Планирование закупок в организации

Прежде чем приступить к непосредственной подготовке конкретного конкурсного процесса, необходимо уточнить ситуацию свершения закупки, объем средств, выделяемых для предстоящих закупок; потребное количество закупаемых товаров; специфические требования к ним; сроки и место поставки.

Как уже отмечалось, организация закупочной деятельности во многом зависит от ситуации свершения закупки. Существуют три основных вида ситуаций: повторная без изменений, повторная с изменениями и новая закупка.

В относительно простой ситуации обычной закупки без изменения условий наиболее важен этап оценки соответствующих решений и их результатов. В этой ситуации имеет особое значение оценка традиционных поставщиков ресурсов.

В ситуации модифицированной покупки с изменениями существенно возрастает значение сравнительного анализа и оценки поставщиков и их предложений. Для подобной ситуации характерно обострение конкуренции между традиционными и потенциальными поставщиками. Результатом деятельности по закупке в конечном итоге может стать смена поставщиков или, более того, трансформация этого вида ситуации в новую покупку.

При новой покупке существенную роль играют все стадии, начиная с самой первой. Эффективность каждой последующей стадии определяется общим результатом всех предшествующих.

Наличие тех или иных этапов процесса закупки в зависимости от вида ситуации закупки показано на рис. 8. Знаком Х обозначены действия, которые имеют место в процессе закупки.

Этапы процесса закупки	Вид ситуации закупки
	Новая	Повторяющаяся с изменениями	Повторяющаяся без изменений
1. Формирование потребности в ресурсах	Х
2. Определение структуры и характеристик ресурсов	Х
3. Поиск и анализ поставщиков	Х	Х
4. Анализ предложений поставщиков	Х	Х
5. Оценка и выбор поставщика	Х	Х	Х
6. Принятие решений о структуре, объемах и условиях закупки	Х	Х	Х

Рис. 8. Модель организации закупки производственной фирмы

В общем случае планирование закупки обычно включает следующие действия.

1. Исследование рынка и оценка потребностей. Для осуществления оптимальной закупки требуется провести ряд исследований информационного характера, базирующихся на тщательном изучении и анализе рынка. Исследование рынка является основой для решения значительной части задач подготовительного периода. Данная работа достаточно трудоемка и сложна. Особенно при первичной закупке и закупке сложной продукции, требующих тщательных углубленных конъюнктурных исследований. Такое исследование позволяет фирме-покупателю реально оценить свои шансы присутствия и успешного действия на данном рынке. Оно нередко является определяющим аргументом в принятии решения о заменяемости продукции или ее производстве собственными силами.

В процессе исследования рынка необходимо уточнить, какие товары, (работы, услуги) предлагаются, каковы их характеристики, сроки представления, используемые стандарты качества и т.д. В результате формируется определенное количество альтернатив, из которых покупатель продукции может выбрать оптимальный вариант.

На основании полученных данных формируются (корректируются) основные характеристики и количество требуемого товара. Для стандартных товаров этот процесс довольно прост. Однако для сложных изделий процесс оценки потребности может оказаться длительным и сложным. Покупателю в этом случае может потребоваться помощь инженеров, консультантов или конечных пользователей этих изделий. В качестве важнейших характеристик товаров может выступать надежность, долговечность, цена и другие.

Описанные потребности должны стать основой для составления технических спецификаций. Здесь же должны быть определены и критерии оценки закупаемых товаров.

Для простых видов продукции перечни критериев заданы стандартами, техническими условиями. Для сложных видов продукции госзаказчики вынуждены формировать критерии оценки самостоятельно. Законодательство требует, чтобы критерии были объективны, количественно оцениваемы и могли иметь денежный эквивалент.

2. Окончательное проектирование и составление технических спецификаций. Определив оптимальные характеристики, формулируют необходимые технические и качественные требования к закупаемым товарам. Правильно подготовленные спецификации позволят покупателям приобрести качественные товары по приемлемым ценам, а поставщикам подготовить свои предложения в полном соответствии с требованиями покупателя, что в значительной степени упростит процедуру оценки. Для обеспечения максимальной конкуренции при проведении конкурсных торгов в международной практике существует ряд общих требований к составлению технических спецификаций. Так, задаваемые технические условия не должны иметь жесткий, ограничительный характер, поэтому технические спецификации должны определять минимальные требования к товарам, быть четкими и конкретными. При выборе тех или иных характеристик желательно использовать ссылки на международные стандарты, и только там, где это сделать невозможно, – использовать национальные, избегая при этом ссылок на торговые марки, номера каталогов. Упоминание определенных торговых марок может автоматически сузить круг участников конкурса до числа поставщиков данного конкретного товара. В тех же случаях, когда использование торговой марки необходимо, следует добавлять слово «эквивалент».

Технические спецификации являются очень важным разделом торговых документов, поэтому при их разработке в зарубежной практике часто привлекаются специалисты по функционально-стоимостному анализу. Окончательные технические спецификации должны быть согласованы со всеми инстанциями и утверждены должным образом.

3. Определение минимальной компетенции поставщиков. Успешность выполнения контракта в значительной мере зависит от квалификации исполнителя, включающей квалификацию фирмы в целом и квалификацию ключевых сотрудников, занятых в проекте. Поэтому многие национальные законодательства содержат требования об обязательной проверке квалификации поставщиков, а иногда еще дополнительно и проверку победителя. Аналогичные положения содержатся и в белорусском законодательстве – заказчик при проведении конкурсов должен проводить оценку квалификационных данных участников. Кроме того, в Положении подчеркнута обязательность такой проверки для победителей конкурсов и запроса ценовых предложений.

В связи с этим рекомендуется в процессе рыночных исследований составлять требования потребителя не только к будущему предложению товара, но и его продавцу. Можно составить перечень квалифицированных поставщиков, просмотрев торговые справочники, выполнив поиск с помощью компьютера, или обратившись по телефону в другие компании за рекомендацией. Можно воспользоваться и конфиденциальной информацией, имеющейся в распоряжении служб безопасности. Чем новее и сложнее закупаемый товар, тем больше времени уйдет на поиск поставщиков и оценку их компетенции.

Важнейшей задачей, которую организаторам торгов необходимо решить при подготовке данного этапа является правильное установление критериев оценки показателей квалификации и надежности поставщиков. В противном случае можно сделать процедуру квалификации бессмысленной.

Поставщик должен быть правомочным, удовлетворять и по качеству, и по объему поставляемой продукции, условиям доставки, цене и уровню обслуживания. Существенным является его техническое состояние, инженерные возможности, финансовое положение, местонахождение.

Перечень документов, которые должен будет предоставить претендент в качестве свидетельства его квалификации, определяется Положением и указывается в приглашении на участие. Обязательным требованием к участникам является их соответствие требованиям, предъявляемым законодательством РБ к лицам, осуществляющим поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг. Деятельность по поставке товаров (работ, услуг) должна соответствовать разрешенным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, закрепленного в уставе организации. На каждый вид деятельности, подлежащей лицензированию, должна быть представлена лицензия.

Второе обязательное требование к участнику размещения заказа – непроведение его ликвидации, если это лицо юридическое, или непроведение в отношении участника размещения заказа – юридического лица, индивидуального предпринимателя процедуры банкротства.

Еще одним обязательным требованием к участникам размещения заказа является отсутствие задолженности по начисленным налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджеты любого уровня или государственные внебюджетные фонды.

Положение определяет право заказчика, уполномоченного органа запрашивать у соответствующих органов и организаций сведения о соответствии участника размещения заказов условиям допуска к участию. Свидетельством экономического и финансового положения претендента могут быть: сведения о финансовом состоянии и платежеспособности, результаты аудиторских проверок, справки налоговых органов, балансы претендентов, отчеты об обороте товаров (работ, услуг), которые относятся к предмету закупки, за последние три года.

Документами, подтверждающими технические возможности участника, могут быть: список договоров, заключенных за последние три года, документы, подтверждающие контроль качества продукции на предприятии, отзывы получателей продукции о ее качестве, сертификаты, образцы, сведения о квалификации специалистов, производящих данные товары и др.

4. Выбор метода проведения торгов. Осуществляется заказчиком в соответствии с действующим законодательством. Учитываются цели и предмет закупок, его сложность, стоимость контракта в сравнении с пороговыми значениями, источник средств, сроки проведения, эффективность, а также опыт, компетенция и интуиция устроителя.

Наиболее эффективные закупки являются результатом тщательного выбора конкурсной процедуры, способствующей, с одной стороны, созданию конкуренции между максимальным числом участников, а с другой – обеспечению эффективности закупок.

Из предлагаемых мировой практикой альтернатив для контрактов стоимостью выше порогового значения наиболее предпочтительными считаются открытые конкурсные торги. Их преимущества  более широкий круг участников и, следовательно, более высокая конкуренция и низкие цены, хорошо известны. Открытые торги обычно не требуют и обоснования в отличие от всех других процедур. Вместе с тем, как уже отмечалось, однозначно утверждать, что данный метод всегда оказывается эффективным, нельзя. Необходимы соответствующие расчеты и обоснования. Чаще всего в практической деятельности при выборе процедуры закупок перед заказчиком стоит проблема: проводить открытые торги или открытые с предквалификацией (ограниченные, двухэтапные), т.к. случаи применения переговоров (закупки из одного источника) четко определяются законом. В зарубежной практике предварительная квалификация, как правило, предваряет конкурс по крупным строительным контрактам, услугам, закупкам сложного оборудования. Вместе с тем, в руководствах по проведению торгов некоторых международных организаций рекомендуется предварительная квалификация и для небольших торгов в тех случаях, когда важно установить число потенциальных участников и их производственные возможности, а также для своевременного внесения необходимых корректив в условия контракта.

Процедуры предквалификации на первый взгляд увеличивают затраты времени и ресурсов заказчика. Однако на практике такие торги часто оказываются более эффективными за счет уменьшения числа участников к процедуре оценки и значительно более высокой гарантии качественной и своевременной поставки. При выборе заказчик должен сопоставить объемы дополнительных затрат времени и средств, связанных с проведением предварительной квалификации с возможной экономией ресурсов, которые она может дать.

Что касается условий России, Беларуси, где опыт по конкурсному формированию хозяйственных связей еще незначителен, по мнению специалистов, предварительную квалификацию претендентов следует проводить в более широком масштабе. Это вызвано тем, что формирование рыночных структур началось относительно недавно, и еще не имеет долгосрочной истории, а, следовательно, большинство из них еще не успели приобрести сложившуюся репутацию, существует много недобросовестных структур, фирм-однодневок.

В практике подготовки и проведения торгов встречаются случаи, когда заказчик с целью избежать процедуры закупок пытается разделить ее на части. В большинстве нормативно-правовых документов такое деление не разрешается.

Вместе с тем законодательство предусматривает возможность применения лотовой или частичной закупки.

Достаточно часто закупка может включать несколько разнородных наименований закупаемой продукции (канцелярские товары, вещевое имущество, продовольствие…). При размещении подобного заказа госзаказчик должен решить, либо передать выполнение всего заказа одному поставщику, либо разделить заказ на части (лоты) и размещать каждую часть отдельно.

Аргументами в пользу размещения всех заказов на приобретение продукции товаров у одного поставщика продавца являются:

1. Предварительные обязательства, успешные отношения в прошлом или существующий в прошлом контракт с предпочтительным поставщиком может исключить саму возможность разделения заказа.

2. Поставщик может быть монополистом, например, эксклюзивным обладателем конкретных патентов, процессов и поэтому единственным возможным источником поставок. При таких обстоятельствах у покупателя нет выбора при том условии, что удовлетворительной замены поставщику нет.

3. Данный поставщик удовлетворяет покупателя по критериям качества продукции, услуг и их цене, поэтому нет необходимости в покупках у другого поставщика.

4. Объем заказа может быть настолько мал, что нецелесообразно делить его между несколькими поставщиками.

5. При концентрации закупок возможны скидки или понижение ставок тарифов на фракт транспорта, что в другом случае могло бы быть невозможным.

6. Поставщик будет более уступчив и заинтересован в деле, если он получит все заказы покупателя.

7. Простота планирования поставок.

8. Возможность более эффективного использования информационных технологий.

9. Взаимодействие с одним поставщиком предполагает меньшие затраты.

10. Наличие одного источника снабжения – первый шаг на пути к партнерству.

Аргументы в пользу нескольких источников снабжения:

1. Верности традиции использования более одного поставщика.

2. Повышается гарантия бесперебойного снабжения. В случае чрезвычайных обстоятельств, которые могут постигнуть любого поставщика, поставка изделий (сырья) будет осуществлена из других источников снабжения, по крайней мере, частично погасив дефицит.

3. Покупатель обладает возможностью вести дела с многочисленными поставщиками.

4. Уменьшается зависимость покупателя от поставщика.

5. Большая степень гибкости в связи с возможностью использования возможных поставщиков.

6. Даже в случае тесных и согласованных отношений с поставщиками не мешает иметь запасные договоренности.

7. Срочное решение стратегических вопросов может потребовать многочисленных источников снабжения.

8. Недостаточные возможности одного поставщика для удовлетворения текущих и будущих потребностей покупателя.

9. Новых или потенциальных будущих поставщиков можно проверить с помощью пробных заказов, в то время как другие источники снабжения получат основную долю текущих заказов.

Практическое правило гласит, что поставщик не должен реализовывать более 20–30% своих товаров одному клиенту. Основными методами разделения заказа среди поставщиков являются:

• равномерное разделение заказа;

• размещение большей части заказа у предпочтительного поставщика, а остальной части – у одного или более источников снабжения.

Использование лотовой поставки означает, что поставщик может подать предложение на поставку одного или нескольких лотов и соответственно получить либо весь контракт, либо его часть. Деление поставки на лоты может дать некоторые преимущества заказчику. Во-первых, может вырасти число участников конкурса за счет возможности участия мелких фирм. Во-вторых, для заказчика снижается риск задержки поставки товаров одного и того же вида, но поставляемых в разное время. В-третьих, в случае закупки всего объема поставки одной фирмой можно получить дополнительную общую ценовую скидку.

К недостаткам такого деления следует отнести усложнение процесса оценки предложений и управления контрактом, особенно если речь идет о крупной смешанной поставке (товаров и услуг, работ и услуг), а также повышение риска невыполнения всего проекта из-за одного участника.

При принятии решения об использовании частичной поставки следует провести дополнительные исследования рынка и тщательно прописать в конкурсной документации все процедурные моменты, так как отдельное законодательное регулирование этих процедур отсутствует (в том числе и в зарубежной практике).

Обычно область применения той или иной процедуры четко определяется действующим законодательством, в первую очередь, это касается простых процедур. В настоящее время выбор процедуры закупки в РБ оформляется в виде задания на закупку, которое утверждается руководителем заказчика (см. Прил. 2).

5. Разработка стратегии контракта. По своей сути контракт для государственных нужд является добровольным соглашением между сторонами, оформленным как письменный документ, в котором отражаются обязанности, права и ответственность сторон (см. Прил. 16). Выполнение этих обязанностей и обязательств – гарантия успешного выполнения контракта. Грамотное ведение закупочных операций требует отдельных знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты. Каждый договор имеет свою специфику, что находит отражение в законодательстве, а также в методических материалах заказчика.

На основании потребностей заказчика и результатов маркетинговых исследований разрабатывается стратегия контракта, которая включает:

• сроки выполнения поставок с учетом времени выполнения административной работы, времени на изготовление товаров, их доставку, установку и запуск в действие;

• правила поставок;

• условия оплаты;

• тип контракта (только товары, товары с установкой, контракт «под ключ» и т.д.);

• наличие гарантийного обслуживания;

• возможности послепродажного обслуживания и др.

В процессе разработки контракта необходимо выделять существенные и несущественные условия. Без согласования существенных условий (цена, наименование товара, ассортимент), контракт не может считаться заключенным, а отступление от существенных условий одной из сторон ведет к его расторжению. Несущественные условия (упаковка, маркировка) могут изменяться с компенсацией потерь другой стороны по взаимному согласию сторон.

Условия контракта готовятся в составе конкурсной документации, могут уточняться в соответствии с предложениями поставщиков и требуют окончательного согласования между сторонами. В то же время его общая структура остается неизменной. В международной практике принято, чтобы контракт, заключаемый на основании конкурса, содержал следующие документы:

• форму конкурсного предложения и ведомость цен, представленных участником;

• заявку покупателя;

• график поставок;

• технические спецификации;

• существенные условия контракта;

• несущественные условия контракта;

• копию уведомления о присуждении контракта.

Мировая практика предусматривает включение в состав конкурсной документации проекта контракта. Проект контракта – это примерный договор или ряд унифицированных условий, изложенных в письменной форме, сформулированных заранее с учетом торговой практики или обычаев и принятых договаривающимися сторонами после согласования с требованиями конкретной сделки. Проект контракта содержит «пробелы», что упрощает его разработку. Заранее заполняется только то, что наверняка уже известно, а окончательный вариант уточняется во время переговоров.

Наиболее сложный и важный вопрос, который следует решить заказчику, – это объем затрат на осуществление контракта (цена контракта). В условиях неопределенности заблаговременно и достоверно спрогнозировать их очень сложно, в дальнейшем может возникнуть риск дополнительных затрат, как со стороны поставщика, так и со стороны заказчика. Все эти проблемы могут быть решены путем выбора соответствующего вида контракта и тщательной отработки стоимостных вопросов.

В настоящее время в практической деятельности могут применяться следующие виды контрактов:

• контракт с фиксированной ценой, в соответствии с которым первоначально согласованная стоимость не подлежит пересмотру;

• контракт типа «издержки плюс прибыль». В данном случае сумма оплаты заранее не оговаривается, заказчик рассчитывается по фактическим издержкам, добавляя к ним некоторую величину прибыли;

• контракт с разделением затрат, при котором предварительно определяется базовая сумма оплаты, а превышение делится пропорционально между сторонами в той или иной пропорции, согласованной в контракте.

Выбор того или иного типа контракта, его формы и параметров во многом зависит от состояния рынка и определяется заказчиком с учетом действующего законодательства и его опыта.

В международной практике для составления проекта контракта широко используются образцы и рекомендации, разработанные ведущими инженерно-консультационными фирмами.

Грамотно составленный контракт позволяет избежать множества проблем в будущем.

6. Выбор метода оценки конкурсных предложений. Еще одна важная задача, которую предстоит решить заказчику, – это выбор метода оценки предложений участников. Согласно Гражданскому кодексу победителем признается участник, который по заключению конкурсной комиссии, предложил лучшие условия. Поэтому в конкурсной документации должны быть сформулированы требования к поставщикам, а также то, каким условиям должно соответствовать предложение победителя, и каким образом это соответствие будет определяться комиссией.

При оценке предложений по двум-трем измеримым критериям обычно сложностей не возникает. Но обычно количество критериев значительно больше, и часть их не количественные, а качественные, формализовать которые весьма непросто.

Малые предприятия оценку предложений потенциальных поставщиков осуществляют преимущественно неформально, тогда как крупные предприятия, не отказываясь от такого подхода, применяют формализованные методы оценки.

Заказчик должен определиться с выбором критериев и способов оценки конкурсных предложений и указать их в конкурсной документации.

Критерии оценки в максимально возможной степени должны быть объективными и поддаваться количественной оценке. Путем установления процентного соотношения между критериями определяется приоритетность каждого из них. В качестве критериев оценки конкурсных предложений и присуждения контракта закупки рассматривается цена конкурсного предложения, а также другие критерии, которыми в соответствии с Положением могут быть:

• характеристики товаров (работ, услуг);

• сроки поставки;

• расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт;

• порядок и сроки осуществления платежей;

• условия предоставления гарантий на продукцию;

• другие критерии, которые заказчик сочтет необходимыми для конкретной закупки.

Методов выбора наилучшего предложения сегодня разработано довольно много. Однако в закупочной практике чаще всего используются несколько: балльная оценка, мягкий рейтинг, экспертно-балльная оценка.

В простых конкурсах традиционно и с успехом используются простейшие балльные методы оценки конкурсных предложений. Для сложных конкурсов, особенно в сфере закупки инновационной продукции, продукции, закупаемой в интересах национальной безопасности и обороны, таких средств будет недостаточно, нужны многофакторные методы. Организаторам потребуются собственные или привлекаемые специалисты по информационно-аналитическим технологиям экспертной оценки сложной продукции.

Б алльный метод является одним из наиболее распространенных в зарубежной и отечественной закупочной практике за счет своей наглядности и простоты. При применении балльного метода выбираются оцениваемые критерии (цена, квалификация, производительность оборудования, график платежей и т.п.), определяются их относительные веса (важность), в сумме равные единице (например, цена 0,7, производительность – 0,3). Затем производится оценка по выбранным критериям и взвешенное суммирование (табл.6). В основе расчета – допущение, в соответствии с которым лучшее предложение получает 10 баллов, а худшее – 1 (или 0). На основании формулы 2 определяется количество баллов для всех остальных предложений. Этот метод наиболее эффективен при работе с количественными критериями.

Таблица 6

Оценка балльным методом

Критерий	Коэффициент весомости	Поставщик 1	Поставщик 2	Поставщик 3	Поставщик 4
1.Цена (млн. руб.)	0.7	2.5	2.4	2.2	1.9
В баллах
В баллах с учетом весомости
2.Производи-тельность (тонн)	0.3	12	6	10	8
В баллах
В баллах с учетом весомости
Суммарная оценка	1,0	3.7	1.13	5.66	7.89
Место		3	4	2	1

, (2)

где: – балльная оценка j-го показателя для i-го поставщика;

– значение j-го показателя для i-го поставщика в натуральных единицах измерения;

– лучшее значение j-го показателя среди всех предложений;

– худшее значение j-го показателя;

– максимальный балл (обычно = 10);

– минимальный балл (обычно он равен 0 или 1).

Мягкий рейтинг. Согласно данному методу предложения ранжируются при помощи балльной оценки или иного метода, а затем из нескольких лучших предложений комиссия выбирает победителя на основании экспертной оценки ее членов. Данный метод применяется достаточно редко из-за непрозрачности принятия решений.

Экспертно-балльный метод. Данный метод применяется в тех случаях, когда среди оцениваемых критериев присутствуют и сложно формализуемые. В этом случае легко формализуемые критерии, такие как цена, финансовые показатели оцениваются аналогично балльному методу оценки, а остальные определяются в баллах экспертами. Этот метод, как и «мягкий рейтинг», менее «прозрачен».

В результате составляется концепция закупок, включающая: перечень закупаемых товаров; количество; тип поставки; тип закупки; сроки поставки, условия доставки, сроки установки; сроки проведения торгов; сроки выполнения контракта; условия оплаты; ответственные лица на каждом этапе.

Формирование концепции, сроки, трудоемкость ее разработки во многом определяются компетенцией заказчика, наличием или доступом к внешней информации, а также является ли закупка первичной или повторной.

Подготовка к конкурсному процессу находит реализацию, в первую очередь, в конкурсной документации. Плохая подготовка и плохая конкурсная документация обычно ведут к осложнениям в ходе конкурсного процесса или в процессе реализации контракта.