Оценка предложений и заключение контракта

Оценка конкурсных заявок и выбор победителя является наиболее важным и ответственным этапом конкурсного процесса. Он не всегда самый трудоемкий, но всегда один из самых «опасных», с точки зрения возможных последствий.

Выбор поставщика и присуждение контракта могут последовать непосредственно после вскрытия и оглашения поступивших предложений в тех случаях, когда речь идет о выборе предложения с самой низкой ценой при аналогичных других условиях конкурсных предложений.

Однако чаще всего, особенно при поставках оборудования, принятие окончательного решения о выборе поставщика и передаче заказа производится через определенный период времени. Это обусловлено тем, что в конкурсном отборе решающую роль могут играть не только цена, но и высокое качество, срок, условия поставки и т.п. В этом случае для выявления лучшего предложения необходимо сравнивать большое число технических показателей и учесть разнообразные коммерческие и другие условия, что требует определенных затрат времени. Конкурсная комиссия, привлекая при необходимости экспертов, проводит рассмотрение заявок на предмет их соответствия требованиям конкурсных документов.

Оценка и сравнение принятых оферт производится в строгом соответствии с критериями, сформулированными в конкурсной документации, и может включать несколько этапов. Сначала конкурсная комиссия должна проверить: соблюдены ли требования конкурсной документации; оформлены ли должным образом документы; имеются ли гарантийные обязательства; отвечают ли предъявленным требованиям и т.д. Конкурсная комиссия вправе не учитывать несущественные несоответствия по форме, ошибки, допущенные в расчетах, тексте.

Заявка признается отвечающей требованиям конкурса по существу, если ее положения соответствуют всем понятиям и условиям конкурсной документации и не имеют значительных отклонений.

Затем определяется соответствие конкурсной документации техническим условиям, соблюдение графиков поставок и графика платежей, наличие запчастей и послепродажного обслуживания, рабочие характеристики и производительность оборудования.

На данном этапе может быть проведена процедура оценки квалификации поставщика  технические и финансовые возможности – выполнить взятые обязательства в срок. Если покупатель находит, что участник торгов, представивший самое дешевое предложение, не в состоянии справиться с выполнением контрактных обязательств, то данное предложение отклоняется.

Далее осуществляется процесс оценки оферт, в соответствии с критериями, указанными в конкурсной документации.

В процессе оценки конкурсных предложений может использоваться система протекционизма – преференции, обеспечивающие приоритет отечественным производителям (поставщикам). Этот способ дает возможность защитить местных производителей, не закрывая при этом рынок госзакупок для иностранных участников. Аппарат преференций принят в международной практике достаточно широко; вместе с тем в ряде стран, например, Германии, запрещается оказывать предпочтение отечественным претендентам.

Окончательный выбор победителя производится в результате проведенной объективной оценки полученных торговых предложений и их технико-коммерческого сопоставления. При этом учитываются такие моменты, как: способность поставщика выполнять ремонт и техническое обслуживание поставляемых изделий; проводить техническую консультацию; его местонахождение, опыт работы с ним; его репутация и др. Участники торгов ранжируются, что позволяет не только определить победителя, но и резервировать поставщиков на случай отказа победителя от заключения договора.

С изменением экономической ситуации в странах могут меняться и подходы к определению победителя.

В итоге составляется оценочный отчет, в соответствии с которым выносятся рекомендации о присуждении контракта. Покупатель оставляет за собой право отклонить все предложения и прекратить процесс торгов в любой момент, если об этом было заявлено в конкурсных документах. Основанием того, чтобы считать торги несостоявшимися, может быть недостаточная конкуренция, которая выражается в малом количестве участников, или если представленные предложения не удовлетворяют требования заказчика. В этом случае пересматриваются условия торгов, проводятся повторные торги или иные процедуры.

Решение комиссии об определении победителя оформляется в виде протокола (Прил. 12).

Завершающим моментом процедуры выбора поставщика является документальное оформление взаимных обязательств сторон. Контракт  это юридический документ, фиксирующий достигнутые между сторонами соглашения и условия их выполнения. Подписание контракта является кульминацией всей предшествующей работы.

Присуждение контракта формально происходит путем направления уведомления от имени покупателя или его уполномоченного представителя автору победившего торгового предложения. Одновременно с уведомлением заказчик направляет подписанный им контракт. Очень важно, чтобы уведомление о присуждении контракта было выдано поставщику до окончания срока действия тендерного предложения (обеспечения). По окончании периода действия предложения поставщик имеет право отказаться от принятия контракта.

Победивший участник торгов должен подтвердить принятие извещения и согласие на выполнение контракта. Обычно контракт подписывается в течение 20–30 дней, в этот же срок предоставляется гарантия на выполнение. Ее величина, как правило, составляет 5–10% стоимости заказа. После подписания контракта двумя сторонами контракт считается вступившим в силу.

Если претендент не подписывает контракт, заказчик выбирает лучшее предложение из оставшихся и направляет представившему его претенденту акцепт. Или, если это предусмотрено конкурсной документацией, объявляет торги несостоявшимися.

Обычно результаты открытого конкурса должны быть опубликованы, всем участникам разосланы письма с уведомлением об их неудаче, назван претендент, подписавший контракт, и цена контракта.

Таким образом, принципы прокьюремента, рассмотренные выше, реализуются на всех этапах тендерного процесса за счет:

• размещения заказа на конкурсной основе;

• заблаговременного предупреждения;

• доступности участия;

• обеспечения равных шансов на участие в конкурсе и получение заказа;

• объективности оценки;

• формальности и конфиденциальности.

При проведении процедур прокьюремента следует иметь в виду, что каждый контракт уникален, своеобразен и имеет свою специфику. Поэтому при всей стандартности процедур нельзя подходить к их осуществлению чисто механически.

Прокъюремент – дело творческое.