранной валюте учитывается на счете 57 обособленно.

Тема 7. Учет текущих обязательств и расчетов

7.1. Учет дебиторской и кредиторской задолженности

Часть оборотных активов организации, направленная на расчеты с физическими и юридическими лицами, является дебиторской задолженностью. Для учета дебиторской задолженности предусмат­риваются следующие счета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчи­ками» (по авансам выданным), 62 «Рас­четы с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

Дебиторская задолженность в зависимости от сроков ее погашения и исходя из требований составления бухгалтерской отчетности подразделяется на краткосрочную (срок погашения установлен в течение 12 месяцев с момента возникновения) и долгосрочную (срок погашения превышает 12 месяцев с момента постановки на учет).

Кредиторская задолженность – это обязательства организации за поставленные ей товары, работы и услуги, а также другие обязательства в пользу кредиторов, обусловленные прошлыми хозяйственными событиями и сделками. Выполнение обязательств организации влечет за собой использование активов в определенном периоде, т.е. их передачу по требованию кредиторов и, следовательно, отток экономических ресурсов организации, обусловленный необходи­мостью исполнения существу­ющих обязательств, выраженных в конкретной сумме.

Для учета кредиторской задолженности предусматриваются счета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (по авансам полученным), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кре­диторами».

По активно-пассивным счетам учета расчетов (71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.) сальдо в балансе отражается развернуто, т.е. дебетовое сальдо отражается в активе баланса, а кредитовое – в пассиве.

7.2. Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между организацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командировоч­ных и других рас­ходов. Правила выдачи наличных денежных средств под отчет сотрудникам организации регламентируются Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным инструкцией ЦБ РФ №40 от 22.09.93г.

Основанием для выдачи денег из кас­сы под отчет работникам организации является приказ руководи­теля, в котором указывается размер авансовой выдачи денежных средств и сроки их использования. Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работнику организации возможна только при условии полного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не разрешается передача полученных подотчетных сумм одним работником дру­гому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Организации, имеющие постоянную денежную выручку за реализованные товары, имеют право использовать наличные де­нежные средства на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установленных кредитной организацией.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Он применяется для обобще­ния информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на различные хозяйственные и ко­мандировочные расходы. Данный счет является активно-пассив­ным, поскольку по окончании учетного периода возможны как остатки неиспользованных подотчетных сумм, так и остатки не возмещенных организацией расходов по представленным авансо­вым отчетам.

По дебету данного счета отражается остаток задолженности за подотчетным лицом и выдача денежных средств под отчет работникам организации, по кредиту – остаток не возмещенных организацией расхо­дов, произведенных подотчетными лицами, а также списание задолженности подотчетных лиц в связи с использованием подотчет­ных сумм на приобретение материальных ценностей, оплату хозяйст­венных, командировочных и других производственных расходов.

Группировка хозяйственных операций по данному счету мо­жет быть представлена следующим образом.

Выдача подотчетных сумм работникам организации из кассы, с расчетных и других счетов в банках:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К-т 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банке»;

Выдача подотчетных сумм сотрудникам обособленных струк­турных подразделений из кассы, с расчетных и других счетов в банках:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К-т 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

Возмещение перерасхода работникам организации из кассы, с расчетных и других счетов в банках:

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специаль­ные счета в банке».

Сумма денежных средств, выданная из кассы работникам ор­ганизации, оформляется расходным кассовым ордером.

Целевое расходование денежных средств, полученных работ­ником организации под отчет, оформляется авансовым отчетом — сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтверж­дающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц и др.

Надлежаще оформленный авансовый отчет является основа­нием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами. Они подлежат отражению в учете в том отчетном периоде, в котором имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.

Авансовые отчеты от по­дотчетных лиц должны быть представлены в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки.

!В налоговом учете необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим порядком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход физических лиц. Материальная выгода от использования работником денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрас­ходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообложения определяется число дней, в течение которых подотчетные суммы использова­лись не по назначению. Для этого сопоставляются установленная и фактическая даты отчета о расходовании подот­четных сумм ра­ботником организации. Выявленная материальная выгода рассматривается как беспроцентная ссуда и аналогично ей облагается налогом на доходы в размере 2/3 ставки рефинанси­рования. Однако данная позиция, которой придерживаются работ­ники налоговых органов, не бесспорна. Материальная выгода исчисляется по средствам, предоставленным в заем работнику. В рассматриваемой ситуации работник не может считаться лицом, которому предприятием выдан заем, поскольку отсутствует договор займа. Согласно ст.808 ГК РФ договор займа между гражданином и юридическим лицом должен быть заключен обязательно в письменной форме. Следовательно, не возвращенные вовремя подотчетные суммы более правильно, на наш взгляд, рассматривать как полученный работником доход. Его величина должна включаться в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц, и на эту сумму должны также начисляться страховые взносы на обязательное социальное страхо­вание от несчастных случаев. Поскольку не подтвержденные документально затраты не могут быть включены в состав расходов в целях налогообложения прибыли, то ЕСН на такие суммы не начисляется (п.3 ст.236 НК РФ).

Подотчетные суммы выдаются не толь­ко на приобретение материально-производственных запасов, оп­лату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета команди­ровочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмещения.

!В налоговом учете организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, с 1 января 2002г. учитывают в составе расходов фактически понесенные, экономически оправданные и документально подтвержденные затраты. При этом под экономически оправдан­ными затратами понимаются затраты (расходы), обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональ­ности и обусловленные обычаями делового оборота. (Методические рекомендации по применению гл. 25 «Налог на прибыль организаций» части второй НК РФ, утвержденные Приказом МНСР от 26.02.02г. № БГ-3-02/98 (комментарий к ст. 252 НК РФ).

При отсутствии у командированного работника документов (например, документы утеряны), подтверждающих произведенные работником расходы по проезду, руководитель организации имеет право разрешить оплату расходов по оплате проезда по минимальной стоимости (п.19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7.04.88г. №62 «О служебных командировках в пределах СССР»).

При этом возмещение работнику не подтвержденных документально расходов является правом, а не обязанностью работодателя. Суммы возмещения в данном случае не будут приниматься в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (п.1 ст.252 НК РФ), и, соответственно, не будут облагаться ЕСН (п.3 ст.236 НК РФ) и страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование (ст.10 Федерального закона от 15.12.01г. № 167-ФЗ) у предприятий-плательщиков налога на прибыль.

Иные организации (в т.ч. бюджетные, некоммерческие, переведенные на упрощенную систему налогообложения) облагают эти расходы всеми налогами (взносами) в общеустановленном порядке.

На суммы, выплаченные работнику в возмещение не подтвержденных расходов, начисляются налог на доходы физических лиц и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

При отсутствии у командированного работника документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, эти расходы освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных законодательством РФ. Однако на сегодняшний день такие нормы установлены только для бюджетных организаций. С 1.01.02 г. оплата найма жилого помещения для командированных работников этих организаций производится по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки (Постановление Правительства РФ от 2.10.02 г. №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»).

Для целей обложения налогом на прибыль (подп.12 п.1 ст.264 НК РФ), налогом на доходы физических лиц (п.3 ст. 217 НК РФ), ЕСН (подп. 2 п.1 ст.238 НК РФ) применяются нормы суточных – 100 руб. в день, установленные:

– для организаций, формирующих налоговую базу по налогу на прибыль, – постановлением Правительства РФ от 8.02.02 г. №93;

– для организаций, финансируемых из федерального бюджета, – постановлением Правительства РФ от 2.10.02 г. № 729.

Сверхнормативные суточные подлежат налогообложению в общеустановленном порядке. Исключение составляют только ЕСН и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, которые не начисляются на суммы суточных, выплаченных сверх установ­ленных норм организациями, являющимися плательщиками налога на прибыль, поскольку эти суммы не включаются в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Возмещение сумм НДС, оплаченных в составе командировоч­ных расходов, производится согласно п.42 Методических рекоменда­ций по НДС в ред. от 26.12.03 г. № БГ-3-03/721. Согласно этому документу возмещение сумм НДС можно предъявить к вычету по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлеж­ностями, на наем жилого помещения. При этом должны выполняться следующие условия:

• эти расходы должны приниматься к вычету при исчислении налога на прибыль организацией;

• указанные расходы должны быть включены в стоимость операций по реализации товаров (работ, услуг), облагаемых НДС;

• суммы НДС должны быть выделены отдельной строкой в счетах за проживание в гостинице и проездных документах (билетах), счет-фактура для вычета НДС по этим расходам не требуется.

По кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отра­жаются бухгалтерскими записями:

оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобре­тением оборудования к установке, расходов, относимых к капи­тальным вложениям; расходов на приобретение материальных ценностей:

Д-т 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и при­обретение материальных ценностей», 41 «Товары» – К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

оплата подотчетными лицами услуг сторонних организаций, стоимость которых включается в состав расходов по обычным ви­дам деятельности:

Д-т 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Обще­хозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажи» – К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

возврат неиспользованных подотчетных сумм подотчетными лицами:

Д-т 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банке» – К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

оплата подотчетными лицами расходов структурных подразде­лений организации:

Д-т 79 «Внутрихозяйственные расходы» – К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отражается бухгалтерской записью:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При удержании из заработной платы полученной ранее подот­четной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый отчет:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

при условии невозможности взыскания остатка неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

по истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации:

Д-т 99 «Прибыли и убытки» – К-т 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости по каждому подотчетному лицу, с отражением суммы образования задолженности по полученному из кассы организации авансу, а также суммы списания данной за­долженности по мере представления авансового отчета и отнесе­ния этих расходов на счета затрат или материально-производст­венных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм. Выходные данные ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» используются при составлении Главной книги по счетам синтетического учета, бухгалтерско­го баланса и отчетности организации.