Тема 4. Конкурсный процесс и основные этапы его осуществления Лекция 4. Конкурсный процесс и основные этапы его осуществления
Основные понятия:
тендерный (конкурсный) процесс; конкурсная документация (досье тендера); конкурсная публикация; конкурсное предложение; рассмотрение предложений; оценка предложений; выбор победителя; присуждение контракта.
Содержание конкурсного процесса. Конкурсная документация
Основным способом формирования контрактных отношений на поставку товаров, работ и услуг за счет общественных средств считаются конкурсные торги. Все остальные процедуры могут рассматриваться как его упрощенные варианты.
В основе конкурсного процесса лежит стандартная модель принятия решений о покупке (см. рис. 1).
В прокьюременте конкурс рассматривается как совокупность последовательно выполняемых процедур, с правовой точки зрения – односторонних и многосторонних сделок, каждая из которых требует своей четкой регламентации в соответствии с действующим законодательством. В основе организации конкурсного процесса – максимальная эффективность закупок товаров, работ и услуг за счет развития конкуренции, обеспечения справедливого отношения ко всем поставщикам, содействия беспристрастности процедур закупок и достижения открытости процесса.
В результате сформулированы четкие и последовательные процедуры, которыми сегодня пользуется большинство стран. Применение единых стандартных правил и процедур позволяет всем участникам при осуществлении конкретных проектов четко представлять свои действия, действия партнеров, а, освоив их единожды, применять в любом другом конкурсе.
Конкурсный (тендерный) процесс представляет собой последовательность юридически регулируемых действий и формальных документов, посредством которых покупатели (государство) и поставщики могут достичь заключительной стадии – подписания и реализации контракта.
Госзакупки касаются всех областей поставок для общественных целей, включая предметы потребления и оборудование, строительство, реконструкцию, обучение, консультационные услуги, научные исследования и т.д. Несмотря на то, что торги отличаются предметами закупок, объемами контрактов, участниками, суть тендера, основные правила и процедуры его проведения едины.
Порядок проведения конкурсов описан в нормативных документах: законах, постановлениях, других нормативно-правовых актах. Законодательные акты, как правило, рассматривают тендерный процесс, начиная с извещения о проведении конкурса (даты направления участникам закрытого конкурса запросов), которое рассматривается как формальный старт конкурсной процедуры. Конечной целью действий по размещению заказов является заключение контракта. Именно в момент заключения контракта заказ признается размещенным.
В самом общем виде конкурсный процесс может быть представлен логической последовательностью действий и документов, которая отображена на рис. 6.
Все этапы конкурса жестко регламентированы: определен механизм извещения о предстоящем конкурсе, установлены требования к содержанию конкурсной документации и регламентирован порядок подачи, вскрытия и оценки конкурсных заявок.
Конкурсному процессу предшествует разработка конкурсной документации, являющейся базой всего процесса размещения заказа. Поэтому рассмотрение конкурсного процесса начнем с конкурсной документации.
Конкурсная документация (досье тендера) - это комплект документов, содержащих информацию, позволяющую претенденту принять решение об участии в торгах и подготовить конкурсные предложения (оферты) на поставку товаров, работ, оказание услуг в соответствии с требованиями покупателя, а также правила и процедуры проведения конкурса.
Конкурсная документация исполняет ряд важных функций:
инструктирует потенциальных участников о процедуре торгов;
дает описание закупаемых товаров;
устанавливает критерии для оценки предложений;
определяет условия будущего контракта.
Состав конкурсной документации обычно указывается в законодательных актах и включает следующие блоки (Прил. 7):
1. Характеристика товаров, работ и услуг. Обычно эта информация приводится в виде технических спецификаций (технические задания, спецификации, эксплуатационные характеристики или перечень функциональных обязанностей для услуг). В случае необходимости приводятся чертежи, схемы, другая дополнительная информация.
2. Критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа.
Критериями присуждения контракта могут быть:
самая низкая цена;
экономически самое выгодное предложение.
Во втором случае в качестве критериев могут быть наряду с ценой качество, надежность, долговечность, эстетические и функциональные характеристики. Все критерии, их порядок, значимость в обязательном порядке должны найти отражение в конкурсной документации. В противном случае он (критерий) не может рассматриваться при подведении итогов конкурса. Если в конкурсной документации критерий не указан, при подведении итогов автоматически принимается первый – самая низкая цена. Кроме того, обязательным требованием к содержанию конкурсной документации является установление в ней порядка выбора победителя на основе критериев оценки. Информированность участников размещения заказа о значимости (весомости) тех или иных критериев, о методике оценки способствует открытости при подведении итогов конкурса и не позволяет заказчикам предоставлять незаконные преференции кому-либо из участников.
3. Условия контракта, в которых должны найти отражение сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств сторон, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам и обеспечение гарантий. Как правило, приводится типовой проект контракта. Типовой контракт представляет собой образец (проект) договора и служит основой переговоров о заключении сделки, может корректироваться и дополняться сторонами. Условия соответствующего типа контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заключенном сторонами договоре или в нем содержатся прямые отсылки к таким условиям.
4. Инструкция участникам торгов. Цель инструкции заключается в том, чтобы установить правила конкурсного соревнования, облегчить процесс подготовки предложений поставщиками и подведения итогов тендерной (оценочной) комиссией. Как правило, инструкция содержит следующую информацию: реквизиты заказчика, формы предложения и гарантии предложения, требования к квалификации претендента. Приводятся имена и адреса лиц, с которыми необходимо связываться в случае необходимости, а также любая другая информация, которая, по мнению заказчика, может понадобиться претенденту в процессе подготовки предложения и участия в конкурсе.
Конкретный состав конкурсной документации, ее объем могут меняться в зависимости от предмета торгов. Так, для поставки товаров конкурсная документация может быть представлена несколькими инструкциями. Что же касается работ, то ее объем может составлять сотни и тысячи страниц.
Конкурсная документация, как правило, разрабатывается заказчиком самостоятельно. Вместе с тем, в случае необходимости к разработке конкурсной документации могут привлекаться инженерно-консультационные фирмы, проектные институты и другие организации.
Комплект конкурсной документации передается претендентам по их официальному запросу, как правило, за плату. Стоимость конкурсной документации в этом случае определяется заказчиком и не должна превышать затраты на ее тиражирование и представление.
Вместе с тем в мировой практике довольно часто встречаются случаи передачи конкурсной документации без взимания платы. Передача конкурсной документации бесплатно или за мизерную плату может значительно увеличить число мелких фирм-участниц, но отпугивает крупные организации. С другой стороны, значительная плата за конкурсную документацию отсекает от участия в торгах мелкие фирмы.
Поэтому в каждом конкретном случае при формировании цены на конкурсную документацию необходимо тщательно взвешивать все аспекты и выбирать по возможности наиболее эффективный вариант.
От конкурсной документации, ее качества, во многом зависит эффективность конкурсного процесса и всей закупки в целом. Все неточности, ошибки могут иметь весьма негативные последствия для заказчика в последствии. В случаях выявления тех или иных погрешностей заказчику дана возможность уточнить и исправить те или иные положения конкурсной документации. В определенное время до истечения срока подачи предложений проводящая закупки организация может изменить конкурсную документацию, но при этом необходимо уведомить о вносимых поправках всех потенциальных участников. Обычно все изменения вносятся путем издания приложений.